Qu'est-ce qu'une facture et comment la rédiger ?

Une facture est un document ou une note envoyée par un fournisseur de biens et de services à son client. Les factures détaillent la transaction et indiquent les montants et les conditions de paiement. Qu'est-ce que cela signifie pour les acheteurs et les vendeurs ? Les factures constituent un accord écrit attestant de l'échange entre l'acheteur et le vendeur, qui établit une obligation de paiement de la part de l'acheteur. Les factures sont souvent appelées "factures de vente", "factures" ou "relevés".

À quoi sert une facture ?

Il existe de nombreux types de factures qui varient légèrement selon le secteur d'activité et le pays (par exemple, les factures commerciales). La facture doit inclure le poids et les dimensions du produit pour que les marchandises puissent être dédouanées.) Traditionnellement, les factures étaient des documents papier, mais elles sont aujourd'hui couramment envoyées par voie électronique.

Que signifie une facture pour les acheteurs et les vendeurs ? La facture est un accord écrit attestant de l'échange entre l'acheteur et le vendeur, qui établit une obligation de paiement de la part de l'acheteur.

Comment établir une facture

Que vous ayez déjà envoyé de nombreuses factures ou que vous vous apprêtiez à rédiger votre première, il est important de savoir comment rédiger correctement une facture. La rédaction d'une facture comporte de nombreuses sections différentes et le fait d'en omettre une peut vous donner une impression de manque de professionnalisme.  N'oubliez pas que nous avons utilisé Invoice Simple comme guide pour savoir comment facturer, mais les étapes devraient rester cohérentes quel que soit le logiciel de facturation que vous utilisez.

Si vous souhaitez d'abord savoir ce qu'est une facture, lisez ce qui suit. Si vous préférez travailler sur un modèle de fichier plutôt que sur notre générateur de factures en ligne, visitez notre collection de modèles de factures gratuits.

Si la rédaction d'une facture est un bon signe pour votre entreprise, elle peut aussi devenir un peu fastidieuse. Au bout d'un certain temps, vous aurez peut-être l'impression de passer plus de temps à remplir des factures qu'à effectuer le travail pour lequel vous êtes payé.

C'est pourquoi il est si important d'avoir un logiciel de facturation super simple comme Invoice Simple -- qui vous permet de passer moins de temps à être comptable et plus de temps à faire le travail que vous aimez. Voici comment rédiger une facture de la manière la plus simple possible - en utilisant un logiciel de facturation en ligne.

Comment rédiger une facture

Voici les cinq étapes pour rédiger une facture de manière efficace et professionnelle.

1. Personnalisez et rendez votre facture professionnelle

Pour commencer, choisissez une couleur qui représente le mieux votre marque et téléchargez le logo de votre marque. Cela donnera à votre facture un aspect professionnel et personnalisé. Enfin, vous pouvez modifier le contenu de la case "facture". Si vous donnez un autre nom à vos factures (par exemple : facture, pro forma, reçu), laissez-le tel quel.

2. Remplir les informations de contact appropriées sur votre facture

Cette étape est relativement simple, mais elle est souvent négligée lors de la rédaction d'une facture. Indiquez les coordonnées de la personne à qui la facture est destinée, ainsi que celles de la personne qui la reçoit. Il s'agit du nom, de l'adresse électronique, de l'adresse et du numéro de téléphone. Si vous avez un numéro d'entreprise, indiquez-le également. Il s'agit là d'une autre façon de vous aider à rédiger des factures qui ont l'air et qui se sentent professionnelles.

3. Sélectionnez une date d'échéance pour votre facture

Invoice Simple est fier de vous faciliter le processus de facturation. Ainsi, dans cette section, il vous suffit de cliquer sur la case située à côté de "Échéance". Sélectionnez ensuite la date à laquelle vous souhaitez que la facture soit payée. A partir de là, les conditions se remplissent automatiquement. En outre, le "Numéro" et la "Date" de la facture se remplissent également d'eux-mêmes.

Si vous avez déjà envoyé des factures (par exemple en utilisant l'un de nos modèles de facture), adaptez le numéro de la facture à votre séquence actuelle.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

Un numéro de facture est un moyen simple de suivre vos factures - et pour vos clients de vous suivre. En attribuant un numéro unique à chaque facture que vous envoyez, vous vous facilitez la tâche pour suivre l'état des paiements. En conservant un numéro séquentiel, vous permettez à vos clients de savoir plus facilement quand et comment ils doivent payer.

4. Indiquez les projets/tâches pour lesquels vous facturez le client.

Nous avons presque fini de vous montrer comment rédiger une facture, mais n'oubliez pas d'accorder une attention particulière à cette section, qui est sans doute la plus importante. Les clients aiment savoir exactement ce que vous leur facturez... il vaut donc mieux donner plus de détails que moins. Donnez une description claire et précise du service ou de la tâche. Par exemple : "Gestion du marketing des médias sociaux pour le mois de juillet" : "Gestion du marketing des médias sociaux pour le mois de juillet". À partir de là, tapez une description d'une à trois phrases rappelant au client en quoi consistait votre travail.

Indiquez ensuite le prix et la quantité - la quantité variera selon que vous facturez à l'heure ou au projet. Vous devrez également cocher ou décocher la case "taxe", selon que vous incluez ou non les taxes.

Enfin, vous pouvez ajouter des commentaires au bas de la page pour plus de détails. C'est l'occasion de remercier votre client pour l'opportunité qu'il vous a donnée de travailler avec lui.

5. Ajouter les informations de paiement

Pour faciliter le paiement, ajoutez les détails du paiement dans la facture (y compris les conditions et méthodes de paiement ). Si vous décidez d'ajouter des taxes ou des réductions aux services, vous pouvez le faire dans cette section. Cette option est bien entendu facultative. À partir de là, choisissez de partager la facture. Vous pouvez partager l'URL, la télécharger au format PDF, l'imprimer ou simplement l'envoyer par courriel à votre client.

Vous avez d'autres questions sur la façon de rédiger une facture ou de facturer des clients ? Si c'est le cas, n'hésitez pas à nous envoyer un courriel à [email protected]. Sinon, commencez à créer votre facture ici.

Que doit contenir une bonne facture ?

Outre les cinq étapes décrites ci-dessus, vous devez veiller à ce que les informations les plus importantes figurent sur votre facture. La plupart de ces éléments sont couverts par les cinq étapes de la rédaction d'une facture : les conditions de paiement, le numéro de la facture, etc.

Mais vous pouvez aussi souhaiter une liste plus définitive des éléments à inclure dans une facture. Vérifiez que vous incluez bien chacun de ces éléments sur chaque facture que vous envoyez :

Le mot "facture" - pour qu'elle se distingue des devis ou des estimations. Veillez également à inclure...

• Un numéro de facture unique

• Vos coordonnées complètes - nom, adresse et numéro de téléphone

• Informations complètes sur le client - nom, adresse et numéro de téléphone

• Date de la facture

• Liste des produits ou services fournis - y compris le coût et les taxes

• Montant total facturé

• Conditions de paiement, informations et instructions

Télécharger un modèle de facture gratuit

Essayez un échantillon dès aujourd'hui pour voir à quel point il est facile de créer la facture parfaite pour votre entreprise. Quelle que soit votre activité, vous pourrez choisir les bonnes options pour que la facture contienne ce dont vous avez besoin pour votre entreprise. Nous fournissons toutes les options dont vous pourriez avoir besoin dans l'échantillon gratuit pour vous donner une bonne idée de ce que pourrait être une facture personnalisée pour votre entreprise.

Télécharger un modèle de facture

Le bouton ci-dessus vous permet d'accéder à Google Sheets, où vous pouvez consulter l'exemple de facture. À partir de là, sélectionnez "Fichier -> Faire une copie" pour obtenir votre propre version modifiable.

Comment envoyer votre facture

Vous pouvez envoyer votre facture par courrier électronique, la télécharger au format PDF ou l'envoyer sous forme de lien, en utilisant notre générateur de factures. Si vous envoyez votre facture par e-mail directement à partir de Invoice Simple, nous vous avertirons lorsque votre client consultera la facture - ce qui est utile pour assurer un suivi ultérieur. Si vous envoyez un lien à votre client, il peut télécharger ou imprimer la facture à partir de ce lien.