Las empresas, tanto grandes como pequeñas, incurren en gastos. Pueden ir desde alquileres y salarios hasta suscripciones a programas informáticos. Controlar los gastos es la clave de la estabilidad financiera y el éxito de tu empresa.
Sin embargo, el seguimiento de los gastos puede parecer desalentador, especialmente para los pequeños empresarios que a menudo hacen malabarismos con múltiples funciones dentro de su empresa. Pero, en realidad, no es tan difícil con el gestor de gastos empresarial adecuado.
En este artículo, desglosaremos el concepto de seguimiento de gastos. Aprenderá qué es un controlador de gastos, cómo funciona, qué controla y por qué es importante. También compartiremos consejos útiles para el seguimiento de gastos de pequeñas empresas.
Entremos.
¿Qué es un rastreador de gastos para pequeñas empresas?
Un gestor de gastos es una herramienta digital para registrar, organizar, analizar y notificar los gastos de la empresa. Permite registrar y gestionar los gastos, hacer un seguimiento del gasto y controlar la salud financiera de la empresa.
Piense en un gestor de gastos como en un contable digital. Captura y registra los gastos por ti y te da visibilidad en tiempo real de los gastos de la empresa. Algunos incluso tienen seguimiento automático de gastos, análisis y otras funciones prácticas.
Por ejemplo, Invoice Simple tiene un rastreador de gastos integrado que te permite escanear recibos de papel con tu smartphone para registrar un gasto. No tienes que introducir los detalles del recibo; la aplicación lo hace automáticamente.
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8 razones para añadir un rastreador de gastos a su empresa
¿Necesita realmente un gestor de gastos en su pequeña empresa?
Por supuesto que sí.
En esta sección, explicaremos por qué su empresa necesita un gestor de gastos digital. Analicemos ocho razones para utilizar un gestor de gastos en lugar de los informes de gastos tradicionales.
1. Ahorrar tiempo
Por supuesto, puedes registrar los gastos en una hoja de cálculo o en un libro de contabilidad. Pero eso supone mucho trabajo manual, tedioso y lento.
Un gestor de gastos digital está diseñado para agilizar el control de los gastos. Se acabó el engorroso papeleo. Todo, desde la captura de gastos hasta la elaboración de informes, puede hacerse con unos pocos clics.
La digitalización del seguimiento de gastos le ahorra tiempo y esfuerzo. Las entradas y cálculos de gastos que normalmente llevarían largas horas pueden realizarse en cuestión de minutos.
2. Simplificar la contabilidad
Gestionar los gastos de una pequeña empresa es una parte importante de la contabilidad. Un rastreador de gastos automatiza la gestión de gastos, eliminando una pesada carga de los procesos de contabilidad.
Un rastreador de gastos produce cifras de gastos limpias y bien organizadas. A continuación, puede exportar estas cifras a sus sistemas de contabilidad. Algunos rastreadores de gastos tienen soporte integrado e integraciones con herramientas de contabilidad populares.
3. Ajustarse al presupuesto
Utilizar un rastreador de gastos puede ayudarle a ceñirse a su presupuesto. Cuando se elabora un presupuesto, se fijan objetivos sobre la cantidad de dinero que se pretende gastar. Un contador de gastos te muestra cuánto estás gastando realmente en comparación con lo que habías planeado.
Puedes revisar tus gastos y tomar decisiones en tiempo real para recortar en las áreas en las que gastas más de la cuenta.
4. Mejorar la gestión de la tesorería
Lamentablemente, casi la mitad de las empresas de nueva creación fracasan en sus primeros cinco años de actividad. Y la razón número uno del fracaso de las pequeñas empresas son los problemas de liquidez. Si pierdes el control de la tesorería, pierdes el control de todo el negocio.
El seguimiento de los gastos de la pequeña empresa le ofrece una visión clara del dinero que sale de su negocio. Así podrás decidir si tus gastos se corresponden con tus ingresos.
5. Presentar declaraciones fiscales exactas
Los informes de gastos bien organizados facilitan la planificación y la declaración de impuestos. El seguimiento de los gastos garantiza que no se pierdan deducciones y créditos fiscales.
Un rastreador de gastos ayuda a su empresa a seguir cumpliendo con las obligaciones fiscales al tiempo que le ahorra dinero gracias a las ventajas fiscales.
6. Obtener claridad financiera
Un rastreador de gastos le abre los ojos sobre cómo gasta dinero su empresa.
Puede revelar información práctica sobre los gastos de su empresa. Por ejemplo, puedes descubrir que algunos de tus gastos son excesivos, redundantes o innecesarios, como una suscripción que olvidaste cancelar.
Además, la visibilidad de sus gastos históricos y actuales puede ayudarle a prever los gastos futuros. Eso significa que no te llevarás sorpresas financieras más adelante.
7. Prevenir el fraude
Vigilar de cerca sus gastos puede ayudarle a detectar y detener transacciones fraudulentas. Por ejemplo, puedes detectar cargos no autorizados en tu tarjeta, derivados de un error honesto o de algo más grave.
8. Evitar errores contables
No quiere errores en sus libros financieros. Sin embargo, es sorprendentemente fácil cometer errores costosos al hacer los cálculos manualmente. Por ejemplo, puedes confundir un punto decimal con una coma y convertir 10.000 $ en 10.000 $.
Incluso los expertos contables cometen a veces este tipo de errores. Según una encuesta reciente, el 59% de los contables cometen varios errores al mes, sobre todo debido a la excesiva carga de trabajo manual.
Los rastreadores de gastos reducen las entradas y cálculos humanos en la contabilidad. También tienen algunas capacidades de detección de errores. Así, es dudoso que encuentres errores de omisión, de introducción de datos, de duplicación o aritméticos en tus informes de gastos.
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Tipos de gastos que debe controlar
Es probable que su empresa tenga una larga lista de gastos. Debes hacer un seguimiento de todos y cada uno de los gastos en estas categorías:
Gastos fijos
Estos gastos permanecen relativamente constantes mensual, trimestral o anualmente. Los gastos fijos incluyen el alquiler, las primas de seguros, el arrendamiento de equipos, etc.
Gastos variables
Los gastos variables cambian de vez en cuando en función de las operaciones comerciales u otros factores externos. Incluyen gastos como honorarios profesionales, costes de formación, gastos de envío y comisiones de venta.
Gastos de explotación
Los costes en los que incurre su empresa para mantener sus operaciones cotidianas entran en esta categoría. Sus gastos de funcionamiento pueden incluir material de oficina, marketing, reparaciones y mantenimiento, publicidad, servicios públicos, combustible, comidas, etc.
Costes directos
Los gastos directos están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios. Incluyen el coste de las materias primas, el transporte, los pagos a subcontratistas y las nóminas.
Gastos de capital
Se trata de inversiones a largo plazo, como la compra de inmuebles, maquinaria o vehículos.
Gastos de amortización
Los activos a largo plazo, como edificios, herramientas y maquinaria, pierden valor con el tiempo. Esta depreciación es un gasto empresarial cuantificable.
Gastos varios
Algunos gastos no entran en ninguna categoría específica. Los gastos puntuales, las propinas y los pagos de caja chica son ejemplos de gastos varios.
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Cómo elegir el rastreador de gastos adecuado para su empresa
Existen numerosos gestores de gastos digitales, cada uno único en su género. La pregunta es: ¿cuál es el mejor gestor de gastos para su empresa?
¿Qué hay que buscar en un gestor de gastos? Bueno, hemos compilado una lista de características y capacidades imprescindibles en un rastreador de gastos para pequeñas empresas.
Elija una solución que cumpla estos cinco criterios:
Fácil de usar
¿Es el programa fácil de implantar, ejecutar y utilizar?
Quieres un gestor de gastos con un diseño fácil de usar y flujos de trabajo intuitivos. Además, debe ser cómodo de usar y, a ser posible, accesible desde cualquier lugar a través de una aplicación móvil o un navegador web.
La facilidad de uso y la accesibilidad significan que no necesita ningún dispositivo especial ni formación para utilizar el gestor de gastos.
Integración perfecta con otros sistemas financieros
Un gestor de gastos por sí solo no basta para gestionar todas las finanzas de su empresa. Es posible que también necesite herramientas independientes de contabilidad, facturación y operaciones bancarias. Es posible que ya utilices algunas de ellas.
Asegúrate de que el gestor de gastos funciona conjuntamente con otras aplicaciones financieras, como las funciones integradas de facturación, informes y seguimiento de gastos deInvoice Simple Simple. Un sistema integrado te garantiza que trabajas con los mismos datos en todos los puntos de contacto financieros.
Seguimiento de gastos sin papel
Opte por una solución que le aleje por completo del seguimiento de gastos en papel.
No es que el papel tenga nada de malo. Pero, ¿por qué guardar recibos, facturas y extractos de cuentas en papel cuando puedes tenerlos en formato digital?
El seguimiento de gastos sin papel despeja su espacio de trabajo y simplifica la búsqueda de registros en el futuro.
Precios razonables
Los mejores gestores de gastos son aplicaciones informáticas de pago mediante suscripciones mensuales o anuales.
El precio suele depender de lo que pueda hacer el software y de a quién se lo compres. Pero no necesitas una aplicación desorbitadamente cara para controlar los gastos de una pequeña empresa.
Escalabilidad ilimitada
Otro factor a tener en cuenta es la cantidad de seguimiento de gastos que puede hacer con el sistema. Por ejemplo, ¿hay un límite en el número de gastos que puedes introducir en un día?
El límite máximo dependerá, por supuesto, de su negocio. Pero lo que quieres es un rastreador que pueda gestionar todos tus gastos actuales, además de los gastos futuros a medida que tu negocio crezca.
Cómo configurar el rastreador de gastos: paso a paso
Una vez que tenga su registrador de gastos, es hora de ponerlo a trabajar. Siga estos pasos para configurar rápidamente su rastreador de gastos para pequeñas empresas y empezar a cosechar sus beneficios:
1. Instalar el Rastreador de Gastos
Instala tu gestor de gastos preferido y ponlo en marcha. Dependiendo del gestor, puede que tengas que descargarte una aplicación para smartphone u ordenador, registrarte con tus datos de usuario y configurar los detalles de seguridad.
2. Crear categorías de gastos
Enumere todos los gastos de su empresa y organícelos en sus respectivas categorías. Hacerlo así facilitará la introducción de los costes reales y el seguimiento de los distintos gastos.
3. Vincule su cuenta bancaria o tarjeta de crédito
Conecte el rastreador a su cuenta bancaria o tarjeta corporativa (la que utiliza para pagar todo lo relacionado con la empresa). Este enlace permitirá al gestor de gastos acceder a la información de las transacciones salientes. De esta forma, podrá registrar automáticamente los gastos pagados a través del banco.
De paso, vincule también el gestor de gastos a otros sistemas financieros. Permite que el sistema comparta datos de gastos con tu software de contabilidad y facturación.
4. Comenzar a registrar los gastos a medida que se producen
Es probable que el sistema no capte automáticamente todos los gastos de su empresa.
Algunos gastos, como los pagados en efectivo, tendrás que anotarlos tú mismo. Registra cada transacción, con los datos correctos, en cuanto se pague dinero.
5. Revise sus gastos
Acostúmbrese a revisar sus gastos con regularidad. Hazlo con una periodicidad constante, quizá semanal, quincenal o mensual.
El rastreador de gastos le ayudará a visualizar y seguir los gastos de su empresa mediante gráficos y tablas.
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Aspectos clave del gestor de gastos para pequeñas empresas
- Revise sus técnicas manuales de seguimiento de gastos. Comprueba cómo calcular los gastos empresariales en papel y hojas de cálculo limita tu visión del gasto empresarial.
- Elija un gestor de gastos adecuado de un proveedor de software de confianza.
- Configure el rastreador de gastos e intégrelo con su banco y otras soluciones de contabilidad.
- Alimente su rastreador de gastos con información de gastos precisa y relevante.
- Revise sus informes de gastos con regularidad para mantener el pulso de los gastos de su empresa, el flujo de caja y la salud financiera general.
