Una factura es un documento o recibo enviado por un proveedor de bienes y servicios a su cliente. Las facturas detallan la transacción e incluyen los importes y las condiciones de pago. ¿Qué significa esto para compradores y vendedores? Las facturas son un acuerdo escrito que verifica el intercambio entre el comprador y el vendedor, que establece una obligación de pago por parte del comprador. Las facturas suelen denominarse "facturas de venta", "facturas" o "extractos".
¿Para qué sirve una factura?
Existen muchos tipos de facturas que varían ligeramente según el sector y el país (por ejemplo, las facturas comerciales incluyen el peso y las dimensiones de los productos para facilitar su despacho de aduana). Tradicionalmente, las facturas eran documentos en papel, pero hoy en día se envían habitualmente por vía electrónica.
¿Qué significa una factura para compradores y vendedores? Las facturas son un acuerdo por escrito que acredita la transacción entre el comprador y el vendedor, y que establece la obligación de pago por parte del comprador.
Cómo hacer una factura
Tanto si ya has enviado muchas facturas como si estás redactando la primera, es importante saber cómo redactar una factura correctamente. Una factura consta de muchas secciones diferentes y omitir alguna de ellas puede dar una imagen poco profesional. Ten en cuenta que hemos utilizado Invoice Simple como nuestro guía sobre cómo facturar, pero los pasos deberían ser bastante coherentes independientemente del software de facturación que utilice.
Si primero necesitas aclarar qué es una factura, lee esto. Si prefieres trabajar con una plantilla en lugar de utilizar nuestro generador de facturas en línea, echa un vistazo a nuestra colección de plantillas de facturas gratuitas.
Aunque redactar una factura es una buena señal para su empresa, puede resultar un poco tedioso. Al cabo de un tiempo, puede que tengas la sensación de que pasas más tiempo rellenando facturas que haciendo el trabajo por el que te pagan.
Por eso es tan importante contar con un software de facturación muy sencillo como Invoice Simple , que te permite dedicar menos tiempo a hacer de contable y más tiempo a hacer el trabajo que te gusta. A continuación te explicamos cómo emitir una factura de la forma más sencilla posible: utilizando un software de facturación online.
Cómo redactar una factura
Estos son los cinco pasos para redactar una factura con eficacia y profesionalidad.
1. Personalice y haga profesional su factura
Para empezar, elija el color que mejor represente a su marca y cargue el logotipo de su marca. Esto dará a tu factura un aire profesional y personalizado. Por último, quizá quieras modificar lo que aparece en el recuadro "factura". Si llamas a tus facturas de otra manera (por ejemplo: factura, proforma, recibo), de lo contrario déjalo como está.
2. Rellene la información de contacto correspondiente en su factura
Este paso es bastante sencillo, pero a menudo se pasa por alto al redactar una factura. Incluye los datos de contacto del destinatario de la factura, así como los del remitente. Esto incluye el nombre, el correo electrónico, la dirección y el teléfono. Si tienes un número de teléfono de la empresa, inclúyelo también. Esta es otra forma más de ayudarte a redactar facturas con un aspecto profesional.
3. Seleccione una fecha de vencimiento en su factura
Invoice Simple se enorgullece de facilitarte el proceso de facturación. Por eso, en esta sección, solo tienes que marcar la casilla junto a «Vencimiento». A continuación, selecciona la fecha en la que deseas que se pague la factura. A partir de ahí, los plazos se completarán automáticamente. Además, tanto el «Número» como la «Fecha» de la factura se rellenan solos.
Si ya ha enviado facturas anteriormente (por ejemplo, utilizando una de nuestras plantillas de facturas), ajuste aquí el número de factura para que coincida con su secuencia actual.
¿Qué es un número de factura?
Un número de factura es una forma sencilla de hacer un seguimiento de sus facturas y de que sus clientes hagan un seguimiento de usted. Al asignar un número único a cada factura que envías, te facilitas el seguimiento del estado de los pagos. Si el número es secuencial, los clientes pueden ver más fácilmente cómo y cuándo tienen que pagar.
4. Indica los proyectos o tareas por los que vas a facturar al cliente
Aunque ya casi hemos terminado de explicarte cómo redactar una factura, presta especial atención a esta sección, ya que podría decirse que es la más importante. A los clientes les gusta saber exactamente por qué les estás cobrando… así que, en este caso, cuanto más detallado sea, mejor. Ofrece una descripción concisa y clara del servicio o la tarea. Por ejemplo: «Gestión del marketing en redes sociales para julio». A continuación, escribe una descripción de entre una y tres frases en la que le recuerdes al cliente en qué consistió tu trabajo.
A continuación, introduce el precio y la cantidad; la cantidad variará dependiendo de si cobras por horas o por proyecto. También deberás marcar o desmarcar la casilla situada debajo de «impuestos», dependiendo de si incluyes o no los impuestos.
Y, por último, puedes añadir algunos comentarios adicionales al final para dar más detalles; es un buen momento para agradecer a tu cliente la oportunidad de trabajar con él.
5. Añadir información de pago
Para facilitar el proceso de pago, incluye los datos de pago en la factura (incluidas las condiciones y las formas de pago ). Si decides añadir impuestos o descuentos a los servicios, puedes hacerlo en esta sección. No obstante, esto es, por supuesto, opcional. Desde aquí, elige cómo compartir la factura. Puedes compartir la URL, descargarla en formato PDF, imprimirla o simplemente enviarla por correo electrónico a tu cliente.
¿Tienes alguna otra pregunta sobre cómo redactar una factura o cómo facturar a los clientes? Si es así, no dudes en enviarnos un correo electrónico a [email protected]. Si no es así, empieza a crear tu factura aquí.
¿Qué debe incluir una buena factura?
Además de seguir los cinco pasos descritos anteriormente, tendrás que asegurarte de que incluyes la información más importante en la factura. La mayoría de estos elementos se tratan en los cinco pasos para redactar una factura: condiciones de pago, número de factura, etc.
Pero también es posible que desee una lista más definitiva de las cosas que debe incluir en una factura. Comprueba dos veces que incluyes cada uno de estos elementos en cada factura que envías:
La palabra «factura», para que se distinga de los presupuestos o las estimaciones. Asegúrate también de incluir…
- Un número de factura único
- Sus datos completos: nombre, dirección y número de teléfono
- Datos completos del cliente: nombre, dirección y número de teléfono
- Fecha de facturación
- Lista de productos o servicios prestados, incluidos costes e impuestos
- Importe total facturado
- Condiciones de pago, información e instrucciones
Descargar un modelo gratuito de factura
Pruebe hoy mismo una muestra para ver lo fácil que puede resultarle crear la factura perfecta para su negocio. No importa cuál sea tu negocio, podrás elegir las opciones adecuadas para que la factura incluya lo que necesitas para tu empresa. Le ofrecemos todas las opciones que pueda necesitar en la muestra gratuita para que se haga una idea de cómo podría ser una factura personalizada para su empresa.
El botón de arriba te llevará a Google Sheets, donde podrás ver la factura de muestra. Desde allí, seleccione "Archivo -> Hacer una copia" para obtener su propia versión editable.
Cómo enviar su factura
Puedes enviar tu factura por correo electrónico, descargar una copia en PDF o enviarla como enlace, todo ello mediante nuestro generador de facturas. Si envías tu factura por correo electrónico directamente desde Invoice Simple, te avisaremos cuando tu cliente la consulte, lo cual resulta útil para hacer un seguimiento posterior. Si envías un enlace a tu cliente, este podrá descargar o imprimir la factura desde dicho enlace.
