¿Qué es la conciliación de facturas?

Los contratistas independientes y las empresas autónomas trazan sus propios rumbos financieros. Eso significa que deben controlar sus finanzas y su exactitud. Una parte importante de ese proceso es la conciliación de facturas.

Para asegurarte de que cumples todas las normas (locales, estatales, nacionales, internacionales), te conviene establecer procesos para tus finanzas. En este post, explicaremos la conciliación de facturas y su importancia y ofreceremos consejos para contratistas independientes y empresas autónomas.

Comprender la conciliación de facturas

La conciliación de facturas es el proceso de cotejar los extractos bancarios o las entradas de transacciones en el software de contabilidad con las facturas. La clave está en comparar distintas fuentes relacionadas con una misma compra o factura, como facturas y recibos.

Al final de la conciliación, debe poder confirmar que el dinero que entra y sale de la cuenta coincide con las facturas procesadas. Puede parecer una tarea monótona, pero es una actividad importante para garantizar que no haya errores en ninguno de los extremos.

La importancia de la conciliación de facturas

La conciliación de facturas es un proceso importante en su empresa por muchas razones. He aquí algunas de sus repercusiones.

Garantizar la exactitud de los fondos

Si concilia periódicamente las entradas y las salidas, reducirá el riesgo de no disponer de fondos suficientes en sus cuentas. Puede que descubra que hay facturas atrasadas de sus clientes que están afectando a su tesorería. Al conciliar, puede ver inmediatamente lo que está pendiente, para no sobrecargar sus cuentas.

Detección de errores e incrementos de facturación

Incluso en el mundo de las facturas automatizadas, siguen produciéndose errores. En el caso de las facturas que recibe por los servicios prestados como contratista independiente, conviene analizar cada línea. La conciliación podría detectar errores por parte de los proveedores de cantidades, precios o productos/servicios incorrectos.

El proceso garantiza que no pagues por algo que no has recibido. Esto también se aplica a las facturas que son iguales todos los meses (por ejemplo, las del servicio de Internet o de telefonía móvil) y a las de pago automático. La razón es que puede haber descuentos promocionales que caduquen. Si lo hacen, ese pago subirá, así que conviene vigilarlo para poder renegociar o plantearse un nuevo proveedor.

Identificación del fraude

Si concilia todos los meses, comprenderá mejor su flujo de caja y podrá detectar errores o fraudes a tiempo. Estarás alerta ante cualquier cosa que parezca sospechosa y podrás actuar con rapidez.

Aunque el proceso es sencillo, puede encontrar dificultades.

Los mayores retos de la conciliación de facturas

Independientemente del tamaño de su empresa o de a qué se dedique, hay muchos procesos relacionados con sus finanzas. Eso significa que puede haber problemas que le impidan conciliar a la perfección o no conciliar en absoluto. Estos son algunos de los retos comunes a los que se enfrentan los contratistas independientes y las empresas autónomas.

Varias fuentes de pago

Es posible que sus clientes le paguen a través de varios canales: aplicaciones de pago digitales, depósitos directos, software de contabilidad, cheques en papel, etc. Esto puede dificultar la conciliación del dinero que entra porque te llega de diferentes maneras. Puedes aliviar estos problemas unificando las fuentes de pago. Si eso no es posible, debes centralizar la información sobre los pagos. Esto se puede hacer a través de un sistema de software de facturación que te ayude a realizar un seguimiento fácilmente.

Los procesos manuales introducen errores

Si concilia manualmente utilizando hojas de cálculo, los errores son inevitables. Un estudio determinó que, por término medio, las grandes hojas de cálculo tienen al menos un error de fondo. Además, concluía que los errores de las hojas de cálculo son difíciles de detectar por los usuarios.

Cuantas más líneas introduzcas en las hojas de cálculo, más probabilidades hay de que algo falle. Haz todo lo posible por auditar tus hojas de cálculo cada vez que las utilices. Sin embargo, las hojas de cálculo pueden resultar demasiado engorrosas y manuales a medida que su empresa crece. En ese caso, es posible que desee implementar una solución de software de contabilidad automatizada.

Los grandes volúmenes de facturas consumen tiempo

Si el volumen de facturas crece constantemente, puede tener la sensación de ahogarse en papeleo. Si esperas a final de mes para hacer todos los pasos del proceso de conciliación, podría llevarte un día entero de tu tiempo, y eso equivale a horas no pagadas para ti. No le parecerá tan abrumador si puede hacer un poco por el camino.

Para aliviar estos retos y crear un proceso racionalizado, utilice algunos de estos consejos que pueden ahorrarle tiempo y dinero.

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Consejos rápidos para mejorar la conciliación de facturas

Personalizar este proceso para adaptarlo a sus necesidades puede hacerse fácilmente siguiendo estos consejos.

Comparar listas de empaquetado con envíos y pedidos

Cuando reciba artículos para su empresa, debe cotejar lo que recibe con las listas de embalaje y las facturas.Debe buscar incoherencias entre la cantidad y las descripciones de la lista y lo que ha recibido.

Marque cada artículo de la lista de empaquetado que sea correcto. Si encuentras algún error, anótalo. A continuación, toma los datos recopilados y concilia la lista de empaquetado con el pedido.

Consulte su pedido original y siga el mismo proceso anterior, marcando los artículos correctos. Si hay discrepancias, compruebe primero si está recibiendo un envío distinto con los artículos que faltan. Una vez recopilados todos los datos, comunique cualquier problema a su proveedor para que lo corrija.

Determinar la validez de las facturas de servicios

Una parte considerable de sus facturas puede estar relacionada con servicios, no con productos. No puede evaluarlas del mismo modo, pero no las ignore. Fíjese en los detalles de la factura. A continuación, compruebe que el precio cobrado coincide con el acordado. Revise también si el proveedor ha añadido algún extra que usted no pidió o no quería.

Mantenga los registros organizados para facilitar el acceso posterior

Una vez conciliadas las facturas y pagadas o cobradas, las sigues necesitando. Estas facturas son fundamentales para presentar tus impuestos como contratista independiente. Puedes utilizar un sistema de codificación por colores en archivos de papel o digitales para anotar la categoría de gasto. Te facilitará mucho el momento de presentar los impuestos.

Pida facturas detalladas y envíelas

Otra forma de mejorar la conciliación es solicitar a tus proveedores facturas detalladas. Las que contienen una sola línea de información no serán de mucha ayuda cuando intente verificarlas. Puedes estar más seguro de que has pagado por lo que has recibido cuando tienes todos los detalles.

Los detalles van en ambas direcciones. Asegúrate de que tus facturas definen el trabajo realizado y las tarifas (por ejemplo, por hora, por proyecto, etc.). Si envías muchas facturas, puede ser difícil recordar qué hiciste para quién. Esta práctica te evitará tener que revisar correos electrónicos o documentos para recordar en qué consistió el trabajo.

Establecer recordatorios relacionados con las conciliaciones

Dependiendo de las condiciones de pago con proveedores y clientes, es posible que desee establecer recordatorios en su calendario para determinadas fechas. Por ejemplo, si tienes plazos de 15 días y envías los extractos a primeros de mes, deberías tener los pagos para el día 15. Puedes ver rápidamente los retrasos y enviar un seguimiento proactivo a los clientes sobre los saldos vencidos. Si te mantienes al día, el flujo de caja seguirá siendo positivo.

Con un proceso sencillo y formas de evitar retos y optimizar, sus prácticas de conciliación de facturas pueden ser eficaces. Cuando lo son, puede disfrutar de un mejor flujo de caja, menos errores, menos riesgo de fraude y una menor probabilidad de impagos.

En conclusión

Su sistema de facturación es una parte crucial del funcionamiento de su empresa. Conciliar las facturas con regularidad puede ayudar a mantener un flujo de caja fluido y garantizar que no se pasa por alto ningún problema. Tómate tu tiempo para implantar un proceso que te funcione y que siga funcionando a medida que crece tu negocio.

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