Papel, plástico o digital: ¿cuál es la mejor forma de cobrar? 

Para algunos, el pago en efectivo es una obviedad, un método de pago probado. El intercambio de bienes y servicios por dinero en efectivo ha funcionado desde siempre. 

Sin embargo, el efectivo no siempre es la mejor opción de pago para una pequeña empresa. De hecho, los pagos con tarjeta han superado a los pagos en efectivo en muchas empresas. Mientras tanto, los sofisticados métodos de pago en línea son cada vez más populares entre los consumidores. 

La cuestión es que elegir un método de pago para una pequeña empresa no es tan fácil. Hay mucho que considerar, no solo la sencillez o la popularidad del pago. 

Este artículo explora los distintos métodos de pago para pequeñas empresas. También puedes leer nuestro one pager para aprender a elegir el método de pago ideal para tu negocio. 

Comprender las necesidades de pago de las pequeñas empresas 

¿Realmente importa cómo te paguen? 

Pues bien, cobrar es mucho más que aceptar dinero de los clientes. La forma de recibir los pagos afecta directamente a aspectos cruciales de su negocio, como: 

• Flujo de caja 

• Volumen de ventas 

• Contabilidad 

• Eficacia operativa 

• Reputación de marca 

• Conformidad 

• Experiencia del cliente 

• Planificación del crecimiento 

• Resultados financieros 

En muchos sentidos, cobrar es tan importante como cobrar. 

Dicho esto, las pequeñas empresas se enfrentan a retos únicos en lo que respecta a los pagos. Algunos de estos retos probablemente le resulten familiares: 

Mezclar finanzas empresariales y personales 

Los propietarios de pequeñas empresas tienen la costumbre de mezclar fondos empresariales y personales. Esto se llama mezclar fondos, y es una práctica empresarial muy arriesgada. La mezcla da lugar a registros financieros inexactos, errores fiscales y una mayor responsabilidad legal (sobre todo en las empresas LLC). 

La buena noticia es que la mezcla es totalmente evitable. Basta con separar las cuentas de la empresa de las personales. Pero la elección del método de pago puede dificultarlo. Algunas soluciones de pago están vinculadas a cuentas bancarias personales o monederos digitales, lo que mezcla inevitablemente el dinero de la empresa y el personal. 

Problemas de integración de pagos 

Para garantizar la fluidez de las transacciones, el sistema de pago debe integrarse perfectamente con el software, las aplicaciones o los sitios web existentes. Por ejemplo, el método de pago debe estar vinculado a su sistema de contabilidad. De este modo, todos los pagos se registran automáticamente. 

La integración total reduce las fricciones y agiliza los pagos. Sin embargo, integrar un sistema de pago con el resto de la empresa puede ser un quebradero de cabeza. Conseguir incluso una integración parcial suele implicar conocimientos técnicos y costes adicionales. 

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Morosidad 

El método de pago elegido puede provocar retrasos en los pagos. 

Algunos métodos de pago son intrínsecamente lentos. Los cheques bancarios, por ejemplo, pueden tardar días o incluso semanas en cobrarse. Otros simplemente frustran a los clientes, provocando disputas y retrasos en los pagos. 

El retraso en los pagos es un problema común y agobiante entre las pequeñas empresas. Los retrasos en los pagos obstruyen el flujo de caja adecuado, desbaratan los planes de crecimiento y aumentan los riesgos empresariales. 

Seguridad y cumplimiento de la normativa 

Los sistemas de pago son susceptibles de una miríada de amenazas a la seguridad. Por ejemplo, un tercio de las pequeñas empresas han sido víctimas de fraude con tarjetas de crédito. Así lo indica una encuesta de Forbes Advisor. 

El fraude no es el único riesgo de seguridad al que se enfrentan los pagos de las empresas. Algunos sistemas de pago ponen en peligro de robo la información confidencial de los clientes. Ahí es donde entra en juego el cumplimiento de la normativa. Las empresas están legalmente obligadas a salvaguardar los datos de pago cumpliendo diversas normas y marcos de seguridad, como: 

• Normas de seguridad de datos de tarjetas de pago (PCI DSS) 

• Normas contra el blanqueo de capitales (AML) 

• Directiva revisada sobre servicios de pago (PSD2) 

• Controles de sistemas y organizaciones (SOC 2) 

Costes de transacción elevados 

A veces, hay que pagar para cobrar. Tal es el caso de la mayoría de los servicios de procesamiento de pagos de terceros. Los procesadores de pagos suelen cobrar una tarifa variable o fija por transacción. El coste total dependerá del importe, el volumen, el origen y el destino de la transacción. 

Estos costes variarán en función del proveedor de servicios y de la naturaleza de las transacciones. 

Pagos en efectivo 

Pagar no puede ser más fácil. El cliente simplemente le entrega billetes o monedas como pago. Lo único que tienes que hacer es contar el dinero y, quizá, dar el cambio. 

El dinero en efectivo es un método de pago universalmente aceptado y casi tan antiguo como el propio comercio. El uso de fichas físicas para pagar bienes y servicios se remonta al menos 5.000 años atrás. Fue un gran avance respecto al sistema de trueque. 

El pago en efectivo ha dominado el comercio durante la mayor parte de la historia de la humanidad. 

Aunque pueda parecer arcaico, muchos pequeños comercios siguen aceptando pagos en efectivo. De hecho, el efectivo sigue siendo el rey de los pagos al por menor. Casi el 70 % de los estadounidenses prefiere pagar en efectivo sus compras en la tienda. 

Los profesionales 

• Todo el mundo conoce los pagos en efectivo 

• No hay intercambio de información entre el comprador y el vendedor 

• Sin gastos de transacción 

• Riesgo cero de devolución de cargos 

• Sin dependencia de la tecnología 

Los contras 

• Alto riesgo de pérdida, robo y recepción de dinero falso 

• Carece de trazabilidad 

• Complica los pagos a distancia e internacionales 

• Implica un viaje al banco para depositar 

• Inconveniente para grandes pagos 

Pagos con cheque 

Un cheque es básicamente una orden escrita por la que se ordena a un banco el pago de una determinada suma de dinero. 

Esta es la premisa básica del funcionamiento de los cheques: El cliente le extiende un cheque. Usted lo lleva al banco. Una vez compensado el cheque, el pago se ingresa en su cuenta. 

También existen versiones digitales de los cheques en papel, denominadas cheques electrónicos. Se emiten, envían y procesan electrónicamente. 

No hace mucho, los cheques eran la forma más cómoda de transferir fondos de una cuenta bancaria a otra. Pero ya no son tan populares como antes. Casi la mitad de los estadounidenses nunca emitieron un cheque en todo 2023. 

Y según los últimos datos de la Reserva Federal, los cheques representaron solo el 7% de los pagos de los consumidores en 2017 y 2018. 

Aun así, los cheques son estupendos para realizar grandes pagos. Son especialmente populares en los sectores de la contratación y las relaciones B2B. A constructores, remodeladores, fontaneros, etc., no les importa cobrar con cheques, sobre todo cuando se trata de grandes obras. 

Los profesionales 

• Ampliamente aceptado 

• No depender de la tecnología 

• Conveniente para recibir grandes pagos 

• Generar documentación rastreable 

Los contras 

• Retrasos en los pagos, ya que los cheques tardan en cobrarse 

• Puede acumular gastos de tramitación 

• Riesgo de cheques sin fondos 

• Recaudar, registrar y cobrar cheques lleva tiempo 

• Los cheques pueden perderse o deteriorarse 

Pagos con tarjeta 

Los pagos con tarjeta de crédito y débito son la principal razón por la que los cheques y el dinero en efectivo parecen anticuados. Éstos han ganado esencialmente el terreno en popularidad. En una encuesta reciente, el 70% de los encuestados dijeron que utilizaban los pagos con tarjeta con más frecuencia. Y cerca de dos tercios dijeron preferir los comercios que aceptan pagos con tarjeta. 

Existen varios tipos de tarjetas de pago. Las principales son: 

• Tarjetas de débito:También conocidas como tarjetas bancarias o de cheques, las tarjetas de débito realizan los pagos extrayendo dinero de la cuenta corriente del usuario. 

• Tarjetas de crédito:Una tarjeta de crédito permite a su titular pagar bienes y servicios a crédito. 

• Tarjetas de prepago:Son tarjetas de débito o de valor en tienda precargadas con dinero en efectivo. 

• Tarjetas virtuales:Las tarjetas digitales o virtuales son versiones electrónicas de las tarjetas normales. 

• Tarjetas sin contacto:Estas tarjetas están equipadas con un chip de comunicación de campo cercano (NFC) para pagos sin contacto. 

Las tarjetas cumplen todos los requisitos en materia de pagos. Son ideales para pagos grandes y pequeños, pagos a distancia y en persona, así como pagos en tienda y en línea. 

Los profesionales 

• Fácil integración con el software existente 

• Pagos más rápidos 

• Altamente inclusivo y accesible  

• Promover la satisfacción del cliente 

• Contabilidad y teneduría de libros automatizadas 

• Seguridad sólida 

Los contras 

• Los procesadores de tarjetas cobran comisiones de servicio y tramitación 

• Susceptible de devoluciones 

• La integración total puede requerir conocimientos técnicos e inversiones adicionales 

• Estrictos requisitos de cumplimiento 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: 5 formas sencillas de aceptar tarjetas de crédito 

Elegir los métodos de pago adecuados para su pequeña empresa 

Existen docenas de métodos de pago para pequeñas empresas. Y todas estas opciones difieren mucho en cuanto a casos de uso, sofisticación, ventajas e inconvenientes. Está claro que elegir la solución de pago adecuada puede ser difícil. 

El truco para encontrar el mejor método de pago para su empresa consiste en enfocar el problema como un empresario. Empieza por considerar detenidamente estos siete factores: 

Compatibilidad empresarial 

¿En qué medida se adapta el sistema de pago a su negocio? 

Asegúrese de que el método de pago es compatible con la infraestructura existente. Y lo que es más importante, compruebe que se ajusta a las operaciones de su empresa y resuelve sus problemas de pago. Todo esto empieza con un profundo conocimiento de las necesidades de su empresa. 

Comodidad y facilidad de uso 

Un buen método de pago debe ser fácil de usar. En primer lugar, los clientes deben poder pagar sin esfuerzo. En segundo lugar, asegúrese de que no frustra a sus cajeros o contables. El pago sin fisuras funciona en ambos sentidos. 

Velocidad 

Elija una solución de pago que le permita cobrar más rápidamente. Cuanto antes le paguen por los bienes o servicios, mejor. Los pagos puntuales ayudan a mantener el flujo de caja, las operaciones comerciales y la trayectoria de crecimiento. 

Además, no querrá un sistema que haga esperar a los clientes hasta que autoricen o aprueben el pago. 

Costes y tasas 

El coste es un factor importante a tener en cuenta. Compruebe cuánto costará implantar y poner en marcha el sistema de pago. Y también, ¿quién lo paga: el cliente o la empresa? 

Algunos sistemas de pago, como el efectivo, no cuestan nada. Pero otros, como los pagos por Internet o con tarjeta de crédito, cobran una comisión porcentual por cada transacción. También es posible que tengas que pagar por suscribirte a diversos servicios financieros. 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: ¿Qué son las comisiones comerciales por tarjetas de crédito? Explicación de los distintos tipos 

Escalabilidad 

¿Es el método de pago lo suficientemente flexible como para adaptarse a la empresa? 

Quiere un sistema equipado para gestionar cualquier número de transacciones y usuarios. Un sistema rígido podría limitar cuándo, con qué frecuencia y cuánto cobra. Eso no es aceptable en una empresa en crecimiento. 

Seguridad y conformidad 

Evalúe la fiabilidad y seguridad del método de pago. Una vez más, la seguridad funciona en ambos sentidos: protege a los clientes y a la empresa. En el caso de los pagos digitales, en particular, busque funciones antifraude y de seguridad de los datos. 

En la misma línea, compruebe los requisitos de cumplimiento. Debes cumplir los requisitos de seguridad para recibir la mayoría de los pagos virtuales y con tarjeta. 

Preferencia del cliente 

¿Cómo quieren pagar sus clientes? 

Tenga en cuenta que no todos los clientes preferirán el mismo método de pago. Por tanto, para satisfacer a todos los clientes, debe ofrecer múltiples opciones de pago. Ofrezca a sus clientes tantas opciones como sea posible. Permítales elegir por sí mismos cómo quieren pagar. 

Ofrecer múltiples métodos de pago garantiza que nadie se quede fuera. 

Para conocer mejor las preferencias de los clientes, consulte el Informe sobre el estado de la economía de servicios de EverCommerce. Hemos preguntado a propietarios de pequeñas empresas de servicios cómo suelen pagar sus clientes por sus servicios. El gráfico adjunto ofrece un desglose.  

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Consejos para un procesamiento de pagos seguro y eficaz 

• Averigüe cuáles son los métodos de pago preferidos de sus clientes e incorpórelos a su negocio. 

• Automatice al máximo el proceso de pago. 

• Eduque a sus clientes y empleados sobre los distintos métodos de pago. 

• Audite la seguridad y la conformidad de sus sistemas de pago. 

• Contrate a un proveedor de servicios de procesamiento de pagos de confianza.