Les entreprises, grandes ou petites, engagent des dépenses. Celles-ci vont du loyer aux salaires en passant par les abonnements à des logiciels. La stabilité financière et la réussite de votre entreprise dépendent de la maîtrise de vos dépenses.
Cependant, le suivi des dépenses peut sembler décourageant, en particulier pour les petits entrepreneurs qui jonglent souvent avec plusieurs rôles au sein de leur entreprise. Mais en réalité, ce n'est pas si difficile avec le bon outil de suivi des dépenses de l'entreprise.
Dans cet article, nous allons décomposer le concept de suivi des dépenses. Vous apprendrez ce qu'est un outil de suivi des dépenses, comment il fonctionne, ce qu'il permet de suivre et pourquoi il est important. Nous vous donnerons également des conseils utiles pour le suivi des dépenses des petites entreprises.
Allons-y.
Qu'est-ce qu'un outil de suivi des dépenses pour les petites entreprises ?
Un outil de suivi des dépenses est un outil numérique permettant d'enregistrer, d'organiser, d'analyser et de déclarer les dépenses de l'entreprise. Il vous permet d'enregistrer et de gérer vos dépenses, de suivre les dépenses et de surveiller la santé financière de l'entreprise.
Un outil de suivi des dépenses est en quelque sorte un comptable numérique. Il saisit et enregistre les dépenses pour vous et vous donne une visibilité en temps réel sur les dépenses de votre entreprise. Certains proposent même un suivi automatique des dépenses, des analyses et d'autres fonctions pratiques.
Par exemple, Invoice Simple intègre un outil de suivi des dépenses qui vous permet de scanner les reçus papier avec votre smartphone pour enregistrer une dépense. Vous n'avez pas besoin de saisir vous-même les détails du reçu, l'application s'en charge automatiquement.
ARTICLE CONNEXE - Comment tenir à jour les reçus de votre entreprise : 8 meilleurs moyens
8 raisons d'ajouter un outil de suivi des dépenses à votre entreprise
Avez-vous vraiment besoin d'un outil de suivi des dépenses dans votre petite entreprise ?
C'est tout à fait vrai.
Dans cette section, nous expliquerons pourquoi votre entreprise a besoin d'un outil numérique de suivi des dépenses. Nous examinerons huit raisons d'utiliser un outil de suivi des dépenses plutôt que les rapports de dépenses traditionnels.
1. Gagner du temps
Vous pouvez, bien sûr, suivre vos dépenses sur une feuille de calcul ou un livre de comptes. Mais il s'agit là d'un travail manuel fastidieux et chronophage.
Un outil numérique de suivi des dépenses est conçu pour rationaliser le suivi des dépenses. Finie la paperasserie fastidieuse. Tout, de la saisie des dépenses à l'établissement de rapports, peut se faire en quelques clics.
La numérisation du suivi des dépenses vous permet d'économiser du temps et des efforts. Les saisies et les calculs de dépenses qui prendraient normalement de longues heures peuvent être effectués en quelques minutes.
2. Simplifier la comptabilité
La gestion des dépenses d'une petite entreprise est un aspect important de la tenue de la comptabilité. Un outil de suivi des dépenses automatise la gestion des dépenses, ce qui allège les processus comptables.
Un outil de suivi des dépenses permet d'obtenir des chiffres clairs et bien organisés. Vous pouvez ensuite exporter ces chiffres vers vos systèmes comptables. Certains outils de suivi des dépenses disposent d'un support intégré et d'intégrations avec les outils de comptabilité les plus courants.
3. Respecter le budget
L'utilisation d'un outil de suivi des dépenses peut vous aider à respecter votre budget. Lorsque vous établissez un budget, vous vous fixez des objectifs quant au montant que vous avez l'intention de dépenser. Un outil de suivi des dépenses vous permet de savoir combien vous dépensez réellement par rapport à ce que vous aviez prévu.
Vous pouvez passer en revue vos dépenses et prendre des décisions en temps réel pour réduire les dépenses excessives.
4. Améliorer la gestion des flux de trésorerie
Malheureusement, près de la moitié des entreprises en phase de démarrage échouent au cours de leurs cinq premières années d'activité. Et la première raison de l'échec d'une petite entreprise est le manque de liquidités. Si vous perdez la main sur la trésorerie, vous perdez la main sur l'ensemble de l'entreprise.
Le suivi des dépenses des petites entreprises vous donne une vision claire de l'argent qui sort de votre entreprise. Vous pourrez alors décider si vos dépenses correspondent à vos recettes.
5. Déclarations fiscales exactes
Des notes de frais bien organisées facilitent la planification et la déclaration des impôts. Le suivi des dépenses vous permet de ne pas passer à côté des déductions et des crédits d'impôt.
Un outil de suivi des dépenses permet à votre entreprise de rester conforme aux règles fiscales tout en vous faisant économiser de l'argent grâce à des avantages fiscaux.
6. Gagner en clarté financière
Un outil de suivi des dépenses vous permet de voir comment votre entreprise dépense l'argent.
Il peut révéler des informations exploitables sur les dépenses de votre entreprise. Par exemple, vous pourriez découvrir que certaines de vos dépenses sont excessives, redondantes ou inutiles, comme un abonnement que vous avez oublié d'annuler.
De plus, la visibilité de vos dépenses historiques et actuelles peut vous aider à prévoir les dépenses futures. Vous n'aurez donc pas de surprises financières en cours de route.
7. Prévenir la fraude
Garder un œil attentif sur vos dépenses peut vous aider à repérer et à stopper les transactions frauduleuses. Par exemple, vous pouvez repérer des frais non autorisés sur votre carte, qu'il s'agisse d'une simple erreur ou de quelque chose de plus grave.
8. Éviter les erreurs comptables
Vous ne voulez pas d'erreurs dans vos livres de comptes. Pourtant, il est étonnamment facile de commettre des erreurs coûteuses lorsque l'on calcule les chiffres manuellement. Par exemple, vous pouvez remplacer une virgule par un point décimal, transformant ainsi 10 000 $ en 10 000 $.
Même les experts comptables commettent parfois de telles erreurs. Une enquête récente a révélé que 59 % des comptables commettent plusieurs erreurs chaque mois, principalement en raison d'une charge de travail manuelle excessive.
Les outils de suivi des dépenses réduisent les saisies et les calculs humains dans la comptabilité. Ils disposent également de capacités de détection des erreurs. Il est donc peu probable que vous trouviez des erreurs d'omission, de saisie, de duplication ou d'arithmétique dans vos notes de frais.
DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - Comment séparer vos dépenses personnelles et professionnelles ?
Types de dépenses à suivre
Votre entreprise a probablement une longue liste de dépenses. Vous devez suivre chacune de ces dépenses dans les catégories suivantes :
Dépenses fixes
Ces dépenses restent relativement constantes sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Les coûts fixes comprennent le loyer, les primes d'assurance, la location de matériel, etc.
Dépenses variables
Les dépenses variables changent de temps à autre en fonction des activités de l'entreprise ou d'autres facteurs externes. Elles comprennent des coûts tels que les honoraires professionnels, les coûts de formation, les frais d'expédition et les commissions de vente.
Dépenses de fonctionnement
Les coûts encourus par votre entreprise pour assurer son fonctionnement quotidien entrent dans cette catégorie. Les coûts d'exploitation peuvent inclure les fournitures de bureau, le marketing, les réparations et l'entretien, la publicité, les services publics, le carburant, les repas, etc.
Coûts directs
Les dépenses directes sont directement liées à la production de biens ou de services. Elles comprennent le coût des matières premières, le transport, les paiements aux sous-traitants et les salaires.
Dépenses en capital
Il s'agit d'investissements à long terme tels que l'achat de biens immobiliers, de machines ou de véhicules.
Charges d'amortissement
Les actifs à long terme tels que les bâtiments, les outils et les machines perdent de la valeur au fil du temps. Cette dépréciation constitue une dépense professionnelle quantifiable.
Dépenses diverses
Certaines dépenses n'entrent dans aucune catégorie spécifique. Les coûts ponctuels, les pourboires et les paiements en petite caisse sont autant d'exemples de dépenses diverses.
DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - 10 catégories de dépenses professionnelles à prendre en compte
Comment choisir le bon outil de suivi des dépenses pour votre entreprise ?
Il existe de nombreux outils numériques de suivi des dépenses, chacun unique en son genre. La question est de savoir quel est le meilleur outil de suivi des dépenses pour votre entreprise.
Que faut-il rechercher dans un outil de suivi des dépenses ? Nous avons dressé une liste des caractéristiques et capacités indispensables d'un outil de suivi des dépenses pour les petites entreprises.
Choisissez une solution qui réponde à ces cinq critères :
Facile à utiliser
Le logiciel est-il facile à mettre en œuvre, à exploiter et à utiliser ?
Vous voulez un outil de suivi des dépenses au design convivial et aux flux de travail intuitifs. Il doit également être pratique à utiliser, idéalement accessible de n'importe où via une application mobile ou un navigateur web.
La facilité d'utilisation et l'accessibilité signifient que vous n'avez besoin d'aucun appareil spécial ni d'aucune formation pour utiliser le système de suivi des dépenses.
Intégration transparente avec d'autres systèmes financiers
Un outil de suivi des dépenses ne suffit pas à lui seul à gérer toutes les finances de votre entreprise. Vous pouvez également avoir besoin d'outils distincts pour la comptabilité, la facturation et les opérations bancaires. Vous utilisez peut-être déjà certains de ces outils.
Assurez-vous que le système de suivi des dépenses fonctionne en tandem avec d'autres applications financières, telles que les capacités intégrées de facturation, de reporting et de suivi des dépenses d'Invoice Simple. Un système intégré vous permet de travailler avec les mêmes données sur tous les points de contact financiers.
Suivi des dépenses sans papier
Optez pour une solution qui vous permet d'abandonner complètement le suivi des dépenses sur papier.
Le papier n'a rien de répréhensible. Mais pourquoi conserver des reçus, des factures et des relevés de compte en papier alors que vous pouvez les avoir sous forme numérique ?
Le suivi des dépenses sans papier désencombre votre espace de travail et simplifie la recherche des documents à l'avenir.
Prix raisonnable
Les meilleurs outils de suivi des dépenses sont des applications logicielles haut de gamme payées sous forme d'abonnements mensuels ou annuels.
Le prix dépend généralement des fonctionnalités du logiciel et de l'organisme auprès duquel vous l'achetez. Mais vous n'avez pas besoin d'une application au coût exorbitant pour suivre les dépenses d'une petite entreprise.
Évolutivité illimitée
Un autre facteur à prendre en considération est la quantité de suivi des dépenses que vous pouvez effectuer avec le système. Par exemple, y a-t-il une limite au nombre de dépenses que vous pouvez saisir par jour ?
La limite supérieure dépendra bien sûr de votre activité. Mais vous voulez un outil de suivi capable de gérer toutes vos dépenses courantes, ainsi que les dépenses futures liées à la croissance de votre entreprise.
Mise en place d'un outil de suivi des dépenses : étape par étape
Une fois que vous avez votre outil de suivi des dépenses, il est temps de le mettre en œuvre. Suivez les étapes suivantes pour configurer rapidement votre outil de suivi des dépenses de votre petite entreprise et commencer à en récolter les fruits :
1. Installer le logiciel de suivi des dépenses
Installez votre outil de suivi des dépenses préféré et démarrez-le. En fonction du tracker, il peut être nécessaire de télécharger une application pour smartphone ou ordinateur, de s'inscrire avec vos informations d'utilisateur et de configurer les détails de sécurité.
2. Créer des catégories de dépenses
Dressez la liste de toutes vos dépenses professionnelles et classez-les dans leurs catégories respectives. Cela facilitera la saisie des coûts réels et le suivi des différentes dépenses.
3. Relier votre compte bancaire ou votre carte de crédit
Connectez le tracker à votre compte bancaire professionnel ou à votre carte d'entreprise (celle que vous utilisez pour payer tout ce qui est lié à votre activité professionnelle). Ce lien permettra au système de suivi des dépenses d'accéder aux informations transactionnelles sortantes. Il peut ainsi enregistrer automatiquement les dépenses payées par l'intermédiaire de la banque.
Tant que vous y êtes, reliez le système de suivi des dépenses à d'autres systèmes financiers. Permettez au système de partager les données relatives aux dépenses avec votre logiciel de comptabilité et de facturation.
4. Commencer à enregistrer les dépenses au fur et à mesure
Le système ne saisira probablement pas automatiquement toutes vos dépenses professionnelles.
Certaines dépenses, comme celles payées en espèces, doivent être saisies par vous-même. Enregistrez chaque transaction, avec les détails exacts, dès qu'une somme d'argent est versée.
5. Examinez vos dépenses
Prenez l'habitude d'examiner régulièrement vos dépenses. Faites-le à intervalles réguliers, par exemple toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois.
L'outil de suivi des dépenses vous aidera à visualiser et à suivre les dépenses de l'entreprise au moyen de graphiques et de tableaux.
ARTICLE CONNEXE - 5 étapes pour suivre les dépenses de l'entreprise
Principaux points à retenir pour le suivi des dépenses des petites entreprises
- Examinez vos techniques de suivi manuel des dépenses. Voyez comment le fait de calculer les dépenses professionnelles sur papier et sur des feuilles de calcul limite votre vision des dépenses professionnelles.
- Choisissez un logiciel de suivi des dépenses approprié auprès d'un éditeur de logiciels réputé.
- Configurez le système de suivi des dépenses et intégrez-le à votre banque et à d'autres solutions de comptabilité.
- Alimentez votre outil de suivi des dépenses avec des informations précises et pertinentes.
- Vérifiez régulièrement vos notes de frais afin de prendre le pouls des dépenses de votre entreprise, de votre trésorerie et de votre santé financière en général.
