Comptabilité d'exercice : Définition et fonctionnement

Pour les petites entreprises, la comptabilité de caisse fait l'affaire. Vous suivez l'argent au fur et à mesure qu'il circule. Mais à mesure que votre entreprise se développe, vos méthodes comptables doivent l'être aussi. C'est là que la comptabilité d'exercice entre en jeu. 

Voici tout ce qu'il faut savoir sur cette méthode comptable.

Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?

La comptabilité d'exercice permet aux entreprises de gérer leurs activités financières. Au lieu de suivre les flux de trésorerie, cette méthode enregistre les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Elle ne s'intéresse pas à l'argent réel. 

Quel est donc l'objectif de la comptabilité d'exercice ?

La méthode de la comptabilité d'exercice donne une image plus précise de la santé financière d'une entreprise. Elle utilise le principe du rattachement, qui consiste à enregistrer les recettes et les dépenses en même temps. Cela signifie qu'elle suit l'ensemble des activités économiques d'une entreprise, et pas seulement les transactions en espèces. L'entreprise peut voir et comprendre ses ventes et ses coûts immédiatement, au lieu d'attendre les rentrées de fonds.

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Quand utiliser la comptabilité d'exercice ?

De nombreuses entreprises ne demandent pas à leurs clients de payer d'avance en espèces. Pensez aux cabinets d'avocats, qui fournissent d'abord des services et facturent ensuite. Grâce à la comptabilité d'exercice, les cabinets peuvent faire correspondre les ventes et les dépenses en temps réel en enregistrant les transactions au moment où elles se produisent. Cela leur permet de tirer des conclusions plus directes et plus précises. 

Supposons que le cabinet juridique facture 300 $ pour une consultation, mais que les clients ne doivent payer que plus tard. Le cabinet enregistre le revenu de 300 $ lorsque le client accepte la consultation, et non après. Il sait ainsi qu'il disposera de suffisamment d'argent pour payer l'avocat.

La comptabilité d'exercice est trop complexe et trop coûteuse pour les entreprises les plus simples. Elle utilise plus de ressources que le simple suivi des flux de trésorerie et, parfois, elle n'est tout simplement pas nécessaire. Si vous vendez des marchandises sur un marché et n'acceptez que des paiements en espèces, il suffit de suivre les flux de trésorerie. En revanche, si vous acceptez des ventes à crédit, vous devez utiliser la comptabilité d'exercice.

Explication de la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Il existe deux méthodes comptables principales : la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. La principale différence réside dans le moment où l'entreprise enregistre les transactions.

Avec la comptabilité de caisse, l'entreprise comptabilise les recettes lorsqu'elle reçoit de l'argent. Et elle comptabilise les dépenses lorsqu'elle les paie. Cette méthode est simple. Elle est suffisante pour les petites entreprises ayant des finances de base.

La comptabilité d'exercice n'a rien à voir avec les flux de trésorerie. L'entreprise comptabilise simplement les recettes lorsqu'elle les perçoit. Les grandes entreprises utilisent souvent ce type de comptabilité. Elle est meilleure car elle donne une image plus précise des interactions financières.

Quels sont les avantages de la comptabilité d'exercice ?

La comptabilité d'exercice permet à une entreprise de faire correspondre les recettes et les dépenses, de sorte qu'elle sait toujours combien d'argent elle a. Il est donc plus facile de repérer à l'avance les erreurs et les problèmes de trésorerie. Il est ainsi plus facile de repérer à l'avance les erreurs et les problèmes de trésorerie.

Ce processus permet également d'atténuer les effets des transactions et des dépenses uniques ou irrégulières. Imaginons qu'une entreprise achète un abonnement à un logiciel. Elle paie l'ensemble en une seule fois, mais l'abonnement dure cinq ans. Sur le papier, l'entreprise pourrait répartir la dépense sur les cinq ans pour alléger la charge et faciliter l'établissement du budget.

La comptabilité d'exercice fait également partie des principes comptables généralement admis (GAAP). Les GAAP sont les meilleures pratiques du secteur. Ils sont également obligatoires lorsque vous travaillez avec des prêteurs et des investisseurs. Il est donc plus facile d'emprunter et d'attirer des capitaux si votre entreprise est conforme aux GAAP. 

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4 types de régularisation

La comptabilité d'exercice implique différents types de transactions financières, également connues sous le nom de régularisations. En voici quatre types :

1. Les dépenses

Les charges à payer sont des dépenses qui ont été engagées mais qui n'ont pas encore été payées. Elles aident les entreprises à reconnaître les coûts futurs. Par exemple, une entreprise peut engager quelqu'un pour effectuer des réparations, mais ne payer qu'une fois les réparations effectuées.

2. Recettes

Les produits à recevoir correspondent aux revenus gagnés mais non encore perçus. C'est le cas lorsqu'une entreprise facture des services et attend le paiement.

3. Prépayé

Les charges constatées d'avance se produisent lorsqu'une entreprise paie quelque chose à l'avance. Si une entreprise achète une assurance pour l'année à venir, elle enregistre le coût en tant que charges constatées d'avance. Elle répartit ensuite la dépense sur la période de couverture.

4. Différé

Les comptes de régularisation enregistrent les recettes ou les dépenses après leur paiement. Si une entreprise est payée pour des services futurs, elle enregistre cet argent en tant que produit différé. Elle le fait jusqu'à ce qu'elle fournisse ces services.

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6 conseils pour réussir la mise en place d'un système de comptabilité d'exercice

Voici quelques conseils pour utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice :

1. Établir un plan comptable

Organisez vos comptes bancaires de manière à refléter les activités financières de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez avoir des comptes séparés pour les ventes, les dépenses et les taxes afin de contrôler les entrées et sorties d'argent. Il est ainsi plus facile de suivre les transactions avec précision.

2. Élaborer une politique de reconnaissance des revenus

Savoir quand comptabiliser les recettes. Tout doit se faire dans la bonne période comptable. Il doit également être conforme aux normes GAAP. 

3. Créer des procédures de contrôle et de vérification

Mettez en place des contrôles internes qui vérifient chaque fois les transactions. Cela permet de s'assurer que les données financières sont exactes.

4. Consultez régulièrement vos livres

Comparez vos registres avec les relevés bancaires et autres documents financiers. Vous repérerez les différences et les erreurs avant qu'elles ne deviennent des problèmes.

5. Tenez vos données à jour

Mettez souvent à jour votre comptabilité. Cela permet d'indiquer les dernières transactions et les changements intervenus dans votre entreprise.

6. Engager un comptable 

Si la gestion de votre comptabilité vous semble insurmontable, faites appel à un professionnel. Il vous aidera à tenir des registres précis et à respecter les normes.

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