Ahora que la temporada de la declaración de la renta llega a su fin, ¿qué viene después? Es hora de hacer una pequeña limpieza de primavera en tu pequeña empresa. Mantener el orden y el rumbo es factible, incluso cuando se acercan los picos de temporada. Puedes lograrlo y reducir la carga de los gastos generales. Sigue esta guía para garantizar la eficiencia operativa y un nuevo comienzo para los propietarios de pequeñas empresas.
El giro tras la reforma fiscal: de registrar el pasado a planificar el futuro
El estrés fiscal es una realidad. La documentación, las auditorías y las revisiones requieren mucho tiempo. Dedicarse muchas horas a los impuestos suele suponer dejar de lado otras tareas. Ahora que te despides de esas obligaciones, puedes centrarte en planificar y ponerte al día. Aprovecha todo lo que has aprendido para dar forma a tu futuro.
Las personas motivadas y emprendedoras como tú pueden dar fácilmente un giro a su situación fiscal. Estás listo para prepararte para la temporada alta y asegurarte de que el estrés fiscal no vuelva a aparecer. Este nuevo comienzo te permite poner tu mirada puesta en el futuro.
Registrar tu pasado allana el camino para planificar el futuro. No se puede mirar hacia adelante sin mirar hacia atrás. Sin embargo, ya no estás analizando el pasado desde la perspectiva fiscal. Ahora, necesitas recopilar datos que te permitan actuar de forma eficaz a medida que te acercas a la temporada alta.
Para realizar previsiones de ingresos, es fundamental comprender la diferencia entre el margen de beneficio y el margen comercial, así como el flujo de caja y el periodo medio de cobro (DSO). El DSO es un indicador financiero que mide el número medio de días que tarda una empresa en cobrar tras una venta. Además, indica cómo y cuándo te pagan los clientes, lo que repercute en el flujo de caja.
Probablemente necesitarás un mayor flujo de caja durante la temporada alta, y acabas de dedicar mucho tiempo a revisar los ingresos y gastos del año anterior. ¿Cómo puedes aprovechar estos datos?
Hay muchas formas de utilizar la información histórica para orientar tu futuro. Uno de los aspectos clave es revisar tus previsiones de tendencias.
Revisión de tus presupuestos: ¿qué servicios se están cerrando realmente?
El primer paso para la limpieza general de primavera en una pequeña empresa es revisar tus presupuestos. Tómate tu tiempo para revisar todos los del año anterior y determinar qué servicios están contribuyendo al crecimiento del negocio. Compara los presupuestos con las facturas. Analiza por qué los presupuestos no se tradujeron en facturas para obtener información útil.
La auditoría de presupuestos y facturas puede aportar información valiosa. A partir de estos datos, podrás identificar los servicios que más interesan a tus clientes. ¿Qué hace que ese servicio sea único y genere ingresos?
Podría ser que el servicio en sí lo prestes de forma excepcional y ofrezcas cosas que la competencia no ofrece. Otra razón podría ser que tus precios sean los más competitivos. El coste es un criterio clave a la hora de tomar decisiones, ya que el 69 % de los consumidores afirmó que era uno de los principales factores para volver a contratar tus servicios.
Añade contexto a este análisis en lo que respecta a la demanda actual y futura. ¿Seguirá siendo el servicio una fuente de ingresos? ¿Se han producido cambios en la demanda? ¿Ha surgido una nueva competencia que antes no existía?
Análisis de las estimaciones que no se concretan
A continuación, debes analizar por qué los presupuestos no se traducen en contratos cerrados. Si enviaste 100 presupuestos el año pasado pero solo conseguiste 25 trabajos, hay una razón para ello. Es posible que tus precios sean demasiado altos. Para averiguarlo, recopila información sobre lo que cobran otras empresas similares. No es necesario que ofrezcas el precio más bajo, pero sí debes situarte en una franja similar a la de los demás.
El servicio también podría presentar algunas deficiencias. Es posible que no ofrezcas las mismas ventajas que otros. Compara tu oferta con la de los demás para ver si hay alguna carencia. Si es así, valora si tienes la posibilidad de adaptarla.
Otra causa de las bajas tasas de conversión es la falta de seguimiento. Tras enviar los presupuestos, ¿te pusiste en contacto con el cliente potencial? ¿Lo hiciste por correo electrónico, por teléfono o por ambos medios? ¿Hiciste un seguimiento de este contacto y documentaste los motivos por los que rechazaron el presupuesto?
Evaluación de la comunicación con los clientes
Mantener una comunicación regular puede ayudarte a establecer relaciones con los clientes. Es el momento de responder a sus preguntas y reforzar la confianza. Si te limitas a enviar un presupuesto sin hacer un seguimiento, es posible que estés perdiendo la oportunidad de conseguir clientes nuevos o habituales.
Sin embargo, a veces hay cosas que se pasan por alto, por lo que es fundamental contar con tecnología que respalde tu proceso de elaboración de presupuestos. Hacer todo este trabajo manualmente supone una carga. Una plataforma diseñada para pequeñas empresas puede automatizar el seguimiento y enviarte notificaciones cuando no hay respuesta. De este modo, podrás ser más proactivo a la hora de comunicarte con los clientes. Este tipo de interacción puede dar sus frutos a la larga.
Mejorar los márgenes de beneficio
Aumenta tus márgenes de beneficio con una aplicación de presupuestación diseñada especialmente para ti.
Una aplicación de presupuestos y facturación también simplifica y facilita estas auditorías financieras de la empresa. No tendrás que dedicar horas de las que no dispones a tareas administrativas. En su lugar, podrás aprovechar las funciones de esta solución para generar los informes y la información que necesitas de forma rápida y precisa.
Con un sistema integral para la elaboración de presupuestos, la facturación y los pagos, podrías mejorar los márgenes de beneficio de forma más eficiente. Al analizar esto, asegúrate de tener en cuenta la diferencia entre el margen de beneficio y el margen comercial, o utiliza una calculadora de margen de beneficio.
Si lo implementas, podrás reducir tus gastos operativos. Además , te ayudará a elaborar presupuestos y previsiones, por lo que dispondrás de datos para justificar los cambios en los precios.
Adiós al papeleo: digitaliza tu compra de material para la primavera
El siguiente consejo empresarial para la primavera es pasar del papeleo físico a un proceso digital para gestionar las compras de suministros de primavera. La digitalización te permitirá estar mejor organizado y nunca más tendrás que buscar y rebuscar entre los recibos, ya que podrás escanearlos al instante y guardarlos en tu aplicación de finanzas empresariales.
¿Con qué frecuencia se te pierden los recibos? Revisar los gastos del año anterior resultará lento y complicado si no puedes localizarlos todos. No tener acceso digital a ellos te supone más trabajo.
¡Pues bien, es hora de establecer una nueva norma! Necesitas una solución con una aplicación móvil para escanear los recibos en el momento en que los recibas. Tener toda esta información en un solo lugar también te permite conocer mejor cuánto estás gastando en material y suministros. Podrás ver las tendencias en los gastos y los cambios que se producen, lo cual puede resultarte útil a la hora de elaborar el presupuesto.
Así es como funciona una aplicación para llevar un control de los gastos de una empresa:
- Utiliza la cámara de un dispositivo móvil para escanear el recibo y capturar automáticamente todos los datos.
- Crea un nuevo registro de gastos a partir del recibo escaneado con un solo clic.
Con todos estos datos reunidos en un solo lugar, puedes generar informes de gastos para cualquier intervalo de fechas. Puedes exportarlos en varios formatos.
Ya puedes decir adiós oficialmente a las cajas de recibos en papel, que además hacen que la época de la declaración de la renta sea más estresante. Todo lo que necesitas está en tu aplicación.
Limpia tu lista de clientes para mejorar la comunicación
La comunicación con los clientes es fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio. Gracias a las herramientas tecnológicas, puedes ser más organizado, eficiente y productivo. Ahora es un momento ideal para poner en orden tu base de datos de clientes. Esto te permitirá facturar sobre la marcha, lo que a su vez permite a los clientes pagar los servicios de inmediato.
Sigue estos consejos de limpieza general para pequeñas empresas con el fin de garantizar la exactitud de la información de los clientes y una comunicación oportuna.
- Revisa tus datos. Empieza por revisar la información actual. A continuación, identifica cualquier dato que esté incompleto o sea inexacto. También puedes eliminar cualquier dato que esté desactualizado. Por ejemplo, es posible que tengas clientes que se hayan mudado fuera de tu zona y ya no sean clientes potenciales.
- Elimina los registros duplicados. Utiliza herramientas automatizadas de tu base de datos de clientes para detectar los registros duplicados. A continuación, puedes eliminarlos o fusionarlos.
- Comprueba y actualiza los datos. Revisa las facturas u otras comunicaciones con los clientes para completar la información que falte. También puedes enviar encuestas a tu base de datos de clientes y pedirles que te envíen los datos actualizados.
- Elimina los datos antiguos. Revisa los contactos antiguos que no hayan tenido actividad en los últimos años y los presupuestos para decidir si debes eliminarlos. La limpieza de las bases de datos reduce el desorden y el volumen de datos almacenados.
- Unifica el formato. Asegúrate de utilizar el mismo formato para campos como el nombre, el correo electrónico, el teléfono y la dirección. Los datos unificados son más fáciles de buscar.
Como se ha descrito, depurar tu lista de clientes esta primavera tiene numerosas ventajas. Disponer de datos precisos agiliza la facturación una vez finalizado el trabajo. Los técnicos podrán localizar la cuenta correspondiente y crear una factura directamente en la aplicación.
El software de generación de facturas permite personalizar las plantillas. Añade tu logotipo y tu imagen de marca para darle un aspecto profesional. Otras opciones incluyen impuestos, desglose de partidas, descuentos, condiciones de pago, idioma y mucho más.
Una vez creada, puedes enviar la factura por correo electrónico y recibir el pago mediante tarjetas de crédito o débito. Todas las transacciones quedan registradas en la plataforma, lo que te será de gran ayuda en la próxima declaración de la renta.
Establecer límites para la «temporada alta» con condiciones claras
A medida que la demanda de tus servicios alcance su punto álgido de la temporada, tendrás más margen de maniobra a la hora de negociar las condiciones. Como tu objetivo es proteger el flujo de caja y los ingresos principales, podría ser conveniente plantearte pasar de un plazo de pago de 30 días a un pago contra entrega. Puedes modificar las condiciones en cualquier momento desde tu aplicación de facturación.
Los problemas relacionados con los retrasos en los pagos son habituales en las pequeñas empresas. De hecho, el 80 % de estas empresas afirma tener dificultades con los pagos atrasados o tardíos de sus clientes.
Si decides modificar tus condiciones de pago, deberás comunicárselo claramente a tus clientes, tanto a los nuevos como a los actuales. Tener más trabajo también implica más gastos, por lo que debes asegurarte de contar con un flujo constante de ingresos.
Toda decisión tiene sus pros y sus contras. Quizá también te interese establecer categorías de facturas para las que exijas el pago inmediato. A continuación te ofrecemos algunas consideraciones.
Ventajas y desventajas de cambiar las condiciones
| Consideración | Detalles | A favor o en contra |
| ¿La temporada alta requiere más liquidez y mayores gastos? | La inestabilidad del flujo de caja suele ser motivo de preocupación para las pequeñas empresas. Alrededor del 70 % de ellas solo cuenta con reservas de efectivo para cuatro meses. | Ventaja: Acortar los plazos puede ayudar a superar este reto. |
| ¿Deberías exigir el pago inmediato por determinados trabajos? | Las facturas de importe reducido, por debajo de una determinada cantidad en dólares, podrían incluirse en una categoría en la que se solicite el pago el mismo día, en cualquier momento. | Ventaja: Es probable que estas facturas sean las que menos problemas planteen. |
| ¿Podría el cambio en las condiciones de pago para los clientes habituales generar experiencias negativas para ellos? | Si están acostumbrados a pagar en un plazo de 30 días, el cambio podría plantearles dificultades. | Contras: Podría alterar las expectativas de tus clientes habituales. |
| ¿Se puede incentivar a los clientes para que paguen el mismo día? | Podrías ofrecer un descuento a quienes paguen por adelantado. | Ventaja: Te pagan puntualmente y los clientes obtienen recompensas. |
| ¿Deberías cobrar recargos por demora? | Si ha dejado claras las condiciones pero el cliente no realiza el pago, tal vez le parezca razonable aplicar un recargo por demora. | Contras: Podría disuadir a los nuevos clientes. |
| ¿Hay margen para negociar? | Esto se corresponde con trabajos de mayor envergadura y con un coste más elevado. | A favor: Puede haber circunstancias en las que esto sea necesario para garantizar la seguridad del trabajo. |
Es probable que muchos clientes no tengan ningún problema en pagar inmediatamente después de que les hayas prestado los servicios. Como puedes crear una factura en cuestión de minutos, no hay retrasos. Si dispones de una solución de facturación para pequeñas empresas que incluya procesamiento de pagos, los técnicos pueden cobrar los pagos directamente sobre el terreno.
Es posible que se apliquen comisiones por el procesamiento de pagos, pero en determinadas situaciones tienes la opción de repercutirlas a los consumidores.
Asegúrate de poder ofrecer opciones de pago flexibles, además de las tarjetas de crédito o débito. Los pagos digitales como Apple Pay, Google Pay y Stripe Link se han vuelto muy populares. Asegúrate de que tu plataforma los ofrezca.
Las facturas incluirán enlaces o códigos QR que el cliente podrá utilizar para realizar el pago. Se trata de un proceso seguro y fluido. Gracias a estas funciones, ya no tendrás que lidiar con procesos manuales ni perseguir facturas vencidas. Con este flujo de trabajo, tendrás más posibilidades de que te paguen a tiempo.
Además, dispones de una visibilidad completa del flujo de caja. En una sola pantalla, puedes ver las facturas pagadas, pendientes de pago o vencidas.
Medidas de limpieza general para pequeñas empresas
A continuación, te ofrecemos un resumen de los consejos empresariales para la primavera que se han comentado:
- Una vez terminada la temporada de la declaración de la renta, es hora de empezar de cero de cara a la ajetreada temporada que se avecina. Aprovecha este tiempo para auditar, revisar, analizar y tomar medidas.
- La relación entre presupuestos y facturas es un indicador clave para comprender el crecimiento del negocio, la pérdida de clientes y los motivos por los que los clientes potenciales no se convierten en clientes. Aprovecha lo que aprendas y aplícalo a tus operaciones y a tus estrategias de ventas y marketing.
- Encontrar formas de aumentar la eficiencia y la productividad resulta mucho más fácil cuando se digitaliza el control de gastos. Prescindir de los procesos manuales y en papel ahorra tiempo, garantiza que no se pierdan los recibos y permite tener siempre un control de los gastos.
- La comunicación con los clientes es fundamental para fidelizarlos a largo plazo. Sin embargo, surgirán problemas si tus datos son inexactos o están incompletos. Unas bases de datos bien organizadas agilizan y facilitan considerablemente la facturación y otras tareas.
Tu revisión financiera de primavera
El periodo entre la temporada fiscal y la temporada alta ofrece una oportunidad ideal para evaluar tu rendimiento y ponerte al día. Para ello, es importante contar con la tecnología adecuada. Puedes simplificar y optimizar todas tus actividades financieras con una plataforma diseñada para pequeñas empresas.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el indicador financiero más importante que debo revisar antes de que comience la temporada alta?
Se trata del indicador más crucial por varias razones. En primer lugar, tienes que pagar los suministros, el equipo y al personal antes de que tus clientes te paguen. Hacer un seguimiento de su flujo de caja operativo le permite saber cuándo podría quedarse sin él.
En segundo lugar, es útil para gestionar los costes de los materiales que necesita, de modo que disponga de existencias suficientes sin gastar más de lo que le permite su beneficio.
En tercer lugar, puede indicar que necesita liberar capital mediante una línea de crédito o recurriendo a sus ahorros.
Aunque el flujo de caja operativo debe ser su prioridad, también le conviene evaluar estas métricas:
– Margen de beneficio bruto:le indica la rentabilidad de sus trabajos una vez deducidos los costes directos.
– Plazo medio de cobro:mide la rapidez con la que pagan sus clientes, lo que puede optimizar para acelerar los pagos. Si su plazo medio de cobro supera los 30 días, esto puede indicar que debería replantearse las condiciones para exigir el pago inmediatamente después de que se complete el trabajo.
¿Cómo puedo utilizar los datos de mis facturas anteriores para predecir mis ingresos de primavera?
Algunos pasos rápidos para realizar esta evaluación:
– Limpia y organiza tus datos:si utilizas una plataforma de presupuestos y facturación, te resultará fácil localizarlos y descargarlos. Si utilizas hojas de cálculo, requerirá más tiempo y trabajo manual.
– Define tu estacionalidad:tu temporada alta comienza en primavera, así que céntrate en los meses de los últimos años dentro de ese periodo.
– Determina tu factor de crecimiento:los aumentos porcentuales interanuales son necesarios para hacer previsiones de futuro.
– Añade los datos de tu cartera de proyectos:fíjate en los trabajos que ya has contratado y en los presupuestos que has elaborado. Quizá solo te interese tener en cuenta aquellos con mayor probabilidad de conversión.
– Realiza ajustes para otros factores:aquí es donde incorporas aspectos como los cambios en la demanda, el aumento de los costes, la nueva competencia y las actualizaciones de precios.
