Qu'est-ce qu'un avis de virement ? Tout ce qu'il faut savoir

6 mai 2024
femme scannant l'avis d'envoi de fonds

L'avis de paiement est la pièce du puzzle de la facturation qui permet aux vendeurs et aux clients d'être sur la même longueur d'onde. 

Ce document simple permet de suivre les paiements et de s'assurer que tout concorde pour les clients et les fournisseurs. Il contient des informations clés sur l'historique des paiements afin de prouver que les paiements ont bien été effectués.

Dans cet article, nous vous présentons tout ce que vous devez savoir sur les avis de virement : ce qu'ils sont, pourquoi ils sont importants et comment les créer et les envoyer.

Qu'est-ce qu'un avis de virement ?

L'avis de paiement est un document qu'un client envoie à un fournisseur pour confirmer qu'il a payé une facture. Il s'agit d'une preuve de paiement. Il aide le fournisseur à rapprocher ses comptes et à garder une trace des factures qu'il a réglées.

Lorsque vous effectuez un achat dans un magasin, vous recevez un reçu qui détaille ce que vous avez acheté et le montant. L'avis de remise fait office de reçu pour les entreprises, car il indique que la facture a été payée.

Un avis de virement comprend généralement les informations clés suivantes :

En fournissant ces détails, l'avis de remise aide les fournisseurs à mettre à jour leurs dossiers et à s'assurer qu'ils sont exacts. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, cela vous permet également d'avoir une vision claire de vos flux de trésorerie. Vous pourrez ainsi suivre facilement les factures payées.

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Quelle est la valeur de l'avis de virement ?

des conseils précis en matière de succession

L'avis de paiement peut sembler n'être qu'une formalité administrative de plus. Mais il s'agit en fait d'un outil efficace pour maintenir une bonne relation entre les vendeurs et les clients. Voici les principales raisons pour lesquelles ils sont utiles aux freelances, aux entrepreneurs et à tous ceux qui envoient des factures :

  • Il clarifie les détails du paiement. L'avis de paiement indique en un coup d'œil les détails les plus importants d'un paiement. Ces détails permettent aux vendeurs de savoir rapidement quelle facture a été payée et quel en est le montant. Le fait d'avoir ces informations à portée de main réduit le risque de confusion et de désaccord.
  • Il permet de tenir des registres précis. Ces documents aident les vendeurs à maintenir leurs finances en ordre en fournissant une preuve écrite du paiement. Il crée un enregistrement clair de toutes les transactions. Cela est particulièrement utile lorsque la saison des impôts arrive.
  • Il améliore la communication. Lorsque les clients envoient des avis de paiement, ils montrent qu'ils apprécient la relation et qu'ils souhaitent tenir le vendeur informé de l'état des paiements. Cela permet d'instaurer la confiance et la transparence.
  • Il accélère le rapprochement des paiements. Grâce aux informations contenues dans l'avis de paiement, les fournisseurs peuvent rapidement faire correspondre les paiements aux bonnes factures. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur.
  • Il facilite la planification des flux de trésorerie. Les avis de paiement permettent aux fournisseurs de savoir quand les paiements sont reçus. Cette information est essentielle pour la gestion des flux de trésorerie. En sachant quand les paiements sont attendus, les vendeurs peuvent prendre des décisions financières plus éclairées.

L'avis de paiement est un outil précieux. Il améliore la communication, la précision et les relations commerciales entre les vendeurs et les clients. 

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Que doit contenir l'avis de virement ?

Une fois que l'on a bien compris ce qui rend les avis de paiement utiles, il convient de se pencher sur les détails qu'ils doivent contenir. Par définition, les avis de paiement doivent contenir toutes les informations essentielles dont les vendeurs ont besoin pour faire correspondre les paiements aux factures et tenir les dossiers à jour.

Si vous êtes un client et que vous créez un avis de paiement, n'oubliez pas de l'inclure :

  • Le nom et les coordonnées de votre entreprise. Cela permet au vendeur ou à l'entreprise de savoir de qui provient le paiement et comment vous joindre s'il a des questions.
  • Le nom et l'adresse du vendeur. Veillez à ce que ces informations soient exactes afin que l'avis de paiement parvienne à la bonne personne.
  • Le numéro de la facture. Il s'agit de l'information la plus importante figurant sur le bordereau. Il permet au vendeur de faire correspondre le paiement à la bonne facture dans ses dossiers.
  • Le montant du paiement. Indiquez clairement le montant du paiement. Si vous réglez plusieurs factures en un seul paiement, indiquez le numéro de chaque facture et le montant correspondant.
  • La date de paiement. Indiquez la date de paiement pour faciliter le classement.
  • Le mode de paiement. Indiquez comment le paiement a été effectué, par exemple par chèque, carte de crédit ou virement bancaire. En cas de paiement par chèque, indiquez le numéro du chèque à titre de référence.

Voici un modèle de base pour un avis de paiement :

[Nom de l'entreprise]

[Adresse de l'entreprise]

[Ville, État, code postal]

[Numéro de téléphone]

[Adresse électronique]

[Date]

[Nom du vendeur]

[Adresse du vendeur]

[Ville, État, code postal]

Numéro de facture : [Numéro de facture]

Montant du paiement : [Montant du paiement]

Date de paiement : [Date de paiement]

Mode de paiement : [Mode de paiement]

L'inclusion de toutes ces informations sur un avis de paiement permet aux vendeurs d'affecter facilement les paiements aux bonnes factures et d'organiser leur comptabilité. La confiance entre les vendeurs et les clients s'en trouve renforcée.

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Quels sont les différents types d'avis de virement ?

Les entreprises utilisent trois types principaux d'avis de paiement : les avis de base, les avis détachables et les avis scannables. Chaque type présente des caractéristiques et des avantages uniques.

  1. Avis de virement de base. Il s'agit du type d'avis de paiement le plus simple. Il s'agit d'un document simple qui contient tous les détails essentiels du paiement, tels que le numéro de la facture, le montant du paiement et la date. L'avis de remise de base est facile à créer et peut être envoyé par courrier ou par courriel.
  2. Avis de remise amovible. Ce type d'avis de paiement est conçu pour être détaché de la facture. Le bordereau est généralement perforé ou imprimé sur une feuille de papier séparée qui peut être facilement retirée et renvoyée avec le paiement. La pièce amovible permet aux vendeurs de faire correspondre facilement les paiements aux factures.
  3. Avis de paiement scannable. Les avis de paiement scannables sont conçus pour être facilement scannés et traités par voie électronique. Ce type d'avis comporte un code-barres ou d'autres éléments lisibles par une machine, ce qui permet une saisie rapide et précise des données. Il est généralement utilisé par les grandes entreprises qui traitent un grand nombre de paiements.

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Comment créer et envoyer un avis de virement

un client heureux reçoit un avis de virement

Il n'est pas compliqué d'envoyer des avis de virement. Mais voici quelques étapes clés à suivre pour que tout se passe bien :

1. Rassembler les informations nécessaires

Avant de commencer à créer votre avis de paiement, assurez-vous que vous disposez de tous les détails essentiels. Il s'agit notamment du numéro de la facture, du montant du paiement, de la date du paiement et du mode de paiement. Vous aurez également besoin des coordonnées de votre entreprise ainsi que du nom et de l'adresse du fournisseur.

2. Choisissez votre format

Décidez du type d'avis de paiement que vous souhaitez utiliser : de base, détachable ou scannable. Si vous n'êtes pas sûr du format préféré par votre fournisseur, n'hésitez pas à lui demander.

3. Créer l'avis de virement

À l'aide des informations recueillies à l'étape 1, remplissez un modèle tel que celui fourni ci-dessus. Veillez à ce que tous les détails soient exacts et faciles à lire. Pour les avis de paiement scannables, veillez à inclure tous les éléments nécessaires à la lecture automatique, comme un code-barres. Avant de l'envoyer, vérifiez qu'il ne contient pas d'erreurs.

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4. Envoyer l'avis de virement

Une fois que votre avis de paiement est complet, il est temps de l'envoyer à votre fournisseur. Vous pouvez utiliser différentes méthodes :

  • Envoyer sous forme de bordereau. Si vous utilisez des avis de paiement sur papier, vous pouvez les joindre à votre paiement sous forme de bordereau. C'est un moyen simple et direct de s'assurer que votre vendeur reçoit les informations nécessaires.
  • Envoi par courrier. Une autre option pour les avis de remise sur papier consiste à les envoyer séparément par courrier. Cette solution peut s'avérer judicieuse si vous n'incluez pas de paiement physique ou si vous souhaitez fournir des informations plus détaillées sous la forme d'une lettre.
  • Envoyer par courrier électronique. Pour les avis de paiement électroniques, le courrier électronique est un moyen rapide et facile de transmettre les informations à votre fournisseur. Il suffit de joindre le fichier de l'avis de paiement à votre courriel et de l'envoyer au contact approprié.
  • Envoi par logiciel. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou de paiement, il est possible qu'il comporte des options intégrées pour l'envoi d'avis de paiement. Ces outils automatisent le processus. Ils garantissent que toutes les informations nécessaires accompagnent vos paiements électroniques.

5. Suivi si nécessaire

Une fois que vous avez envoyé votre avis de paiement, il est bon de prendre contact avec votre fournisseur pour confirmer qu'il l'a bien reçu. C'est particulièrement important si vous envoyez des avis de paiement sur papier, car il y a toujours un risque que des documents se perdent dans le courrier. Si vous n'avez pas de nouvelles de votre fournisseur dans un délai raisonnable, n'hésitez pas à le contacter.

Estimations et factures rapides et professionnelles

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, les conseils en matière de virement sont un outil utile. Mais vous ne pouvez pas compter sur vos clients pour organiser vos finances. C'est là que Invoice Simple peut vous aider.

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