Comment créer une facture avec demande de paiement partiel ? 

Les paiements partiels constituent une couverture courante contre divers risques. Il est courant dans des secteurs tels que la construction, où le paiement intégral n'est pas une pratique courante. Selon Barclays, 58 % des petites et moyennes entreprises britanniques attendaient de l'argent lié à des factures impayées en 2022. 

Demander un paiement partiel avant de commencer un projet peut contribuer à équilibrer votre trésorerie. Cela permet également d'établir un lien de confiance entre vous et le client. Les paiements partiels peuvent également aider à payer les matériaux nécessaires au démarrage d'un projet.   

Les paiements partiels vous semblent-ils être une bonne solution pour votre entreprise ? Avez-vous besoin de conseils pratiques pour créer une facture avec une demande de paiement partiel? Poursuivez votre lecture pour une analyse complète de la facturation par paiement partiel. 

Découvrez la différence entre la facturation à paiement partiel et la facturation à paiement intégral. Découvrez les avantages des paiements partiels, les éléments d'une facture à paiement partiel et comment choisir le logiciel de facturation adapté à ces paiements. 

Comprendre la facturation des paiements partiels 

On dit souvent qu'un bon compromis est celui où les deux parties sont insatisfaites. Cette affirmation peut sembler cynique, mais elle reflète une vérité fondamentale en matière de relations commerciales. 

Une partie au moins prendra toujours un risque lorsque deux parties n'ont jamais travaillé l'une avec l'autre ou n'ont pas établi de relations de confiance. Certains chefs d'entreprise peuvent être prêts à parier sur un nouveau client. Toutefois, la plupart d'entre eux ne peuvent pas se permettre de commencer à travailler sans un paiement initial.  

Les paiements partiels peuvent constituer un compromis efficace. En signe de bonne foi, les deux parties acceptent de renoncer à quelque chose dans l'intérêt d'une relation commerciale mutuellement productive. Aucune des deux parties n'assume la totalité du fardeau. Ainsi, toute perte potentielle pour l'une ou l'autre partie résultant d'un non-paiement ou d'un arrêt de travail est atténuée.  

Les paiements partiels peuvent être envisagés pour tout type ou taille de projet. Ils sont toutefois plus fréquents pour les projets de grande envergure et les commandes personnalisées. 

Les prestataires de services travaillant sur de grands projets ont souvent besoin de versements pour maintenir un flux de trésorerie sain. Ils sont nécessaires pour couvrir le coût des matériaux et des membres de l'équipe associés à un travail. Ces entreprises ont régulièrement recours à la facturation de paiements partiels.   

Les montants des paiements partiels varient généralement de 10 % au bas de l'échelle à 50 % au haut de l'échelle. Les facteurs qui influencent le montant facturé par un prestataire de services pour un paiement partiel sont les suivants : 

• L'industrie 
• La région dans laquelle l'entreprise opère 
• La taille du projet 
• Lois pertinentes limitant le montant qu'une entreprise peut demander en guise d'acompte (le cas échéant) 

Dans tous les cas, le contrat avec un client doit inclure le montant du paiement partiel et l'échéancier.   

Les avantages des paiements partiels 

Comme nous l'avons déjà mentionné, l'un des principaux avantages de l'encaissement de paiements partiels à intervalles fixes est l'amélioration de la trésorerie du prestataire de services. Des versements réguliers dans les caisses permettent de payer les dépenses régulières de l'entreprise. 

Vous pouvez couvrir des dépenses telles que les salaires et le loyer sans avoir à puiser dans les liquidités de votre entreprise ou à recourir à des emprunts. De même, un paiement partiel anticipé peut vous aider à couvrir les matériaux nécessaires à la réalisation d'un projet client.   

Un plan de paiement partiel peut également améliorer la satisfaction du client grâce à une plus grande flexibilité financière. Tous les clients potentiels n'ont pas la volonté ou la capacité de débourser la totalité de l'argent nécessaire au paiement immédiat d'un projet. Si votre entreprise a besoin ou souhaite faire affaire avec ces clients, il est logique de travailler avec eux en autorisant des paiements échelonnés.  

Un avantage moins évident des paiements partiels est la promotion de relations plus fortes avec les clients. En exigeant un paiement partiel à l'avance, on s'assure que les clients s'investissent dans le projet. 

Un client qui a déjà versé un acompte important pour un projet est beaucoup moins susceptible de faire marche arrière. Il est également plus susceptible de continuer à payer après que vous avez investi du temps et des ressources dans un projet. Le paiement partiel nécessite une présélection des meilleurs clients. Ceux qui sont motivés et en bonne santé financière sont de bons candidats. 

Composants d'une facture de paiement partiel 

Vous êtes donc convaincu de l'intérêt des paiements partiels et de leurs avantages. Mais la question reste entière : Comment créer une facture avec paiement partiel ?   

Une facture de paiement partiel en bonne et due forme comprendra tous les éléments suivants :  

• Montant total : Il s'agit du montant total que le client paiera une fois que vous aurez achevé le projet conformément à l'énoncé des travaux.  
• Montant du paiement partiel : Il s'agit de la proportion du montant total qui est due en vertu de votre contrat avec le client.   
• Date d'échéance : une facture de paiement partiel en bonne et due forme mettra en évidence la date à laquelle le paiement est dû.  
• Ventilation des services fournis : Si la facture de paiement partiel concerne un paiement initial, cette section doit inclure tous les services que votre entreprise fournira à condition qu'elle reçoive le paiement à la date d'échéance. Dans le cas d'un paiement échelonné, la facture doit détailler le travail effectué. Ensuite, il convient d'indiquer l'étape convenue à l'origine de la facture.   

Ces éléments s'ajoutent aux exigences de base de la facture. Comme toujours, il convient de les inclure : 

• Le numéro et la date de la facture 
• Votre adresse professionnelle 
• Le nom et l'adresse de votre client 

En plus de ces éléments, de nombreuses factures de paiement partiel contiennent également des mentions légales ou contractuelles pertinentes. Certaines formulations peuvent être conseillées ou exigées en fonction du secteur d'activité ou de la juridiction compétente. Vérifiez toujours le code juridique de votre juridiction. 

Si nécessaire, envisagez de prendre rendez-vous avec un avocat connaissant bien votre secteur d'activité afin de vous assurer que vous respectez toutes les lois applicables à votre pratique de facturation.  

Nous avons maintenant abordé les principes de base de la création d'une facture avec des demandes de paiement partiel. Poursuivons avec les quatre étapes à suivre pour mettre en place un programme de paiements partiels efficace. 

Étape 1 : Établir une politique de paiements partiels 

Si votre entreprise commence tout juste à demander des paiements partiels, le processus impliquera probablement des concessions. 

Par exemple, les clients existants qui ont l'habitude de payer l'intégralité de leur facture à la fin des travaux peuvent être surpris lorsque vous leur demandez des paiements anticipés. Même avec les nouveaux clients, vous ne savez peut-être pas quel montant demander. Vous pouvez également vous sentir mal à l'aise lorsque vous demandez un paiement partiel si vous n'avez jamais fait une telle chose auparavant.   

Tout cela est normal. Sachez que plus vous demanderez, mieux vous saurez combien demander pour un paiement partiel et comment le demander. Pour obtenir des repères et des conseils supplémentaires, vous pouvez toujours consulter les groupes sectoriels dont vous faites partie. Vous pouvez également vous tourner vers des publications destinées aux entreprises de votre secteur.   

Quel que soit l'accord de paiement partiel que vous concluez, incluez les conditions complètes dans vos contrats avec les clients. Prenez le temps de les passer en revue avec vos clients afin de vous assurer que personne ne sera surpris lorsque vous enverrez la facture.  

Étape 2 : Choisir le bon logiciel de facturation 

Le choix d'un bon logiciel de facturation est essentiel. Il simplifie la gestion des paiements partiels ainsi que la comptabilité et l'archivage.  

Un logiciel de facturation qui prend en charge les factures partielles et automatise le processus sera un atout majeur lorsque vous commencerez à accepter des paiements partiels. Si le logiciel s'intègre parfaitement à la solution de financement de votre petite entreprise, c'est encore mieux.   

Lorsque vous évaluez un logiciel de facturation automatisée des paiements partiels, vous devez être à l'affût de caractéristiques pratiques telles que  

• Notifications lorsque vos factures sont livrées et lues  
• Une interface conviviale affichant les dates d'échéance des factures et celles qui sont encore impayées.  
• Des rapports générés automatiquement qui présentent les revenus mensuels et annuels, vos principaux clients en fonction de leurs revenus et d'autres tendances commerciales.  
• La possibilité d'exporter et d'envoyer des rapports à votre comptable ou à d'autres membres de votre équipe d'un simple clic (ce qui permet de gagner du temps sur la comptabilité et les impôts).  
• La possibilité de demander un dépôt à vos clients 

Étape 3 : Communiquer avec votre client 

Lorsqu'il s'agit de factures à paiement partiel, la transparence et une communication ouverte doivent être les valeurs qui vous guident. Introduire l'idée d'un paiement anticipé dès que la question des frais et des coûts se pose permet d'éviter les surprises lors de l'élaboration des conditions de paiement.   

En cas de réticence, une communication ouverte est votre meilleur outil. Par exemple, si vous êtes un professionnel de la construction, expliquez qu'avant de commencer les travaux, vous devez ajouter le client à votre calendrier, constituer une équipe et vous procurer des matériaux et de l'équipement. Expliquez que l'acompte versé par le client permet au projet de démarrer. 

Il peut également être utile d'orienter votre client vers des publications qui font autorité et qui contiennent des références sectorielles en matière de facturation à paiement partiel. Montrez que votre paiement initial et/ou votre plan de paiement échelonné sont conformes aux pratiques courantes du secteur. 

Étape 4 : Gérer le suivi et les reçus 

Après avoir envoyé vos factures de paiement partiel, l'étape suivante consiste à gérer ces factures. Vous attendez de vos clients qu'ils soient proactifs dans l'envoi de leurs paiements. Vous devez donc faire preuve de diligence et marquer les paiements comme complets dès qu'ils ont été compensés. 

Le bon logiciel de facturation peut accélérer ce processus. Il doit envoyer automatiquement des confirmations aux clients dès que vous les cochez.  

En outre, prenez l'habitude de vérifier l'état de vos factures. Veillez à assurer le suivi des paiements en suspens. Fixez des calendriers prédéfinis pour les suivis. 

Des intervalles tels que 10 jours, 3 jours et 1 jour avant la date d'échéance peuvent vous donner, à vous et à votre équipe, un guide pour le suivi des paiements. Cela permet également de s'assurer que personne ne se sent harcelé. Mieux encore, un bon logiciel de facturation automatisé se chargera de ces actions. Cela vous permet de vous concentrer sur les choses importantes. 

Comment créer une facture avec paiement partiel : Réflexions finales  

De nombreuses transactions quotidiennes impliquent qu'une partie paie à une autre partie un montant total en une seule fois. Cependant, dans de nombreux secteurs, il est courant de demander un paiement partiel. 

N'oubliez pas que le succès des programmes de paiement partiel dépend en grande partie d'une communication claire. Il nécessite la tenue de dossiers détaillés et le respect constant des politiques établies. Lorsque vous commencerez à demander des paiements partiels pour vos services, soyez toujours prêt à adapter votre approche en fonction des commentaires de vos clients et de l'évolution des besoins de votre entreprise.  

Vous devez créer une facture pour une demande de paiement partiel ? Invoice Simple peut vous aider. En savoir plus