Comment enregistrer une entreprise aux États-Unis : Un guide complet

4 avril 2024
homme enregistrant son entreprise

Créer une entreprise prospère n'est pas une mince affaire. D'innombrables obstacles se dressent sur sa route. Mais la première étape de la réussite est l'enregistrement de votre entreprise.

L'enregistrement d'une entreprise vous donne la reconnaissance et la protection juridique dont vous avez besoin pour fonctionner. Ce guide décompose le processus en tâches faciles à gérer afin que vous ne manquiez aucun détail. 

Voici comment enregistrer une entreprise aux États-Unis, du choix du nom à la demande finale. 

5 avantages de l'enregistrement de votre entreprise

L'enregistrement correct d'une entreprise prend du temps, mais il vous donne les moyens de réussir : 

  1. Reconnaissance juridique. Votre entreprise sera une entité juridique reconnue. Cela signifie qu'elle peut bénéficier de droits et de protections juridiques uniques, comme une aide financière. Vous pouvez également conclure des contrats et ouvrir des comptes bancaires professionnels sans entraves.
  2. Possibilités de financement. Les banques et les investisseurs préfèrent prêter de l'argent aux entreprises enregistrées. Cela signifie que vous avez plus de chances d'obtenir un financement ou un prêt.
  3. Responsabilité limitée. Certaines structures séparent les finances personnelles de celles de l'entreprise. Vous êtes protégé en tant que propriétaire si quelque chose arrive à l'entreprise.
  4. Une meilleure crédibilité. L'enregistrement montre que vous êtes légitime. Les clients et les autres entreprises se sentiront plus à l'aise pour travailler avec vous. Ils verront que vous prenez votre activité au sérieux.
  5. Avantages fiscaux. L'enregistrement de votre entreprise vous permet de bénéficier d'avantages fiscaux. Ceux-ci vous permettent d'économiser de l'argent.

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Comment enregistrer une entreprise en 9 étapes

propriétaire d'entreprise enregistrant son entreprise

Voici comment ouvrir une entreprise aux États-Unis

1. Choisir une structure d'entreprise

Les structures d'entreprise définissent le mode de fonctionnement d'une entreprise et la manière dont les pouvoirs publics la reconnaissent. Le choix de la structure a une incidence sur tous les aspects de l'entreprise, de la fiscalité à la responsabilité personnelle.

Prenez le temps de décider de la structure juridique qui convient à votre entreprise. Faites le meilleur choix pour vos besoins actuels et futurs. Vous pouvez changer de structure plus tard, mais il vaut mieux éviter de le faire pour gagner du temps et de l'argent. 

Examinons quelques-uns des types de structures d'entreprise les plus courants :

  • Les entreprises individuelles sont des entreprises qu'une seule personne possède et gère. Cette personne contrôle et supervise entièrement l'entreprise. Cette structure commerciale est facile à mettre en place. Mais le propriétaire assume toute la responsabilité des obligations financières et juridiques, ce qui est un inconvénient pour certains.
  • Les sociétés de personnes sont détenues par deux personnes ou plus. Les propriétaires partagent la responsabilité en fonction de leurs investissements.
  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) sont juridiquement distinctes de leurs propriétaires. Elles peuvent être dirigées par des personnes seules ou des sociétés de personnes. Les SARL protègent les propriétaires de toute responsabilité, celle-ci incombant à l'entreprise elle-même.
  • Les sociétés sont des entreprises indépendantes détenues par des actionnaires. Elles collectent des fonds en émettant des actions. Mais elles sont plus complexes à gérer. Cette option convient mieux aux grandes entreprises disposant de beaucoup de ressources.
  • Les organisations à but non lucratif se concentrent sur des causes sociales plutôt que sur la réalisation de bénéfices. Les revenus sont exonérés d'impôts, mais ils doivent être réinvestis dans l'organisation.

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2. Sélectionner un lieu

Une fois que vous savez quelle structure correspond le mieux à votre entreprise, choisissez un lieu d'implantation. La plupart des étapes de l'enregistrement d'une société américaine requièrent une adresse. Cette adresse doit rester la même tout au long de la procédure.

Ne vous inquiétez pas si vous ne disposez pas d'un espace de vente ou de bureau en dur. Vous pouvez utiliser une adresse virtuelle ou une adresse personnelle.

3. Choisir un nom d'entreprise

Votre entreprise a besoin d'un nom pour que les pouvoirs publics et les autres entreprises sachent qui vous êtes. Vous vous démarquerez ainsi de la concurrence. Choisissez un nom descriptif mais unique pour aider les gens à vous trouver et à vous reconnaître.

Apprendre à concéder un nom commercial sous licence vous permet de vous assurer que personne d'autre ne le revendique. Utilisez l'outil de recherche de l'Office américain des brevets et des marques (USPTO) pour vérifier si le nom est disponible. Lisez les instructions et remplissez une demande en ligne pour l'enregistrer en tant que marque. 

Il convient également de s'assurer que votre nom, ou une variante proche, est disponible sur les sites web et les médias sociaux. Dans le cas contraire, les clients pourraient avoir du mal à vous trouver. Par exemple, si invoicesimple.com est déjà utilisé, vous pouvez utiliser tryinvoicesimple.com.

Si vous prévoyez d'exercer votre activité sous un nom différent de celui que vous avez enregistré, vous devez également déposer une dénomination "doing business as" (DBA). C'est également le cas si vous êtes propriétaire unique et que le nom de votre entreprise n'est pas le même que votre nom de famille. Enregistrez le nom au niveau du comté, de l'État ou au niveau local.

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4. Obtenir un numéro d'identification de l'employeur (EIN)

L'étape suivante de l'enregistrement d'une entreprise est l'obtention d'un numéro d'identification des employés, ou EIN. Comme le numéro de sécurité sociale (SSN), le numéro d'identification des employés permet d'identifier votre entreprise pour les opérations bancaires et fiscales. Et comme pour le SSN, vous devez conserver votre EIN en lieu sûr afin de réduire le risque d'usurpation d'identité et de fraude fiscale.

Vous pouvez obtenir un EIN en faisant une demande en ligne sur le site web de l'IRS. Si votre demande est acceptée, vous le recevrez immédiatement. 

propriétaire d'entreprise

5. Demander des licences et des permis

Outre les détails tels que le nom et le numéro d'identification, vous avez besoin de licences et de permis. Les demandes varient en fonction du lieu et du secteur d'activité, mais les étapes sont similaires :

Déterminer les licences dont vous avez besoin

Commencez par rechercher les licences et permis qui s'appliquent à votre entreprise. Utilisez des guides tels que l'outil de recherche de licences de la Small Business Administration (SBA). Les licences les plus courantes sont les licences d'exploitation locales et les permis alimentaires. 

Instructions de révision

Lisez ensuite les instructions de chaque agence. Les détails tels que les formulaires et les exigences en matière d'affichage peuvent varier en fonction de l'État. Certaines régions ont également leurs propres réglementations et lignes directrices. 

Prenez note de toute différence et contactez les autorités émettrices si vous avez des questions. Cela vaut la peine de clarifier la situation maintenant et d'éviter toute erreur plus tard.

Compilation de la documentation

La plupart des demandes de licence requièrent des documents. Il s'agit souvent d'une autorisation de zonage, d'un EIN et d'un plan d'entreprise. Rassemblez tout ce dont vous avez besoin. Faites des copies afin d'en avoir toujours une pour référence.

Calculer les frais

Des frais sont à prévoir pour les demandes de permis, il faut donc prévoir un budget en conséquence. 

Attendre

Après avoir soumis vos demandes, prévoyez un délai suffisant pour le traitement et l'approbation. Le délai sera plus long si vous avez soumis votre demande pendant une période chargée, comme la fin de l'année fiscale.

De nombreux organismes de délivrance affichent leurs délais d'attente en ligne. Si le traitement d'une demande prend plus de temps que la moyenne, il n'est pas inutile de contacter l'agence pour obtenir une mise à jour.

Permis d'affichage

Certaines licences doivent figurer sur ou dans l'emplacement de votre entreprise. Il s'agit notamment des permis de construire et des licences de vente d'alcool. C'est la loi, il faut donc se renseigner sur les lignes directrices pour éviter de commettre des erreurs de conformité.

6. S'inscrire auprès des autorités nationales

Avec les permis et les licences en main, vous êtes prêt à officialiser votre entreprise. Pour ce faire, il faut :

  • Enregistrement auprès de l'État. L'enregistrement de votre entreprise auprès de l'État dépend de la structure de votre entreprise. Les SARL et les sociétés ont besoin de statuts d'organisation ou de constitution. Les entreprises individuelles peuvent n'avoir besoin que de licences d'exploitation locales.
  • S'enregistrer pour les impôts. En fonction de votre structure, inscrivez-vous aux impôts fédéraux, d'État ou locaux. Cela vous permet de payer les impôts en toute conformité avec la loi.
  • Souscription d'une assurance. Vous devrez peut-être prouver que votre entreprise a souscrit différents types d'assurance. Il s'agit notamment de l'assurance responsabilité civile générale en cas de blessures ou de dommages.

Ces étapes sont les plus courantes. Mais il peut y avoir des exigences liées à l'emplacement, telles que le respect des réglementations municipales en matière de zonage. Vérifiez auprès du bureau du secrétaire d'État et d'autres organismes que vous remplissez bien toutes les conditions requises.

7. Ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise

Une fois les formalités de dépôt et d'enregistrement terminées, vous pouvez vous concentrer sur les besoins quotidiens. Il s'agit notamment d'un compte bancaire.

Bien que vous puissiez utiliser un compte bancaire personnel, un compte professionnel dédié est souvent un meilleur choix. Il offre :

  • Protection juridique. L'utilisation d'un compte professionnel protège les actifs personnels contre toute réclamation à l'encontre de l'entreprise.
  • Séparation des finances personnelles et professionnelles. Les comptes commerciaux permettent de simplifier les déclarations fiscales et de suivre les flux de trésorerie et les recettes de l'entreprise.
  • Crédibilité. Les comptes professionnels officiels sont plus professionnels. 
  • Paiements en douceur. Les banques proposent des fonctionnalités supplémentaires aux entreprises. Il s'agit notamment de cartes de débit et de crédit professionnelles et de capacités de facturation.

Les frais et les caractéristiques varient d'une banque à l'autre. Comparez les options pour éviter de payer trop cher ou de passer à côté de certaines fonctionnalités.

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propriétaire d'entreprise ouvrant un compte bancaire

8. Respecter la réglementation

Le travail ne s'arrête pas une fois que vous avez une entreprise enregistrée et un compte bancaire. Respectez les règles juridiques et les normes industrielles en vigueur dans votre juridiction. Vous montrerez ainsi que votre entreprise fonctionne de manière sûre et éthique, ce qui vous aidera :

  • Éviter les sanctions juridiques 
  • Conservez votre permis 
  • Établir des relations avec les clients et les contacts 
  • Signaler la responsabilité et la compétence 
  • Débloquer des fonds 

Consultez l'administration américaine des petites entreprises pour connaître les normes de géolocalisation à respecter et toute autre exigence.

9. Comprendre les responsabilités fiscales

Le respect des obligations fiscales est une énorme responsabilité. Il faut y prêter attention tout au long de l'année, et pas seulement pendant la saison des impôts. 

Un respect scrupuleux des règles fiscales vous aide :

  • Renforcer la crédibilité auprès des régulateurs gouvernementaux
  • Demander des déductions
  • Éviter les frais 

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