Dirigir una pequeña empresa significa llevar muchos sombreros, y uno de los más importantes es administrar el dinero con prudencia.
Ahí es donde entran en juego los presupuestos y las previsiones. Estas dos herramientas de planificación financiera pueden parecer intimidantes, pero son increíblemente valiosas.
Una vez que entienda cómo funcionan, tomará decisiones más inteligentes, se preparará para lo inesperado y preparará su negocio para el éxito a largo plazo.
En este artículo, aprenderá la diferencia entre un presupuesto y una previsión, por qué ambos son importantes para la salud de su empresa y los pasos prácticos para crear cada uno de ellos.
También obtendrá consejos sencillos y prácticos que le ayudarán a empezar a planificar con confianza, incluso si los números no son su parte favorita de la gestión de una empresa.
¿Quiere saber más? Siga leyendo.
¿Qué es un presupuesto empresarial?
Elaborar el presupuesto de una empresa consiste en planificar y controlar los ingresos y los gastos.
También implica establecer límites financieros y planificar el gasto para disponer de los recursos necesarios para cubrir facturas, nóminas y otros gastos. Además, debe tener ingresos sobrantes para obtener beneficios.
Es probable que hayas creado un presupuesto en casa o incluso que lo estés utilizando ahora mismo. Llevas la cuenta de tus ingresos frente a tus gastos, como los servicios, la comida y el pago de la hipoteca o el alquiler.
El objetivo es el mismo: garantizar que cubres los gastos necesarios y que te queda algo para ahorrar.
Un presupuesto ayuda a evitar que su empresa gaste más de la cuenta, lo que puede causar graves problemas. Según datos de la Small Business Administration, sólo la mitad de las pequeñas empresas sobreviven cinco años.
La mala planificación financiera, incluida la falta de presupuesto, es uno de los factores que contribuyen al fracaso.
DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: 7 consejos presupuestarios para que éste sea el mejor año para su empresa
¿Qué es una previsión empresarial?
La previsión para las empresas está relacionada con la presupuestación, pero es más previsora. Consiste en predecir los ingresos y gastos futuros.
Para ello se utilizan datos, tendencias y objetivos empresariales.
Por ejemplo, puede que tu empresa esté ingresando 10.000 dólares semanales en este momento, lo que es importante a efectos presupuestarios. Pero un nuevo competidor en el mercado o una recesión económica podrían cambiar esa situación.
En consecuencia, podría prever unos nuevos ingresos de 8.000 dólares semanales.
Por el contrario, podría estar planeando ampliar su operación con un segundo local. Sus previsiones apuntan a un aumento de 10.000 $, con lo que el nuevo total ascendería a 20.000 $ mensuales. Los nuevos ingresos previstos se basan en los datos de ventas anteriores y en las tendencias históricas de su empresa.
Las tendencias pueden incluir los ingresos semanales y mensuales de los últimos meses o años. También pueden utilizar información como las fluctuaciones estacionales de la empresa y los patrones económicos que repercuten en los ingresos.
Diferencias clave entre presupuestación y previsión
¿Cuáles son las principales diferencias entre presupuestación y previsión?
En resumen, la presupuestación es más granular y se refiere al presente. En cambio, la previsión es más amplia y se refiere al futuro.
Cuando haces un presupuesto, estableces un plan financiero para las condiciones actuales. Cada mes ingresas una determinada cantidad de dinero, por lo que tus gastos deben mantenerse dentro de ese límite de ingresos. Además, el presupuesto debe tener en cuenta el dinero que quieras reservar para futuras ampliaciones o emergencias.
La previsión, en cambio, implica cierto nivel de predicción. Como la previsión no es tan precisa como el presupuesto y se extiende más en el futuro, es posible que tengas que ajustar el rumbo más adelante.
Factores imprevisibles pueden hacer que su previsión se vaya al traste. Los grandes acontecimientos, como las catástrofes naturales o las guerras, pueden afectar a sus previsiones. Incluso cosas personales, como una emergencia familiar o una enfermedad, pueden desbaratar tus planes.
Es habitual que las empresas hagan dos previsiones: una conservadora y otra más ambiciosa. Si te preocupa una recesión, por ejemplo, puedes utilizar la previsión más prudente como hoja de ruta. Pero si la economía mejora, puedes inclinarte en una dirección menos conservadora.
Por qué los presupuestos y las previsiones son fundamentales para las pequeñas empresas
A estas alturas, probablemente ya veas que la presupuestación y la previsión van de la mano. Sin estas herramientas, es mucho más fácil que una pequeña empresa o startup se hunda.
Cuando se utilizan conjuntamente de forma adecuada, la presupuestación y la previsión pueden:
- Evite los gastos excesivos y asegúrese de que paga sus facturas
- Prepárese para las temporadas bajas ahorrando dinero ahora
- Ayudar a contratar personal o a abrir nuevos locales
- Orientar el crecimiento y la toma de decisiones para el futuro
Un presupuesto y una previsión bien ejecutados también ayudan a las pequeñas empresas que buscan inversores o la confianza de los prestamistas. Es posible que tengas que elaborar estos planes cuando te dirijas a inversores de capital riesgo o solicites un préstamo o una línea de crédito.
5 pasos para crear un presupuesto empresarial
¿Cómo se elabora un presupuesto empresarial? Es mucho más sencillo si lo ves como una serie de pasos lógicos.
Reúna su información financiera
Empiece por reunir toda su información financiera en un solo lugar. Si utilizas un software empresarial que integra varias funciones, es posible que la tengas al alcance de la mano.
Si no, tendrá que revisar extractos bancarios, facturas y recibos. Necesitas todos los datos sobre las cuentas por pagar y por cobrar.
Hacer una estimación realista de los ingresos de la empresa
A continuación, calcula cuántos ingresos obtiene tu empresa cada semana o cada mes. Probablemente no sea una cantidad constante y fluctúe a lo largo de un determinado periodo de tiempo.
Pero puede estimar una media basada en los depósitos y pagos del trimestre o semestre más reciente. Y puedes añadir los nuevos clientes que esperas que contribuyan a tus ingresos en un futuro próximo.
Calcule sus gastos fijos
El tercer paso es saber, con precisión de un dólar, cuáles son sus gastos fijos. Se trata de pagos que permanecen constantes y suelen abonarse a intervalos fijos: semanal, mensual, trimestral o anualmente.
Los gastos trimestrales o anuales pueden promediarse si es necesario para obtener una imagen más clara de su gasto mensual.
Por ejemplo, si gasta 1.200 $ al año en cuotas de afiliación profesional o licencias, puede decir que son 100 $ al mes en esta categoría.
Su extracto bancario o su talonario de cheques le refrescarán la memoria para estos cálculos.
Es probable que incluyan:
- Alquiler o hipoteca
- Teléfono y servicios públicos
- Alquiler de material
- Software o suscripciones
- Nómina de los empleados
- Pólizas de seguros
- Préstamos empresariales fijos
- Costes del sitio web
ARTÍCULO RELACIONADO: Contabilidad de costes 101: Guía para pequeñas empresas
Lista de gastos variables
Los gastos variables son los que cambian de un pago a otro.
Algunos ejemplos son:
- Pagos con tarjeta de crédito
- Horas extraordinarias o comisiones
- Combustible y mantenimiento de vehículos
- Calefacción y refrigeración de oficinas
- Embalaje y envío
- Materias primas y suministros
- Impuestos y tasas de sociedades
- Publicidad y marketing
Determine si es necesario introducir cambios
El último paso en la preparación de un presupuesto es ajustarlo si no es factible o si no te está ayudando a alcanzar tus objetivos.
Por ejemplo, puede descubrir que sus gastos son demasiado elevados para sus ingresos. Esto le deja en la estacada en situaciones de emergencia, sin dinero para ahorrar de cara al futuro.
Aquí hay dos soluciones, que pueden utilizarse solas o combinadas. Puede aumentar sus ingresos atrayendo a más clientes o subiendo las tarifas. También puedes recortar gastos en la medida de lo posible.
Cómo crear una previsión para el año próximo
Imagine que quiere elaborar una previsión para el año que viene. ¿Por dónde empezar? Una vez más, basta con ir paso a paso.
Anote sus objetivos y planes
Empieza por hacer una lista de tus objetivos y planes para el próximo año. ¿No son lo mismo? En realidad, son un poco diferentes.
Tus objetivos son una lista de deseos que quieres cumplir. Los planes son acciones más concretas que incluso pueden estar ya en marcha. Piensa en los objetivos como estrategias y en los planes como tácticas.
Por ejemplo, un objetivo podría ser expandirse a una ciudad vecina con una segunda oficina. Un plan consiste en alquilar la oficina, contratar personal y ajustar el presupuesto para alcanzar este objetivo.
Examine cómo encaja su presupuesto en sus ideas de futuro
Como ya hemos dicho, tu presupuesto tiene que facilitar tus previsiones para que sean realistas. A veces eso funciona en sentido positivo, y a veces no.
La expansión puede aportar más ingresos, pero también lleva asociados mayores gastos. Cómo cubrirá esos gastos hasta que lleguen los clientes?
¿Existen problemas presupuestarios que podrían dar al traste con sus objetivos y planes de futuro? ¿Necesita un vehículo nuevo o equipos caros? Tal vez un miembro del personal se va de vacaciones o se traslada.
Necesitarás documentos presupuestarios que te ayuden en este paso, como:
- Cuentas de pérdidas y ganancias
- Estado de flujos de tesorería
- Balances
ARTÍCULO RELACIONADO: Cómo calcular el flujo de caja: fórmulas clave y ejemplos prácticos
Observar los patrones internos para tener una visión más amplia
A continuación, examine los patrones de la empresa durante el último año aproximadamente. ¿Qué observa?
- ¿Ha aumentado el negocio de forma constante?
- ¿Tiene fluctuaciones estacionales en sus ingresos?
- ¿Han aumentado sus gastos?
Una buena forma de observar patrones es representar gráficamente estos elementos para obtener una imagen completa con números concretos.
Explore las tendencias externas que pueden afectar a su empresa
A veces, hay acontecimientos que escapan a nuestro control y que tenemos que incorporar a nuestras previsiones.
¿Qué predicen los economistas para su región o país? ¿Influirá la política en el crecimiento? ¿Qué ocurre con sus competidores?
Crear un Plan A y un Plan B
Por último, plantéate hacer dos previsiones empresariales. Haz una más conservadora. La otra, una predicción más generosa si todo sale bien.
DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: ¿Cuál es la mejor forma de hacer un seguimiento de las previsiones de costes laborales?
Controlar y ajustar periódicamente
Es fundamental recordar que un presupuesto y una previsión son documentos vivos. Lo más probable es que haya que actualizarlos con el tiempo.
Esto se debe tanto a factores internos como externos. A menudo, cosas que escapan a su control, como la inflación o el desgaste de los trabajadores, reconfiguran su presupuesto y sus previsiones.
Establezca un recordatorio para comparar los datos reales con las previsiones a intervalos regulares, como mensual o trimestralmente. A continuación, realiza los ajustes necesarios para mantener el rumbo.
Cómo poner en marcha el presupuesto y las previsiones de su pequeña empresa
- Si su empresa es nueva, los presupuestos y previsiones son partes fundamentales de su plan de negocio más amplio. Por eso, si los completas, saldrás ganando, ya que te ayudarán en tareas como la obtención de préstamos y créditos.
- A muchos propietarios de pequeñas empresas les resulta útil contratar a un contable para que les ayude con algunos elementos. Una de las tareas subcontratadas más populares es la elaboración de la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Tu presupuesto no es sólo una lista de lo que has ganado y gastado a posteriori. Debe funcionar como un conjunto de límites en el lado de los gastos para seguir siendo solvente. Asegúrate de que todos los miembros de la empresa respetan el presupuesto de compras y son conscientes de las limitaciones asociadas.
- Cuanto más pueda integrar sus funciones financieras, más fácil le resultará operar. Por ejemplo, utilice un software de facturación como Invoice Simpleque incluye el seguimiento de gastos y el cálculo del margen de beneficios. Esto hará que la creación de presupuestos y previsiones sea más sencilla y rápida.
