Vous pouvez mettre fin au travail 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en réglant vos tâches administratives pendant votre journée de travail. Utilisez votre téléphone pour envoyer des factures, enregistrer vos dépenses et suivre les paiements entre deux missions. Tirez également parti de l'automatisation pour mieux définir vos limites avec vos clients.
Dans ce guide, nous allons vous expliquer exactement comment faire.
En ce moment, votre travail vous suit probablement jusqu'à la maison, ce qui signifie que vous enchaînez avec une deuxième journée de travail autour de la table du dîner.
Il n'est pas étonnant que tant de chefs d'entreprise aient des difficultés:
- 87,7 % des personnes sont confrontées à au moins un problème de santé mentale.
- 34,4 % souffrent d'épuisement professionnel.
- 45,8 % souffrent d'un niveau de stress élevé.
Vous vous êtes lancé dans les affaires pour gagner en liberté. Au lieu de cela, les tâches administratives vous accaparent toutes vos nuits. Mettons-y un terme.
Vous apprendrez à :
- Réglez toutes les formalités administratives avant de quitter le chantier.
- Profitez des petits moments libres de votre journée pour vous organiser.
- Fixez des limites avec vos clients.
- Libérez-vous vos soirées.
Voici comment trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans une petite entreprise.
Pourquoi votre journée de travail ne s'arrête pas à 17 h
Votre journée de travail ne semble jamais s'arrêter à 17 h, car vous ramenez vos tâches administratives à la maison. Une fois votre travail terminé, vous ouvrez votre ordinateur portable à la table de la cuisine. Ce manque d'organisation vous fait perdre du temps et de l'énergie, et vous prive de la liberté que vous recherchiez en devenant chef d'une petite entreprise. Mais vous pouvez y remédier en mettant en place de meilleurs systèmes.
La journée a été longue, et tu es fatigué. Oui, le travail est terminé. Mais la paperasse ? Eh bien, tu n'y as pas encore touché.
Une nouvelle longue nuit t'attend.
Cette situation peut donner un sentiment d'isolement. Ce n'est pas un sujet dont on parle beaucoup. Mais c'est votre réalité, et vous en payez le prix :
- Votre administrateur vit dans trois, quatre, voire plusieurs endroits différents.
- Vous avez un mélange de notes prises sur votre téléphone, de bouts de papier, d'e-mails et de SMS.
- Vos documents sont éparpillés un peu partout : dans votre voiture, dans votre poche, dans votre sac de travail.
- Certains détails liés au travail ne sont gravés que dans ta tête, nulle part ailleurs. C'est à toi de t'en souvenir, mais tu es à bout.
Ce n'est pas ainsi que vit le propriétaire d'une petite entreprise productive. Sa journée s'achève bel et bien à 17 h.
Vous aussi, vous pouvez y arriver. Dans les sections suivantes, nous vous proposerons des astuces pratiques pour mettre fin à ces journées de travail interminables et retrouver vos soirées.
Régler les formalités administratives avant de quitter le domicile
Ne travaillez plus chez vous : réglez vos tâches administratives sur place avant de prendre la route. Grâce à votre bureau mobile, vous pouvez envoyer vos factures et enregistrer vos dépenses dès la fin de la mission, ce qui vous évite d'avoir à remplir des papiers le soir. Cela vous permet également de terminer chaque journée de travail sur une note positive, pour repartir du bon pied le lendemain.
C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les chefs d'entreprise remettent leurs tâches administratives à la nuit tombée : leur ordinateur portable est resté à la maison. Sans ordinateur portable, ils n'ont pas accès aux informations sur leurs clients ni aux logiciels (ou aux tableurs).
Mais si vous travaillez souvent en déplacement, votre administration devrait en faire autant.
Comment ? En transformant votre véhicule en bureau mobile. Pas besoin de bureau portable. Il vous suffit d'avoir votre téléphone et une application comme Invoice Simple.
Voici comment cela pourrait se dérouler au quotidien :
- Tu es assis dans ta camionnette une fois le travail terminé.
- Tu sors ton téléphone.
- Vous envoyez la facture avant la mise en route du moteur.
- Vous consignez les informations tant qu'elles sont encore fraîches dans votre mémoire.
C'est facile.
La règle de la ligne d'arrivée
Avec un équipement mobile adapté, vous pouvez appliquer la règle de la ligne d'arrivée.
Voici comment cela fonctionne : le travail n'est pas terminé tant que la facture n'a pas été envoyée et que les dépenses n'ont pas été enregistrées.
Ne vous dites pas : « Je m'en occuperai plus tard. » Vous clôturez le dossier comme il se doit, immédiatement :
- Ouvrez votre application de facturation et sélectionnez le client.
- Ajouter la main-d'œuvre.
- Ajouter des éléments.
- Envoyez la facture immédiatement.
- Conservez vos reçus ou prenez-les en photo pour garder une trace.
Cela ne prend que quelques minutes, mais ça vous évite bien des soucis pour le reste de la soirée.
Étude de cas : facturation sur place
Jesse George dirige TO2Rio, une équipe de photographes active dans toute l'Amérique du Nord.
Auparavant, son équipe envoyait les factures deux à trois jours après les événements. Ce retard était source de stress et entraînait des attentes divergentes de la part des clients. Mais lorsqu'ils sont passés à Invoice Simple, tout a changé.
Désormais, ils établissent leurs factures sur place, juste après chaque événement. Chaque facture détaille précisément ce qui a été photographié, quand et où. Cela permet de constituer un dossier complet qui inspire confiance aux clients.
Résultat : des paiements plus rapides, moins de relances et une image plus professionnelle.
Comme le dit Jesse : « Les autres applications de facturation n'offraient pas la même fluidité ni la même transparence. »
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Profitez pleinement de votre week-end en tirant le meilleur parti des moments libres de votre journée
Préservez votre week-end en profitant des petits moments libres de la journée pour régler vos tâches administratives. En 10 minutes, vous pouvez envoyer des factures et mettre à jour vos dossiers. Si vous vous y prenez régulièrement pendant la semaine, rien ne s'accumule et vous passez un week-end sans paperasse.
Pensez au temps que vous passez à attendre un client ou à rester assis dans votre voiture lorsque vous arrivez en avance.
Vous pouvez tirer parti de ces moments. Considérez-les comme de courtes sessions de travail et devenez un chef d'entreprise productif.
Tout d'abord, vous aurez besoin d'une application mobile fiable et facile à utiliser. Invoice Simple ces critères.
Vous pouvez alors suivre cette routine de 10 minutes :
- Minutes 1 à 2 : Ouvrez votre application et vérifiez s'il y a des factures impayées.
- Étapes 3 à 5 : Téléchargez vos reçus depuis votre application mobile ou votre tableau de bord.
- Minutes 6 à 8 : Associez chaque coût à la tâche correspondante.
- Minutes 9–10 : Envoyer une facture ou un rappel de paiement.
C'est fait.
Cette tâche aurait pu vous faire perdre une heure de votre temps libre à la maison. Au lieu de cela, vous l'avez accomplie en quelques minutes.
Avec Invoice Simple, vous pouvez envoyer des factures, suivre les paiements et enregistrer vos dépenses depuis votre téléphone en quelques clics seulement. Inscrivez-vous dès maintenant pour commencer.
Définir des limites avec les clients grâce à l'automatisation professionnelle
Fixez des limites plus claires lorsque les mises à jour destinées aux clients sont envoyées sans intervention manuelle. L'automatisation se charge d'envoyer les accusés de réception, les rappels, les mises à jour et les confirmations de paiement pendant que vous vous absentez. Vous gagnez du temps sur les tâches administratives et renvoyez une image professionnelle : tout le monde y gagne.
Beaucoup de chefs d'entreprise restent « connectés » parce que le silence est risqué. Vous craignez qu'un client pense que vous l'avez oublié. Vous pensez qu'une réponse tardive vous coûtera le prochain contrat.
Et vous avez raison : 53 % des consommateurs font appel à la première entreprise qui leur répond.
Alors, que faire ? Renoncer à des opportunités commerciales ? Ou se priver du repos dont on a besoin pour donner le meilleur de soi-même ?
La bonne réponse est : aucune des deux. Il vaut mieux recourir à l'automatisation.
L'automatisation, un outil de communication fiable
L'automatisation change la donne. Elle permet de se libérer des tâches administratives chronophages ou de ne pas retomber dans le rythme du travail lorsque l'on essaie de se détendre.
Les clients posent beaucoup de questions :
- « As-tu envoyé la facture ? »
- « Mon paiement a-t-il bien été effectué ? »
- « C'est pour quand ? »
- « Tu peux me le renvoyer ? »
Si votre système y répond automatiquement, vous n'avez pas besoin de le faire.
C'est ainsi que vous pouvez utiliser l'automatisation pour fixer des limites. Il ne s'agit pas d'ignorer vos clients, mais de répondre à leurs questions avant même qu'ils ne les posent.
Voici ce qu'il faut automatiser en premier :
- Envoi de la facture immédiatement après la prestation
- Les reçus de paiement sont envoyés immédiatement après le paiement
- Rappels de paiement envoyés à dates fixes
- Les dates d'échéance sont indiquées sur chaque facture
Chacune de ces mesures élimine une raison pour laquelle un client pourrait vous contacter la nuit.
À quoi cela ressemble-t-il dans la réalité ?
Imaginons que vous ayez terminé un chantier de pose de sol à 16 h 40. Vous restez assis dans votre fourgon pendant 6 minutes avant de repartir. Pendant ce temps, vous envoyez la facture.
À 20 h 12, le client effectue son paiement depuis son canapé. Il reçoit immédiatement un reçu automatique.
Vous n'avez plus besoin de toucher à votre téléphone ou à votre ordinateur. Le travail est terminé et payé.
Prenons maintenant un deuxième exemple.
Vous gérez un salon de coiffure et vous partez à 18 h. À 20 h 45, un client vous envoie un SMS pour savoir si son paiement a bien été enregistré.
Comme votre système a déjà envoyé un accusé de réception, ils peuvent consulter leur messagerie pour voir la réponse.
Sans automatisation, c'est vous qui devrez :
- Valider les paiements manuellement
- Renvoyer les factures
- Expliquer les dates d'échéance
À l'inverse, un système fiable garantit une gestion efficace. Il réduit la confusion et évite les questions répétitives, comme le montrent les deux exemples cités. Il vous fait également gagner du temps, ce qui renforce votre professionnalisme et contribue à offrir une expérience client exceptionnelle.
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Les avantages financiers d'un chef d'entreprise bien reposé
Prenez des décisions financières judicieuses lorsque vous êtes reposé et l'esprit clair. La fatigue entraîne des coûts non pris en compte, des réponses tardives, des erreurs de jugement et des erreurs de tarification, et ces erreurs réduisent vos bénéfices. En préservant votre temps libre, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions et d'atteindre plus efficacement vos objectifs de revenus à long terme.
Lorsque vous vous sentez épuisé, vous ressentez ce qu'on appelle de la fatigue cognitive.
Votre cerveau prend des raccourcis. Vous oubliez des détails importants et remettez à plus tard des tâches qui ne prennent qu'une minute ou deux.
Cela a une incidence sur vos résultats financiers. Il se peut que vous omettiez certaines dépenses lors de la facturation ou que vous ne les enregistriez pas :
- Vos charges salariales, c'est-à-dire votre salaire majoré des impôts et des cotisations sociales
- Vos frais généraux, qui comprennent le carburant, l'outillage, le temps consacré à l'administration et d'autres dépenses générales
- Les frais de traitement des paiements, qui s'accumulent au fil des nombreuses missions
- Suppléments ou options demandés par vos clients en cours de projet
- Le temps de trajet entre deux chantiers, qui continue de vous coûter du carburant et d'user votre véhicule
Vous pourriez également confondre « marge commerciale » et « marge ».
Le véritable coût de la fatigue mentale
Voici un exemple basé sur un mois type :
| Erreur | Que s'est-il passé ? | Coût par instance | Fréquence mensuelle | Coût mensuel total |
| Reçus manquants | Vous avez oublié d'enregistrer les fournitures ou le stationnement. | $18 | 10 | $180 |
| Charge de travail sous-estimée | Vous avez pris en compte les salaires, mais vous avez oublié les charges sociales, les cotisations d'assurance ou les heures non facturables rémunérées. | $65 | 6 | $390 |
| Charge administrative sous-estimée | Vous avez chiffré le coût de la prestation, mais vous avez oublié de prendre en compte le carburant, le temps administratif, l'usure des outils ou les frais de déplacement. | $45 | 8 | $360 |
| Un contrat perdu à cause d'une réponse tardive | Vous avez répondu trop tard à une demande de devis, et le client a donc fait appel à quelqu'un d'autre. | $850 | 1 | $850 |
| Réécriture à partir de notes prises à la hâte | Vous êtes revenu pour régler un détail, car les mesures ou le cahier des charges étaient incomplets. | $220 | 2 | $440 |
| Modification de commande jamais facturée | Le client a approuvé des travaux supplémentaires, mais vous avez omis de les ajouter à la facture. | $140 | 2 | $280 |
| Frais de traitement des paiements non comptabilisés | Les frais de carte ont été prélevés sur le paiement, mais vous ne les avez pas pris en compte dans la tarification. | $12 | 12 | $144 |
| Coût mensuel total estimé | $2,644 |
Cela représente plus de 2 000 dollars que vous pourriez récupérer en apportant quelques changements simples à vos habitudes.
Que feriez-vous avec cet argent supplémentaire ? Vous l'investiriez dans votre entreprise ? Vous prendriez de vraies vacances ? Vous embaucheriez un collaborateur ?
Tout est possible.
Quatre façons de protéger vos bénéfices
Gagnez du temps, optimisez vos processus, réduisez le risque d'épuisement professionnel et profitez des avantages financiers que procure le repos en tant que chef d'entreprise. Voici comment :
- Notez tous les frais et envoyez votre facture avant de quitter le chantier.
- Utilisez l'automatisation pour réduire les échanges avec les clients.
- Répondez le jour même aux nouvelles demandes d'emploi.
- Profitez des moments creux pour régler vos tâches administratives afin de pouvoir partir à l'heure à la fin de la journée.
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FAQ
Voici les questions que se posent souvent les propriétaires qui souhaitent retrouver du temps libre.
Comment puis-je me forcer à arrêter de faire de la paperasse à la maison ?
Ensuite, appliquez la « règle de la ligne d'arrivée » : un travail n'est terminé que lorsque la facture a été envoyée et les dépenses enregistrées. Faites-le avant de quitter le chantier à l'aide d'une application comme Invoice Simple.
Quelle est la meilleure façon de traiter les messages des clients en dehors des heures de bureau ?
Tout d'abord, assurez-vous que toutes les conditions du projet sont parfaitement claires. Mettez-vous à la place de votre client : que souhaite-t-il savoir et de quoi a-t-il besoin ? Répondez à ses questions avant même qu'il ne les pose.
Ensuite, utilisez des réponses automatiques afin de pouvoir répondre rapidement sans aucun effort manuel. Vous pouvez, par exemple, configurer des rappels de paiement et des confirmations de paiement automatiques.
Ne répondez en dehors des heures de bureau que si cela a une incidence sur le planning du lendemain. Tout le reste peut attendre.
Une application de facturation peut-elle vraiment me faire gagner suffisamment de temps pour que cela ait un impact sur ma vie personnelle ?
Une bonne application vous permet d'envoyer des factures, de suivre les paiements et de saisir vos dépenses en quelques minutes. Cela vous évite de devoir passer des heures à rattraper votre retard plus tard.
En gérant vos tâches administratives en temps réel, vous récupérez vos soirées et évitez la fatigue mentale. Vous passez plus de temps en famille, vous vous reposez davantage, vous dormez mieux… les avantages sont innombrables.
Vous arrivez le lendemain plein d'énergie, créatif et prêt à donner le meilleur de vous-même.
