Des situations différentes appellent des modes de paiement différents. Parfois, vous rédigez une facture pour un travail en free-lance. Il se peut que vous envoyiez une facture. D'autres fois, vous êtes sur le terrain et les clients veulent vous payer immédiatement. C'est là qu'un carnet de reçus s'avère utile.

Les carnets de reçus facilitent le suivi des paiements que vous recevez à la volée. Mais pour utiliser efficacement cet outil, vous devez savoir comment remplir un carnet de reçus. 

Voici comment utiliser un carnet de reçus pour faciliter la tenue des registres et gagner la confiance des clients. 

Qu'est-ce qu'un carnet de reçus ?

Un carnet de reçus est un carnet de reçus préimprimés que vous pouvez remplir pour fournir rapidement aux clients une preuve de paiement. Le formulaire contient des lignes pour les informations de base, comme les articles achetés et les coordonnées de votre entreprise. Vous pouvez également y inscrire une liste détaillée des produits que vous avez vendus ou des services que vous avez fournis. 

Les reçus contenus dans le carnet comportent généralement une page de garde détachable que vous pouvez remettre aux clients. Toutes les autres pages sont des copies conformes, de sorte que les informations inscrites sur la page de garde sont conservées dans le livre. Au final, vous disposez d'un carnet rempli de reçus classés par ordre chronologique, qui indique quels clients vous ont payé et à quel moment. 

La plupart des carnets de reçus ont des pages codées par couleur, ce qui permet de distinguer l'original de la copie carbone. La page supérieure que vous détachez et donnez aux clients est généralement blanche. La copie qui reste dans le carnet est jaune. 

Il est utile d'avoir un carnet de reçus si vous encaissez souvent des paiements en déplacement. Vous n'avez pas toujours les moyens d'en imprimer un ou le temps d'attendre d'être de retour à votre bureau. Il suffit d'un carnet et d'un stylo.

Comment remplir un carnet de reçus ?

Il est facile d'apprendre à rédiger un reçu, car le livre vous guide à chaque étape du processus. Bien que cela puisse paraître compliqué, il vous suffit d'écrire les informations correctes dans les lignes vierges du modèle. C'est tout ce dont vous avez besoin pour savoir comment remplir un carnet de reçus. 

Voici les informations que vous devez généralement inclure. 

1. Inscrivez la date et le numéro de l'accusé de réception

Certains carnets de reçus sont fournis avec des reçus pré-numérotés. Dans d'autres, vous devez inscrire un numéro de reçu. Vous pouvez choisir le numéro que vous voulez, mais il est préférable d'avoir un système qui vous permette de suivre facilement les paiements. Par exemple, vous pouvez commencer par 1000, 1001, etc.

Il doit également y avoir un endroit pour indiquer la date. Vous pouvez choisir entre la date à laquelle vous avez effectué le service et la date à laquelle le client vous a payé. L'une ou l'autre de ces options n'a pas d'importance, du moment que vous êtes cohérent et que vous savez ce que vos registres indiquent. 

2. Inclure toutes les coordonnées utiles

Inscrivez toutes les informations relatives à votre entreprise sur le reçu afin que les clients puissent savoir qui ils ont payé. L'inscription des coordonnées de l'entreprise permet également aux clients de vous retrouver plus facilement en cas de renouvellement du service. Ils n'ont qu'à se référer à leur reçu.

En règle générale, vous devez fournir les informations suivantes :

• Nom de l'entreprise
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Site web 

3. Description des produits

Les reçus enregistrent ce qu'un client a payé. Chacun d'entre eux contient généralement une grille comportant de nombreuses lignes, ce qui vous permet de dresser une liste détaillée des éléments à inclure. 

Lorsque vous notez des éléments, soyez aussi détaillé et précis que possible, surtout si vous vendez plusieurs versions d'un même produit. Vous éviterez ainsi d'éventuelles erreurs de communication. Par exemple, si le client a acheté un mug noir et un mug blanc, inscrivez-les sur une ligne différente. Décrivez toujours la taille, la couleur ou d'autres caractéristiques distinctives. 

4. Inclure le prix

Chaque ligne du ticket de caisse comporte un espace pour le prix et la quantité. Inscrivez les deux dans la zone appropriée pour chaque produit. 

Si vous vendez plusieurs quantités d'un même article, multipliez le nombre par la quantité pour obtenir le prix total de ces articles. Par exemple, si vous avez vendu quatre tasses à 10 $, le prix total figurant sur la ligne "tasse" du ticket de caisse indiquera que le client a payé 40 $.

5. Ajouter le montant du sous-total

Additionnez le montant payé par le client pour tous les articles, également appelé "sous-total". Indiquez-le sur le reçu afin que les clients sachent que le montant total revient directement à votre entreprise. 

6. Comptabilisation des taxes et des frais supplémentaires

En général, des frais supplémentaires s'ajoutent au coût des produits, comme les taxes et les frais de livraison. Ajoutez ces frais supplémentaires après avoir fait le total partiel, et assurez-vous d'inclure des détails sur le reçu pour indiquer ce qu'ils sont.

7. Calculer le total général

Additionnez tous les prix et frais pour obtenir le total général. Faites figurer ce total de manière très visible sur le ticket de caisse afin que vos clients puissent le voir d'un seul coup d'œil. 

ARTICLE CONNEXE - 10 erreurs de facturation courantes et comment les éviter

Pourquoi est-il important de tenir un carnet de reçus ?

Si vous préférez les reçus papier, ces carnets sont essentiels pour la documentation en déplacement. Voici quelques-uns de leurs principaux avantages :

• Éviter les erreurs. Évitez les erreurs de facturation en gardant une trace des services que vous avez fournis et des articles que les clients ont payés. Si vous avez une copie du reçu, vous risquez moins de facturer deux fois quelqu'un qui a déjà payé. 
• Fournir rapidement un reçu au client. Ce livre permet de rédiger facilement un document pour un client en quelques secondes. Vous n'avez pas à vous préoccuper de la manière de rédiger un reçu de paiement. Il vous suffit de sortir votre livre à chaque fois. 
• Gardez des traces. Le carnet permet de conserver tous les reçus en un seul endroit pratique, ce qui facilite le processus de comptabilité. Il vous suffit de feuilleter le livre. 
• Gérer les stocks. Grâce à une documentation claire, il est facile de savoir ce que vous avez retiré de vos stocks et ce que vous devez réapprovisionner. L'information se trouve dans le livre. 
• Résoudre les litiges. La tenue d'un registre détaillé des services et des montants permet d'éviter les erreurs de communication. Lorsque vous et le client disposez du même exemplaire du reçu, il n'y a pas de surprise. 

ARTICLE CONNEXE - Comment envoyer une facture?

4 conseils pour remplir un carnet de reçus

Comme pour un livre de factures ou d'autres documents comptables, l'exactitude est cruciale. En adoptant le bon processus, vous pouvez faire en sorte que votre livre soit aussi utile que possible pour votre entreprise.

Voici quelques conseils :

1. Soyez cohérent. Le système de numérotation et la méthode de référencement des articles doivent être aussi cohérents que possible. Cela permet aux clients de savoir à quoi s'attendre. Cela accélère également les processus de comptabilité et de gestion des stocks. Vous pouvez consulter n'importe quel reçu et voir d'un coup d'œil ce que vous avez vendu et combien vous avez gagné. 
2. Optez pour l'encre. Utilisez un stylo bleu ou noir plutôt qu'un crayon. Cela permet de s'assurer que la copie carbone qui accompagne votre livre est facile à lire et lisible. 
3. Conservez une copie de sauvegarde. Vous ne voulez pas perdre votre livre et l'ensemble de vos transactions commerciales. Mettez en place un processus de sauvegarde adéquat pour éviter cela. Il peut s'agir de conserver plusieurs copies papier ou de faire des copies numériques. 
4. Automatisez au fur et à mesure de votre croissance. Il est facile de rédiger manuellement les reçus lorsque votre entreprise est petite. Mais cela peut devenir trop long et difficile à suivre au fur et à mesure que vous vous développez. Recherchez des logiciels et des outils de facturation pour automatiser le processus. De nombreux programmes peuvent générer des reçus pour vous et stocker des copies numériques afin de les retrouver rapidement et facilement. 

ARTICLE CONNEXE - Déclarations fiscales des petites entreprises : Tout ce que les propriétaires d'entreprise doivent savoir

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