Qu'est-ce qu'une facture de vente et comment en créer une en 5 étapes

Dans le monde des affaires moderne, les entrepreneurs indépendants et les freelances doivent porter de nombreuses casquettes. L'une d'entre elles consiste à s'occuper de la comptabilité et des finances de leur entreprise. La création, l'envoi et le suivi d'une facture de vente en constituent un élément essentiel. Dans cet article, nous définirons ce qu'est une facture de vente, ses éléments les plus courants, et nous donnerons des conseils sur la manière d'en créer une et de l'envoyer.

Définition de la facture de vente

Une facture de vente est un document comptable qui enregistre une transaction entre votre entreprise et ses clients. Elle vous permet d'enregistrer les services que vous avez fournis ou les produits que vous avez vendus à vos clients, la date à laquelle ces services ont été fournis et le montant qu'ils vous doivent. Même si votre entreprise n'en est qu'à ses débuts, il est important de prendre l'habitude d'établir des factures de vente pour chaque travail. Certains utilisent ce terme de manière interchangeable avec d'autres documents comptables tels que les factures, les reçus de vente, les bons de commande ou les commandes. Pourtant, il ne s'agit pas de la même chose.

Facture de vente ou facture

Une facture de vente et une facture sont similaires. Ce qui les différencie, c'est que les factures contiennent généralement plus d'informations. Les factures sont des documents commerciaux que vous utilisez à des fins comptables et fiscales et qui contiennent tous les détails de la transaction. Les factures sont plus génériques et destinées à un paiement immédiat, comme l'addition dans un restaurant. 

Facture de vente et reçu de vente 

Le ticket de caisse vient après la facture. Il atteste de l'enregistrement du paiement des biens ou des services. Certains de vos clients peuvent le demander afin de disposer d'une preuve de paiement pour leurs déclarations fiscales.

Facture de vente ou bon de commande

Un bon de commande est ce qu'un client vous envoie pour vérifier sa commande, qui peut inclure la quantité, la description des articles, les dates de livraison et les prix. Le fait de disposer d'un bon de commande d'une entreprise peut également accélérer le paiement.

Facture de vente ou commande de vente

Une facture de vente et une commande de vente sont des documents comptables. La principale différence réside dans leur origine. Un client crée une commande client lorsqu'il achète des biens ou des services. Une facture de vente provient de l'entreprise qui fournit ce bien ou ce service.

Quel est l'objectif d'une facture de vente ?

L'objectif d'une facture de vente est de la soumettre à vos clients pour qu'ils la paient. C'est le moyen officiel de demander le paiement des services ou des produits fournis. Elle constitue la documentation d'une transaction commerciale dont vous et vos clients avez besoin. Les autres fonctions essentielles sont les suivantes

• Assurer l'exactitude de la comptabilité : La facture de vente constitue un enregistrement de la vente. Lorsque vous les enregistrez correctement, vous disposez de ce dont vous avez besoin pour suivre vos ventes, gérer votre trésorerie et créer des rapports sur vos recettes mensuelles.
• Une ressource fiable pour vos impôts : Les factures de vente sont des documents essentiels pour vérifier ce que vous inscrivez dans vos déclarations fiscales. L'IRS recommande d'utiliser les factures de vente comme document commercial justificatif. Ce processus d'enregistrement des ventes facilite grandement la tâche au moment de la déclaration d'impôts.
• Agir en tant qu'élément de la gestion des stocks : Si vous vendez des produits physiques, ces factures peuvent être utiles pour la gestion des stocks. Elles vous aident à suivre les sorties de stock chaque mois afin de prévoir vos besoins futurs et d'avoir des stocks suffisants.
• Offrir une protection juridique : Une facture peut s'avérer essentielle pour vous protéger contre les poursuites judiciaires non fondées qu'un client pourrait intenter. Elle constitue la preuve de la livraison d'un service ou d'un produit, ainsi que des dates et des coûts. 
• Une source de données pour l'élaboration d'un plan d'entreprise : Les factures de vente enregistrent de nombreuses données, notamment le volume de vos ventes et le chiffre d'affaires que vous réalisez. Au fil du temps, vous pouvez commencer à observer des tendances dans vos ventes, telles que la saisonnalité, la popularité des produits, les coûts moyens, etc. Vous pouvez utiliser ces données pour mieux éclairer vos décisions futures concernant le développement de votre entreprise.

Conscient de l'importance de la facture de vente, vous vous demandez peut-être comment elle fonctionne et quand il convient de l'envoyer.

Comment fonctionne une facture de vente et quand l'envoyer ?

La facture de vente est établie après la livraison du produit ou du service. Elle indique les détails de la transaction et les attentes en matière de paiement. Le moment exact où vous les envoyez dépend du moment où vous faites votre comptabilité. Vous pouvez choisir de les envoyer immédiatement après la livraison dans le cadre de la clôture d'un travail. En fonction du volume de factures de vente que vous créez, vous pouvez choisir de les envoyer toutes à la fin du mois. Les entreprises qui entrent dans cette catégorie ont besoin d'un flux de trésorerie stable pour pouvoir honorer toutes leurs obligations de paiement. Quelle que soit votre décision, soyez cohérent. Vous ne voulez pas qu'une facture passe entre les mailles du filet et ne soit pas envoyée à temps. Vous voudrez maintenant connaître tous les éléments que votre facture de vente doit contenir, comme nous le verrons dans la section suivante.

Quels sont les éléments d'une facture de vente ?

Comme nous l'avons vu, une facture de vente comporte de nombreux détails. Vous devez inclure tous les éléments suivants, pour autant qu'ils s'appliquent. Vous éviterez ainsi de confondre des commandes et de faire échouer des tentatives de paiement. Une facture de vente comprend généralement les éléments suivants

• Date du jour.
• Les coordonnées de votre entreprise, y compris le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique et le site web. Si vous souhaitez que la facture soit plus professionnelle, pensez à ajouter votre logo.
• Les coordonnées du client, y compris la personne qui a commandé le service ou le produit, le nom de l'entreprise, l'adresse, l'adresse électronique et toute autre information nécessaire.
• Un numéro de facture : si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il le remplira pour vous. Si ce n'est pas le cas et que vous utilisez un modèle dans Word ou Excel, créez un système de numérotation comme #001, #002, etc.

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• Liste détaillée des services ou produits fournis. Décrivez le service avec des détails précis. S'il s'agit d'un produit, ajoutez son nom et son numéro d'article si vous en disposez. Indiquez également la date.
• Quantité du service ou des produits ; s'il s'agit d'un service, le nombre d'heures travaillées si vous facturez à l'heure.

Cette image montre la moitié inférieure de la facture de vente Invoice Simple , où l'on vous pouvez énumérer vos produits, services, la quantité et ll tarif que tarif. Incluez toute note concernant les conditions de paiement ou tout autre détail que vous aimeriez que les clients voient.

• Les conditions de paiement, telles qu'une échéance à la réception ou un cycle de paiement convenu de 15 ou 30 jours, et les modalités de paiement (par exemple, carte de crédit, chèque, espèces, applications de paiement, etc.) ). Décrivez également les éventuelles pénalités de retard facturées en cas de retard de paiement.
• Date d'échéance du paiement basée sur le cycle de paiement.
• Montant total dû pour les services ou les produits et, le cas échéant, les taxes ou les remises. S'il s'agit d'une rémunération à la pièce ou à l'heure, indiquez la quantité, le prix unitaire et le montant final.
• Numéro du bon de commande : si le client vous a fourni un numéro de bon de commande avant la livraison, indiquez-le afin de faciliter la vérification de la facture par son système comptable.

Création d'une facture : étape par étape

Suivez les étapes suivantes pour créer votre facture :

1. Déterminez la plate-forme que vous utiliserez : un logiciel de comptabilité fiscale, un logiciel d'estimation et de facturation ou un modèle Excel ou Word.
2. Remplissez les informations sur votre entreprise et sur le client.
3. Saisissez les descriptions, y compris les services, les produits, les quantités, etc.
4. Ajoutez les montants par article, par heure ou par forfait.
5. Conclure par les modalités de paiement.

Il est ensuite prêt à être envoyé par courrier électronique ou postal.

Conseils en matière de factures de vente pour les entrepreneurs indépendants et les freelances

Maintenant que vous savez ce qu'est une facture de vente, il est temps de prendre connaissance de quelques conseils sur le processus. Voici quelques lignes directrices pour la création et l'envoi de factures.

• Assurez-vous que vous disposez des coordonnées correctes de l'acheteur en les vérifiant dès le départ. La moindre erreur peut entraîner un retard dans la livraison et le paiement.
• Confirmez la réception si vous envoyez un courriel : Un logiciel de comptabilité vous informera automatiquement lorsque la personne ouvre le courriel. Si vous n'utilisez pas de plateforme, demandez un accusé de réception du courriel que vous envoyez.
• Évitez de vous retrouver dans un dossier indésirable : Avec une application de comptabilité, l'adresse électronique de départ ne sera pas la vôtre, ce qui signifie qu'elle n'apparaîtra peut-être pas dans la boîte de réception principale. Si vous ne voyez pas de reçu d'envoi de la part du logiciel, contactez votre client pour savoir si c'est là qu'il a atterri.
• Fixez des dates d'échéance qui ne sont pas flexibles et qui ont fait l'objet d'un accord préalable : En procédant ainsi, vous fixez des attentes, ce qui peut garantir des paiements ponctuels et des flux de trésorerie réguliers.
• Utilisez un langage clair dans les conditions de paiement ; sinon, le remettant risque de ne pas savoir comment et quand vous payer.
• Créez des rappels dans votre logiciel de facturation ou dans votre calendrier pour vérifier les dates d'échéance des paiements si vous ne les avez pas reçus.
• Proposez plusieurs options de paiement pour faciliter la tâche de vos clients. Une bonne pratique consiste à proposer deux ou trois options de paiement.

Créer des factures de vente : Un must pour les freelances et les entrepreneurs

En tant qu'entrepreneur indépendant ou freelance, vous ne recevez plus de salaire régulier toutes les deux semaines. Vous percevez de l'argent en fonction de projets, d'heures ou de produits. En tant que tel, vous avez la responsabilité de vous faire payer. En comprenant l'importance d'une facture de vente, ce qu'elle doit contenir et comment assurer des paiements faciles, vous serez en mesure de générer des revenus fiables et d'enregistrer toutes vos transactions. Découvrez ce qu'il faut faire en cas de factures impayées dans notre blog, Factures impayées : Un guide simple pour les indépendants et les PME.