Qué es una factura de ventas y cómo crearla en 5 pasos

En el mundo empresarial moderno, los contratistas independientes y los autónomos deben llevar muchos sombreros. Uno de ellos es llevar toda la contabilidad y las finanzas de su negocio. Una parte crítica de esto es la creación, envío y seguimiento de una factura de ventas. En este artículo, definiremos qué es una factura de ventas, sus elementos más comunes y consejos sobre cómo crear y enviar una.

Definición de factura de ventas

Una factura de ventas es un documento contable que registra una transacción entre su empresa y sus clientes. Le ofrecen un registro de los servicios que prestó o los productos que vendió a sus clientes, cuándo se produjeron esos servicios y cuánto le deben. Aunque su empresa esté empezando, es importante que empiece a adquirir el hábito de crear facturas de venta para cada trabajo. Algunos utilizan el término indistintamente con otros documentos contables como facturas, recibos de venta, órdenes de compra u órdenes de venta. Sin embargo, no son lo mismo.

Factura de venta frente a factura

Una factura de venta y un recibo son similares. Lo que las diferencia es que las facturas suelen tener más información. Las facturas son documentos comerciales que se utilizan con fines contables y fiscales, con todos los detalles de la transacción. Las facturas son más genéricas y de pago inmediato, como la cuenta de un restaurante. 

Factura de venta frente a recibo de venta 

El recibo de venta es posterior a la factura de venta. Documenta el registro del pago de bienes o servicios. Algunos de sus clientes pueden solicitarlo para tener un comprobante de pago para sus registros fiscales.

Factura de venta frente a orden de compra

Una orden de compra es lo que un cliente le envía para verificar su pedido, que puede incluir la cantidad, la descripción de los artículos, las fechas de entrega y los precios. Disponer de una orden de compra de una empresa también puede acelerar el pago.

Factura de venta frente a pedido de cliente

La factura de venta y el pedido de cliente son documentos contables. La principal diferencia es cómo se originan. Un cliente crea un pedido de venta cuando adquiere bienes o servicios. La factura de venta procede de la empresa que suministra ese bien o servicio.

¿Para qué sirve una factura de venta?

La finalidad de una factura de ventas es presentarla a sus clientes para que le paguen. Es la forma oficial de solicitar el pago por los servicios o productos prestados. Sirven como documentación de una transacción comercial que tanto usted como sus clientes necesitan. Otras funciones esenciales son:

• Garantizar la exactitud en la contabilidad: La factura de venta crea un registro de la venta. Cuando se registran correctamente, se dispone de lo necesario para hacer un seguimiento de las ventas, gestionar la tesorería y crear informes sobre los ingresos mensuales.
• Un recurso fiable para sus impuestos: Las facturas de ventas son documentos vitales para verificar lo que usted registra en sus declaraciones de impuestos. El IRS recomienda utilizar las facturas de ventas como documento comercial acreditativo. Este proceso de registro de las ventas facilita mucho las cosas a la hora de tributar.
• Actúan como un componente de la gestión del inventario: Si vendes productos físicos, estas facturas pueden ser útiles para gestionar el inventario. Te ayudan a hacer un seguimiento del inventario que sale cada mes para prever lo que necesitarás en el futuro, de modo que tengas existencias de sobra.
• Ofrecer protección jurídica: Una factura puede ser fundamental para protegerte de demandas infundadas que pueda presentar un cliente. Son la prueba de la prestación del servicio o la entrega del producto, junto con las fechas y los costes. 
• Una fuente de datos para elaborar un plan de negocio: Las facturas de ventas registran muchos datos, concretamente el volumen de ventas y los ingresos generados. Con el tiempo, puedes empezar a ver tendencias en tus ventas, como la estacionalidad, la popularidad de los productos, los costes medios, etcétera. Puedes utilizar estos datos para tomar mejores decisiones sobre el crecimiento de tu negocio.

Teniendo en cuenta lo crucial que es una factura de ventas, es posible que se pregunte cómo funcionan y cuándo hay que enviarlas.

Cómo funciona una factura de ventas y cuándo enviarlas

La creación de la factura de venta se produce tras la entrega del producto o la prestación del servicio. Transmitirá los detalles de la transacción y las expectativas de pago. El momento exacto en que las envíe dependerá de cuándo lleve la contabilidad. Puede optar por enviarlas inmediatamente después de la entrega como parte del cierre de un trabajo. Dependiendo del volumen de facturas de ventas que cree, puede optar por hacerlas todas a final de mes. Los que entran en esta categoría necesitarán un flujo de caja estable para poder hacer frente a todas sus obligaciones de pago. Decidas lo que decidas, sé coherente. No querrás que una factura se te pase por alto y no se envíe a tiempo. Ahora querrás saber todo lo que debe incluir tu factura de ventas, que se trata en la siguiente sección.

¿Cuáles son los componentes de una factura de ventas?

Como se ha señalado, una factura de venta tiene muchos detalles. Le conviene incluir todos los componentes siguientes siempre que sean aplicables. Al hacerlo, puede evitar mezclar pedidos y prevenir intentos de pago fallidos. Una factura de venta suele incluir:

• La fecha de hoy.
• Los datos de su empresa: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y sitio web. Si quieres que la factura sea más profesional, considera la posibilidad de añadir tu logotipo.
• Información de contacto del cliente, incluida la persona concreta que encargó el servicio o producto, nombre de la empresa, dirección, dirección de correo electrónico y cualquier otra información necesaria.
• Un número de factura: si utilizas un programa de contabilidad, éste lo introducirá por ti. Si no, y utilizas una plantilla de Word o Excel, crea un sistema de numeración como #001, #002, etc.

Esta imagen muestra dónde incluir los datos de su empresa, la información de contacto del cliente, un número de facturay la fecha de hoy.todo cubiertaen la parte superior de un Invoice Simple ventas venta.

• Lista detallada de los servicios o productos prestados. Describa el servicio con datos concretos. Si se trata de un producto, añada su nombre y número de artículo si dispone de ellos. Incluya también la fecha.
• Cantidad del servicio o los productos; si es un servicio, las horas trabajadas si cobra por horas.

Esta imagen muestra la mitad inferior de la factura de venta de Invoice Simple , donde puede enumerar sus productos, servicios, la cantidad yel tarifa que que cobra. Incluya notas sobre las condiciones de pago o cualquier otro detalle que desee que vean los clientes..

• Las condiciones de pago, como el vencimiento en el momento de la recepción o un ciclo de pago acordado de 15 o 30 días, y cómo remitir el pago (por ejemplo, tarjeta de crédito, cheque, efectivo, aplicaciones de pago, etc.). Describa también los recargos por demora en el pago.
• Fecha de vencimiento del pago basada en el ciclo de pago.
• Importe total adeudado por servicios o productos y, si procede, impuestos o descuentos. Si es por pieza u hora, muestra la cantidad, el precio unitario y el importe final.
• Número de pedido: si el cliente te facilitó un número de pedido antes de la entrega, inclúyelo para que su sistema contable pueda verificar la factura con mayor facilidad.

Creación de una factura: paso a paso

Siga estos pasos para crear su factura:

1. Determina la plataforma que vas a utilizar: un programa de contabilidad fiscal, un programa de estimación y facturación o crear el tuyo propio con una plantilla en Excel o Word.
2. Rellene los datos de su empresa y los del cliente.
3. Introduzca las descripciones, incluyendo servicios, productos, cantidades, etc.
4. Añada los importes por artículo u hora o tarifa plana.
5. Concluye con las condiciones de pago.

Entonces estará listo para enviarlo por correo electrónico o correo ordinario.

Consejos sobre facturas de ventas para contratistas independientes y autónomos

Ahora que ya sabe todo lo básico sobre lo que es una factura de ventas, es hora de asimilar algunos consejos sobre el proceso. Aquí tienes algunas pautas para crear y enviar facturas.

• Asegúrese de que dispone de la información de contacto correcta del comprador, verificándola desde el principio. Cualquier pequeño error puede suponer un retraso en la entrega y el pago.
• Confirme la recepción si lo envía por correo electrónico: Un programa de contabilidad te avisará automáticamente cuando la persona abra el correo electrónico. Si no utilizas una plataforma, solicita acuse de recibo del correo electrónico que envíes.
• Evita quedar atrapado en una carpeta de correo no deseado: Con una aplicación de contabilidad, la dirección de correo electrónico de origen no será la suya, lo que significa que puede que no aparezca en la bandeja de entrada principal. Si no ves un recibo de envío del software, pregunta a tu cliente si es ahí donde ha ido a parar.
• Fija fechas de vencimiento que no sean flexibles y que se hayan acordado previamente: Al hacerlo, habrás fijado expectativas, y esto puede garantizar pagos puntuales y un flujo de caja constante.
• Utilice un lenguaje claro en las condiciones de pago; de lo contrario, el remitente puede tener confusiones sobre cómo y cuándo pagarle.
• Cree recordatorios en su software de facturación o calendario para comprobar las fechas de vencimiento de los pagos si no se han recibido.
• Ofrezca varias opciones de pago para que a sus clientes les resulte fácil. Una buena práctica es ofrecer dos o tres opciones de pago.

Creación de facturas de ventas: Imprescindible para autónomos y contratistas

Como contratista independiente o autónomo, ya no recibes un sueldo fijo cada dos semanas. Cobras dinero basándote específicamente en proyectos, horas o productos. Como tal, eres responsable de que te paguen. Si entiendes la importancia de una factura de ventas, qué debe incluir y cómo garantizar pagos sencillos, podrás generar ingresos fiables y registrar todas tus transacciones. Aprende qué hacer con las facturas impagadas en nuestro blog, Facturas impagadas: Una guía sencilla para autónomos y pymes.