Cómo gestionar los gastos de la empresa desde cualquier lugar: una guía sencilla

Lleva un control de los gastos de la empresa registrando cada compra en el momento en que se realiza. Utiliza fácilmente tu teléfono para guardar el recibo y asignarle una categoría.

De verdad que puede ser así de sencillo. Sin embargo, muchos empresarios siguen atascados en el método de la «caja de zapatos». Recibos arrugados apilados en el coche, en el bolso o en esa caja de zapatos. Meses después, te fijas en un cargo bancario y no recuerdas a qué correspondía. Ahora tienes que rebuscar entre ese montón de recibos viejos.

Es estresante, sobre todo cuando se acerca la época de la declaración de la renta, y te hace perder un tiempo muy valioso. De media, los empresarios pierden unas 1,5 horas al día en tareas innecesarias.

¿Quieres ahorrar ese tiempo? Una aplicación para llevar un control de los gastos de la empresa te ofrece un libro de cuentas digital fácil de entender, lo que significa que dedicarás menos tiempo a corregir errores y a buscar información.

En esta guía, aprenderás a llevar un control de los gastos de la empresa. Trataremos los siguientes temas:

• Registra cada gasto en el momento en que se produce con tu móvil
• Cómo guardar y organizar tus documentos
• Asignar categorías que reflejen los costes de tu empresa
• Revisar tus gastos para mantener el control sobre tus beneficios

El elevado coste de la pérdida de los recibos en papel

Si no registras una compra inmediatamente, corres el riesgo de perder la deducción fiscal. Eso significa que te quedas con menos de lo que ganas. Un recibo perdido es más que un simple problema administrativo. Es dinero que se queda en manos del IRS en lugar de quedarse en tu bolsillo.

Pagas por un servicio y luego guardas el recibo en la guantera. Pasan las semanas. Por fin llega la época de la declaración de la renta y no consigues recordar para qué fue exactamente ese cargo en tu tarjeta.

Así que no lo incluyes. No deducís los gastos deducibles, y eso significa que te queda menos neto.

Repetir esa rutina unas cuantas veces puede empezar a suponer un esfuerzo considerable.

Perder más de 1.000 dólares es una barbaridad, pero eso no es todo.

Los recibos olvidados o sin clasificar también requieren tiempo para gestionarlos. Si eres como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, lo último que necesitas es añadir más tareas administrativas a tu lista de cosas por hacer.

• El 45 % de las pequeñas empresas califican su productividad con una puntuación de solo 5 o 6 sobre 10.
• El 53 % de los directivos cambia constantemente de tarea y pierde 9 horas a la semana.
• El 46 % de los directivos afirma que las ineficiencias operativas constituyen un problema fundamental.
• El 41 % quiere disponer de más tiempo para crecer, pero solo el 35 % lo consigue.

¿Cuál es la solución? Tal y como se menciona en la Cámara de Comercio de EE. UU.:

«Una de las medidas que más se suele pasar por alto y que el propietario de una pequeña empresa puede adoptar para asegurarse de aprovechar al máximo todas las deducciones disponibles es llevar una contabilidad completa y adecuada».

En otras palabras, llevar un control de los gastos y organizarlos te permite ahorrar tiempo y dinero. Cada recibo que registras reduce tu base imponible. Eso significa que te quedas con una mayor parte de tus ingresos.

La ventaja añadida es que un gestor de gastos empresariales te ahorra tiempo, lo que te permite dedicarte a tu negocio en lugar de limitarte a trabajar en él. Se reduce tu carga de gastos generales. Y también se reduce tu carga de trabajo. 

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Creación de un registro digital en el punto de venta

Registra todos los recibos en cuanto los recibas con tu móvil. Olvídate de las conjeturas y asegúrate de que tus registros estén organizados y tengan un aspecto profesional. Al registrar los gastos en tiempo real, evitas perder recibos y reduces el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Además, sabrás exactamente en qué te gastas el dinero.

Lo primero que debes saber a la hora de aprender a llevar un control de los gastos de la empresa es la importancia del momento en que se realizan.

Debes crear un registro digital del recibo en el mismo punto de venta. Pagas, vuelves al coche y no te vas hasta que hayas terminado de escanear el recibo.

Puedes utilizar una aplicación como Invoice Simple para seguir este proceso de 60 segundos:

• Abre tu aplicación de control de gastos empresariales o de facturación en cuanto realices el pago.
• Haz una foto del recibo.
• Añade una breve nota si es necesario y asígnale una categoría (te explicaremos cómo hacerlo más adelante).
• Guárdalo.

Si lo comparas con el método de la caja de zapatos, la elección es obvia.

¿Papeles sueltos y recibos descoloridos de hace semanas o meses? Es imposible saber para qué servían. Aunque consigas averiguarlo, te llevará horas. Y ese tiempo, ya no lo recuperarás.

En su lugar, piensa en un archivo digital ordenado y claro. Tus recibos no se desvanecerán porque los has guardado en forma de foto. Son:

• Fecha:
• Legible
• Con función de búsqueda
• Clasificado por categorías

No tienes que andarte dando vueltas ni hacer conjeturas. Tienes la certeza. Dispones de documentos que justifican todos tus gastos deducibles.

Te quedarás con más dinero al final del año y dedicarás menos tiempo a hacer la declaración de la renta.

No hay inconvenientes. ¿Te apetece probarlo? Prueba Invoice Simple hoy mismo.

Clasificar tus gastos para elaborar informes financieros precisos

Asigna cada gasto a una categoría en cuanto lo registres. Así sabrás exactamente en qué se gasta tu dinero y tus informes serán más precisos. Si mantienes una clasificación coherente de tus gastos, dispondrás de más datos para asegurarte de que tu estrategia de precios sea rentable.

Ya has digitalizado tu recibo. El siguiente paso es asignarle una categoría. Así, los datos sin procesar se convierten en información útil.

A continuación se comparan ambos enfoques:

• Sin categorías, tus gastos no son más que una lista. No puedes detectar patrones ni identificar problemas.
• Gracias a las categorías, podrás tomar decisiones acertadas que te permitan mantener tu margen de beneficio.

Podrías utilizar categorías como:

• Combustible para los desplazamientos entre trabajos
• Materiales utilizados en la obra
• Compra de herramientas y material
• Gastos administrativos, como el software o las comisiones por procesamiento de pagos

Puedes determinar con exactitud en qué se gasta realmente tu dinero cada mes. Puedes calcular tus ganancias y pérdidas. Esto es fundamental a la hora de fijar el precio de tu trabajo.

Además, te ayuda a comprender mejor la diferencia entre el margen de beneficio y el margen comercial. Si tus costes aumentan pero tus precios se mantienen iguales, tu margen se reduce. Las categorías te permiten detectar esto fácilmente.

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Separación de los gastos personales y los gastos de la empresa a efectos de cumplimiento normativo

Asegúrate de llevar siempre por separado los gastos de tu empresa y los personales. Esto te protege en caso de auditorías y te ofrece una visión real de los costes de tu empresa. Así evitas confusiones y errores, a la vez que ahorras tiempo.

Mezclar los gastos personales con los de la empresa genera problemas:

• Una conexión bancaria
• Un montón de recibos
• No hay una línea divisoria entre lo que cuenta y lo que no.

Cuando te pones a revisar tus cifras, nada cuadra. Pierdes el tiempo clasificando los cargos en lugar de utilizar los datos para impulsar tu crecimiento.

Separar los gastos resuelve este problema. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Utiliza una tarjeta de crédito empresarial específica para todas las compras relacionadas con el trabajo
• Anota cada gasto en tu registro de gastos de la empresa en cuanto lo realices
• No pagues los gastos de la empresa con dinero en efectivo personal

Mantén tus gastos separados y así podrás calcular los costes relacionados con tu negocio. Tendrás una visión completa de tus gastos. A continuación, podrás utilizar esta información para:

• Fija tus precios de manera que cubran todos los gastos y te proporcionen un margen de beneficio adecuado.
• Invierte los beneficios en áreas de tu negocio que impulsen el crecimiento.
• Detecta los cargos duplicados o erróneos.
• Descubre qué trabajos son rentables y cuáles no.
• Planifica tu flujo de caja para que las facturas y los pagos de impuestos no te pillen por sorpresa.

Además, te protege en caso de que alguna vez se revisen tus registros. La separación te ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales y reduce el riesgo.

Revisar tus gastos semanales para proteger tus ingresos principales

Reserva 10 minutos cada semana para revisar tus gastos. Durante ese tiempo, señala cualquier error y corrígelo. Si hay gastos que se te hayan pasado por alto, añádelos. Una breve revisión semanal puede ahorrarte horas de trabajo más adelante y, posiblemente, aumentar tu salario neto.

Solo se necesitan diez minutos para ponerlo todo en su sitio. Ya has:

• Has guardado tus recibos
• Los clasificó
• Mantenía separados los gastos personales y los de la empresa

Ahora es el momento de revisar bien tus cifras. El objetivo es evitar que los pequeños errores se acumulen. Un gasto que se te ha pasado por alto aquí. Una categoría equivocada allá. Con el tiempo, tus registros se alejan cada vez más de la realidad.

Aprovecha tu revisión semanal para evitar esta situación. Esto es lo que tienes que hacer:

• Abre tu aplicación de seguimiento de gastos empresariales y revisa las transacciones recientes.
• Asigna cada cargo a un recibo o una nota.
• Fíjate si hay algo que te resulte extraño o que esté fuera de lugar.
• Corrige las categorías que falten o las entradas que no estén claras.

Piensa en ello como una forma de estar al tanto de lo que ocurre. Así te mantienes al tanto de los pequeños gastos, como las comisiones por procesamiento de pagos, el aumento del precio del combustible y las variaciones en el coste de los materiales.

Además, estás invirtiendo en tu futuro. Diez minutos hoy te ahorran:

• Tras varias horas de trabajo
• Pérdida de ingresos por no haber podido solicitar las deducciones fiscales para pequeñas empresas
• La angustia de tener que rebuscar entre un montón de papeles desordenados

Sabes en qué te gastas el dinero. Confías en tus cifras. Y, lo más importante, proteges tus ingresos principales.