Factures impayées : Un guide simple pour les indépendants et les PME

Nous avons récemment mis en lumière les sommes considérables perdues chaque année par les freelances et les PME en raison de factures impayées.

Selon une étude réalisée en 2017 par Fundbox, les petites entreprises américaines doivent 825 milliards de dollars, tandis qu'au Royaume-Uni, les PME doivent 67,4 milliards de livres sterling (et ce chiffre ne cesse d'augmenter).

Si vous êtes un freelance ou une PME et que vous avez du mal à vous faire payer, quelles sont les possibilités qui s'offrent à vous ?

Dans ce guide, nous allons aborder les sujets suivants :

• Comment réduire les problèmes de non-paiement
• Comment relancer les factures impayées ?
• Que faire si votre client refuse toujours de payer ?

Nous commencerons par aborder un sujet qui, selon nous, devrait être une pratique courante pour CHAQUE freelance et chaque PME.

Avant la cérémonie de remise des diplômes : Être clair comme de l'eau de roche sur les attentes

Avant de commencer à travailler, il est important d'être parfaitement au clair sur ce que l'on attend de vous et de votre client :

• Quels sont les services que vous fournirez ?
• Quel est le délai de livraison prévu ?
• Quand les paiements sont-ils attendus ?

Notre conseil ?

Créez un contrat simple avant le début des travaux, qui mette tout noir sur blanc.

Cela permettra d'éviter tout malentendu et pourra également servir de référence en cas de litige.

Et pour être clair :

Nous vous recommandons de procéder ainsi pour CHAQUE travail, quelle que soit sa taille.

Il est plus facile que vous ne le pensez de créer un contrat. La Freelancer's Union propose un créateur de contrat en ligne gratuit que vous pouvez utiliser pour créer un accord.

Nous vous recommandons également de consulter ce guide très détaillé.

Envisager de demander un paiement à l'avance (ou faire appel à un intermédiaire)

La meilleure façon d'atténuer les problèmes de non-paiement ?

Soyez payé d'avance pour votre travail.

Soyons honnêtes : c'est plus difficile à faire lorsque l'on débute.

Mais une fois que vous êtes établi, dans de nombreux secteurs, il est courant de demander un paiement partiel (ou même total) à l'avance.

Fixer le paiement initial à votre "coût" est une bonne idée. Ainsi, en cas de problème avec le solde, vous n'en serez pas de votre poche.

Si vous êtes freelance, une autre option consiste à utiliser des sites tels qu'Upwork comme intermédiaire.

Pour les projets à prix fixe, l'argent est placé en dépôt fiduciaire par le client et versé à l'indépendant à l'achèvement du projet ou lorsque certaines "étapes" sont franchies :

L'inconvénient ? Vous devrez payer une commission à l'intermédiaire pour l'utilisation de son service. Cela peut réduire vos marges.

Vous êtes un professionnel, n'est-ce pas ? Envoyez donc une facture professionnelle

Cela peut sembler évident.

Mais pour être payé, il faut d'abord envoyer une facture. Vous seriez surpris de voir combien de freelances et de PME sautent cette étape.

Les demandes de paiement par courrier électronique ou par Paypal sont plus susceptibles d'être manquées (ou ignorées).

Une facture professionnelle, en revanche ? Elle montre à votre client que vous prenez votre activité au sérieux.

Et les entreprises sérieuses ont plus de chances d'être payées. C'est ainsi que va le monde.

La bonne nouvelle ?

Il n'est pas nécessaire d'acheter un logiciel de comptabilité coûteux pour créer une facture professionnelle.

Vous pouvez envoyer 3 factures gratuitement à l'aide de notre générateur de factures (ensuite seulement 2,99 $ par mois), ou télécharger l'un de nos modèles de factures(également gratuits).

Chase Up Payment : C'est VOTRE argent

Voici ce qu'il en est :

Beaucoup de freelances perdent de l'argent parce qu'ils ne cherchent tout simplement pas à se faire payer. Peut-être ont-ils peur de perdre des contrats futurs avec le client. Ou peut-être pensent-ils simplement qu'il est un peu "désespéré" de réclamer un paiement.

Mais si vous prenez du retard sur un projet, il y a fort à parier que vous recevrez des courriels et des appels téléphoniques de votre client. S'il est en retard de paiement, ne devriez-vous pas faire de même ?

Il n'est pas nécessaire d'être agressif. Un simple courriel ou une lettre de rappel lorsque la facture est en retard d'une semaine environ peut suffire.

Après tout, il se peut que votre client ait réellement oublié de payer la facture. Cela arrive.

Et sur cette note :

Nous vous recommandons de noter la date d' échéance de toutes vos factures.

La plupart des logiciels de facturation(y compris le nôtre) le font automatiquement pour vous. Ou si vous préférez, vous pouvez simplement noter les dates d'échéance des factures dans un calendrier ou un agenda*.

*mais l'utilisation de notre application vous fera gagner une TONNE de temps 😉

Que faire si votre client refuse toujours de payer ?

Les rappels de paiement polis ne fonctionnent pas ?

Malheureusement, vous allez devoir choisir d'escalader ou non la situation.

La bonne nouvelle, c'est que vous avez des options.

La mauvaise nouvelle, c'est que la plupart de ces options vous coûteront de l'argent au départ.

Vous devrez donc évaluer s'il vaut la peine de dépenser (et éventuellement de perdre) de l'argent supplémentaire pour obtenir ce qui vous est dû.

Convaincu qu'il l'est ? Voici ce qu'il faut faire.

Factures impayées aux États-Unis : la voie légale

Si vous êtes aux États-Unis et que votre client ne paie pas, vous devrez faire appel à un avocat.

La première étape consistera normalement pour votre avocat à envoyer une demande formelle de paiement.

Une lettre juridique à l'aspect effrayant peut souvent faire l'affaire.

Mais si cela ne fonctionne pas, vous devrez malheureusement envisager de poursuivre le client pour obtenir l'argent qui vous est dû.

Cela va coûter cher. Nous ne recommandons donc cette solution que si.. :

• Vous avez épuisé toutes les autres possibilités d'obtenir l'argent, c'est-à-dire que le client vous ignore tout simplement.
• Vous pensez que la valeur de l'encours de la dette en vaut la peine
• Vous pensez que le client a les moyens de régler sa dette.

Et si vous allez au tribunal, le contrat signé dont nous avons parlé au début sera crucial.

Factures impayées au Royaume-Uni : Cour des petites créances

Si vous êtes au Royaume-Uni, la procédure légale de recouvrement d'une dette impayée est (relativement) simple.

Vous pouvez faire appel au tribunal des petites créances pour recouvrer vos dettes :

• moins de 10 000 £ en Angleterre et au Pays de Galles
• moins de 5 000 £ en Écosse
• moins de 3 000 £ en Irlande du Nord.

L'enregistrement de votre demande est soumis à des frais fixes, mais ceux-ci varient en fonction du montant de la dette. Selon Which, les frais varient de 25 £ pour les dettes inférieures à 300 £, jusqu'à un maximum de 455 £.

Vous n'avez pas besoin d'un avocat pour enregistrer votre demande. Vous pouvez le faire vous-même en ligne (gov.uk) ou par courrier (formulaire et instructions ici).

Remarque : une demande de faible importance ne garantit pas le paiement. Si vous obtenez gain de cause, vous pourrez poursuivre l'escalade, mais cela entraînera des frais supplémentaires. Souvent, cependant, le fait que vous soyez prêt à aller en justice suffira à faire payer le client.

Conseil bonus : Envisager d'adhérer à un organisme professionnel

L'escalade du non-paiement peut coûter cher.

Et si vous êtes un travailleur indépendant, il peut être un peu effrayant d'entamer une procédure juridique "tout seul".

Alors, notre conseil :

Vérifiez s'il existe des organismes professionnels dans votre secteur d'activité et envisagez d'y adhérer. Souvent, votre adhésion comprendra une assistance juridique, y compris une aide en cas de dettes impayées.

Par exemple, l'Union des musiciens indique qu'elle offre une assistance juridique sur sa page "Getting Paid".

La Federation Of Small Businesses (organisme représentant les PME au Royaume-Uni) propose à ses membres des services de recouvrement de créances.

L'adhésion à un organisme professionnel est généralement relativement peu coûteuse. De plus, ils offrent un large éventail d'avantages supplémentaires en plus du recouvrement de créances.

Nous avons inclus ci-dessous des liens vers des organismes professionnels dans plusieurs secteurs.

Organismes professionnels généraux pour les petites entreprises et les indépendants

L'Union des indépendants

Web : https://www.freelancersunion.org/

NFIB : Association des petites entreprises (États-Unis)

Web : https://www.nfib.com/
T : 1-800-634-2669

Fédération des petites entreprises (Royaume-Uni)

Web : https://www.fsb.org.uk/
T : 0808 2020 888

Organismes professionnels du secteur de la construction

Associated Builders & Contractors Inc

Web : https://www.abc.org/
T : (202) 595-1505

Entrepreneurs généraux associés

Web : https://www.agc.org/
T : (703)548-3118

Association nationale des constructeurs d'habitations

Web : https://www.nahb.org/
T : 1-800-368-5242

Plombiers

Société américaine des ingénieurs en plomberie

Web : https://www.aspe.org/
T : 847-296-0002

Électriciens

Association nationale des entrepreneurs en électricité

Web : https://www.necanet.org/
T : (301) 657-3110

Concepteurs

L'association professionnelle du design

Web : https://www.aiga.org

Guilde des artistes graphiques

Web : https://www.graphicartistsguild.org/
T : 212-791-3400

Musiciens

Fédération américaine des musiciens (États-Unis)

Web : https://www.afm.org/
T : 212-869-1330

Musicians Union (UK)

Web : https://www.musiciansunion.org.uk/

Industrie automobile

Association des services automobiles

Web : https://asashop.org/

Récapitulatif : Comment gérer les factures impayées ?

Si vous êtes un indépendant ou une PME, suivez ces 6 étapes pour limiter les problèmes de paiement des factures.

1. S'assurer que le contrat est en place pour tous les emplois
2. Envisager de demander un paiement à l'avance
3. Envoyer une facture professionnelle
4. Assurer le suivi des factures impayées
5. Si le client refuse toujours de payer, envisager une action en justice
6. Envisager d'adhérer à un organisme professionnel

La manière simple de gérer vos factures

La gestion des factures et le suivi des retards de paiement font partie intégrante de la gestion d'une entreprise.

Sur Invoice Simple, notre travail consiste à rendre le processus aussi simple que possible.

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