Se faire payer est plus qu'important. C'est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise. 

L'absence de paiements de la part des clients signifie l'absence de croissance. Cela signifie qu'il n'est pas possible d'investir dans vos compétences ou d'acheter l'équipement qui vous permettra d'être compétitif. 

Des paiements irréguliers et imprévisibles peuvent rendre votre entreprise impossible à gérer. Vous pourriez même être contraint de fermer boutique. En revanche, si les paiements sont corrects, votre santé financière sera florissante. 

Les devis et les factures font partie intégrante de ce processus. Ils permettent non seulement de s'assurer que vous êtes payé en totalité et à temps, mais aussi de donner l'image du professionnel que vous êtes. 

Facture ou devis : quelle est la différence ? Ce guide apporte des réponses. 

Nous verrons ce qu'est un devis, quand vous devez l'utiliser et quels en sont les avantages. Nous ferons ensuite de même pour les factures. 

Ensuite, nous partagerons des conseils de pro pour créer des factures et des devis, avant de terminer par quelques stratégies pour améliorer votre processus de paiement. 

C'est parti ! 

Qu'est-ce qu'une citation ? 

Tout d'abord, nous avons les devis, également appelés cotations ou relevés de prix. 

Un devis est une offre officielle. Il s'agit d'un document qui indique le coût des biens ou des services et les conditions du travail. Il est créé par des entreprises comme la vôtre et remis aux clients potentiels pour leur indiquer le coût d'un travail. 

L'objectif d'un devis est de fixer le prix et les conditions avant le début des travaux. C'est pourquoi on parle parfois de devis à prix fixe. 

Un devis à prix fixe est différent d'une estimation : 

• Une estimation est une prévision approximative du prix. Il s'agit d'une supposition basée sur les informations dont vous disposez actuellement. Elle n'est pas figée - le prix final peut être supérieur ou inférieur. 
• Un devis est définitif. C'est le prix exact du projet. Une fois que le client a accepté votre devis, vous ne pouvez plus en modifier le coût (sauf conditions particulières). 

Vous pouvez également être confronté à desdocuments de demande de devis (RFQ). Les entreprises à la recherche de services ou de produits envoient des appels d'offres à différents fournisseurs. 

Les fournisseurs utilisent alors les directives de formatage ou les modèles de devis de l'entreprise pour répondre. C'est ce qui rend ce type de devis unique. 

ARTICLE CONNEXE : Qu'est-ce qu'une facture de vente et comment en créer une en 5 étapes ? 

Quand les relevés de services sont-ils utilisés ? 

Les devis de services sont utilisés avant le début des travaux. Ils aident les clients à faire des choix éclairés, par exemple s'ils doivent s'offrir une mise à niveau ou faire des recherches pour obtenir une meilleure offre. 

En voici un exemple. 

Supposons qu'un propriétaire s'adresse à une entreprise de couverture pour obtenir un devis sur le remplacement de ses bardeaux. Il veut connaître le coût des bardeaux d'asphalte de base par rapport à celui d'un toit métallique de qualité supérieure. 

L'entreprise de couverture envoie un devis détaillé décrivant les deux options. 

Avec le devis en main, le propriétaire peut comparer les prix. Il peut décider s'il veut opter pour la durabilité ou s'en tenir à son budget. 

Un petit conseil : lorsqu'un client potentiel demande un devis, essayez de le lui envoyer dans les 24 heures. Il est intéressé par vos services et prêt à en savoir plus. Tirez-en pleinement parti. 

Avantages d'une offre de prix 

L'envoi d'un devis demande un peu de travail, mais c'est du temps bien utilisé. En voici les avantages : 

• Il permet d'éviter les dérives. Un devis clair fixe des limites. Il précise exactement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Les clients ne continueront pas à ajouter "juste une chose de plus" gratuitement. 
• Indique le coût total. Un devis indique clairement le montant du travail, afin que le client et vous-même sachiez à quoi vous attendre. 
• Liste de tout ce qui est nécessaire pour le travail. Un devis détaille les matériaux, la main-d'œuvre et les estimations de temps. Il facilite la planification et l'affectation des ressources. 
• Tout le monde est sur la même longueur d'onde. Pas de confusion, pas de surprise de dernière minute, pas de dispute sur ce qui a été promis. 
• Il vous aide à planifier votre trésorerie. Lorsque vous connaissez la valeur de l'emploi et le calendrier, vous pouvez prévoir les revenus et établir un budget pour les dépenses. 
• Vous protège contre les factures impayées. Un devis signé fait office de preuve d'accord. Si un client tente d'esquiver le paiement, vous disposez d'une confirmation écrite de ce qu'il a accepté. 
• Vous donnez l'impression d'être plus professionnel. Les clients font confiance aux entreprises qui fournissent des devis clairs et structurés. Cela montre que vous êtes organisé et transparent. Selon Forbes, "les consommateurs modernes attendent plus que des prix compétitifs - ils exigent d'être informés des décisions prises en matière de prix... La transparence est devenue aussi cruciale que le prix lui-même". 

Qu'est-ce qu'une facture ? 

Une facture est un peu comme un billet. Elle demande au client de payer pour un produit ou un service. Elle lui indique également comment payer et fixe la date d'échéance. 

Les factures énumèrent ce qui a été (ou sera) fourni et le coût total. Elle peut demander le paiement de la totalité ou d'une partie du montant. 

Les entreprises peuvent envoyer des factures par voie électronique. Par exemple, le client peut recevoir un courriel contenant une facture en pièce jointe au format PDF. 

D'autres entreprises peuvent remettre à leurs clients des factures traditionnelles sur papier. Elles peuvent les leur remettre en main propre ou les leur envoyer par la poste. 

Quelle que soit la méthode utilisée, l'objectif d'une facture est d'être payé. Et il va sans dire que le fait d'être payé est essentiel à la réussite et à la pérennité de votre entreprise ! 

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES : Les 9 éléments essentiels d'une facture pour une petite entreprise 

Quand les factures sont-elles utilisées ? 

Lorsque nous examinons la distinction entre facture et devis, il est important de savoir à quel moment ces deux termes sont utilisés. 

Les devis sont toujours envoyés avant un achat. Les factures, quant à elles, peuvent être envoyées avant, pendant ou après. Elles peuvent même être envoyées à plusieurs reprises à des intervalles de temps déterminés. 

• Vous pouvez envoyer une facture avant que le travail ne commence ou qu'un produit ne soit fourni. Cela permet de s'assurer que le client s'engage financièrement avant que vous n'investissiez du temps ou des ressources. Cette formule convient bien au travail sur mesure, aux projets de grande envergure ou à tout ce qui nécessite des coûts initiaux. 
• Vous pouvez envoyer une facture pendant les travaux - en général, une facture qui demande un paiement partiel après qu'une certaine étape a été franchie. Par exemple, un entrepreneur travaillant à la rénovation d'une maison peut envoyer une facture une fois la démolition terminée, mais avant de passer à la reconstruction. 
• Vous pouvez envoyer une facture une fois le travail terminé ou le produit fourni. Vous avez fait le travail, il est temps de vous faire payer. Ce processus convient mieux aux services ponctuels et aux petits projets. 
• Vous pouvez envoyer une facture récurrente. Cette option est idéale si vous proposez des services continus, des abonnements ou des provisions. 

Après l'envoi d'une facture, il se peut que vous l'utilisiez à nouveau. Pourquoi ? Parce que les factures enregistrent les transactions financières. 

Vous pouvez utiliser les factures pour savoir qui vous a payé et qui ne l'a pas fait. Vous pouvez ensuite assurer le suivi des soldes impayés. 

ARTICLE CONNEXE : Facture ou reçu : Quelle est la différence et laquelle doit utiliser votre entreprise ? 

Conseils de pro pour rédiger des factures et des devis parfaits 

Améliorez vos factures et vos devis et vous serez payé plus rapidement. C'est une grande victoire, surtout dans un contexte où près de 30 % des petites entreprises ne sont pas à l'aise avec leur trésorerie. 

Notre meilleur conseil : veillez à ce que vos documents soient clairs et complets. N'oubliez aucun détail important. 

Éléments à inclure dans un devis 

Un devis complet est un devis efficace. Veillez à ce que le vôtre comprenne les éléments suivants : 

• Détails de votre entreprise. Ajoutez le nom de votre entreprise, votre logo, vos coordonnées et tout numéro de licence ou d'identification fiscale. 
• Une formule de politesse professionnelle. Un simple "Cher [Nom du client]" donne à votre citation un caractère plus personnel et plus soigné. 
• Une ventilation détaillée des coûts. Indiquez les matériaux, la main-d'œuvre, les frais supplémentaires, les remises et les déductions potentielles. 
• Une liste claire de produits ou de services. Précisez ce qui est inclus afin que le client sache ce qu'il paie. 
• Conditions de paiement et date d'expiration. Indiquez au client la date d'échéance du paiement et la durée de validité du devis. 
• Notes sur les frais supplémentaires ou les conditions. Si certains facteurs sont susceptibles de modifier le prix final (par exemple, des demandes personnalisées ou des complications inattendues), mentionnez-les d'emblée. 

Assurez-vous de ne rien oublier ! 

Voici une bibliothèque de modèles pour vous aider à créer des devis professionnels. N'hésitez pas à les télécharger, à les modifier et à les utiliser. 

Éléments à inclure dans une facture de vente 

Lorsque vous rédigez vos factures de vente, ajoutez ces informations : 

• Un numéro de facture. Chaque facture doit avoir un numéro unique. Vous pourrez ainsi la retrouver plus tard. 
• Les coordonnées de votre entreprise. Indiquez le nom de votre entreprise, votre logo, votre adresse et vos coordonnées. 
• Informations sur le client. Indiquez le nom du client, son adresse et ses coordonnées. 
• Dates importantes. Indiquez la date d'émission de la facture et la date d'échéance (il peut s'agir d'une date réelle, comme le 11 mars, ou d'un délai, comme "Paiement dû dans les 14 jours suivant la réception"). 
• Ventilation des produits ou des services. Dressez la liste de tout ce qui a été fourni, avec les quantités, les heures travaillées, les prix unitaires et les coûts totaux. 
• Tous les ajouts, crédits ou déductions. S'il y a des taxes, des remises ou des frais supplémentaires, assurez-vous qu'ils sont détaillés. 
• Montant total dû. Additionnez le tout pour que le client sache exactement ce qu'il doit payer. 
• Conditions et méthodes de paiement. Indiquez comment et où le client doit envoyer son paiement : virement bancaire, carte de crédit ou PayPal, par exemple. 
• Politique en matière de retard de paiement. Si vous facturez des frais de retard ou des intérêts sur les paiements en souffrance, mentionnez-le ici. 

Vous cherchez le bon modèle de facture ? Téléchargez l'un de nos modèles de facture gratuits et faciles à utiliser pour commencer. 

Si vous avez besoin d'une facture plus personnalisée pour votre entreprise, consultez notre générateur de factures en ligne, un moyen simple de créer des factures professionnelles personnalisées. 

ARTICLE CONNEXE : Facture ou facture : Quelle est la différence ?

Améliorez vos processus de paiement 

Vous connaissez désormais les tenants et les aboutissants de la comparaison entre facture et devis. Il est temps d'améliorer votre processus de paiement : 

• Vérifiez votre méthode actuelle de devis et de facturation. Fonctionne-t-elle ? Y a-t-il des goulets d'étranglement ? Êtes-vous payé à temps ? Les clients sont-ils souvent désorientés ? 
• Trouvez des solutions à vos plus gros problèmes. Par exemple, si la facturation vous prend tellement de temps que vous la remettez à plus tard, envisagez d'utiliser un logiciel tel que Invoice Simple. Il vous permet de rationaliser la création et la gestion des devis et des factures.  
• Ajoutez une image de marque à vos devis et factures. Un petit logo et quelques changements de couleurs suffisent amplement.