Qu'est-ce que le rapprochement des factures ?

Les entrepreneurs indépendants et les professions libérales suivent leur propre parcours financier. Cela signifie que vous devez contrôler vos finances et leur exactitude. Le rapprochement des factures constitue un élément important de ce processus.

Pour vous assurer que vous respectez toutes les règles (locales, nationales, internationales), vous devez établir des procédures pour vos finances. Dans cet article, nous expliquerons le rapprochement des factures et son importance, et nous donnerons des conseils pour les entrepreneurs indépendants et les sociétés de freelance.

Comprendre le rapprochement des factures

Le rapprochement des factures est le processus qui consiste à faire correspondre les relevés bancaires ou les transactions saisies dans le logiciel de comptabilité avec les factures. Il s'agit ici de comparer différentes sources liées à un même achat ou une même facture, comme les factures et les reçus.

À la fin du rapprochement, vous devriez être en mesure de confirmer que les entrées et les sorties d'argent du compte correspondent aux factures traitées. Cela peut sembler une tâche monotone, mais c'est une activité importante qui permet de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur d'un côté comme de l'autre.

L'importance du rapprochement des factures

Le rapprochement des factures est un processus important pour votre entreprise, et ce pour de nombreuses raisons. Voici quelques exemples de son impact sur votre entreprise.

Garantir l'exactitude des fonds

Lorsque vous rapprochez régulièrement les entrées et les sorties, vous réduisez le risque de ne pas disposer de fonds suffisants dans vos comptes. Il se peut que vous constatiez que des factures en souffrance de vos clients pèsent sur votre trésorerie. Le rapprochement vous permet de voir immédiatement ce qui est en suspens, de sorte que vous ne risquez pas de surcharger vos comptes.

Repérer les erreurs de facturation et les augmentations de prix

Même dans le monde des factures automatisées, des erreurs peuvent encore se produire. Pour les factures que vous recevez pour vos services en tant qu'entrepreneur indépendant, vous devez analyser chaque ligne. Le rapprochement pourrait permettre de détecter les erreurs commises par les fournisseurs en ce qui concerne les quantités, les prix ou les produits/services incorrects.

Cette procédure permet de s'assurer que vous ne payez pas pour quelque chose que vous n'avez pas reçu. Cela s'applique également aux factures qui sont les mêmes chaque mois (par exemple, les factures de services Internet ou de téléphonie mobile) et aux paiements automatiques. La raison en est que vous pouvez bénéficier de réductions promotionnelles qui expirent. Si c'est le cas, le paiement augmentera. Il est donc important de garder un œil sur ce point afin de renégocier ou d'envisager un nouveau fournisseur.

Identifier la fraude

Si vous effectuez un rapprochement chaque mois, vous comprendrez mieux vos flux de trésorerie et serez en mesure d'identifier les erreurs ou les fraudes en temps opportun. Vous serez très attentif à tout ce qui vous semble suspect et pourrez agir rapidement.

Bien que la procédure soit simple, il se peut que vous rencontriez des difficultés.

Les plus grands défis du rapprochement des factures

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre activité, de nombreux processus sont liés à vos finances. Cela signifie que des problèmes peuvent vous empêcher d'effectuer des rapprochements de manière transparente, voire pas du tout. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels sont confrontés les entrepreneurs indépendants et les professions libérales.

Les différentes sources de paiement

Il se peut que vos clients vous paient par le biais de plusieurs canaux - applications de paiement numérique, dépôts directs, logiciels de comptabilité, chèques papier, etc. Cela peut compliquer la réconciliation des entrées d'argent, car elles vous parviennent de différentes manières. Vous pouvez atténuer ces problèmes en normalisant les sources de paiement. Si ce n'est pas possible, vous devez centraliser les informations relatives aux paiements. Cela peut se faire par le biais d'un logiciel de facturation qui vous aidera à en assurer le suivi.

Les processus manuels introduisent des erreurs

Si vous effectuez des rapprochements manuels à l'aide de feuilles de calcul, les erreurs sont inévitables. Une étude a montré qu'en moyenne, les grandes feuilles de calcul comportent au moins une erreur de fond. Elle a également conclu que les erreurs des feuilles de calcul sont difficiles à détecter par les utilisateurs.

Plus vous saisissez de lignes dans les feuilles de calcul, plus il y a de chances que quelque chose se passe mal. Faites de votre mieux pour contrôler vos feuilles de calcul chaque fois que vous les utilisez. Cependant, les feuilles de calcul peuvent devenir trop lourdes et trop manuelles à mesure que votre entreprise se développe. Dans ce cas, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité automatisé.

Les gros volumes de factures prennent du temps

Si le volume des factures augmente régulièrement, vous pouvez avoir l'impression de vous noyer dans la paperasserie. Si vous attendez la fin du mois pour effectuer toutes les étapes du processus de rapprochement, cela pourrait vous prendre une journée entière, ce qui équivaut à des heures non rémunérées pour vous. La tâche ne vous semblera pas si écrasante si vous pouvez faire un peu d'efforts en cours de route.

Pour atténuer ces difficultés et créer un processus rationalisé, utilisez certains de ces conseils qui peuvent vous faire gagner du temps et de l'argent.

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Conseils rapides pour améliorer le rapprochement des factures

Il est facile de personnaliser ce processus pour qu'il réponde à vos besoins en suivant ces conseils.

Comparer les listes d'emballage aux envois et aux commandes

Lorsque vous recevez des articles pour votre entreprise, vous devez comparer ce que vous recevez avec les listes de colisage et les factures.Vous devez rechercher les incohérences entre la quantité et les descriptions figurant sur la liste et ce que vous avez reçu.

Cochez chaque élément de la liste de colisage qui est correct. Si vous trouvez des erreurs, notez-les. Ensuite, à partir des données que vous avez recueillies, vous rapprocherez la liste de colisage de votre commande.

Reportez-vous à votre commande initiale et suivez la même procédure que ci-dessus, en cochant les articles corrects. En cas de divergence, vérifiez d'abord si les articles manquants ne font pas l'objet d'un envoi séparé. Après avoir rassemblé toutes les données, signalez tout problème à votre fournisseur pour qu'il le corrige.

Déterminer la validité des factures de services

Une grande partie de vos factures peut concerner des services et non des produits. Vous ne pouvez pas les évaluer de la même manière, mais ne les ignorez pas. Examinez les détails de la facture. Vérifiez ensuite que le prix facturé correspond au prix convenu. Vérifiez également si le vendeur a ajouté des suppléments que vous n'aviez pas demandés ou souhaités.

Organiser les dossiers pour y accéder facilement plus tard

Une fois que vous avez rapproché les factures et que vous les avez payées ou que vous avez été payé, vous en avez toujours besoin. Ces factures sont essentielles pour soumettre vos impôts en tant qu'entrepreneur indépendant. Vous pouvez utiliser un système de code couleur dans les fichiers papier ou numériques pour noter la catégorie de dépenses. Cela vous facilitera grandement la tâche au moment de la déclaration d'impôts.

Demander des factures détaillées et les envoyer

Un autre moyen d'améliorer le rapprochement consiste à demander à vos fournisseurs des factures détaillées. Celles qui ne contiennent qu'une seule ligne d'information ne vous seront pas d'une grande aide lorsque vous tenterez de les vérifier. Vous pouvez être plus sûr d'avoir payé pour ce que vous avez reçu lorsque vous disposez de tous les détails.

Les détails vont dans les deux sens. Veillez à ce que vos factures sortantes définissent le travail effectué et les tarifs (par exemple, à l'heure, par projet, etc.). Si vous envoyez de nombreuses factures, il peut être difficile de se souvenir de ce que vous avez fait pour qui. Cette pratique vous évite d'avoir à consulter des courriels ou des documents pour vous rappeler en quoi consistait le travail.

Mise en place de rappels liés aux rapprochements

En fonction des conditions de paiement avec les fournisseurs et les clients, vous pouvez programmer des rappels sur votre calendrier pour certaines dates. Par exemple, si vous avez des conditions de paiement à 15 jours et que vous envoyez des relevés le premier du mois, vous devriez avoir des paiements avant le 15. Vous pouvez voir rapidement ce qui est en retard et envoyer des rappels proactifs aux clients concernant les soldes en souffrance. Le fait de ne pas perdre de vue cet aspect devrait permettre de maintenir un flux de trésorerie positif.

Avec un processus simple et des moyens d'éviter les difficultés et d'optimiser, vos pratiques de rapprochement des factures peuvent être efficaces. Lorsque c'est le cas, vous pouvez bénéficier d'un meilleur flux de trésorerie, de moins d'erreurs, de moins de risques de fraude et d'une réduction des risques de paiements manquants.

En conclusion

Votre système de facturation est un élément essentiel de la gestion de votre entreprise. Le rapprochement régulier de vos factures peut vous aider à maintenir un flux de trésorerie régulier et à vous assurer que vous ne manquez aucun problème. Prenez le temps de mettre en place un processus qui fonctionne pour vous et qui continuera à fonctionner au fur et à mesure que votre entreprise se développera.

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