Conseils en matière de facturation : Pouvez-vous radier les factures impayées ?

Nous sommes tous passés par là. Vous avez fait le travail, envoyé la facture et... crickets. Soudain, cet argent durement gagné semble beaucoup plus éloigné qu'il ne l'était il y a quelques semaines.

Bien que les entreprises fassent de leur mieux pour rester à jour dans leurs paiements, la lutte contre les retards de paiement est bien réelle. Le Rapport 2022 sur les retards de paiement révèle que 87 % des entreprises attendent fréquemment d'être payées après la date d'échéance de leur facture !

Que pouvez-vous faire si vous êtes confronté à des factures impayées ? Pouvez-vous radier les factures impayées ? Voyons ce qu'il en est.

Pouvez-vous radier les factures impayées ? 

Il y a sont certaines circonstancess dans lesquelles les factures impayées peuvent être radiées. Toutefois, pour déterminer si les critères d'une radiation-peut s'avérer plus compliqué qu'il n'y paraît.

Quels sont les critères de radiation d'une facture impayée ?

Pour déterminer si une facture impayée peut faire l'objet d'une radiation, il faut d'abord répondre à quelques questions.

• La facture a-t-elle été enregistrée dans votre système comptable ?

  Pour savoir quand vous pouvez radier une facture impayée, il faut d'abord savoir comment vous l'enregistrez. Lorsque vous saisissez des factures dans votre programme comptable, le système les ajoute automatiquement à vos livres et crée une trace écrite. 

  Toutefois, si vous utilisez Word ou Google Docs pour créer des factures, celles-ci ne sont pas automatiquement intégrées dans votre comptabilité. Et sans enregistrement des factures, vous ne pourrez pas les déduire de vos comptes.

• Les revenus de la facture ont-ils été déclarés dans votre déclaration d'impôts ?
  

  La possibilité d'annuler une facture impayée dépend de votre méthode de comptabilité - comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice.

  Avec la méthode de comptabilité de caisse, les recettes ne sont comptabilisées qu'une fois qu'elles ont été reçues. Par conséquent, si vous ne recevez jamais de paiement, il n'y a rien à amortir.

  Avec la comptabilité d'exercice, les recettes sont comptabilisées une fois qu'elles sont gagnées. Une fois qu'il a été déterminé que ces recettes ne seront pas perçues, elles peuvent être passées par pertes et profits.

• Quelle est la probabilité que la facture soit payée à l'avenir ?
  

  Avant de pouvoir radier une facture impayée, vous devez prouver que vous avez pris des mesures et fait des efforts raisonnables pour la recouvrer, par exemple en téléphonant, en envoyant des lettres ou même en faisant appel à une agence de recouvrement.

Quelles sont les preuves qui me permettront de déterminer si une créance est irrécouvrable ?

Le terme "net 30" peut sembler signifier 30 jours ouvrables. Cependant, dans le monde de la facturation, il s'agit généralement d'une période ininterrompue de 30 jours. Cela signifie que Une facture impayée doit être considérée comme une mauvaise créance commerciale avant de pouvoir être radiée. Pour Qualify elle Pour qu'une créance soit considérée comme irrécouvrable, vous devez prouver que

• La facture impayée est une dette commerciale légitime-Une dette due par un client pour des biens ou des services fournis, qui n'est pas liée à une personne ou à un investissement.

   

• La facture impayée est sans valeur-vous avez fait des tentatives raisonnables de recouvrement, mais le débiteur a fait faillite, a cessé ses activités ou a tout simplement refusé de payer.

   

• Vous avez subi une perte économique-Selon l'IRS, il n'y a perte que dans les cas suivants : 
  • vous avez déjà déclaré l'argent dû en tant que revenu d'entreprise.
  • vous avez payé en espèces.
  • vous avez effectué des ventes à crédit de stocks qui n'ont pas été payés.

L'IRS IRS a des directives strictes sur ce qu'il considère comme une créance irrécouvrable. Il est donc important de s'assurer que vous pouvez fournir la preuve de vos créances irrécouvrables. Vous aurez besoin de documents attestant de la faillite, du décès ou du refus de payer de votre client.

Vous devrez également conserver des traces de vos tentatives de recouvrement, y compris les courriers électroniques et les lettres envoyées au client. Veillez à conserver le numéro de la facture, la date d'échéance de la facture et le montant du retard de paiement.

CONTINUER À LIRE : Qu'est-ce que le rapprochement des factures ?ation des factures ?

Comment radier les factures impayées 

Pour radier une facture impayée, vous devez démontrer que vous avez payé des impôts sur un revenu qui n'existait pas puisque vous ne l'avez jamais reçu. Comme nous l'avons mentionné précédemment, la radiation des factures impayées dépend de votre méthode comptable.

La plupart des contribuables utilisent la méthode de comptabilité de caisse, selon laquelle les recettes ne sont comptabilisées que lorsqu'elles sont perçues. Avec cette méthode, une facture impayée ne peut pas être radiée car les recettes de cette facture n'ont jamais été incluses parce qu'elles n'ont jamais été perçues.

Seule la méthode de comptabilité d'exercice permet d'annuler les factures impayées. Étant donné que les recettes ont été déclarées et imposées bien que la facture n'ait jamais été payée, l'IRS considérera qu'il s'agit d'une créance irrécouvrable et vous pourrez radier vos factures impayées.

LIRE LA SUITE : Factures impayées

Autres moyens de traiter les factures impayées 

Avouons-le, le traitement des factures impayées est l'un des aspects les moins agréables de la vie d'un propriétaire de petite entreprise. Mais c'est un mal nécessaire, et il existe des moyens de le gérer sans perdre son sang-froid (ou son esprit).

Utiliser un système de gestion des factures 

Si vous utilisez encore des factures papier ou une feuille de calcul Excel pour suivre les paiements de vos clients, il est temps de procéder à une mise à jour. Investir dans un système de gestion des factures de qualité vous permettra de gagner du temps et de vous épargner des maux de tête à long terme.

Non seulement il vous aidera à suivre les factures en souffrance, mais de nombreux systèmes offrent également des fonctionnalités telles que des rappels de paiement automatisés et des portails de paiement en ligne.

Suivre up

Pour beaucoup d'entre nous d'entre nous, la frontière entre la persévérance et le sentiment d'être un parasite est ténue. Mais si l'on considère qu'il faut au moins au moins cinq rappels avant qu'une qu'une facture soit payée, il est important de faire des relances répétées. Si vous ne le faites qu'une ou deux fois, vous risquez de laisser de l'argent sur la table.

Offre financement

Voici quelques exemples d'entreprises qui pourraient vouloir offrir des conditions net 30 : Si vos clients ont des difficultés à payer leurs factures à temps, proposez-leur des options de financement. L'établissement d'un plan de paiement peut être un excellent moyen de donner à vos clients une certaine marge de manœuvre tout en leur permettant d'être payés rapidement.

CONTINUER À LIRE : Comment rédiger une facture en souffrancee Courriel

Utiliser une passerelle de paiement de paiement

Un autre moyen d'éviter les factures impayées est de permettre à vos clients de vous payer facilement et à temps grâce à une simple passerelle de paiement pour votre site web.

Un système de paiement simple et convivial permettra à vos clients de consulter leurs factures en ligne et d'effectuer des paiements rapidement. Une passerelle de paiement peut également vous aider à savoir qui vous doit de l'argent et quand la facture est due.

Vous avez besoin d'un moyen plus simple d'être payé ?

Essayer Invoice Simple

Donner paiement anticipé escomptes

Vous pouvez éviter les factures impayées en proposant des remises pour paiement anticipé. Offrez à vos clients un petit pourcentage de réduction sur le paiement total s'ils paient avant la date d'échéance de la facture.

L'octroi de telles remises peut vous aider à être payé rapidement et à cultiver des relations positives avec vos clients.

Revisiterl'avenir votre processus de facturation

Si vous avez du mal à vous faire payer, voyez s'il y a des changements à apporter à votre processus de facturation. Vos factures indiquent-elles clairement ce qui est facturé et pourquoi ? Qu'est-ce qui permettrait aux clients de payer plus facilement dans les délais ?

Une communication claire et ouverte est essentielle pour être payé à temps tout en maintenant de bonnes relations avec vos clients. Exposez clairement par écrit vos conditions de paiement et votre politique en matière de retard, et faites signer vos clients pour éviter toute confusion.