No se puede dirigir una empresa con éxito sin entender los números. Ahí es donde entra en juego la contabilidad de costes. Es el Sherlock Holmes financiero que investiga cada céntimo que gastas en el proceso de producción.

La contabilidad de costes se adentra en los entresijos de su empresa, haciendo un seguimiento de cada gasto de principio a fin. Se trata de que sepas a dónde va realmente tu dinero. De este modo, podrá tomar decisiones más inteligentes y aumentar sus ingresos.

Conozca los conceptos clave de la contabilidad de costes y cómo empezar a aplicarlos a sus propias finanzas.

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¿Qué es la contabilidad de costes?

La contabilidad de costes examina todos los gastos que conlleva la producción de la oferta de su empresa. Esto incluye tanto los costes fijos (como el alquiler) como los variables (como los materiales). El objetivo es identificar todos los factores que intervienen en el proceso de producción, tanto de productos como de servicios. A continuación, registre y mida estos factores a lo largo del tiempo. Esto le ayudará a tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.

A diferencia de la contabilidad financiera, la contabilidad de costes no está destinada a terceros, como bancos o inversores. No encontrarás informes de contabilidad de costes en las cuentas anuales u otros documentos. En cambio, forma parte de la contabilidad de gestión. Esto significa que es una herramienta que los directivos o propietarios-operadores utilizan entre bastidores.

Contabilidad de costes frente a contabilidad financiera

Aunque ambas se ocupan de hacer números, la contabilidad de costes y la contabilidad financiera tienen funciones distintas. Veámoslas:

• Finalidad. La contabilidad de costes es de uso estrictamente interno. Ayuda a controlar los gastos y a aumentar la eficiencia. La contabilidad financiera es para personas ajenas a la empresa. Muestra a inversores, prestamistas y reguladores la eficiencia con la que una empresa gestiona sus recursos.
• Reglas. La contabilidad de costes es flexible. Tiene libertad para adaptar sus métodos a lo que mejor funcione para su empresa. La contabilidad financiera tiene que seguir normas estrictas, como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Esto es para proteger a los inversores y prestamistas. Cuando las empresas tienen que seguir normas estandarizadas, les resulta más difícil falsear los libros o engañar a los inversores.
• Enfoque. La contabilidad de costes se centra en los costes de producción para obtener una visión detallada de los gastos. Hace un seguimiento de todo lo que supone fabricar un producto o prestar un servicio. La contabilidad financiera da un paso atrás. Examina el panorama general de los resultados de una empresa.

Tipos de costes

Para dominar realmente la contabilidad de costes, hay que entender los distintos tipos de costes. Vamos a desglosarlos:

• Gastos fijos. En primer lugar están los gastos fijos predecibles. No cambian por mucho que produzcas. El alquiler, el seguro y los pagos de préstamos son costes fijos. Tanto si produces un widget como un millón, estos costes son los mismos.
• Costes variables. A diferencia de los costes fijos, los costes variables suben y bajan con las actividades de su empresa. Las materias primas y la mano de obra directa son buenos ejemplos. Cuanto más produzcas, más costes de este tipo tendrás. Pero lo mismo se aplica a cualquier servicio cuyo uso fluctúe, como los servicios públicos.
• Gastos de explotación. Son los gastos cotidianos de funcionamiento de la empresa. Pueden incluir tanto costes fijos como variables. Piense en el alquiler, los salarios administrativos y el material de oficina. Algunos gastos de explotación, como la electricidad, pueden tener un componente fijo (la tarifa básica de conexión) y un componente variable (en función de cuánto consuma). Son los llamados costes semivariables o mixtos.
• Costes directos. Los costes directos son gastos que pueden atribuirse fácilmente a un producto concreto. Si fabricas sillas, la madera y la mano de obra son costes directos. 
• Costes indirectos. Son un poco más difíciles de precisar. Son necesarios para la producción, pero no están directamente relacionados con la fabricación de un producto concreto. El alquiler, el marketing y el control de calidad son costes indirectos. Apoyan la producción, pero no están tan claramente vinculados a lo que se hace o se vende.

Estos costes pueden desglosarse a su vez en los tres elementos principales de la contabilidad de costes:

• Materiales. Aquí se incluyen tanto los materiales directos (como la madera para las sillas) como los indirectos (como la cola para madera). Los materiales directos suelen ser costes variables, mientras que los indirectos pueden ser fijos o semivariables.
• Mano de obra. Incluye la mano de obra directa (como los panaderos) e indirecta (como sus supervisores). La mano de obra directa suele ser un coste variable, mientras que la indirecta suele ser un coste fijo.
• Gastos generales. Son todos los costes indirectos que conlleva el funcionamiento de su empresa, como el alquiler y los servicios públicos. Suelen ser costes fijos o semivariables.

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Sistemas de contabilidad de costes

¿Qué costes exactos debe registrar y cómo debe organizar los datos? Los sistemas de contabilidad de costes le muestran el camino. Existen dos tipos principales: el cálculo de costes por encargo y el cálculo de costes por proceso. He aquí una guía rápida:

• Cálculo de costes por encargo. Este sistema es perfecto para empresas que fabrican productos a medida o variados. Realiza un seguimiento de los costes de cada trabajo o proyecto específico. Piense en un diseñador gráfico que crea logotipos únicos. Con el cálculo de costes por encargo, puede ver exactamente cuánto cuesta cada proyecto.
• Cálculo de costes por procesos. Por otro lado, el cálculo de costes por procesos es ideal para las empresas que producen en serie artículos idénticos o muy similares. Este sistema promedia los costes de todas las unidades producidas. Suele utilizarse en industrias como la alimentaria o la química.

La elección del sistema más adecuado depende de su modelo de negocio. Si fabrica artículos únicos o presta servicios personalizados, el cálculo de costes por encargo es probablemente su mejor opción. Pero si fabrica productos idénticos en grandes cantidades, el cálculo de costes por procesos le resultará más útil.

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4 Métodos de contabilidad de costes

Una vez elegido el sistema contable, es hora de decidir cómo analizar y controlar los costes. He aquí cuatro enfoques populares:

1. Cálculo estándar de costes

Con el cálculo de costes estándar, se utilizan datos históricos y otros factores para estimar cuáles serán los costes en condiciones "estándar". En otras palabras, se empieza por considerar los costes que se espera pagar en circunstancias típicas.

A continuación, se comparan estos costes estándar con lo que se gasta realmente. La diferencia se denomina desviación, que puede ser favorable (los costes reales son inferiores a los previstos) o desfavorable (los costes reales son superiores). Esto le ayuda a comprender hasta qué punto es eficiente su proceso de producción y dónde podría necesitar mejoras.

2. Contabilidad de costes por actividades

La contabilidad por actividades examina más de cerca los gastos generales. En lugar de agruparlos, los vincula a las actividades específicas que intervienen en la producción. Esto incluye cosas como el funcionamiento de una máquina o el cierre de un ticket de atención al cliente.

La contabilidad por actividades le ofrece una imagen más precisa de lo que realmente genera costes. Le muestra qué actividades de producción consumen más recursos. A continuación, puede encontrar formas de hacerlas más eficientes.

3. Cálculo del coste marginal

El cálculo del coste marginal se centra en cuánto cuesta producir una unidad adicional de su producto o servicio. Resulta útil para tomar decisiones a corto plazo sobre precios o niveles de producción.

4. Contabilidad ajustada

La contabilidad ajustada consiste en reducir los extras. Se centra en la eliminación de residuos en el proceso de producción. El objetivo es racionalizar las operaciones y ofrecer más valor a los clientes.

La contabilidad ajustada suele ir de la mano de los principios de la fabricación ajustada. Se trata de hacer más con menos y buscar constantemente formas de mejorar la eficiencia.

5 fórmulas para la contabilidad de costes

Los contables de costes utilizan varias fórmulas clave para analizar datos y tomar decisiones. He aquí cinco de las más útiles:

1. Margen de contribución

Esta fórmula calcula cuánto ayuda cada unidad a cubrir los costes fijos y el beneficio.

Margen de contribución = Precio de venta por unidad - Coste variable por unidad

2. Punto de equilibrio

Es el volumen de ventas en el que los ingresos totales cubren completamente los costes totales.

Punto de equilibrio (en unidades) = Costes fijos totales / Margen de contribución por unidad

3. Margen bruto

Mide la rentabilidad del producto una vez contabilizados los costes directos de producción.

Margen bruto = (Ingresos netos por ventas - Coste de los bienes vendidos) / Ingresos netos por ventas

4. Variación de precios

Muestra la diferencia entre los costes previstos y los reales de materiales o mano de obra.

Desviación de precio = (Coste unitario real - Coste unitario estándar) x Cantidad comprada

5. Varianza de la eficiencia

Mide la eficiencia con la que utiliza sus recursos en comparación con las expectativas. Puede aplicarse a cualquiera de los principales elementos de la contabilidad de costes, como la mano de obra o los materiales.

Desviación de eficiencia = (Cantidad real utilizada - Cantidad estándar) x Precio estándar

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4 consejos para iniciarse en la contabilidad de costes

He aquí algunos consejos prácticos que le ayudarán a iniciarse en la contabilidad de costes:

• Controle cada céntimo. No dejes que se te escapen los pequeños gastos. Registre todos los gastos, por pequeños que parezcan. Así tendrás una visión más completa de tus finanzas.
• Conozca sus costes por dentro y por fuera. Aprenda a distinguir entre los distintos tipos de costes. Esto permite asignar los costes con mayor precisión y tomar decisiones presupuestarias más inteligentes.
• Mantenga sus finanzas en orden. Unos registros bien organizados facilitan la elaboración de informes y análisis. También le ayudan a detectar tendencias y desviaciones con mayor facilidad.
• Adoptar la tecnología. Empiece con un software de contabilidad básico para automatizar el seguimiento de los costes. Esto simplifica los procesos y reduce el riesgo de errores manuales. A medida que crezcan sus necesidades, siempre puede actualizar a herramientas más sofisticadas.

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