Enviar una factura es algo más que cobrar a sus clientes lo que deben. 

También crea registros de las transacciones comerciales, los pagos recibidos y las cantidades adeudadas. Sin un conocimiento práctico de la facturación, la gestión de las finanzas de su pequeña empresa será imposible. Y con tantos tipos diferentes de facturas, necesitas saber más que lo que es una factura para mantener las cosas organizadas. 

¿Cómo funciona la facturación y por qué hay tantos tipos? Averigüémoslo. 

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¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial es un documento que enumera los servicios o productos que ha vendido a un cliente. Incluye el importe total que el cliente debe pagar y cómo puede hacerlo. La mayoría incluye también un número de factura para el seguimiento de las transacciones y un plazo de pago. 

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¿Cuáles son los distintos tipos de facturas?

Cada tipo de factura tiene una finalidad distinta y es posible que tenga que emitir varios tipos diferentes a sus clientes. A continuación encontrarás una lista de las facturas más habituales y para qué se utilizan:

• Propuesta (u oferta). Se trata de una estimación del coste antes de iniciar un proyecto, algo habitual en los contratistas independientes que prestan un servicio. Detalla los costes previstos del trabajo para ayudar a los clientes a decidirse a trabajar con usted o su empresa.
• Facturas provisionales. Se envían durante un gran proyecto para solicitar el pago de partes del trabajo que ya se han completado. Recibir pagos a tanto alzado por etapas ayuda a las empresas a mantener la tesorería durante todo el proyecto.
• Facturas de horas trabajadas. Cuando la facturación se basa en la cantidad de tiempo trabajado, se presentan estas facturas. Suelen utilizarla autónomos y contratistas que cobran por horas.
• Facturas proforma. Una factura proforma es una factura de venta preliminar. Es como un anticipo de lo que el cliente debe pagar cuando el trabajo esté terminado. Se envía a los compradores antes de empezar un trabajo como estimación del trabajo que hay que hacer.
• Facturas finales. La factura final se envía una vez finalizado todo el trabajo de un proyecto. En ella se solicita el pago pendiente y se indica que la transacción entre la empresa y el cliente ha terminado.
• Facturas vencidas. Estas facturas son recordatorios que se envían a los clientes cuando los pagos están atrasados. Son una forma educada de recordar a los clientes que aún te deben.

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¿Cómo funciona el proceso de facturación?

El proceso de facturación es la forma de cobrar por el trabajo o las ventas. Sin un proceso de facturación adecuado, es posible que tus clientes no sepan cuánto deben. 

Siga estos pasos y consiga que su proceso de pago funcione como una máquina bien engrasada: 

1. Ofrecer productos o servicios

Empiece por ofrecer a su cliente los productos o servicios acordados. 

Es importante acordar de antemano el precio, las condiciones y la forma de pago de cualquier trabajo, ya que así evitarás desacuerdos más adelante. Por ejemplo, si no aceptas cheques, asegúrate de que lo saben de antemano. 

Resulta útil firmar contratos con los clientes que incluyan una lista de los servicios que vas a prestar. Puede ser un alcance del trabajo para dejar claro lo que vas a hacer y lo que no. En el caso de un redactor autónomo, puede significar que escribirás entradas de blog para tu cliente, pero no textos para páginas de destino. De este modo, ambos sabréis qué se espera de vuestra relación laboral. 

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2. Generar una factura

Una vez finalizado el trabajo o entregado el producto, llega el momento de crear una factura. Si tienes un negocio, aprender a hacer una factura correctamente es esencial. Incluye detalles como los servicios, el coste y el plazo de pago.

Este proceso es aún más fácil si utiliza un programa de facturación como Invoice Simple. Te pide que rellenes todos los campos necesarios para asegurarte de que no se te olvida nada. Además, puedes personalizarlas para que lleven los elementos de tu marca. Así te aseguras de que todas las facturas que envíes tengan un aspecto profesional.

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3. Envío de la factura

Normalmente, es el vendedor o proveedor de servicios quien envía una factura al comprador para solicitar el pago de los productos o servicios entregados. Si la envías por correo, es buena idea que te pongas en contacto con tu cliente por correo electrónico o teléfono para informarle de cuándo puede esperarla.

Con un software de facturación, puedes enviarla fácilmente por correo electrónico o directamente desde la plataforma. Esto te lo pone fácil a ti y a tu cliente y permite agilizar los pagos. 

4. 4. Confirmación de pago

Después de que el cliente pague, confirme siempre que se ha recibido el pago. Puede haber retrasos en la tramitación, dependiendo de cómo paguen o de la cuantía del pago. Las cantidades más grandes pueden tardar más en procesarse. 

La mayoría de las herramientas de facturación en línea, como Invoice Simple, te notifican automáticamente cuando se efectúa un pago, por lo que no tienes que estar pendiente del correo electrónico. Esto también te ayuda a controlar la tesorería y a enviar mensajes de agradecimiento a los clientes por su trabajo.

5. 5. Actualización de registros

Una vez confirmado el pago, actualice los registros de su empresa. Llevar un buen registro es imprescindible para mantenerse organizado, controlar los ingresos y simplificar el papeleo. 

Esto es especialmente cierto cuando llega la temporada de impuestos. Es vital entender lo que representa una factura en contabilidad, ya que este conocimiento le ayuda a mantener informes financieros correctos. Limita los errores utilizando un software que lo haga todo automáticamente por ti. 

6. Recepción y acuse de recibo

Envíe un recibo a su cliente como prueba del pago. Esto demuestra a su cliente que su pago ha sido recibido y procesado. Es un paso pequeño pero importante para que tanto tú como tu cliente tengáis constancia de la transacción.

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7. Conciliación

Revise sus registros para comprobar que el pago coincide con la factura. Este paso puede ayudarte a corregir cualquier error y mantener tus libros al día. 

Con Invoice Simple o herramientas similares, puede cotejar pagos y facturas, haciendo que el proceso sea menos estresante.

8. Resolución de problemas de pago

Si el pago se retrasa, es incorrecto o falta, es importante actuar con rapidez. Póngase en contacto con el cliente de forma profesional para resolver el problema. Puede que tengas que enviar un recordatorio, cambiar la factura o elaborar otro plan de pago. 

El software de facturación puede enviar recordatorios automáticos en su nombre, lo que facilita el seguimiento.

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Facturación en línea frente a facturación en papel

Las facturas en papel se imprimen y envían por correo, mientras que las facturas en línea se envían electrónicamente a través del correo electrónico o de un programa informático especial. Muchas empresas prefieren ahora la facturación en línea (o facturación electrónica) porque es más rápida y fácil de gestionar. 

Estas son algunas de las ventajas de utilizar la facturación en línea:

• Pagos más rápidos. Los clientes pueden recibir y pagar las facturas al instante.
• Mejor flujo de caja. Cobra antes, lo que contribuye al buen funcionamiento de su empresa.
• Mayor facilidad de seguimiento y gestión. Puede guardar todas sus facturas en un solo lugar y ver lo que se ha pagado.
• Menos materiales que gastar. No es necesario comprar papel, sobres ni franqueo cuando envías una factura electrónica.

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Las 8 mejores prácticas de facturación

La facturación es parte integrante del éxito de una empresa y le ayuda a cobrar por el trabajo que realiza. Para que el proceso sea más fluido y rápido para ti y tus clientes, sigue estas buenas prácticas a la hora de crear facturas:

1. Que sea sencilla. La factura debe ser clara y fácil de entender. Por ejemplo, si eres diseñador web, no sobrecargues la factura con términos del sector. Enumera tus servicios de forma sencilla, como "diseño de un nuevo blog" o "reparación de redireccionamientos rotos", para que tus clientes puedan ver rápidamente por qué están pagando.
2. Añada elementos de marca. Su factura forma parte de su marca, por lo que debe coincidir con la imagen de su empresa. Por ejemplo, si tiene una empresa de tejados, incluya su logotipo y utilice los mismos colores que en sus tarjetas de visita o su sitio web. De este modo, su factura tendrá un aspecto profesional y creará una identidad de marca cohesionada. 
3. Incluya fechas y números de factura. Incluye siempre la fecha y un número de referencia único. Si eres un electricista que hace malabarismos con muchos trabajos, tener una fecha y un número de referencia claros te ayuda a ti y a tu cliente a hacer un seguimiento de los pagos.
4. Diríjase directamente a la persona. Es importante incluir la dirección correcta para que la factura llegue a la persona adecuada. Y si se trata de transacciones entre empresas, no se limite a enviar una factura a la empresa. Diríjala a la persona con la que ha trabajado. Por ejemplo, si has hecho un proyecto para una agencia de marketing, dirígela al responsable del sitio que te contrató. 
5. Incluya una nota de agradecimiento. Un simple "Gracias por su confianza" puede llegar muy lejos. Una pequeña nota en la parte inferior de la factura, como "Agradecemos la oportunidad de trabajar en su proyecto", hace que la factura parezca más personal.
6. Describa los elementos de la factura. Sea específico sobre el trabajo que ha realizado. En lugar de escribir "Mano de obra", describa la tarea.
7. Incluya el total, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago. Escribe siempre el importe total a pagar, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago. Por ejemplo, si eres consultor, puedes incluir "Importe total: $500.00. Vencimiento: 30 días desde la fecha de la factura. Condiciones de pago: Neto 30". Esto permite a tu cliente saber exactamente cuándo esperas el pago y cuánto debe pagar.
8. Incluya opciones de pago. Facilite al máximo el pago a sus clientes. Ofrezca diferentes opciones como transferencia bancaria, tarjeta de crédito o incluso pagos por móvil. Ofrecer muchas formas de pago puede ayudarte a recibir el dinero más rápido. Y mencionar los tipos de pago que aceptas en la factura evita que los clientes se pregunten cómo pagarte.

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