Une facture est un document ou une note envoyée par un fournisseur de biens et de services à son client. Les factures détaillent la transaction et indiquent les montants et les conditions de paiement. Qu'est-ce que cela signifie pour les acheteurs et les vendeurs ? Les factures constituent un accord écrit attestant de l'échange entre l'acheteur et le vendeur, qui établit une obligation de paiement de la part de l'acheteur. Les factures sont souvent appelées "factures de vente", "factures" ou "relevés".
À quoi sert une facture ?
Il existe de nombreux types de factures, qui varient légèrement selon le secteur d'activité et le pays (par exemple, les factures commerciales indiquent le poids et les dimensions des produits afin de faciliter leur passage en douane). Autrefois, les factures étaient des documents papier, mais elles sont aujourd'hui généralement envoyées par voie électronique.
Que représente une facture pour les acheteurs et les vendeurs ? Les factures constituent un accord écrit attestant de la transaction entre l'acheteur et le vendeur, qui établit une obligation de paiement de la part de l'acheteur.
Comment établir une facture
Que vous ayez déjà envoyé de nombreuses factures ou que vous vous apprêtiez à rédiger votre première, il est important de savoir comment rédiger correctement une facture. La rédaction d'une facture comporte de nombreuses sections différentes, et en omettre une pourrait vous faire passer pour un amateur. Veuillez noter que nous avons utilisé Invoice Simple comme guide pour savoir comment facturer, mais les étapes devraient rester cohérentes quel que soit le logiciel de facturation que vous utilisez.
Si vous avez d'abord besoin d'explications sur ce qu'est une facture, lisez ceci. Si vous préférez travailler à partir d'un modèle plutôt que d'utiliser notre générateur de factures en ligne, rendez-vous sur notre collection de modèles de factures gratuits.
Si la rédaction d'une facture est un bon signe pour votre entreprise, elle peut aussi devenir un peu fastidieuse. Au bout d'un certain temps, vous aurez peut-être l'impression de passer plus de temps à remplir des factures qu'à effectuer le travail pour lequel vous êtes payé.
C'est pourquoi il est si important de disposer d'un logiciel de facturation ultra simple comme Invoice Simple –– qui vous permet de passer moins de temps à faire de la comptabilité et plus de temps à faire le travail que vous aimez. Voici comment établir une facture de la manière la plus simple possible — en utilisant un logiciel de facturation en ligne.
Comment rédiger une facture
Voici les cinq étapes pour rédiger une facture de manière efficace et professionnelle.
1. Personnalisez et rendez votre facture professionnelle
Pour commencer, choisissez une couleur qui représente le mieux votre marque et téléchargez le logo de votre marque. Cela donnera à votre facture un aspect professionnel et personnalisé. Enfin, vous pouvez modifier le contenu de la case "facture". Si vous donnez un autre nom à vos factures (par exemple : facture, pro forma, reçu), laissez-le tel quel.
2. Remplir les informations de contact appropriées sur votre facture
Cette étape est assez simple, mais elle est souvent négligée lors de la rédaction d'une facture. Indiquez les coordonnées du destinataire de la facture, ainsi que celles de l'expéditeur. Cela comprend le nom, l'adresse e-mail, l'adresse postale et le numéro de téléphone. Si vous disposez d'un numéro professionnel, mentionnez-le également. C'est là un autre moyen de vous aider à rédiger des factures qui ont un aspect et un ton professionnels.
3. Sélectionnez une date d'échéance pour votre facture
Invoice Simple se fait un point d'honneur de vous faciliter le processus de facturation. Ainsi, dans cette section, il vous suffit de cocher la case à côté de « Échéance ». Sélectionnez ensuite la date à laquelle vous souhaitez que la facture soit payée. Les conditions de paiement s'afficheront alors automatiquement. De plus, les champs « Numéro » et « Date » de la facture se remplissent également tout seuls.
Si vous avez déjà envoyé des factures (par exemple en utilisant l'un de nos modèles de facture), adaptez le numéro de la facture à votre séquence actuelle.
Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?
Un numéro de facture est un moyen simple de suivre vos factures - et pour vos clients de vous suivre. En attribuant un numéro unique à chaque facture que vous envoyez, vous vous facilitez la tâche pour suivre l'état des paiements. En conservant un numéro séquentiel, vous permettez à vos clients de savoir plus facilement quand et comment ils doivent payer.
4. Indiquez les projets/tâches pour lesquels vous facturez le client
Nous avons presque fini de vous expliquer comment rédiger une facture, mais veillez à accorder une attention particulière à cette section, car c'est sans doute la plus importante. Les clients aiment savoir exactement ce que vous leur facturez… il vaut donc mieux être trop précis que pas assez. Donnez une description claire et concise du service ou de la tâche. Par exemple : « Gestion du marketing sur les réseaux sociaux pour le mois de juillet ». Ensuite, rédigez une description de 1 à 3 phrases rappelant au client en quoi consistait votre travail.
Indiquez ensuite le prix et la quantité –– la quantité variera selon que vous facturez à l'heure ou au projet. Vous devrez également cocher ou décocher la case sous « taxes », selon que vous incluez ou non les taxes.
Enfin, vous pouvez ajouter des commentaires supplémentaires en bas de page pour donner plus de détails – c'est l'occasion idéale de remercier votre client de vous avoir donné l'occasion de travailler avec lui.
5. Ajouter les informations de paiement
Pour faciliter le paiement, indiquez les détails de paiement directement sur la facture (y compris les conditions et les modes de paiement ). Si vous souhaitez ajouter des taxes ou des remises aux services, vous pouvez le faire dans cette section. Cela reste bien sûr facultatif. À partir de là, choisissez de partager la facture. Vous pouvez partager l'URL, la télécharger au format PDF, l'imprimer ou simplement l'envoyer par e-mail à votre client.
Avez-vous d'autres questions sur la manière de rédiger une facture ou de facturer vos clients ? Si oui, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail à l'adresse [email protected]. Sinon, commencez à créer votre facture ici.
Que doit contenir une bonne facture ?
Outre les cinq étapes décrites ci-dessus, vous devez veiller à ce que les informations les plus importantes figurent sur votre facture. La plupart de ces éléments sont couverts par les cinq étapes de la rédaction d'une facture : les conditions de paiement, le numéro de la facture, etc.
Mais vous pouvez aussi souhaiter une liste plus définitive des éléments à inclure dans une facture. Vérifiez que vous incluez bien chacun de ces éléments sur chaque facture que vous envoyez :
Le mot « facture » — afin de la distinguer des devis ou des estimations. Veillez également à inclure…
- Un numéro de facture unique
- Vos coordonnées complètes - nom, adresse et numéro de téléphone
- Informations complètes sur le client - nom, adresse et numéro de téléphone
- Date de la facture
- Liste des produits ou services fournis - y compris le coût et les taxes
- Montant total facturé
- Conditions de paiement, informations et instructions
Télécharger un modèle de facture gratuit
Essayez un échantillon dès aujourd'hui pour voir à quel point il est facile de créer la facture parfaite pour votre entreprise. Quelle que soit votre activité, vous pourrez choisir les bonnes options pour que la facture contienne ce dont vous avez besoin pour votre entreprise. Nous fournissons toutes les options dont vous pourriez avoir besoin dans l'échantillon gratuit pour vous donner une bonne idée de ce que pourrait être une facture personnalisée pour votre entreprise.
Télécharger un modèle de facture
Le bouton ci-dessus vous permet d'accéder à Google Sheets, où vous pouvez consulter l'exemple de facture. À partir de là, sélectionnez "Fichier -> Faire une copie" pour obtenir votre propre version modifiable.
Comment envoyer votre facture
Vous pouvez envoyer votre facture par e-mail, télécharger une copie au format PDF ou envoyer votre facture sous forme de lien, le tout grâce à notre générateur de factures. Si vous envoyez votre facture par e-mail directement depuis Invoice Simple, nous vous avertirons lorsque votre client la consultera — ce qui est utile pour assurer le suivi ultérieur. Si vous envoyez un lien à votre client, celui-ci pourra télécharger ou imprimer la facture à partir de ce lien.
