Tener más clientes es estupendo, hasta que te ahogas en papeleo y pierdes la pista de quién ha comprado qué.  

Para muchas pequeñas empresas, el mayor obstáculo al crecimiento es mantener todo en orden. Luchar por mantener al día la información de los clientes a medida que se crece forma parte de ese problema. 

Invertir en un sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) puede ser lo que necesita para organizar sus operaciones. Estos son los conceptos básicos de los sistemas CRM y cómo un CRM puede transformar las operaciones de su empresa. 

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¿Qué es CRM?

Los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes, denominados CRM, son potentes herramientas para gestionar los datos de los clientes. Realizan un seguimiento de las interacciones y la información de los clientes, desde los números de teléfono hasta la información de pago. Los CRM modernos tienen funciones que te permiten:

• Envíe correos electrónicos automáticos para recordatorios de citas o promociones. 
• Vigile las ventas potenciales (también llamadas clientes potenciales).
• Observe los datos para predecir las ventas futuras.
• Le permiten conocer las pautas de compra de sus clientes.

¿Qué hace el CRM por una empresa? 

Para las pequeñas empresas, el uso de CRM mejora el servicio al cliente y aumenta las ventas. También puede dar forma a los planes de marketing determinando qué clientes tienen más probabilidades de adquirir un servicio. 

Imagina que eres diseñador web autónomo. Tu CRM almacenaría los detalles de los clientes con los que has creado sitios web en una plataforma concreta. Entonces, esa plataforma lanza una actualización de seguridad. Tu CRM puede ayudarte a enviar un correo electrónico a todos esos clientes con una oferta promocional para confirmar que su sitio es seguro. 

También puede saber qué clientes se interesaron por sus servicios pero decidieron no hacerlo. Durante los periodos lentos, podrías ponerte en contacto con esa lista para ofrecerles servicios con descuento para llenar su tiempo. 

Si trabajas en equipo, cualquier miembro del equipo puede consultar la ficha de un cliente en el CRM para conocer los detalles de su relación con la empresa. Un cliente que informa de un problema con su sitio web puede recibir ayuda de cualquier diseñador de la empresa, gracias a un historial detallado del cliente. 

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¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un sistema CRM?

Un CRM puede poner orden en sus operaciones y mejorar las relaciones con los clientes. Pero, ¿es necesario para todas las pequeñas empresas?

No todas las pequeñas empresas quieren o necesitan un CRM. Si no estás buscando expandir tu negocio y estás gestionando bien las cosas, un CRM puede no ser necesario.

Sin embargo, si su objetivo es hacer crecer su negocio o mejorar la comunicación con sus clientes, un CRM es una herramienta muy valiosa. Una encuesta realizada a pequeñas empresas demostró que el 74% experimentó una mejora en las relaciones con los clientes después de utilizar un CRM. Una mejor relación con los clientes se traduce en más ventas, lo que mejora el flujo de caja. Esto facilita aún más el crecimiento de su empresa. 

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¿Cómo funcionan los sistemas CRM?

Un CRM actúa como base de datos central para la información de los clientes. Todos los departamentos pueden acceder al sistema para buscar y añadir información sobre distintos expedientes. 

Los mejores sistemas CRM hacen un seguimiento de todas las interacciones de su empresa con un cliente. Esto incluye cada llamada de ventas, intercambio de correos electrónicos o solicitud de servicio. A continuación, las plataformas vinculan esta información a otros datos relevantes de finanzas, marketing, inventario y ventas. Esto crea una visión clara de la relación de cada cliente con su empresa. 

Por ejemplo, si un agente de servicio detecta una oportunidad de venta adicional durante una llamada de asistencia rutinaria, el sistema CRM registra esta información en tiempo real. A continuación, el sistema actualiza el registro del cliente y avisa al equipo de ventas de su interés para que no se escape ninguna oportunidad.

Sistemas CRM para pequeñas empresas: 3 ventajas

Un sistema CRM cambia las reglas del juego de las pequeñas empresas. Aquí tienes más información sobre las ventajas de implantar uno.

1. Mejora del servicio al cliente

Un CRM almacena toda la información de sus clientes en un único lugar. Esto significa un acceso más rápido a los historiales de los clientes y tiempos de respuesta más rápidos. 

2. Campañas de marketing mejoradas

Con un CRM puede conocer mejor el comportamiento y las preferencias de sus clientes. Los sistemas hacen un seguimiento de los datos y pueden generar informes con información sobre el historial de compras y las solicitudes de servicio. Estos datos le permiten dirigirse al público de forma estratégica.

3. Procesos empresariales racionalizados

Los CRM automatizan tareas repetitivas como la introducción de datos y la programación de citas. Esto acelera los flujos de trabajo y reduce las posibilidades de error humano.

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3 posibles inconvenientes de los sistemas CRM

Aunque los sistemas CRM ofrecen muchas ventajas, conviene ser consciente de los posibles retos. Estos sistemas son complejos y los empleados necesitan tiempo para aprender a utilizarlos. A continuación se indican algunos posibles inconvenientes que hay que tener en cuenta antes de adquirir un sistema CRM. 

1. Costes

Aunque muchos CRM ofrecen pruebas gratuitas o planes de inicio, es posible que sólo incluyan algunas de las funciones que necesita. Puede haber costes adicionales de personalización, implantación, formación y asistencia continua. Evaluar el coste total de propiedad es esencial para ver si se ajusta a su presupuesto y necesidades.

2. Complejidad

Los CRM tienen una curva de aprendizaje. Busque plataformas sencillas que puedan sofisticarse con el tiempo. Es importante asegurarse de que todos los empleados puedan utilizar el CRM.

3. Retos de la integración

Integrar un CRM con los sistemas existentes puede ser complicado si hay problemas de compatibilidad o de migración de datos. Una mala integración altera los flujos de trabajo y reduce la eficacia del CRM. 

Los sistemas CRM más recientes son más fáciles de usar y escalables, por lo que están pensados para empresas más pequeñas que quizá no dispongan de recursos informáticos, pero que necesitan funciones CRM para hacer crecer su negocio.

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10 características que deben tener los sistemas CRM para pequeñas empresas

Implantar un CRM es un punto de inflexión para una pequeña empresa. He aquí 10 características cruciales a tener en cuenta para encontrar un sistema que se ajuste a las necesidades de la empresa:

1. Escalabilidad. A medida que su empresa crece, un CRM debe crecer con usted. Busque un sistema que ofrezca funciones y precios flexibles. Querrá un sistema que pueda ampliarse sin necesidad de una revisión completa del sistema.
2. Automatización. Reduzca las tareas manuales con un CRM que automatice actividades repetitivas como la introducción de datos y la programación del correo electrónico. Esto aumenta la eficiencia y permite a tu equipo centrarse en tareas más estratégicas.
3. Integración. Elija un CRM que se integre con otras herramientas, como el correo electrónico, las redes sociales y el software de contabilidad. Esto garantiza un flujo de trabajo fluido y centraliza las operaciones.
4. Atención al cliente. Las herramientas de atención al cliente como el chat en directo y los chatbots dentro del CRM le ayudan a gestionar las consultas de los clientes con mayor rapidez. 
5. Accesibilidad. Quiere un CRM accesible en muchos dispositivos, incluidos ordenadores de sobremesa y teléfonos móviles. De este modo, podrá gestionar las relaciones con los clientes sobre la marcha y desde cualquier lugar.
6. Requisitos técnicos. Tenga en cuenta las exigencias técnicas del sistema CRM. Usted quiere un sistema que se adapte a las capacidades informáticas de su empresa y que no requiera excesivos recursos técnicos.
7. Personalización. Un CRM debe ser adaptable. Busque uno que le permita personalizar funciones como paneles, informes y plantillas.
8. Herramientas. Su CRM debe proporcionar herramientas que gestionen el ciclo de vida del cliente. Esto incluye el marketing por correo electrónico, la gestión de clientes potenciales y el análisis para realizar un seguimiento del compromiso del cliente.
9. Funciones. Compruebe las funciones que ofrece el CRM. Busca herramientas útiles como la gestión de contactos y la previsión de ventas.
10. Precios. Tenga en cuenta la estructura de precios del CRM. Debe ser clara y escalable, y ofrecer opciones que se adapten a las pequeñas empresas sin costes ocultos.

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - ¿Necesita su pequeña empresa un sistema CRM?

Ahorre tiempo con los elementos de factura guardados

Contar con el CRM adecuado ahorra horas de trabajo a su equipo, al igual que el software de facturación adecuado. 

Con Invoice Simple, puede guardar datos de servicios, pagos y clientes para futuras consultas. También puede emitir presupuestos y facturas desde su teléfono. Esto significa que puedes generar rápidamente estos documentos a partir de tu base de datos y responder a las solicitudes de los clientes en cuestión de minutos.