Facturas impagadas: Guía sencilla para autónomos y pymes

Hace poco pusimos de relieve las enormes cantidades de dinero que pierden cada año autónomos y PYME debido a facturas impagadas.

Un estudio de Fundbox de 2017 estimó que a las pequeñas empresas de Estados Unidos se les deben 825.000 millones de dólares, mientras que en Reino Unido a las pymes se les deben 67.400 millones de libras (y subiendo).

Si es usted un autónomo o una PYME que lucha por cobrar, ¿qué opciones tiene?

En esta guía vamos a tratar:

• Cómo reducir los problemas de impago
• Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagadas
• Qué hacer si el cliente sigue sin pagar

Empezaremos cubriendo algo que creemos firmemente que debería ser una práctica estándar para TODOS los autónomos y PYMES.

Antes de la inauguración: Sea CRISTALMENTE CLARO sobre las expectativas

Antes de empezar a trabajar, es importante tener claro al 100% lo que se espera tanto de ti como de tu cliente:

• ¿Qué servicios va a prestar?
• ¿Cuál es el plazo de entrega previsto?
• ¿Cuándo se esperan los pagos?

¿Nuestro consejo?

Elabore un contrato sencillo antes del inicio, en el que se establezca todo en blanco y negro.

Esto ayudará a evitar malentendidos y también puede servir de referencia en caso de litigio.

Y que quede claro:

Te recomendamos que hagas esto para TODOS los trabajos, por pequeños que sean.

Crear un contrato es más fácil de lo que crees. La Freelancer's Union tiene un creador de contratos online gratuito que puedes utilizar para crear un acuerdo.

También recomendamos consultar esta guía bastante detallada.

Considere la posibilidad de pedir el pago por adelantado (o utilizar un intermediario)

¿La mejor forma de mitigar los problemas de impago?

Cobra por tu trabajo por adelantado.

Seamos sinceros: eso va a ser más difícil cuando se está empezando.

Pero una vez establecido, en muchos sectores es habitual pedir un pago parcial (o incluso total) por adelantado.

Fijar el pago inicial en tu "coste" es una buena idea. Así, si hay algún problema con el saldo, al menos no tendrás que pagar de tu bolsillo.

Si eres autónomo, otra opción es utilizar sitios como Upwork como intermediario.

En los proyectos de precio fijo, el cliente deposita el dinero en la cuenta de depósito en garantía y se lo entrega al autónomo al finalizar el proyecto o cuando se cumplen varios "hitos":

¿El inconveniente? Tendrás que pagar una comisión al intermediario por utilizar sus servicios. Y eso puede mermar tus márgenes.

Eres un profesional, ¿verdad? Envíe una factura profesional

Puede parecer una obviedad.

Pero cobrar por tu trabajo empieza por enviar una factura. Y te sorprendería saber cuántos autónomos y pymes se saltan este paso.

Es más probable que las solicitudes de pago por correo electrónico o Paypal no se reciban (o se ignoren).

Por otro lado, ¿una factura de aspecto profesional? Eso demuestra a tu cliente que te tomas en serio tu negocio.

Y las empresas serias tienen más probabilidades de cobrar. Así es el mundo.

¿La buena noticia?

Para crear una factura profesional no hace falta gastarse un programa de contabilidad caro.

Puedes enviar 3 facturas gratis utilizando nuestro generador de facturas (después sólo 2,99 € al mes), o descargar una de nuestras plantillas de factura(también gratuitas).

Pago de Chase Up: Es SU Dinero

Esto es lo que pasa:

Muchos autónomos pierden dinero porque simplemente no persiguen el pago. Quizá temen perder futuros trabajos del cliente. O puede que simplemente les parezca un poco "desesperado".

Pero si te retrasas en un proyecto, seguro que recibes correos electrónicos y llamadas de tu cliente. Si se retrasan en el pago, ¿no deberías hacer tú lo mismo?

No hace falta ser agresivo. Un simple recordatorio por correo electrónico o carta cuando la factura lleve una semana de retraso puede ser suficiente.

Al fin y al cabo, su cliente podría haberse olvidado realmente de pagar la factura. Suele ocurrir.

Y en esa nota:

Le recomendamos que lleve un registro de las fechas de vencimiento de todas sus facturas.

La mayoría de los programas de facturación(incluido el nuestro) lo hacen automáticamente. O, si lo prefieres, puedes anotar las fechas de vencimiento de las facturas en un calendario o agenda*.

*pero usar nuestra app te ahorrará un MONTÓN de tiempo 😉.

Qué hacer si el cliente sigue sin pagar

¿No funcionan los recordatorios de pago?

Desgraciadamente, tendrás que elegir si escalar o no.

La buena noticia es que tienes opciones.

La mala noticia es que la mayoría de estas opciones le costarán algo de dinero por adelantado.

Así que tendrás que sopesar si merece la pena desembolsar (y potencialmente perder) dinero extra para conseguir lo que te deben.

¿Convencido de que sí? Entonces, esto es lo que hay que hacer.

Facturas impagadas en EE.UU.: Actuar legalmente

Si estás en Estados Unidos y tu cliente no paga, tendrás que contratar a un abogado.

Normalmente, el primer paso será que su abogado le envíe un requerimiento formal de pago.

Una carta legal de aspecto aterrador puede servir.

Pero si eso no funciona, lamentablemente tendrás que plantearte demandar al cliente por el dinero que te debe.

Esto va a ser caro. Así que sólo recomendaríamos este curso de acción si:

• Ha agotado todas las demás opciones para conseguir el dinero, es decir, el cliente simplemente le ignora.
• Cree que el valor de la deuda pendiente merece el desembolso
• Cree que el cliente puede realmente permitirse saldar la deuda

Y si vas a juicio, tener ese contrato firmado que mencionábamos al principio va a ser crucial.

Facturas impagadas en el Reino Unido: Tribunal de Reclamaciones de Menor Cuantía

Si estás en el Reino Unido, el proceso legal para cobrar una deuda impagada es (relativamente) sencillo.

Puede recurrir a los tribunales de menor cuantía para reclamar deudas:

• menos de 10.000 libras en Inglaterra y Gales
• menos de 5.000 libras en Escocia
• menos de 3.000 libras en Irlanda del Norte.

Hay una tasa fija por registrar la reclamación, pero varía en función de la cuantía de la deuda pendiente. Según Which, las tasas oscilan entre 25 £ para deudas inferiores a 300 £, hasta un máximo de 455 £.

No necesita un abogado para registrar su solicitud. Puede hacerlo usted mismo por internet (gov.uk) o por correo (formulario e instrucciones aquí).

Nota: una demanda de escasa cuantía no garantiza el pago. Si gana la demanda, podrá ir más lejos, pero esto le acarreará más gastos. A menudo, sin embargo, el hecho de que usted esté dispuesto a acudir a los tribunales bastará para que el cliente pague.

Consejo adicional: Considere la posibilidad de afiliarse a un organismo profesional

La escalada de impagos puede salir cara.

Y si eres autónomo, puede dar un poco de miedo pasar por el proceso legal "por tu cuenta".

Así que, nuestro consejo:

Averigüe si existen organismos profesionales en su sector y considere la posibilidad de afiliarse a ellos. A menudo, la afiliación incluye asistencia jurídica, incluida ayuda con deudas impagadas.

Por ejemplo, el Sindicato de Músicos declara que ofrece asistencia jurídica en su página "Cómo cobrar".

Y la Federación de Pequeñas Empresas (un organismo para las PYME en el Reino Unido) ofrece servicios de recuperación de deudas para sus miembros.

La afiliación a los organismos profesionales suele ser relativamente barata. Y ofrecen una amplia gama de beneficios adicionales, además del cobro de deudas.

A continuación incluimos enlaces a organismos profesionales de varios sectores.

Organismos profesionales generales para pequeñas empresas y autónomos

El sindicato de autónomos

Web: https://www.freelancersunion.org/

NFIB: Asociación de Pequeñas Empresas (EE.UU.)

Web: https://www.nfib.com/
T: 1-800-634-2669

Federación de Pequeñas Empresas (Reino Unido)

Web: https://www.fsb.org.uk/
T: 0808 2020 888

Organismos profesionales del sector de la construcción

Associated Builders & Contractors Inc

Web: https://www.abc.org/
T: (202) 595-1505

Contratistas Generales Asociados

Web: https://www.agc.org/
T: (703)548-3118

Asociación Nacional de Constructores de Viviendas

Web: https://www.nahb.org/
T: 1-800-368-5242

Fontaneros

Sociedad Americana de Ingenieros de Fontanería

Web: https://www.aspe.org/
T: 847-296-0002

Electricistas

Asociación Nacional de Contratistas Eléctricos

Web: https://www.necanet.org/
T: (301) 657-3110

Diseñadores

Asociación Profesional de Diseño

Web: https://www.aiga.org

Gremio de artistas gráficos

Web: https://www.graphicartistsguild.org/
T: 212-791-3400

Músicos

Federación Americana de Músicos (EE.UU.)

Web: https://www.afm.org/
T: 212-869-1330

Sindicato de músicos (Reino Unido)

Web: https://www.musiciansunion.org.uk/

Industria del automóvil

Asociación de Servicios de Automoción

Web: https://asashop.org/

Recapitulación: Cómo hacer frente a las facturas impagadas

Si eres autónomo o PYME, sigue estos 6 pasos para mitigar los problemas de pago de facturas.

1. Garantizar la existencia de un contrato para todos los trabajos
2. Considere la posibilidad de pedir el pago por adelantado
3. Enviar una factura profesional
4. Seguimiento de las facturas pendientes
5. Si el cliente sigue sin pagar, plantéese emprender acciones legales
6. Considere la posibilidad de afiliarse a un organismo profesional

La forma más sencilla de gestionar sus facturas

Gestionar las facturas y controlar los retrasos en los pagos forma parte de la gestión de una empresa.

En Invoice Simple, nuestro trabajo es hacer que el proceso sea lo más sencillo posible.

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