Diriger une petite entreprise signifie porter de nombreux chapeaux, et l'un des plus importants est de gérer son argent avec sagesse.
C'est là qu'interviennent le budget et les prévisions. Ces deux outils de planification financière peuvent sembler intimidants, mais ils sont extrêmement utiles.
Une fois que vous comprenez leur fonctionnement, vous prenez des décisions plus judicieuses, vous vous préparez à l'imprévu et vous placez votre entreprise dans une perspective de réussite à long terme.
Dans cet article, vous découvrirez la différence entre un budget et des prévisions, l'importance de ces deux éléments pour la santé de votre entreprise et les étapes pratiques pour créer chacun d'entre eux.
Vous obtiendrez également des conseils simples et réalisables pour vous aider à planifier en toute confiance, même si les chiffres ne sont pas ce que vous préférez dans la gestion d'une entreprise.
Prêt à en savoir plus ? Lisez la suite !
Qu'est-ce qu'un budget d'entreprise ?
L'établissement d'un budget pour une entreprise consiste à planifier et à suivre les revenus et les dépenses.
Il s'agit également de fixer des limites financières et de planifier les dépenses afin de disposer des ressources nécessaires pour couvrir les factures, les salaires et les autres dépenses. En outre, vous devez disposer d'un excédent de recettes pour réaliser des bénéfices.
Vous avez probablement établi un budget à la maison ou vous en utilisez peut-être un en ce moment même. Vous faites le suivi de vos revenus par rapport à vos dépenses, telles que les services publics, les courses et le paiement d'un prêt hypothécaire ou d'un loyer.
L'objectif est le même : s'assurer de couvrir les dépenses nécessaires tout en gardant un peu d'argent pour l'épargne.
Un budget permet à votre entreprise d'éviter les dépenses excessives, qui peuvent entraîner de graves problèmes. Selon les données de la Small Business Administration, seule la moitié des petites entreprises survivent pendant cinq ans.
Une mauvaise planification financière, y compris l'absence de budget, est l'un des facteurs d'échec.
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Qu'est-ce qu'une prévision commerciale ?
Les prévisions pour les entreprises sont liées à la budgétisation, mais elles sont plus prospectives. Il s'agit de prévoir les recettes et les dépenses futures.
Pour ce faire, vous utilisez des données, des tendances et des objectifs commerciaux.
Par exemple, il se peut que votre startup génère actuellement 10 000 dollars par semaine, ce qui est important pour l'établissement du budget. Mais l'arrivée d'un nouveau concurrent sur le marché ou une récession économique pourrait changer la donne.
En conséquence, vous pourriez prévoir de nouvelles recettes de 8 000 dollars par semaine.
À l'inverse, vous pouvez envisager d'étendre votre activité en ouvrant un deuxième site. Vos prévisions tablent sur une augmentation de 10 000 $, ce qui porterait le nouveau total à 20 000 $ par mois. Le nouveau revenu prévu est basé sur les données des ventes passées et sur les tendances historiques de votre entreprise.
Les tendances peuvent inclure les revenus hebdomadaires et mensuels des derniers mois ou des dernières années. Elles peuvent également utiliser des informations telles que les fluctuations saisonnières de l'entreprise et les modèles économiques qui ont un impact sur les revenus.
Les principales différences entre la budgétisation et la prévision
Quelles sont les principales différences entre la budgétisation et la prévision ?
En bref, la budgétisation est plus granulaire et concerne le présent. En revanche, les prévisions sont plus larges et concernent l'avenir.
Lorsque vous établissez un budget, vous définissez un plan financier pour les conditions actuelles. Vous recevez un certain nombre de dollars chaque mois, et vos dépenses doivent donc rester dans les limites de ce revenu. Votre budget doit également tenir compte de l'argent que vous souhaitez mettre de côté en vue d'une croissance future ou d'une situation d'urgence.
Les prévisions, quant à elles, impliquent un certain niveau de prédiction. Comme les prévisions ne sont pas aussi précises que la budgétisation et qu'elles se projettent plus loin dans l'avenir, il se peut que vous deviez corriger le tir plus tard.
Des facteurs imprévisibles peuvent faire déraper vos prévisions. Des événements majeurs, tels que des catastrophes naturelles ou des guerres, peuvent avoir un impact sur vos prévisions. Même des événements personnels, comme une urgence familiale ou une maladie, peuvent faire dérailler vos plans.
Il est courant que les entreprises établissent deux prévisions : une prudente et une plus ambitieuse. Si vous craignez une récession, par exemple, vous pouvez utiliser la prévision la plus prudente comme feuille de route. En revanche, si l'économie s'améliore, vous pouvez opter pour une version moins conservatrice.
Pourquoi la budgétisation et les prévisions sont-elles essentielles pour les petites entreprises ?
Vous comprenez sans doute maintenant que l'établissement du budget et des prévisions va de pair. Sans ces outils, il est beaucoup plus facile pour une petite entreprise ou une startup de faire faillite.
Lorsqu'elles sont correctement utilisées ensemble, la budgétisation et les prévisions peuvent.. :
- Éviter les dépenses excessives et s'assurer de pouvoir payer ses factures
- Préparez-vous à affronter les périodes creuses en économisant dès maintenant
- Aider à l'embauche de personnel ou à l'ouverture de nouveaux sites
- Orienter la croissance et la prise de décision pour l'avenir
Une budgétisation et des prévisions bien exécutées aident également les petites entreprises à obtenir la confiance des investisseurs ou des prêteurs. Vous devrez peut-être produire ces plans lorsque vous vous adresserez à des investisseurs en capital-risque ou que vous demanderez un prêt ou une ligne de crédit.
5 étapes pour créer un budget d'entreprise
Comment établir un budget d'entreprise ? C'est beaucoup plus simple si l'on considère qu'il s'agit d'une série d'étapes logiques.
Rassemblez vos informations financières
Commencez par rassembler toutes vos informations financières en un seul endroit. Si vous utilisez un logiciel d'entreprise qui intègre diverses fonctions, vous pouvez les avoir à portée de main.
Dans le cas contraire, vous devrez examiner les relevés bancaires, les factures et les relevés de compte. Vous avez besoin de toutes les données relatives aux comptes créditeurs et débiteurs.
Faire une estimation réaliste du chiffre d'affaires de l'entreprise
Ensuite, déterminez le montant des revenus que votre entreprise perçoit chaque semaine ou chaque mois. Il ne s'agit probablement pas d'un montant constant et il fluctuera au cours d'une période donnée.
Mais vous pouvez estimer une moyenne sur la base des dépôts et des paiements effectués au cours du trimestre ou du semestre le plus récent. Vous pouvez également ajouter les nouveaux clients qui devraient contribuer à votre chiffre d'affaires dans un avenir proche.
Calculez vos dépenses fixes
La troisième étape consiste à connaître, au dollar près, le montant de vos dépenses fixes. Il s'agit de paiements qui restent constants et qui sont généralement effectués à intervalles fixes - hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels.
La moyenne des dépenses trimestrielles ou annuelles peut être calculée si nécessaire pour donner une image plus claire de vos dépenses mensuelles.
Par exemple, si vous dépensez 1 200 dollars par an en cotisations professionnelles ou en droits de licence, vous pouvez dire qu'il s'agit de 100 dollars par mois dans cette catégorie.
Votre relevé bancaire ou votre chéquier vous aideront à vous souvenir de ces calculs.
Il s'agit probablement des éléments suivants
- Loyer ou hypothèque
- Téléphone et services publics
- Location de matériel
- Logiciels ou abonnements
- Salaire des employés
- Polices d'assurance
- Prêts fixes aux entreprises
- Coût du site web
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Liste des dépenses variables
Les dépenses variables sont celles qui changent d'un paiement à l'autre.
En voici quelques exemples :
- Paiements par carte de crédit
- Heures supplémentaires ou commissions
- Carburant et entretien des véhicules
- Chauffage et refroidissement des bureaux
- Emballage et expédition
- Matières premières et fournitures
- Impôts et taxes des entreprises
- Publicité et marketing
Déterminer si des changements doivent être apportés
La dernière étape de l'élaboration d'un budget consiste à le modifier s'il n'est pas réalisable ou s'il ne vous aide pas à atteindre vos objectifs.
Par exemple, vous pouvez constater que vos dépenses sont trop élevées par rapport à vos revenus. En cas d'urgence, vous n'avez plus d'argent pour épargner en vue d'une croissance future.
Il existe deux solutions, qui peuvent être utilisées seules ou combinées. Vous pouvez augmenter vos revenus en attirant plus de clients ou en augmentant vos tarifs. Vous pouvez également réduire vos dépenses dans la mesure du possible.
Comment établir des prévisions pour l'année à venir ?
Imaginez que vous souhaitiez établir des prévisions pour l'année à venir. Par où commencer ? Là encore, il suffit de procéder étape par étape.
Notez vos objectifs et vos projets
Commencez par dresser la liste de vos objectifs et de vos projets pour l'année à venir. Ne s'agit-il pas de la même chose ? En fait, c'est un peu différent.
Vos objectifs sont une liste de souhaits pour ce que vous voulez accomplir. Les plans sont des étapes d'action plus concrètes qui sont peut-être déjà en cours. Considérez les objectifs comme des stratégies et les plans comme des tactiques.
Par exemple, un objectif pourrait être de s'étendre dans une ville voisine avec un deuxième bureau. Un plan prévoit la location du bureau, l'embauche de personnel et l'ajustement du budget pour atteindre cet objectif.
Examinez comment votre budget s'intègre dans vos idées pour l'avenir
Comme indiqué plus haut, votre budget doit faciliter vos prévisions pour les rendre réalistes. Parfois, cela fonctionne dans le bon sens, parfois non.
L'expansion peut générer des revenus supplémentaires, mais elle s'accompagne également d'une augmentation des dépenses. Comment allez-vous couvrir ces coûts jusqu'à ce que les clients soient là ?
Y a-t-il des problèmes budgétaires qui risquent de compromettre vos objectifs et vos projets futurs ? Avez-vous besoin d'un nouveau véhicule ou d'un équipement coûteux ? Un membre du personnel part peut-être en congé ou déménage.
Vous aurez besoin de documents budgétaires pour vous aider dans cette étape :
- Comptes de profits et pertes
- Tableau des flux de trésorerie
- Bilans
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Examiner les schémas internes pour avoir une vue d'ensemble
Examinez ensuite les tendances de l'entreprise au cours de l'année écoulée. Que remarquez-vous ?
- L'activité a-t-elle augmenté régulièrement ?
- Vos revenus connaissent-ils des fluctuations saisonnières ?
- Vos dépenses ont-elles augmenté ?
Une bonne façon d'observer les tendances est de représenter ces éléments sous forme de graphiques afin d'obtenir une vue d'ensemble avec des chiffres concrets.
Explorer les tendances externes susceptibles d'affecter votre entreprise
Il y a parfois des événements indépendants de votre volonté que vous devez intégrer dans vos prévisions.
Quelles sont les prévisions des économistes pour votre région ou votre pays ? La politique influencera-t-elle la croissance ? Que se passe-t-il chez vos concurrents ?
Créer un plan A et un plan B
Enfin, envisagez d'établir deux prévisions commerciales. L'une est plus prudente. L'autre est une prévision plus généreuse si tout se passe bien.
DE L'UN DE NOS PARTENAIRES : Quelle est la meilleure façon de suivre les prévisions de coûts des emplois ?
Contrôler et ajuster régulièrement
Il est essentiel de se rappeler qu'un budget et des prévisions sont des documents évolutifs. Ils devront très probablement être mis à jour au fil du temps.
Cela est dû à des facteurs internes et externes. Souvent, des éléments indépendants de votre volonté, comme l'inflation ou l'attrition des effectifs, modifient votre budget et vos prévisions.
Fixez un rappel pour comparer les données réelles aux projections à intervalles réguliers, par exemple tous les mois ou tous les trimestres. Ajustez ensuite si nécessaire pour rester sur la bonne voie.
Budget et prévisions de votre petite entreprise : un coup d'accélérateur !
- Si votre entreprise est nouvelle, les budgets et les prévisions sont des éléments clés de votre plan d'entreprise. Vous êtes donc gagnant lorsque vous les établissez, car ils vous aideront à obtenir des prêts et des crédits.
- De nombreux propriétaires de petites entreprises estiment qu'il est utile de faire appel à un comptable pour les aider dans certains domaines. L'une des tâches externalisées les plus courantes est l'établissement d'un compte de résultat.
- Votre budget n'est pas seulement une liste de ce que vous avez gagné et dépensé après coup. Il doit fonctionner comme un ensemble de limites en matière de dépenses afin de rester solvable. Veillez à ce que tous les membres de l'entreprise respectent le budget d'achat et soient conscients des limites qui y sont associées.
- Plus vous intégrez vos fonctions financières, plus il vous sera facile de fonctionner. Par exemple, utilisez un logiciel de facturation comme Invoice Simplequi inclut le suivi des dépenses et le calcul de la marge bénéficiaire. Cela simplifiera et accélérera l'élaboration des budgets et des prévisions.
