Comment énoncer les conditions de paiement d'une facture (avec un exemple de libellé)

25 avril 2023 par Invoice Simple

Il y a beaucoup de choses qu'un chef d'entreprise peut remettre à plus tard, mais la facturation n'en fait pas partie. Des factures émises en temps voulu permettent d'assurer un flux de trésorerie sain et de maintenir l'activité de l'entreprise. Cependant, il ne suffit pas d'indiquer à vos clients le montant qu'ils doivent payer. Vous avez besoin d'une facture qui comporte les éléments suivants

  • la date de la facture
  • un numéro de facture
  • le montant total dû
  • conditions de paiement

Le dernier élément de notre liste - les conditions de paiement - est l'objet de cet article.

Conditions de paiement des factures

Les conditions de paiement sont utilisées pour indiquer aux clients quand et comment payer. Par exemple, net 30 signifie que le total de la facture est dû dans les 30 jours. Dans certains cas, conditions de paiement incitent à payer plus rapidement en offrant a discount. Prenons a plus près.

Quelles sont les meilleures conditions de paiement ou les conditions habituelles ?

Les conditions de paiement types précisent le montant dû, la date d'échéance, l'application éventuelle de remises et les moyens de paiement à la disposition des clients. Les meilleures conditions sont claires et faciles à comprendre (nous abordons cette question en détail ci-dessous).

La façon dont vous structurez les conditions de paiement peut être influencée par le secteur dans lequel vous travaillez. Par exempledans le secteur de la construction, de nombreux fournisseurs d'aliments et de boissons exigent un paiement immédiat, tandis que les entreprises de construction sont connues pour accorder un délai de paiement de 90 jours. Si vous ne savez pas quelle est la norme dans votre secteur d'activité, pensez à poser la question dans un forum sectoriel, comme un r/subreddit lié au secteur.

Avez-vous NEDE des conditions de paiement sur une facture ?

Théoriquement, vous pouvez ne pas faire figurer de conditions de paiement sur vos factures, mais comment vos clients sauront-ils ce que vous attendez d'eux ? L'un des plus grands défis pour les entreprises est la trésorerie. Pour vous aider à conserver une trésorerie saine, indiquez toujours des conditions de paiement sur vos factures.

De plus, l'inclusion de conditions de paiement vous permet de garder le contrôle du processus de facturation. Lorsque vous savez quand les factures sont dues, vous savez aussi quand les paiements sont en retard. Il faut toujours assurer le suivi des retards de paiement, car la santé financière de votre entreprise en dépend.

 

fictif net 30 conditions libellées sur la facture

Exemple de libellé des conditions de paiement d'une facture

Ajout conditions de paiement aux factures est aussi simple que d'ajouter une note. Une ou deux phrases suffisent pour indiquer aux clients quand et comment ils doivent payer. N'hésitez pas à copier la formulation de l'un des exemples suivants et à la coller sur vos factures.

  • Lorsque le paiement est exigé à l'avance :
    Payer à l'avance.
  • Lorsque vous attendez de vos clients qu'ils paient immédiatement :
    Le paiement est dû à la réception.
  • Lorsque vous accordez un crédit à vos clients et que vous précisez le nombre de jours dont ils disposent pour payer :
    Conditions : Net 30.Le paiement est dû à 30 jours à compter de la date de facturation.

    Le net 30 est une pratique courante dans de nombreux secteurs d'activité. Si vous souhaitez un paiement plus rapide, remplacez "net 30" par "net 15" ou même "net 10".
  • Pour inciter à des paiements plus rapides, les conditions nettes sont combinées à une réduction. Par exemple :
    Conditions : 5% 10 net 30. Si vous payez dans les 10 jours, nous escompterons cette facture de 5 %, ou vous pouvez payer la totalité du montant dû dans les 30 jours.
  • Lorsque vous accordez une ligne de crédit et que le client paie ses factures mensuellement ou trimestriellement :
    Ligne de crédit.
  • Informer les clients de ce qui se passe en cas de retard de paiement :
    Une pénalité de retard mensuelle de 1 % du montant total dû sera prélevée sur les paiements en retard.

ARTICLE CONNEXE : Comment accepter des paiements en ligne

 

propriétaire d'entreprise tapant sur une facture d'ordinateur

Conseils pour rendre vos modalités de paiement plus efficacesde paiement plus efficaces

Les conditions de facturation efficaces sont claires, comme décrit ci-dessus. Elles figurent également sur chaque facture que vous envoyez. Voici d'autres conseils sur la gestion de vos factures et l'acceptation des paiements.

Utiliser un système de gestion des factures

Un système de gestion des factures système de gestion des factures vous permet de facturer, d'envoyer des courriels, de suivre les paiements et d'assurer le suivi des retards de paiement en un seul endroit, sans avoir l'impression de devoir être comptable pour gérer votre entreprise.

Un système robuste vous permet de voir quand les factures sont livrées et lues, de trouver les factures par client, d'exporter facilement les données et d'être toujours au courant des factures qui arrivent à échéance ou qui sont en retard.

Utiliser une passerelle de paiement très simple

Plus il y a d'options disponibles pour réception des paiements (souvent appelées passerelles) plus il est facile de se faire payer. En acceptant plusieurs formes de paiement, vous également vous rendez le paiement plus pratique pour les clients.

 

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Restez au fait de la facturation et des retards de paiement comme si la vie de votre entreprise en dépendait - parce que c'est le cas !

Toute entreprise prospère a mis en place un plan d'envoi d'e-mails de facturation et de suivi des clients qui ne paient pas à temps.

Dès qu'une facture est en retard, ne serait-ce que d'un jour, il faut prendre contact avec le client. En règle générale, il s'agit d'envoyer un courrier électronique. Il est conseillé d'entamer la conversation en rappelant que le paiement était attendu à la date d'échéance. Si le client ne paie pas ou ne répond pas, envoyez un deuxième courriel. S'il ne paie toujours pas, n'abandonnez pas. MYOB rapporte que 59 % des factures en souffrance nécessitent au moins trois relances avant d'être payées.

Et si vous ne savez pas quoi dire dans vos emails, copiez nos modèles gratuits.

Outre l'envoi d'un courrier électronique, vous pouvez téléphoner aux clients en retard de paiement. Soyez courtois. Remerciez-les de leur confiance. Ensuite, informez-les fermement que le paiement est en retard et demandez-leur de payer par l'intermédiaire de l'une de vos passerelles de paiement.

Offre discomptes (& potentiellement ltion de la fees)

Il suffit d'ajouter une note sur une ou deux lignes pour convertir une facture standard en une facture qui 

Personne n'aime évaluer ou payer des frais de retard. Au lieu de punir les clients qui paient en retard, on peut les récompenser en leur accordant une réduction pour paiement rapide. Rappelez-vous le terme 5 % net 10 qui prévoit une réduction de 5 % en cas de paiement dans les dix jours calendaires ? Une telle carotte vaut souvent mieux que le bâton des pénalités de retard.

Toutefois, pour les comptes en souffrance vous pouvez facturer des frais de retard. En règle générale, les pénalités de retard correspondent à un pourcentage du montant total de la facture, par exemple 1,5 %. Toutefois, les réglementations relatives aux pénalités de retard et aux intérêts varient d'un État à l'autre ; renseignez-vous donc sur les dispositions légales en vigueur dans votre pays.

Si les factures restent impayées après plusieurs tentatives de recouvrement, vous devrez peut-être prendre des mesures plus radicales. Vous pouvez notamment faire appel à un avocat ou à une agence de recouvrement, ou encore déposer une plainte auprès du tribunal des petites créances. Et si, en fin de compte, vous estimez que vous avez épuisé toutes vos options, il peut être possible de radier la facture impayée (voir "Pouvez-vous radier les factures impayées ?"pour plus d'informations).

Principaux enseignements à tirer de l'indication des conditions de paiement sur une facture

Si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser des conditions de paiement, tout cela peut vous sembler beaucoup. Cependant, une fois que vous aurez compris les conditions et que vous commencerez à les utiliser sur les factures, vous améliorerez votre trésorerie. Voici les principales informations à retenir sur les conditions de paiement :

  • Des conditions de paiement clairement énoncées sur une facture permettent aux clients de savoir quand et comment payer.

  • Une ou deux phrases suffisent pour décrire vos conditions de paiement. Vous pouvez personnaliser les exemples fournis en italique ci-dessus.

  • Les passerelles de paiement multiples permettent aux clients de payer d'une manière qui leur convient et vous aident à être payé à temps.

  • Un système de gestion des factures simplifiera votre processus de facturation, facilitera l'inclusion des conditions de paiement et maintiendra votre flux de trésorerie à un niveau élevé.

  • Mettre en place un plan d'envoi de courriels de facturation et de suivi des factures impayées dès qu'elles sont en retard.

  • Les remises pour paiement anticipé sont une alternative aux pénalités de retard.

ARTICLE CONNEXE : Comment rédiger un courriel concernant une facture en souffrance ?

 

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