Qu'est-ce que la facturation progressive et quand l'utiliser ?

La taille de vos projets augmente au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Au lieu d'être achevés en quelques jours, les projets peuvent prendre des semaines, des mois, voire des années.  

Lorsque ces projets de plus grande envergure commencent à devenir la norme, votre entreprise est probablement arrivée à un stade où elle n'a plus besoin d'un système de facturation au fur et à mesure. En fait, se faire payer pour des projets plus importants et plus longs peut s'avérer plus difficile et plus déroutant que ce à quoi vous êtes habitué. 

Alors, comment gérer le processus de facturation au fur et à mesure que vos projets contractuels prennent de l'ampleur ?  

Facturation progressive. 

Si vous ne connaissez pas encore le concept de la facturation à l'avancement - parfois appelée facturation à l'avancement - nous pouvons vous aider à vous familiariser avec tout ce que vous devez savoir.  

Dans cet article, nous verrons ce qu'est la facturation progressive, quand elle peut être la bonne solution de facturation pour votre entreprise et comment vous pouvez l'utiliser pour améliorer votre trésorerie. 

Commençons. 

Qu'est-ce qu'une facture intermédiaire ? 

Une facture d'acompte est une méthode de facturation qui permet de diviser les frais d'un projet en tranches plus petites. À certaines étapes du projet, votre client paie une partie du montant total. En fait, il effectue plusieurs paiements partiels. 

Comment ces étapes sont-elles identifiées ? Cela dépend de votre entreprise et du projet.  

Par exemple, si vous réaménagez une salle de bains, les étapes peuvent être la démolition, la charpente, les cloisons sèches et l'isolation, ainsi que d'autres éléments importants jusqu'à la finition.  

Supposons que votre entreprise ait été engagée pour un nouveau projet de construction résidentielle avec un délai de six mois. Les étapes de ce projet pourraient être basées sur ce calendrier, une partie de la facture étant due au début des travaux, au bout de trois mois et à l'achèvement. 

Vous et votre client conviendrez du calendrier du projet, des étapes à franchir et du montant qu'il paiera à chaque étape. De nombreux prestataires de services demandent également aux clients de verser un acompte avant le début des travaux.  

Pour la rénovation d'une salle de bains dont le coût total s'élève à 35 000 $, vous pouvez convenir de six versements structurés de la manière suivante :  

La facturation progressive vous permet de payer les matériaux, la main-d'œuvre et les sous-traitants au fur et à mesure.  

Les clients bénéficient également de ce processus car ils n'ont pas besoin de payer l'intégralité des frais du projet en une seule fois et ils ne sont pas tenus de payer avant que les étapes ne soient atteintes.  

En quoi la facturation progressive diffère-t-elle des autres méthodes de facturation ? 

La facturation progressive constitue une solution intermédiaire entre l'établissement d'une facture de vente pour l'ensemble du projet et l'attente d'une facturation jusqu'à ce que le projet soit achevé.  

La facturation à l'avance signifie que le client paie à l'avance. Dans certains cas, la facturation à l'avance est utile, par exemple lorsque vous travaillez avec une personne que vous ne connaissez pas ou qui a un mauvais crédit.  

La facturation à l'achèvement d'un projet signifie que vous supportez tous les coûts jusqu'à ce que la facture soit payée.  

Pour les projets à court terme ou les projets qui ne nécessitent pas l'achat de matériaux et de fournitures, la facturation à l'achèvement est courante. En revanche, pour les grands projets en plusieurs étapes, la facturation au fur et à mesure permet de maintenir une trésorerie saine.  

Quand utiliseriez-vous la facturation progressive ? 

La facturation progressive est idéale pour les projets de longue durée ou nécessitant l'achat de matériaux coûteux.  

Outre le fait qu'elle constitue un cadre permettant d'assurer des rentrées de fonds à des intervalles préétablis, la facturation progressive permet d'améliorer la communication avec les clients.  

En fixant ensemble les étapes et le calendrier des paiements, vous savez tous deux à quoi vous attendre. Cela permet d'instaurer un climat de confiance et d'éviter les malentendus. 

Quels sont les secteurs d'activité qui utilisent couramment la facturation progressive ? 

Les entrepreneurs du secteur de la construction - entrepreneurs généraux, charpentiers, plaquistes, plombiers, électriciens, peintres, maçons, soudeurs et charpentiers de finition - ont souvent recours à la facturation à l'avancement.  

Les professionnels du bâtiment ne sont pas les seuls à bénéficier de la facturation progressive. Toute personne qui fournit des services à forte valeur ajoutée tels que le développement web, l'architecture d'intérieur ou des services indépendants (tels que la rédaction, la photographie et la conception artistique) serait bien avisée d'utiliser ce type de facturation.  

Les factures partielles multiples sont également utilisées par les entrepreneurs dans les secteurs de la défense et de l'aérospatiale. 

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Avantages de la facturation progressive 

Maintenant que vous savez comment fonctionne la facturation progressive et qui l'utilise, examinons les avantages de ce système de facturation. 

Meilleure gestion des flux de trésorerie 

Si vous entreprenez de grands projets et que vous avez des difficultés de trésorerie, la facturation progressive peut vous aider à améliorer vos finances de trois façons.  

Tout d'abord, l'obtention d'un acompte permet de payer les matériaux. 

La deuxième façon dont la facturation de projet vous aide à gérer votre trésorerie est que vous savez quand les paiements progressifs arriveront. Vous pouvez ainsi planifier le travail et commander des fournitures en fonction de votre trésorerie.  

Enfin, vous serez alerté si un client a des problèmes financiers. Si, à un moment donné, il n'effectue pas un paiement comme convenu, vous pouvez interrompre le travail jusqu'à ce que son compte soit à jour. 

Meilleure gestion des projets et suivi des dépenses 

Toute personne ayant participé à un projet qui a dépassé les délais et le budget prévus connaît la valeur d'une gestion de projet efficace.  

Grâce aux étapes intégrées de la facturation progressive, vous et votre équipe savez ce qui doit être fait pour être payé. C'est une incitation à poursuivre le travail et à le terminer dans les délais. 

Les étapes vous permettent également de suivre vos dépenses.  

Les projets complexes impliquent généralement de nombreux travailleurs et de nombreuses tâches. Il est plus facile de suivre et de contrôler les dépenses à chaque étape du projet que d'attendre la fin pour tout comptabiliser.  

Si le projet commence à dépasser le temps ou le budget imparti, vous le saurez plus tôt. 

Transparence et responsabilité accrues 

La rédaction de votre proposition avec des étapes et un calendrier de facturation progressive vous permet d'identifier clairement la portée du projet lorsque le travail est effectué.  

Il aide également vos clients à suivre les progrès accomplis et leur montre que vous serez responsable de la réalisation de vos promesses. 

Augmentation de la satisfaction des clients  

Voici plusieurs façons dont la facturation progressive peut contribuer à accroître la satisfaction des clients : 

• Les paiements multiples définis offrent aux clients une flexibilité financière et évitent les factures surprises. 

• Le paiement progressif réduit le risque financier pour les clients. Ils ne paient que lorsque les étapes sont franchies. 

• Des étapes clairement définies peuvent réduire ou minimiser les litiges, car les clients savent à quoi s'attendre. 

Étapes pour utiliser la facturation progressive 

Lorsque vous utilisez la facturation progressive pour la première fois, vous devez effectuer un certain travail à l'avance. Mais une fois que vous l'aurez mise en place pour un client, vous disposerez d'un modèle que vous pourrez suivre pour les projets futurs.  

Voici comment commencer : 

• Identifier les étapes du projet. Celles-ci varient en fonction du secteur et du projet. L'élaboration d'une estimation du projet peut aider à identifier les étapes. 

• Déterminez le nombre de paiements nécessaires. Le nombre de paiements d' étape dépend du coût et de la durée du projet. Commencez par calculer le coût total du projet, puis déterminez les étapes qui donneront lieu à une facture. À partir de là, vous pouvez décider de la manière dont vous souhaitez répartir les paiements en montants forfaitaires ou en pourcentages du total. 

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• Examinez votre proposition avec votre client. Il acceptera les étapes et le calendrier de paiement ou négociera des changements. Modifiez la proposition si nécessaire. Demandez au client de signer la proposition finale. 

• Facturez en fonction de l'échéancier de paiement. Un générateur de factures en ligne comme Invoice Simple peut rationaliser et automatiser ce processus.  

Qu'est-ce qui est inclus dans une facture d'acompte ? 

Les factures progressives comprennent tout ce qui figure sur une facture standard, plus les détails de la facturation progressive qui correspondent à l'accord conclu avec votre client.  

Vous pouvez créer une facture à partir de zéro, mais il est plus simple d'utiliser un modèle de facture. 

Voici ce qu'il faut inclure dans une facture d'acompte : 

• Informations de base 

• Nom, adresse et coordonnées de l'entrepreneur ou de l'entreprise 

• Nom et coordonnées du client  
• Date de la facture 
• Numéro de facture 

• Travaux effectués/marchandises livrées 

• Description et prix des produits ou matériaux utilisés 
• Tout service ou travail effectué 
• Indiquer chaque élément sur une ligne distincte 

• Le total 

• La somme de tous les postes 
• Taxes de vente applicables (nationales et éventuellement locales) 

• Détails de la facturation progressive  

• Montant initial du contrat  

• Total des factures intermédiaires à ce jour 
• Solde payé à ce jour 
• Pourcentage des travaux réalisés 
• Solde restant du total du projet 

• Informations sur le paiement 

• Date d'échéance du paiement 
• Conditions de paiement 
• Méthodes de paiement des clients (espèces, chèque, carte de crédit) 

Meilleures pratiques pour la facturation progressive 

Pour maximiser l'efficacité de la facturation progressive, suivez ces bonnes pratiques. 

Décomposer le projet en plusieurs étapes 

La clé de la mise en place d'une facturation progressive consiste à décomposer chaque projet en étapes. L'achèvement de chaque étape est le jalon qui déclenche une facture dans le paiement.    

Examinez les étapes par rapport à l'ensemble du projet. Cela vous aidera à déterminer le pourcentage des honoraires du projet à facturer à chaque étape. 

Fixer des conditions de paiement 

Lorsque vous communiquez le calendrier de paiement à vos clients, informez-les de vos conditions de paiement.  

Il s'agit notamment du nombre de jours dont ils disposent pour payer, de l'existence éventuelle d'une réduction en cas de paiement rapide et du mode de calcul des pénalités de retard. 

Établir une communication claire et cohérente 

Soyez toujours clair avec vos clients sur ce que vous livrerez et sur le coût de la prestation. Communiquer régulièrement avec les clients sur l'avancement du projet et les paiements à venir. 

Si les paiements sont en retard, prenez contact avec le client immédiatement. Utilisez nos modèles d'e-mails gratuits pour les comptes en souffrance afin de faciliter cette démarche.  

Automatiser les factures 

Les logiciels et les applications sont des outils précieux pour automatiser les factures.  

L'une des meilleures caractéristiques de Invoice Simple est la possibilité de transformer les devis en factures en un seul clic, ce qui simplifie le processus de facturation et permet de gagner du temps.   

Utiliser une passerelle de paiement simple 

Une société de traitement des paiements est un service tiers qui permet d'effectuer des transactions numériques. Selon le fournisseur, les clients peuvent payer à partir de leur compte courant ou de leur compte d'épargne, ou à l'aide d'une carte de débit ou de crédit.  

(En savoir plus sur accepter les paiements en ligne ou sur votre téléphone.) 

Suivi 

Le suivi des clients est un moyen souvent négligé de construire votre réputation et de développer votre entreprise.  

En discutant avec les clients, vous découvrirez le type d'expérience qu'ils ont eu avec votre entreprise, les raisons des retards de paiement, ce que vous pouvez améliorer et ce que les gens apprécient dans ce que vous faites.  

Les conversations de suivi vous permettent également, à vous et à votre client, de rester sur la même longueur d'onde. Vous pouvez parler du déroulement du projet et évaluer la satisfaction du client.  

Si votre conversation de suivi révèle des problèmes, vous pouvez les résoudre avant qu'ils ne deviennent un problème majeur. Vous pouvez également utiliser le suivi pour indiquer aux clients la date à laquelle ils doivent s'attendre à recevoir la prochaine facture d'acompte.  

Parfois, le seul moment où les entreprises font un suivi est lorsqu'un paiement n'a pas été effectué. Pourtant, il existe de nombreuses autres raisons de prendre contact avec les clients après la fin d'un travail, notamment pour 

• Faites preuve de reconnaissance et remerciez les clients pour leur travail. 
• Vérifiez s'ils sont satisfaits et, si ce n'est pas le cas, profitez de l'occasion pour renverser la situation. 
• Demandez des avis en ligne. 
• Demander des références. 

Êtes-vous prêt à vous lancer dans la facturation progressive ? 

Si votre travail consiste en des projets de longue durée et de grande valeur, la facturation progressive peut vous aider à gérer le calendrier des projets, les attentes des clients, les dépenses et les flux de trésorerie. 

Et la bonne nouvelle, c'est que Invoice Simple facilite les choses. 

Avec notre application de facturation simple, vous pouvez créer des factures d'acompte à la maison, au bureau, sur le chantier et en déplacement.