Comment calculer et facturer les frais de retard sur les factures ?

Comment facturer des frais de retard sur une facture (avec exemple)

Saviez-vous qu'en moyenne les petites entreprises passent en moyenne 15 jours par an à courir après les retards de paiement de leurs factures ?

Cette statistique n'est pas seulement ennuyeuse, elle est aussi coûteuse. Vous pourriez passer ces journées à travailler sur d'autres projets (et à vous faire payer), à conclure d'autres affaires ou à vous détendre avec votre famille. Il va sans dire que les retards de paiement limitent vos rentrées d'argent et peuvent, au fil du temps, créer davantage de problèmes pour votre comptabilité.

Même si 54 % des entreprises s'attendent à devoir faire face à des retards de paiement, cela ne doit pas être votre réalité. En facturant des pénalités de retard, vous incitez vos clients à payer à temps. Et cela vous permettra de gagner un peu plus d'argent lorsque les factures sont en retard.

Cet article explique comment facturer des frais de retard sur une facture et comment formuler des frais de retard sur une facture. Nous vous donnerons également quelques exemples à utiliser lorsque vous rédigez des courriels sur les frais de retard et que vous parlez de factures en souffrance avec vos clients.

C'est parti !

Comment facturer des frais de retard sur une facture ?

La meilleure façon de facturer des frais de retard sur une facture est la même que pour la plupart des choses : une bonne communication.

En communiquant clairement votre politique en matière d'indemnités de retard à vos clients dès le départ, vous serez en mesure de fixer d'emblée vos attentes en matière de paiement. Vous éviterez ainsi des conversations délicates. De plus, en informant les clients des frais de retard, vous découragez les paiements tardifs.

L'inclusion de votre politique de retard de paiement et de vos frais dans votre contrat initial avec les clients est le moyen le plus efficace de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde à ce sujet. Vous devriez également inclure ces informations dans la section "conditions générales" de chaque facture que vous émettez. de chaque facture que vous émettez.

Une autre raison importante de communiquer votre politique en matière d'indemnités de retard dès le départ est que les indemnités de retard ne sont légales que si elles sont décrites et convenues dans le contrat initial avec le client ou dans les conditions de paiement.

Mais que se passe-t-il si vous oubliez d'indiquer vos pénalités de retard dans un contrat avant de fournir vos services ? N'avez-vous pas de chance si le client paie en retard ?

Cela dépend.

Vous pouvez toujours essayer de facturer des frais de retard après coup si un client ne paie pas sa facture à temps, mais vous n'aurez pas beaucoup de pouvoir juridique pour les faire appliquer. Le client peut refuser de payer les pénalités de retard puisqu'elles n'ont jamais été convenues.

Si vous vous trouvez dans cette situation, nous vous recommandons de consulter un professionnel du droit pour connaître les options qui s'offrent à vous.

(Le saviez-vous ? Vous pouvez ajouter des frais de retard à vos factures en tant qu'élément de ligne à l'aide de Invoice Simple. Essayez-le gratuitement!)

Quel est le montant des frais de retard que je peux facturer ?

La façon la plus courante de facturer un retard de paiement paiement est d'appliquer un pourcentage d'intérêt au montant initial en retard. Les lois relatives au montant maximal de l'intérêt annuel Il convient donc de se renseigner sur les réglementations en vigueur dans votre État.

Comment calculer les frais de retard sur les factures

Une fois que vous connaissez le taux d'intérêt annuel maximum de votre État, vous pouvez fixer votre propre taux d'intérêt annuel ou mensuel pour les frais de retard. Si vous fixez un taux annuel, il vous suffit de le diviser par 12 pour obtenir votre taux d'intérêt de retard mensuel.

Vous pouvez ensuite utiliser cette équation pour calculer les frais de retard sur une facture en souffrance :

(Paiement total dû) x (% du taux mensuel des pénalités de retard) = pénalités de retard

Supposons que votre État autorise un taux d'intérêt annuel maximum de 12 %. Vous décidez d'opter pour le taux maximum, car pourquoi ne pas en avoir pour votre argent, n'est-ce pas ? Votre taux mensuel de pénalités de retard est donc de 1 % (12 % ÷ 12 = 1 %).

Supposons maintenant qu'un client ait une facture en retard de 1 000 dollars. Voici le montant des frais de retard :

($1,000) x (.01) = $10

Ce qui fait leur nouvelle facture totale :

($1,000) + ($10) = $1,010

Mais qu'en est-il si la facture de notre client est en retard de plus d'un mois ? Ajoutez-vous 10 $ de plus à son total après un mois ? Ou calculez-vous une nouvelle pénalité de retard sur la base du nouveau total de 1 010 $ ? Dans ce dernier cas, il s'agit d'intérêts composés. intérêts composés.

La législation relative à la facturation d'intérêts composés pour les pénalités de retard varie également d'un État à l'autre. Certains l'autorisent et d'autres non. D'autres encore l'autorisent jusqu'à un certain montant. Là encore, vous devez faire des recherches et décider de la politique qui convient le mieux à votre entreprise.

Quelle est l'indemnité de retard standard pour une facture ?

Pour les petites entreprises, les frais de retard standard pour une facture en souffrance sont généralement de 1 à 1,5 % par mois. Les experts recommandent également un taux d'intérêt annuel de 10 comme une bonne référence, car vous ne dépasserez probablement pas le plafond dans la plupart des États.

En fin de compte, la commission de retard qui vous convient le mieux dépend de votre entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte pour décider quand appliquer une pénalité de retard et quel en est le montant :

• Si vous souhaitez conserver l'entreprise du client
• Le style et la personnalité de votre marque
• Votre relation avec le client individuel
• L'historique des paiements du client

Libellé de la facture pour les frais de retard (et exemple de facture) 

Demander de l'argent aux gens n'est jamais une partie de plaisir, même lorsqu'il s'agit d'une somme due. Il peut être difficile d'engager la conversation de manière à ce que les choses restent cordiales, tout en gardant l'argent en poche.

Là encore, le moyen le plus efficace de facturer des pénalités de retard est de l'indiquer dans le contrat initial et dans les conditions de la facture. Voici une liste de contrôle des informations à inclure dans le libellé des pénalités de retard de votre facture :

• Taux de retard
• Numéro de facture
• Montant dû
• Services achetés
• Date d'échéance du paiement
• Quand les pénalités de retard s'appliquent-elles ?
• Instructions pour le paiement

Voici un exemple de libellé de frais de retard de facturation que vous pouvez utiliser dans votre contrat :

[ "Thank d'avoir choisi Jeff's Contracting pour vos besoins en matière de contrats. Le paiement de cette facture doit être effectué dans les 30 jours. Veuillez noter qu'une pénalité de retard mensuelle de 1 % du montant total dû sera facturée pour les paiements en souffrance. Les paiements sont considérés comme en retard lorsqu'ils sont soumis plus de 30 jours après l'émission de cette facture." ]

 

Comment rédiger un courrier électronique pour une facture en souffrance avec des frais de retard ? 

Malheureusement, en tant que propriétaire d'une petite entreprise, il est probable que vous ayez à rédiger plusieurs fois des courriels concernant des factures en souffrance. La création d'un modèle pour ces courriels facilitera leur rédaction et les rendra plus professionnels.

Voici ce que doit contenir votre modèle d'e-mail pour les factures en souffrance avec pénalités de retard :

• Numéro de facture

• Services fournis
• Date d'échéance de la facture originale
• Frais de retard
• Nouveau total dû avec les pénalités de retard
• Instructions pour le paiement

• Pièce jointe à la facture originale

Veillez à être clair et direct sur les frais de retard et ce qui est dû dans votre courriel, tout en restant professionnel. Et essayez de faciliter au maximum le paiement de la facture par le client.

Facture en souffrance avec frais de retard Modèle d'e-mail

Objet : Urgent : Facture #12345 en souffrance

Bonjour [Nom du client],

J'espère que vous allez bien. Je voulais juste vous rappeler que la facture #12345 était due le [date d'échéance] et qu'elle est maintenant en retard. Conformément à la politique de retard de paiement définie dans notre contrat, des frais de retard de X % ont été appliqués à votre solde.

Pour votre commodité, j'ai joint la facture originale et une facture mise à jour reflétant le nouveau solde dû. Si des circonstances vous empêchent d'effectuer votre paiement, veuillez me contacter dès que possible afin que nous puissions discuter d'une solution alternative.

Veuillez effectuer votre paiement avant le [date d'échéance] et répondre à cet e-mail en confirmant que vous avez reçu la facture mise à jour et que votre paiement a été envoyé.

Nous vous remercions,

[Votre nom]

CONTINUER À LIRE : Comment rédiger un courrier électronique pour une facture en souffrance ?

Comment expliquer les frais de retard à mes clients ? 

Lorsque vous expliquez à vos clients qu'ils doivent payer des frais de retard, soyez aussi clair et informatif que possible. Vous pouvez vous sentir mal à l'aise à l'idée de dire à un client qu'il a encouru des frais supplémentaires, mais c'est votre droit, en tant que prestataire de services, d'appliquer votre politique et de recouvrer ce qui est dû.

Dans notre modèle d'e-mail ci-dessus, vous trouverez tout ce que vous devez inclure pour expliquer les pénalités de retard à vos clients. Voici les principaux points à souligner :

• Date d'échéance du paiement initial
• Le retard de paiement de la facture
• Nouveau montant dû avec application d'une pénalité de retard
• Date d'échéance du nouveau solde

N'oubliez pas qu'il est toujours préférable d'expliquer votre politique en matière d'indemnités de retard à vos clients avant de leur fournir des services. Ainsi, si vous vous retrouvez avec une facture en souffrance, vous pourrez vous référer à votre contrat initial pour expliquer que des pénalités de retard ont été appliquées.

LIRE LA SUITE : Factures impayées : Un guide simple pour les indépendants et les PME

Comment demander poliment des paiements en retard ? 

Lorsque vous communiquez avec des clients au sujet de retards de paiement, n'oubliez pas que vous ne connaissez pas encore leur situation. Parfois, il se passe des choses.

La facture d'un client est peut-être en retard parce que votre courriel a atterri dans son dossier de courrier indésirable. Il se peut aussi qu'il attende qu'un chèque arrive sur son compte avant d'envoyer son paiement. Parfois, le client peut même oublier.

Lorsque vous vous adressez pour la première fois à vos clients pour des retards de paiement, accordez-leur le bénéfice du doute. Rappelez-leur gentiment que leur paiement est en retard et offrez-leur une dernière chance de payer avant d'encourir des frais de retard.

Entamer des discussions sur les retards de paiement avec gentillesse et compréhension peut vous permettre de sauver plus d'une relation client précieuse au cours de la vie de votre entreprise.

Si un client n'a pas répondu à un ou plusieurs courriels de retard de paiement, appelez-le. Un appel téléphonique sera plus direct et vous permettra d'avoir un dialogue franc et ouvert sur la situation.

Comment faire face à des factures extrêmement tardives ? 

Imaginons que vous ayez envoyé de nombreux courriels à un client dont la facture est en souffrance et que vous l'ayez appelé à plusieurs reprises. Des mois se sont écoulés et le solde de la facture est resté impayé et a continué d'augmenter avec toutes les pénalités de retard. Que devez-vous faire maintenant ?

Tout d'abord, n'abandonnez pas. Vous pouvez être tenté de considérer que c'est du passé et et de l'inscrire sur votre déclaration d'impôtsmais ce n'est pas le cas. Vous avez mérité Vous avez gagné cet argent et méritez d'être payé pour votre dur labeur. De plus, vous ne voulez pas que l'on dise que vous laissez passer les factures en retard.

Si vos rappels de paiement en retard, polis et de plus en plus pressants, restent sans effet, il est peut-être temps de de faire appel à un avocat. Il peut rédiger et remettre une lettre de mise en demeure de paiement pour vous et, si vous le souhaitez, vous aider à porter l'affaire devant les tribunaux ou à trouver une agence de recouvrement.

Que vous décidiez ou non d'intenter une action en justice contre votre client, vous devez tout de même faire savoir aux autres chefs d'entreprise qu'il n'est pas une personne ou un fournisseur fiable avec qui travailler. Vous pouvez le faire grâce à brodmin, un annuaire indépendant des clients et des entreprises en retard de paiement ou qui ne paient pas.

Les chefs d'entreprise peuvent se rendre sur site web du Brodmin pour signaler les clients et les fournisseurs qui n'ont pas payé leurs factures.

L'objectif est d'aider d'autres chefs d'entreprise à éviter le même sort qu'une facture impayée en leur fournissant une ressource où ils peuvent faire des recherches sur les clients avant de travailler avec eux. En documentant les contrevenants fréquents, vous les aidez à prendre de meilleures décisions.

LIRE LA SUITE : Conseils en matière de facturation : Pouvez-vous radier les factures impayées ?

Simplifier la facturation 

La gestion des pénalités de retard pour les factures en souffrance - et même la création de factures en général - peut être un processus stressant et chronophage. Mais en utilisant nos conseils et exemples simples pour vous guider, vous pouvez commencer à facturer des frais de retard sur vos factures en toute confiance et de manière professionnelle.

Vous avez besoin d'aide pour ajouter des pénalités de retard à vos factures ? Utilisez le générateur de factures gratuit de Invoice Simplepour inclure des lignes pour les frais de retard et des notes pour les conditions de paiement. Nous vous simplifions la tâche dans votre processus de facturation.