Un guide pas à pas pour un traitement efficace des factures

6 mai 2024
illustration d'un processus

Les factures s'accumulent et votre bureau commence à ressembler à la tour de Pise. Transformez tous ces papiers en progrès grâce à un meilleur traitement des factures.

Le traitement des factures consiste à prendre des mesures organisées pour gérer les paiements entrants. Il commence lorsque vous recevez une facture et se termine lorsqu'elle est payée. En général, tout se passe dans le cadre d'un système en ligne qui rationalise et documente tout en un seul endroit.

Voici comment grimper dans la tour des factures et les traiter en toute confiance.

Qu'est-ce que le traitement des factures ?

Le traitement des factures consiste à gérer les factures que votre entreprise reçoit des fournisseurs. Il permet de s'assurer que vous ne manquez aucune étape importante.

La première étape consiste à vérifier l'exactitude d'une facture. Vérifiez que le relevé correspond aux biens ou services reçus et que le montant est correct. Si tout semble correct, vous pouvez l'envoyer pour approbation.

Une fois approuvée, la facture passe au traitement du paiement. C'est à ce moment-là que vous payez le fournisseur conformément aux conditions fixées. Après l'envoi de l'argent, la dernière étape consiste à enregistrer la transaction pour une comptabilité précise.

ARTICLE CONNEXE - Comment envoyer une facture?

Pourquoi le traitement des factures est-il important ?

homme entouré de papiers factures

Lorsque vous traitez les relevés rapidement, vous satisfaites les fournisseurs et maintenez un flux régulier de marchandises dans votre entreprise. Vous évitez également les frais de retard et jouissez d'une bonne réputation auprès des fournisseurs. 

Mais les avantages du traitement des factures ne se limitent pas aux relations avec les fournisseurs. Un système solide vous aide à maîtriser votre propre trésorerie. Vous savez exactement ce que vous devez et quand vous devez le faire. Ainsi, vous pouvez planifier à l'avance et éviter toute surprise qui pourrait vider votre compte en banque.

Un traitement efficace permet également de gagner du temps et de réduire les erreurs. Au lieu de passer des heures à rechercher des factures ou à essayer de déchiffrer une écriture désordonnée, vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre entreprise. De plus, lorsque vous disposez d'un système clair, vous êtes moins susceptible de commettre des erreurs. Vous ne paierez pas deux fois la même facture et vous n'oublierez pas d'enregistrer un paiement dans vos livres.

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

5 avantages du traitement des factures

Examinons quelques-uns des autres avantages du traitement des factures :

  1. Amélioration de la tenue des dossiers. Un système bien organisé facilite le suivi des dépenses et la recherche d'informations importantes lorsque vous en avez besoin. Cela est particulièrement utile pendant la saison des impôts ou en cas d'audit.
  2. Évolutivité. La croissance de votre entreprise s'accompagne d'une augmentation du nombre de factures à traiter. Un système efficace vous aide à gérer ce volume accru sans faillir.
  3. Paiements en temps voulu. Lorsque vous traitez les documents rapidement et efficacement, vous payez vos factures à temps, à chaque fois. Vous évitez ainsi les frais de retard et les problèmes avec les fournisseurs.
  4. Gain de temps. Lorsque vous ne passez pas des heures à rechercher des paiements ou à corriger des erreurs, vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à d'autres tâches essentielles. 
  5. Réduction des coûts. Les frais de retard, les paiements incorrects et les autres erreurs s'accumulent au fil du temps. En traitant les factures à l'aide d'un système efficace, vous évitez ces coûts inutiles et gardez plus d'argent dans votre poche.

ARTICLE CONNEXE - Comment énoncer les conditions de paiement d'une facture (avec un exemple de libellé)

Le traitement des factures en 6 étapes

personne chargée du traitement des factures

Le traitement d'une facture est simple si l'on respecte les étapes. Voici un aperçu de ce qu'il faut faire :

1. Recevoir la facture

La première étape consiste à obtenir la déclaration de votre fournisseur. Cela peut se faire de différentes manières. Certains vendeurs peuvent vous envoyer une copie physique par la poste, tandis que d'autres vous enverront une version numérique par courrier électronique. Quoi qu'il en soit, l'essentiel est d'avoir un endroit désigné pour tous les documents entrants afin que rien ne se perde.

2. Vérification de la précision

Une fois que vous avez la facture en main, examinez-la minutieusement. Assurez-vous que tous les détails essentiels y figurent. Il s'agit notamment du nom et des coordonnées du vendeur, de la date et de la description des biens ou des services. Vérifiez que le montant facturé correspond à ce que vous attendiez sur la base de votre bon de commande ou de votre contrat.

3. Obtenir l'approbation

Avant d'être payée, une facture doit être approuvée par une personne habilitée à dépenser au sein de votre entreprise. Il peut s'agir d'un chef de service, d'un directeur financier ou même du propriétaire, selon la structure de l'entreprise. Il s'agit de mettre en place un processus d'approbation clair afin que rien ne reste en suspens.

4. Calendrier de paiement

Une fois que la facture a reçu le feu vert, il est temps de planifier le paiement. C'est là qu'il est utile d'avoir une vision claire de votre trésorerie. Assurez-vous d'avoir suffisamment de liquidités pour couvrir la facture. Vous devez également choisir le meilleur mode de paiement : chèque, virement bancaire ou carte de crédit. L'entreprise qui reçoit l'argent doit vous dire ce qu'elle préfère.

5. Payer le vendeur

Effectuez le paiement par l'intermédiaire de votre banque ou de votre logiciel de comptabilité. Veillez à inclure tout numéro de référence pertinent, comme le numéro de la facture, afin que le fournisseur sache quelle facture vous payez.

6. Enregistrer le paiement

La dernière étape consiste à enregistrer le paiement dans votre système comptable. Cela implique généralement la création d'une nouvelle entrée dans votre grand livre. Cette écriture indique que l'argent quitte votre compte bancaire pour être versé sur le compte fournisseur approprié. Ne sautez pas cette étape. Elle vous permet de conserver des documents financiers exacts et d'éviter toute confusion ultérieure.

ARTICLE CONNEXE - Comment assurer le suivi des factures et des paiements?

Comprendre le traitement automatisé des factures et ses avantages

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il se peut que le traitement manuel vous prenne trop de temps. De plus, l'erreur humaine peut être à l'origine d'erreurs difficiles à déceler immédiatement. C'est là que l'automatisation entre en jeu.

Le traitement automatisé des factures utilise un logiciel spécial pour gérer tous les aspects de la facturation. Il s'agit notamment de

  • Numérisation des factures et extraction des détails clés
  • Correspondance entre les relevés et les commandes d'achat
  • Acheminement des documents pour approbation
  • Envoi automatique des paiements aux fournisseurs

En automatisant ces tâches, vous pouvez traiter les factures plus rapidement et à moindre coût. De plus, vous aurez plus de temps à consacrer au développement de votre entreprise et à la satisfaction de vos clients.

4 défis à relever en matière de traitement des factures

femme effectuant le traitement des factures

Apprendre à automatiser le traitement des factures peut vous aider à éviter de nombreux problèmes potentiels. En fait, il se peut que vous ne rencontriez jamais de problèmes si vous utilisez une plateforme efficace de traitement des paiements de factures en ligne. Mais le fait de connaître à l'avance les difficultés potentielles vous permettra de les résoudre en douceur, au cas où.

Ces défis sont notamment les suivants :

  1. Données inexactes. Des erreurs se produisent lorsque des détails importants manquent dans les documents, que les totaux sont incorrects ou qu'ils ne correspondent pas aux bons de commande. Ces inexactitudes peuvent entraîner des retards de traitement et de paiement.
  2. Factures perdues ou manquantes. Même lorsque vous automatisez votre système, vous devez toujours gérer des factures papier. Et il est facile de les perdre. Une page manquante peut entraîner des retards et des maux de tête importants pour vous et vos fournisseurs.
  3. Lenteur des approbations. Les allers-retours ou l'attente de signatures peuvent ralentir votre processus. Cela peut entraîner des retards de paiement et des relations tendues avec les fournisseurs.
  4. Manque de visibilité. Lorsque vous automatisez le traitement des factures, vous n'accordez pas forcément une attention particulière à chaque document. Il peut être difficile de savoir où en sont les choses. Ce manque de visibilité rend difficile la planification des paiements à venir ou la détection de problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Utilisez Invoice Simple pour traiter vos factures

Le suivi des factures entrantes est une chose. Mais lorsque vous les envoyez à vos clients, l'utilisation d'une plateforme de traitement des factures est l'un des moyens les plus efficaces d'éviter les pièges les plus courants et d'économiser du temps et de l'argent. C'est pourquoi vous devriez essayer Invoice Simple

Invoice SimpleLe système automatisé d'EMCS facture rapidement les clients, assure le suivi des reçus et vous informe de chaque date d'échéance et de chaque action à entreprendre. Il conserve également un enregistrement de chaque destinataire de la facture et assure le suivi des transactions mensuelles à l'aide d'un rapport intégré facile à partager avec votre comptable. Vous faciliterez le traitement des factures pour les personnes avec lesquelles vous travaillez, afin qu'elles reviennent encore et encore.

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