Comment rédiger un solide courriel de facturation - 3 exemples/modèles

Comment rédiger un solide courriel de facturation - 3 exemples et modèles

En tant que freelance ou entrepreneur, vous devez envoyer des factures pour votre travail. Il est important de rédiger ces e-mails de facturation de manière à ce qu'ils soient payés le plus rapidement possible.

Dans cet article, nous décrivons les éléments à inclure pour rédiger un courriel de facturation efficace. Nous vous proposons également trois modèles simples d'e-mails de facturation que vous pouvez utiliser pour fluidifier les paiements.

Qu'est-ce qu'un courriel de facturation ?

Un courriel de facturation est un courriel qui contient une facture pour des biens ou des services. L'objectif d'un courriel de facturation est de demander le paiement du travail effectué.

Les courriels de facturation doivent être clairs, concis et faciles à comprendre pour le client. Ils doivent également contenir toutes les informations pertinentes sur le travail que vous avez effectué et sur la manière dont vous comptez être payé et la date à laquelle vous comptez l'être.

Lorsque vous rédigez un courriel de facturation, veillez à inclure les informations suivantes :

• Votre nom et vos coordonnées.
• Le nom et les coordonnées du client.
• Une description détaillée des travaux réalisés.
• Le montant total dû.
• Le montant total dû.
• La date d'échéance de la facture.
• Le numéro de la facture (le cas échéant).
• Vos conditions et méthodes de paiement.
• Un lien vers la facture en ligne ou une pièce jointe au format PDF.

LIRE LA SUITE : Facture ou facture : une facture est-elle la même chose qu'une facture ?

Comment rédiger un solide courriel de facturation

Lorsque vous envoyez une facture par courrier électronique, vous devez suivre quelques étapes pour vous assurer que votre client sait exactement ce qu'il paie et comment vous payer.

Personnalisez-le

Votre courriel de facturation doit être adressé au client par son nom. C'est un moyen simple de distinguer votre courriel des autres messages automatisés qu'il peut recevoir. Voici quelques façons de personnaliser votre courriel de facturation :

• Indiquez le nom et une brève description du projet.
• Fournir un lien vers un dossier contenant les factures antérieures ou l'historique des paiements.
• Ajoutez une note personnelle pour les remercier de leur confiance.

Utiliser une ligne d'objet claire

Votre objet doit être clair et concis. Il doit indiquer au client qu'il a une facture à payer. Voici quelques exemples de rédaction d'une ligne d'objet claire pour votre courriel de facturation.

• FACTURE : [Votre nom] - [Date]
• Facture n° [123456] : [Votre nom] - [Nom du projet]
• Paiement demandé : [Votre nom] - [Nom du projet]
• [Votre nom] : Facture pour [Date]

Inclure le montant dû et la date d'échéance

Indiquez clairement le montant que le client vous doit et la date à laquelle le paiement est dû. Vous éviterez ainsi toute confusion de sa part et vous aurez plus de chances d'être payé en temps voulu. Vous pouvez inclure ces informations dans le corps de votre courriel ou en pièce jointe.

Utiliser un langage simple et clair

Votre courriel de facturation doit être facile à comprendre pour le client. Utilisez un langage simple et évitez le jargon du secteur. Si vous devez utiliser des abréviations, veillez à en expliquer la signification.

Il est également important de relire votre courriel de facturation avant de l'envoyer. Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes de grammaire ou d'orthographe. Celles-ci peuvent donner à votre courriel un aspect non professionnel et entraîner une certaine confusion chez le client.

Joindre votre facture de plusieurs façons

Lorsque vous envoyez votre facture, veillez à l'inclure en pièce jointe. Le client peut ainsi la télécharger et la conserver pour ses dossiers. Vous devez également inclure un lien vers la facture en ligne afin qu'il puisse y accéder ultérieurement.

En incluant à la fois une pièce jointe et un lien, vous donnez au client la possibilité de visualiser et d'enregistrer la facture. Cela peut s'avérer utile s'il manque de temps ou s'il préfère accéder à ses factures en ligne.

CONTINUER À LIRE : Qu'est-ce qu'un numéro postal sur une facture ?

Faciliter le paiement des clients

L'objectif d'un courriel de facturation est d'obtenir un paiement. Pour faciliter au maximum la tâche de votre client, incluez dans votre courriel toutes les informations relatives au paiement, ainsi que les modalités d'acceptation des paiements et les éventuelles échéances ou pénalités de retard.

Vous pouvez également ajouter un lien vers votre portail de paiement en ligne ou un bouton permettant de régler la facture par carte de crédit. En facilitant le paiement, vous avez plus de chances d'être payé dans les délais.

Besoin d'un modèle de facture professionnel ? Consultez notre galerie de modèles de factures.

Utiliser un modèle de facture professionnel

Un modèle de facture professionnel peut vous faire gagner du temps et vous aider à être payé plus rapidement. En utilisant un modèle, vous êtes sûr de ne manquer aucune information importante dans votre facture.

Un modèle de facture professionnel donnera également à votre courrier électronique un aspect plus soigné et plus professionnel. Cela peut contribuer à instaurer un climat de confiance avec votre client et le rendre plus enclin à payer dans les délais.

Autres conseils pour l'envoi d'une facture par courrier électronique

• Incluez une note de remerciement. Un simple remerciement peut contribuer grandement à établir une relation avec votre client.
• N'ayez pas peur de faire un suivi. Si vous n'avez pas reçu de paiement quelques jours après la date d'échéance, contactez votre client et demandez-lui s'il a besoin d'aide pour régler la facture.
• Vérifiez que tous les détails de votre facture sont corrects. 61 % des retards de paiement sont dus à des factures incorrectes. L'exactitude est donc essentielle pour être payé à temps.
• Envisagez d'utiliser un service. Si vous en avez assez de courir après les paiements, il peut être intéressant d'utiliser un service de facturation et de paiement. Ces services peuvent automatiser le processus d'envoi et de suivi des factures.

Exemples d'e-mails de facturation

Pour vous donner une meilleure idée de la manière de rédiger un courriel de facturation, nous avons inclus ci-dessous trois exemples de courriel de facturation. Ces exemples peuvent être utilisés comme modèles pour vos propres factures.

Exemple 1 - Facture générique avec pièce jointe par courrier électronique

Cet exemple peut être utilisé comme ligne directrice générale pour tout courriel de facturation.

Bonjour [Nom du client],

Nous vous remercions de votre confiance. Vous trouverez ci-joint la facture pour [service rendu/produit acheté]. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Nous vous remercions,

[Votre nom]

Numéro de facture : ____________

Montant dû : $___________

Date d'échéance : __/__/__

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

[Votre adresse e-mail]

Exemple n° 2 - Courriel au premier client

Si vous envoyez une facture par courrier électronique à un nouveau client, il est conseillé d'inclure quelques informations supplémentaires sur votre entreprise. Cela permet d'instaurer un climat de confiance et d'établir une certaine crédibilité.

Bonjour [Nom du client],

Nous vous remercions d'avoir choisi [Votre entreprise] pour votre [service/produit]. Nous apprécions votre confiance et nous nous réjouissons de pouvoir vous servir à l'avenir.

Veuillez trouver ci-joint la facture pour [service rendu/produit acheté]. Pour rappel, nos conditions de paiement sont [net __ jours]. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Nous vous remercions,

[Votre nom]

Numéro de facture : ____________

Montant dû : $___________

Date d'échéance : __/__/__

Termes nets : __ jours

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

[Votre adresse e-mail]

Exemple n° 3 - Courriel du client fidèle

Vous pouvez utiliser un ton plus familier si vous envoyez un courriel de facturation à un client habituel. Cela peut contribuer à établir un rapport et à renforcer votre relation avec le client.

Bonjour [Nom du client],

Je vous remercie de votre confiance. J'ai joint à cet e-mail la facture pour [service rendu/produit acheté]. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Merci,

[Votre nom]

Numéro de facture : ____________

Montant dû : $___________

Date d'échéance : __/__/__

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

[Votre adresse e-mail]

Gestion des suivis et des factures impayées

Il n'est pas toujours facile d'être payé à temps, mais il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour que le processus se déroule plus facilement.

Si vous n'avez pas reçu de paiement quelques jours après la date d'échéance, contactez votre client et demandez-lui s'il a besoin d'aide pour régler la facture. Si vous ne recevez pas de réponse, envisagez d'envoyer un courriel de suivi ou de l'appeler. Si une facture reste impayée, vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour obtenir le paiement. Cela peut impliquer de faire appel à une agence de recouvrement ou de poursuivre votre client en justice.

LIRE LA SUITE : Comment rédiger un courriel de facture en souffrance & Factures impayées : Un guide simple pour les indépendants et les PME

Etiquette des courriels de suivi

Lorsque vous envoyez un courriel à un client au sujet d'une facture impayée, il est important de conserver un ton professionnel et courtois. Vous éviterez ainsi tout malentendu et toute rancœur.

Voici quelques conseils pour rédiger un courriel de suivi :

• Le courriel doit être court et précis.
• Évitez de paraître exigeant ou menaçant.
• Mentionnez les frais de retard ou les intérêts éventuellement accumulés.
• Proposer des options de paiement ou un plan de paiement.
• Inclure un lien vers la facture en ligne.

Modèle d'e-mail de suivi de facture

Si vous avez besoin d'aide pour commencer, voici un modèle de rédaction d'un courriel de suivi de facture.

Bonjour [Nom du client],

J'espère que vous allez bien. Je voulais juste faire un suivi avec vous concernant la facture pour [service rendu/produit acheté]. Quelques jours se sont écoulés depuis la date d'échéance et je n'ai toujours pas reçu de paiement.

N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide pour remplir la facture ou si vous avez des questions.

Merci,

[Votre nom]

Numéro de facture : ____________

Montant dû : $___________

Date d'échéance : __/__/__

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

[Votre adresse e-mail]

Naviguer dans les courriels de facturation

L'envoi et la réception d'e-mails de facturation peuvent être un processus un peu délicat. Mais avec un peu de pratique, cela deviendra une seconde nature. N'oubliez pas de rester professionnel, courtois et patient.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de rationaliser votre processus de facturation, consultez notre blog sur la création d'une facture de vente.