Comment créer une facture dans Excel (avec des modèles gratuits)
À l'ère pré-numérique, les factures n'étaient qu'un fouillis de griffes de poulet et de blanc. Aujourd'hui, grâce à des outils puissants comme Excel, la création de factures est un jeu d'enfant. Et les modèles gratuits rendent la tâche encore plus aisée.
Voici comment créer une facture dans Excel, en partant de zéro ou en utilisant un modèle. Vous apprendrez pas à pas à créer votre propre facture, vous aurez accès à des modèles gratuits et vous recevrez des conseils pratiques pour faire briller vos factures Excel. En outre, vous découvrirez comment Invoice Simple facilite l'ensemble du processus.
ARTICLE CONNEXE - 10 erreurs de facturation courantes et comment les éviter
Comment créer une facture dans Excel à partir de zéro en 7 étapes
Créer une facture à partir de zéro peut sembler difficile si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Apprendre à gérer des factures avec Excel est en fait très simple. En suivant les étapes suivantes, vous obtiendrez en un rien de temps une facture de qualité professionnelle.
Voici comment procéder :
1. Ouvrir un nouveau classeur
Pour commencer, ouvrez Excel et cliquez sur "Classeur vierge". Si vous êtes sur Mac, vous devez également cliquer sur "Créer" dans le coin inférieur droit. Vous disposerez ainsi d'une feuille vierge pour travailler.
2. Rédiger un en-tête de facture
En haut de votre nouvelle feuille, créez un en-tête. Il s'agit en quelque sorte de l'en-tête de votre facture, qui lui confère un aspect professionnel et fournit les informations essentielles d'un seul coup d'œil.
Sous Windows, cliquez sur l'onglet "Insertion", puis sur le bouton "Texte" et sélectionnez "En-tête et pied de page". Sur Mac, cliquez sur l'onglet "Affichage" et sélectionnez "En-tête et pied de page".
Veillez à inclure les informations suivantes :
- Le nom de votre entreprise (faites-le ressortir en utilisant une police de caractères plus grande)
- Votre logo, si vous en avez un
- Le mot "FACTURE" en caractères gras
- La date d'émission de la facture
- Un numéro de facture
- Vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone, courriel)
L'en-tête est essentiel car il indique immédiatement au client qui est à l'origine de la facture. Il constitue également une référence rapide pour l'archivage et la communication.
3. Ajouter les informations sur le client
Ensuite, créez une section pour les coordonnées de votre client. Cela permet de s'assurer que la facture est envoyée à la bonne personne et au bon endroit. Incluez au minimum
- Le nom du client ou de l'entreprise
- L'adresse du client
- Le nom de la personne de contact (s'il s'agit d'une entreprise)
Pour être complet, vous pouvez également inclure l'adresse électronique et le numéro de téléphone du client.
4. Fixer la date d'échéance
Dans les informations relatives au client, indiquez clairement la date à laquelle le paiement doit être effectué. Il est préférable d'écrire la date complète plutôt que d'indiquer la date limite en jours ou en mois. Vous éliminez ainsi tout risque de confusion et donnez à votre client une date limite précise à respecter.
5. Décrire les services fournis
Vient ensuite le cœur de la facture. Créez un tableau avec les colonnes suivantes :
- Description du service
- Quantité ou heures
- Taux
- Prix total
Soyez aussi précis que possible dans vos descriptions afin que le client sache exactement ce pour quoi il paie.
6. Calculer le montant dû
Au bas de votre tableau des services, utilisez la fonction SOMME d'Excel pour additionner tous les montants. Tapez "=SUM(" dans la cellule située sous votre colonne Montant, mettez en évidence toutes les cellules de la colonne Montant et fermez les parenthèses. Appuyez sur "Entrée" et Excel calculera automatiquement le total.
Vous pouvez également inclure des lignes pour le sous-total et les taxes, le cas échéant. Utilisez ensuite à nouveau la fonction SOMME pour calculer le montant final dû.
7. Indiquez vos conditions de paiement
Terminez votre facture en indiquant clairement vos conditions de paiement. Cela permet d'éviter les malentendus et les retards de paiement.
Inclure des informations telles que
- Méthodes de paiement acceptées, telles que chèque, carte de débit, virement bancaire ou PayPal
- Politique de retard de paiement
- Remises pour paiement anticipé
- Toute instruction spécifique pour le paiement, telle que "Veuillez joindre le numéro de la facture à votre paiement".
Plus vous serez clair sur vos conditions, plus le processus de paiement sera fluide pour vous et vos clients.
Vous vous demandez comment créer votre propre modèle de facture dans Excel afin de gagner du temps pour vos prochaines factures ? Veillez simplement à sélectionner "Modèle Excel" comme type de fichier lors de l'enregistrement de votre classeur. Vous pourrez ensuite le réutiliser si nécessaire.
En suivant ces étapes, vous créerez une facture complète et professionnelle qui indiquera clairement ce que vous facturez et comment vous comptez être payé. Avec un peu de pratique, vous parviendrez à établir ces factures rapidement et efficacement, ce qui vous permettra de maintenir les finances de votre entreprise dans un état impeccable.
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Comment créer une facture à l'aide d'un modèle Excel en 6 étapes
Si partir de zéro vous semble une tâche trop lourde, n'ayez crainte. Des modèles minimalistes aux modèles de factures commerciales, Excel dispose d'une option pour pratiquement tous les cas d'utilisation courants. De nombreux modèles de factures Excel gratuits sont également disponibles en ligne si aucun des modèles intégrés ne convient.
Voici comment créer une facture à partir d'un modèle :
1. Ouvrez Excel
Lancez Excel sur votre ordinateur.
2. Choisissez, téléchargez et ouvrez votre modèle
Pour les utilisateurs de Windows : Cliquez sur "Fichier", puis sur "Nouveau". Dans la barre de recherche, tapez "facture" pour afficher les modèles disponibles. Cliquez sur celui qui vous convient, puis cliquez sur "Créer" pour l'ouvrir.
Si vous utilisez un modèle téléchargé sur Internet, cliquez sur "Fichier", puis sur "Ouvrir". Naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous avez enregistré le modèle téléchargé, sélectionnez le modèle et ouvrez le fichier. Enfin, utilisez "Fichier" et "Enregistrer sous" pour créer une copie afin de ne pas modifier le modèle original.
Pour les utilisateurs de Mac : Cliquez sur "Fichier", puis sur "Nouveau" à partir de "Modèle". Parcourez les modèles de facture ou recherchez-en un en tapant "facture" dans la barre de recherche située dans le coin supérieur droit. Sélectionnez-en un et cliquez sur "Créer" dans le coin inférieur droit. Comme sous Windows, la dernière étape consiste à utiliser "Fichier" et "Enregistrer sous" pour créer une copie.
3. Personnaliser la facture
Remplissez vos coordonnées, comme si vous créiez une facture à partir de zéro :
- Informations sur votre entreprise (nom, logo, coordonnées)
- Informations sur le client
- Numéro et date de la facture
- Date d'échéance
- Liste de services ou de produits
- Tarifs et quantités
Conseil : enregistrez certaines de ces informations dans le modèle pour une facturation ultérieure plus rapide.
4. Calculer le montant dû
Utilisez la fonction SOMME d'Excel pour faire le total de vos frais.
5. Sauvegarder la facture
Donnez à votre facture un nom de fichier clair et descriptif, comme "Nom du client_Numéro de la facture_Date".
6. Envoyer la facture
Votre facture de qualité professionnelle est prête à être envoyée par courrier électronique ou imprimée et remise au client.
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5 modèles de factures Excel gratuits et cas d'utilisation
Pourquoi partir de zéro quand vous pouvez utiliser un modèle préétabli ? Invoice Simple propose plus de 20 modèles de factures gratuits pour Excel.
Voici un aperçu de quelques-unes de ces options :
- Facture classique. C'est un excellent choix pour les entreprises traditionnelles, comme une boulangerie locale.
- Moderne I et II. L'aspect moderne est parfait pour les entreprises technologiques ou les agences créatives qui recherchent le style et la simplicité.
- Imprimables I et II. Les modèles en noir et blanc sont idéaux pour les clients qui préfèrent les copies papier.
- Advanced I et II. Ils conviennent mieux aux entreprises ayant des besoins complexes en matière de facturation, telles que les entreprises de construction.
- Facture minimaliste. Les modèles minimalistes sont parfaits pour les freelances et les petites entreprises qui souhaitent une facture claire.
Chaque modèle est facile à personnaliser, ce qui vous permet d'ajouter votre logo et d'adapter la mise en page à votre marque. Que vous soyez indépendant, propriétaire d'une petite entreprise ou employé d'une grande société, il existe un modèle adapté à vos besoins.
ARTICLE CONNEXE - Un guide pas à pas pour un traitement efficace des factures
4 conseils pour tirer le meilleur parti des factures Excel
Excel est un outil puissant pour créer des factures. Mais l'utilisez-vous au maximum de son potentiel ? Voici quelques conseils pour vous aider à faire passer votre facturation Excel au niveau supérieur :
- Utiliser des règles de validation des données. Définissez des règles de validation pour éviter les erreurs. Par exemple, assurez-vous que les dates sont au bon format ou que les prix se situent dans une fourchette spécifique.
- Apprendre les raccourcis clavier. Accélérez votre travail en maîtrisant les raccourcis. Par exemple, vous pouvez supprimer une colonne dans Excel en tapant Alt+H, D, C. Cela n'a l'air de rien, mais ces clics économisés peuvent vraiment s'accumuler au fil du temps.
- Protégez vos feuilles de travail. Protégez vos factures contre les modifications accidentelles. Utilisez la fonction de protection d'Excel pour verrouiller les cellules contenant des formules ou des informations importantes qui ne doivent pas être modifiées.
- Utilisez la mise en forme conditionnelle. Faites ressortir les informations importantes. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les factures en retard en rouge et les factures payées en vert.
En appliquant ces conseils, vous créerez des factures plus professionnelles, plus précises et plus efficaces, ce qui vous permettra de gagner du temps et de réduire les erreurs dans le processus de facturation.
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L'utilisation de modèles permet de gagner beaucoup de temps, mais vos factures n'auront-elles pas l'air un peu génériques ? Pas avec Invoice Simple.
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