Consejos de facturación: ¿Puede condonar facturas impagadas?

A todos nos ha pasado. Has hecho el trabajo, has enviado la factura y... nada. De repente, ese dinero que tanto te ha costado ganar parece estar mucho más lejos que hace unas semanas.

A pesar de que las empresas hacen todo lo posible por estar al día en los pagos, la lucha contra la morosidad es real. El Informe sobre morosidad 2022 revela que la friolera del 87% de las empresas esperan con frecuencia más allá de la fecha de vencimiento de la factura para recibir el pago.

¿Qué puede hacer si tiene facturas pendientes de pago? ¿Se pueden cancelar las facturas impagadas? Averigüémoslo.

¿Puede condonar facturas impagadas? 

En En ciertas circunstanciass en las que se pueden cancelar las facturas impagadas. Sin embargo, para determinar si los criterios para una condonación-puede ser más complicado de lo que parece.

¿Cuáles son los criterios para cancelar una factura impagada?

Para determinar si una factura impagada puede ser objeto de una condonación, hay que empezar por responder a algunas preguntas.

• ¿Se ha registrado la factura en su sistema contable?

  Saber cuándo se puede dar por perdida una factura impagada empieza por la forma de registrarlas. Al introducir las facturas en tu programa de contabilidad, el sistema las añadirá automáticamente a tus libros y creará un rastro en papel. 

  Sin embargo, si utilizas Word o Google Docs para crear facturas, no se están integrando automáticamente en tus registros financieros. Y sin un registro de las facturas, no podrás amortizarlas.

• ¿Se declararon los ingresos de la factura en su declaración de la renta?
  

  La posibilidad de cancelar una factura impagada depende de su método contable: contabilidad de caja o contabilidad de devengo.

  Con la contabilidad de caja, los ingresos sólo se contabilizan una vez que se han recibido. Por tanto, si nunca se recibe el pago, no hay nada que amortizar.

  Con la contabilidad de ejercicio, los ingresos se contabilizan una vez obtenidos. Una vez que se determina que esos ingresos no se van a cobrar, se pueden dar por perdidos.

• ¿Qué posibilidades hay de que la factura se pague en el futuro?
  

  Antes de poder dar por perdida una factura impagada, debe demostrar que ha tomado medidas y hecho un esfuerzo razonable para cobrar, como hacer llamadas telefónicas, enviar cartas o incluso contratar a una agencia de cobros.

¿Qué pruebas me ayudarán a determinar los créditos incobrables?

Neto 30 puede parecer que significa 30 días hábiles. Sin embargo, en el mundo de la facturación, suele significar un periodo ininterrumpido de 30 días. Esto incluye Una factura impagada debe considerarse una deuda comercial incobrable antes de que pueda cancelarse. Para calify it como deuda incobrable, debe demostrar que

• La factura impagada es una deuda comercial legítima-una deuda contraída por un cliente por bienes o servicios prestados, no personal ni relacionada con inversiones.

   

• La factura impagada carece de valor-Has hecho intentos razonables de cobro pero el deudor ha quebrado, ha quebrado o simplemente se niega a pagar.

   

• Ha sufrido una pérdida económica-Según Hacienda, sólo tiene pérdidas cuando: 
  • ya ha declarado el dinero adeudado como ingresos empresariales.
  • pagaste en efectivo.
  • realizó ventas a crédito de existencias que no fueron pagadas.

En IRS tiene directrices estrictas sobre lo que considera deudas incobrables. Por lo tanto, es importante asegurarse de que puede proporcionar pruebas de su deuda incobrable. Necesitará documentación sobre la quiebra, el fallecimiento o la negativa a pagar de su cliente.

También querrá guardar registros de sus intentos de cobrar, incluidos correos electrónicos y cartas enviadas al cliente. Asegúrate de llevar un registro que incluya el número de factura, la fecha de vencimiento y el importe de la factura.

SIGA LEYENDO: Qué es la conciliación de facturasación?

Cómo cancelar facturas impagadas 

Para anular una factura impagada, debe demostrar que pagó impuestos sobre unos ingresos que no existieron porque nunca los recibió. Como hemos dicho antes, la cancelación de facturas impagadas depende de tu método contable.

La mayoría de los contribuyentes utilizan el método contable de caja, en el que los ingresos sólo se contabilizan una vez cobrados. Con este método, una factura impagada no se puede dar por perdida porque los ingresos de esta factura nunca se incluyeron porque nunca se recibieron.

Sólo el método contable basado en el devengo permite la cancelación de facturas impagadas. Dado que los ingresos se declararon y tributaron a pesar de que la factura nunca se pagó, Hacienda los considerará deudas incobrables y usted podrá cancelar las facturas impagadas.

SEGUIR LEYENDO: Facturas impagadas

Otras formas de gestionar facturas impagadas 

Admitámoslo, lidiar con facturas impagadas es una de las partes menos divertidas de ser propietario de una pequeña empresa. Pero es un mal necesario, y hay formas de afrontarlo que no implican perder la calma (o la cabeza).

Utilizar un sistema de gestión de facturas 

Si todavía utiliza facturas en papel o una hoja de cálculo Excel para llevar el control de los pagos de sus clientes, ha llegado el momento de actualizarse. Invertir en un sistema de sistema de gestión de facturas le ahorrará tiempo y dolores de cabeza a largo plazo.

No sólo le ayudará a controlar qué facturas están pendientes, sino que muchos sistemas también ofrecen funciones como recordatorios de pago automáticos y portales de pago en línea.

Siga up

Para muchos de nosotros, existe una delgada línea entre ser persistente y sentirse un pesado. Pero si tenemos en cuenta que al menos cinco recordatorios antes de que se pague una factura, es importante hacer un seguimiento repetido. Si solo lo haces una o dos veces, puedes estar dejando dinero sobre la mesa.

Oferta financiación

Algunos ejemplos de empresas que pueden querer ofrecer plazos de 30 netos son: Si sus clientes tienen problemas para pagar sus facturas a tiempo, ofrézcales opciones de financiación. Ofrecer un plan de pagos puede ser una buena forma de dar un respiro a sus clientes y, al mismo tiempo, cobrar puntualmente.

SEGUIR LEYENDO: Cómo redactar una factura vencidae Correo electrónico

Utilice una pasarela de pago de pago

Otra forma de evitar las facturas impagadas es facilitar a sus clientes el pago puntual con una sencilla pasarela de pago para su sitio web.

Un sistema de pago sencillo y fácil de usar permitirá a sus clientes revisar sus facturas en línea y efectuar los pagos rápidamente. Una pasarela de pago también puede ayudarte a llevar un registro de quién te debe dinero y cuándo vence la factura.

¿Necesita una forma más fácil de cobrar?

Pruebe Invoice Simple

Dar pago anticipado descuentos

Puede evitar el impago de facturas ofreciendo descuentos por pronto pago. Ofrece a los clientes un pequeño porcentaje de descuento del pago total si pagan antes de la fecha de vencimiento de la factura.

Ofrecer este tipo de descuentos puede ayudarle a cobrar puntualmente y a cultivar relaciones positivas con sus clientes.

Revisit su proceso de proceso

Si tiene problemas para cobrar, vea si puede hacer algún cambio en su proceso de facturación. ¿Son claras sus facturas en cuanto a lo que se cobra y por qué? ¿Qué facilitaría que los clientes pagaran a tiempo?

Una comunicación clara y abierta es clave para cobrar a tiempo y mantener buenas relaciones con los clientes. Exponga claramente por escrito sus condiciones de pago y políticas de morosidad, y pida a sus clientes que las firmen para minimizar cualquier confusión posterior.