Gérer ses dépenses professionnelles où que l'on soit : un guide simple

Suivez vos dépenses professionnelles en enregistrant chaque achat dès qu'il est effectué. Utilisez facilement votre téléphone pour enregistrer le ticket de caisse et lui attribuer une catégorie.

C'est vraiment aussi simple que ça. Pourtant, de nombreux chefs d'entreprise s'en tiennent encore à la méthode de la « boîte à chaussures ». Des reçus froissés s'accumulent dans votre voiture, votre sac ou cette boîte à chaussures. Quelques mois plus tard, vous tombez sur un prélèvement bancaire et vous ne vous souvenez plus à quoi il correspondait. Vous voilà alors obligé de fouiller dans cette pile de vieux reçus.

C'est source de stress, surtout à l'approche de la période des déclarations d'impôts, et cela vous fait perdre un temps précieux. En moyenne, les entrepreneurs perdent environ 1,5 heure par jour en temps perdu.

Vous souhaitez gagner du temps ? Un outil de suivi des dépenses professionnelles vous offre un registre numérique clair et intuitif, ce qui vous permet de passer moins de temps à corriger des erreurs et à rechercher des informations.

Dans ce guide, vous apprendrez à suivre vos dépenses professionnelles. Nous aborderons les points suivants :

• Enregistrer chaque dépense dès qu'elle est effectuée à l'aide de votre téléphone
• Conservation et classement de vos documents
• Attribuer des catégories qui reflètent les coûts de votre entreprise
• Faites le point sur vos dépenses pour garder le contrôle de vos bénéfices

Le coût élevé de la perte des reçus papier

Si vous n’enregistrez pas immédiatement un achat, vous risquez de perdre votre déduction fiscale. Cela signifie que vous toucherez moins de votre salaire net. Un ticket de caisse manquant, c’est bien plus qu’un simple casse-tête administratif. C’est de l’argent qui reste aux mains de l’ IRS au lieu de rester dans votre poche.

Vous payez un service, puis vous rangez le reçu dans la boîte à gants. Les semaines passent. Puis vient enfin le moment de remplir sa déclaration d'impôts, et vous ne parvenez pas à vous rappeler exactement à quoi correspondait ce prélèvement sur votre carte.

Du coup, vous ne le déclarez pas. Vous ne déduisez pas ces dépenses, ce qui signifie que votre salaire net est moins élevé.

Répéter cette routine plusieurs fois peut finir par peser.

Perdre plus de 1 000 dollars, c'est énorme, mais ce n'est pas tout.

Les reçus oubliés ou non classés prennent également du temps à gérer. Si vous êtes comme la plupart des chefs de petites entreprises, la dernière chose dont vous avez besoin, c’est d’ajouter encore plus de tâches administratives à votre liste de choses à faire.

• 45 % des petites entreprises évaluent leur productivité à seulement 5 ou 6 sur 10.
• 53 % des dirigeants passent d'une tâche à l'autre et perdent ainsi 9 heures par semaine.
• 46 % des dirigeants estiment que les inefficacités opérationnelles constituent un problème majeur.
• 41 % souhaitent disposer de plus de temps pour se développer, mais seuls 35 % y parviennent.

La solution ? Comme l'indique la Chambre de commerce des États-Unis:

« L’une des mesures les plus souvent négligées par les chefs de petites entreprises pour s’assurer de tirer pleinement parti de toutes les déductions possibles consiste à tenir une comptabilité complète et adéquate. »

En d'autres termes, le suivi et l'organisation de vos dépenses vous permettent de gagner du temps et de l'argent. Chaque reçu que vous enregistrez réduit votre revenu imposable. Vous conservez ainsi une plus grande partie de vos revenus.

En prime, un outil de suivi des dépenses professionnelles vous fait gagner du temps, ce qui vous permet de vous consacrer au développement de votre entreprise plutôt qu’à sa gestion quotidienne. Vos frais généraux diminuent, tout comme votre charge de travail. 

ARTICLE CONNEXE — Qu'est-ce que le taux d'imposition effectif et comment est-il calculé ?

Création d'un enregistrement numérique au point de vente

Enregistrez chaque reçu dès que vous le recevez à l'aide de votre téléphone. Ne vous fiez plus aux approximations et assurez-vous que vos registres soient bien organisés et professionnels. En saisissant vos dépenses en temps réel, vous évitez de perdre des reçus et réduisez le temps consacré aux tâches administratives. Vous savez également précisément où va votre argent.

La première chose à savoir lorsque l'on apprend à suivre ses dépenses professionnelles, c'est l'importance du timing.

Vous devez enregistrer numériquement votre ticket de caisse dès le moment de l'achat. Une fois vos achats réglés, retournez à votre voiture et ne partez pas avant d'avoir scanné votre ticket de caisse.

Vous pouvez utiliser une application comme Invoice Simple pour suivre cette procédure qui ne prend que 60 secondes :

• Ouvrez votre application de suivi des dépenses professionnelles ou de facturation dès que vous effectuez un paiement.
• Prenez une photo du ticket de caisse.
• Ajoutez une brève note si nécessaire et attribuez-lui une catégorie (nous vous expliquerons comment faire ci-dessous).
• Garde ça.

Si on compare ça à la méthode de la boîte à chaussures, le choix s'impose de lui-même.

Des feuilles éparses et des tickets de caisse défraîchis datant de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois ? Impossible de savoir à quoi ils correspondaient. Même si vous parvenez à le découvrir, cela vous prendra des heures. Et ce temps-là, vous ne le récupérerez jamais.

Pensez plutôt à un dossier numérique clair et bien organisé. Vos reçus ne s'effaceront pas puisque vous en avez enregistré une photo. Ils sont :

• Date :
• Lisible
• Consultable
• Classé par catégorie

Vous n'avez pas besoin de fouiller partout ni de faire des suppositions. Vous avez la certitude. Vous disposez de justificatifs qui attestent de toutes vos dépenses déductibles.

Vous toucherez davantage d'argent au cours de l'année et vous passerez moins de temps à remplir votre déclaration d'impôts.

Il n'y a aucun inconvénient. Envie de l'essayer ? Testez Invoice Simple dès aujourd'hui.

Classer vos dépenses par catégorie pour établir des rapports financiers précis

Attribuez chaque dépense à une catégorie dès que vous l'enregistrez. Cela vous permet de voir exactement où va votre argent et rend vos rapports plus précis. En classant systématiquement vos dépenses par catégorie, vous disposez de davantage de données pour vous assurer que votre stratégie tarifaire est rentable.

Vous avez numérisé votre ticket de caisse. L'étape suivante consiste à lui attribuer une catégorie. Cela permet de transformer des données brutes en informations utiles.

Voici une comparaison entre ces deux approches :

• Sans catégories, vos dépenses ne sont qu'une simple liste. Vous ne pouvez pas identifier de tendances ni repérer les problèmes.
• Grâce aux catégories, vous pouvez prendre des décisions éclairées qui vous permettent de préserver votre marge bénéficiaire.

Vous pourriez utiliser des catégories telles que :

• Carburant pour les déplacements entre deux chantiers
• Matériaux utilisés sur le chantier
• Achats d'outils et de matériel
• Frais administratifs tels que les coûts liés aux logiciels ou aux frais de traitement des paiements

Vous pouvez identifier précisément où va réellement votre argent chaque mois. Vous pouvez calculer vos bénéfices et vos pertes. C'est essentiel pour fixer le prix de vos prestations.

Cela permet également de mieux comprendre la différence entre la majoration et la marge. Si vos coûts augmentent mais que vos prix restent inchangés, votre marge diminue. Les catégories permettent de s'en rendre compte facilement.

ARTICLE CONNEXE — 5 étapes pour suivre les dépenses professionnelles

Séparation des dépenses personnelles et professionnelles à des fins de conformité

Veillez à toujours séparer vos dépenses professionnelles de vos dépenses personnelles. Cela vous protège en cas de contrôle fiscal et vous permet d'avoir une vision précise des coûts de votre entreprise. Vous évitez ainsi toute confusion et toute erreur, tout en gagnant du temps.

Mêler dépenses personnelles et dépenses professionnelles pose des problèmes :

• Un flux bancaire
• Une pile de reçus
• Il n'y a pas de frontière entre ce qui compte et ce qui ne compte pas.

Lorsque vous vous mettez à examiner vos chiffres, rien ne colle. Vous perdez du temps à trier les factures au lieu d'utiliser ces données pour stimuler votre croissance.

Le fait de classer vos dépenses par catégorie permet de résoudre ce problème. Voici comment procéder :

• Utilisez une carte de crédit professionnelle distincte pour tous vos achats professionnels
• Notez immédiatement chaque dépense dans votre outil de suivi des dépenses professionnelles
• Ne payez pas vos dépenses professionnelles avec votre argent personnel

Séparez bien vos dépenses : vous pourrez ainsi calculer les coûts liés à votre activité. Vous bénéficierez d'une visibilité totale sur vos dépenses. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations pour :

• Fixez vos prix de manière à couvrir toutes vos dépenses et à dégager une marge bénéficiaire satisfaisante.
• Réinvestissez vos bénéfices dans les secteurs de votre entreprise qui favorisent la croissance.
• Détectez les prélèvements en double ou erronés.
• Découvrez quels métiers sont rentables et lesquels ne le sont pas.
• Organisez votre trésorerie afin que les factures et les paiements d'impôts ne vous prennent pas au dépourvu.

Cela vous protège également en cas de contrôle de vos documents. La séparation des données vous aide à respecter vos obligations fiscales et réduit les risques.

Faire le point sur vos dépenses hebdomadaires pour préserver vos revenus principaux

Réservez 10 minutes chaque semaine pour passer en revue vos dépenses. Pendant ce temps, repérez les éventuelles erreurs et corrigez-les. S'il manque des dépenses, ajoutez-les. Une brève vérification hebdomadaire peut vous faire gagner des heures de travail par la suite et potentiellement augmenter votre salaire net.

Il suffit de dix minutes pour tout mettre en place. Vous avez déjà :

• Vous avez enregistré vos reçus
• Les a classées par catégorie
• A bien séparé ses dépenses personnelles de ses dépenses professionnelles

Il est maintenant temps de vérifier une nouvelle fois vos chiffres. L'objectif est d'éviter que les petits problèmes ne s'accumulent. Une dépense oubliée par-ci, une catégorie mal classée par-là. Avec le temps, vos registres s'éloignent de plus en plus de la réalité.

Profitez de votre bilan hebdomadaire pour éviter cette situation. Voici comment procéder :

• Ouvrez votre application de suivi des dépenses professionnelles et passez en revue vos transactions récentes.
• Associez chaque dépense à un reçu ou à une note.
• Vérifiez s'il y a quelque chose qui vous semble inhabituel ou qui n'est pas à sa place.
• Corrigez les catégories manquantes ou les entrées peu claires.

Considérez cela comme un moyen de rester à l'affût des dernières évolutions. Vous restez ainsi au courant des petites dépenses, telles que les frais de traitement des paiements, la hausse des prix du carburant et les fluctuations des coûts des matières premières.

Vous investissez également dans votre avenir. Dix minutes aujourd’hui vous permettent d’économiser :

• Après plusieurs heures de travail
• Perte de revenus due au fait que vous n'avez pas pu bénéficier des déductions fiscales accordées aux petites entreprises
• La galère de devoir fouiller dans une pile de papiers en désordre

Vous savez où va votre argent. Vous faites confiance à vos chiffres. Et surtout, vous protégez votre revenu principal.