S'y retrouver dans la mise en place des paiements par carte bancaire peut sembler compliqué au premier abord. Mais cette procédure ne devrait pas vous prendre plus de 30 minutes.
Vous choisissez un prestataire de paiement comme Stripe ou PayPal, vous validez vos informations, vous associez votre compte bancaire, puis vous activez les paiements dans votre application de facturation. C'est rapide et peu risqué.
Cela en vaut d'ailleurs la peine. Les paiements par carte bancaire sont plus sûrs que les chèques, et vos clients les préfèrent sans doute.
Il est à noter que81 % des Américains possèdent une carte de crédit. Parallèlement, 46 % d'entre eux n'ont pas émis un seul chèque au cours de l'année.
Ce guide vous accompagne tout au long du processus de configuration, du début à la fin. Vous apprendrez :
- Comment choisir un prestataire de services de paiement
- Comment vérifier votre identité
- Comment activer les paiements sur vos factures
- Comment gérer les versements, les registres et les frais de traitement des paiements
Choisir un processeur conçu pour les professionnels mobiles
Pour commencer à accepter les paiements par carte bancaire, vous avez besoin d’un prestataire de services de paiement moderne qui s’intègre à votre système de facturation. Choisissez-en un qui soit également facile à utiliser sur un téléphone. Pour la plupart des entrepreneurs indépendants comme vous, une mise en place rapide prime sur les fonctionnalités supplémentaires de type bancaire. Stripe et PayPal constituent tous deux d’excellents choix, avec une prise en charge intégrée de la conformité PCI.
En tant qu'indépendant, vous n'avez pas besoin d'une banque commerciale classique ni d'un compte marchand pour accepter les paiements par carte bancaire. Optez plutôt pour un outil rapide à mettre en place qui facilite grandement l'envoi de factures et l'encaissement des paiements.
Si vous parvenez à automatiser certains de ces processus, ce sera également un atout considérable. Cela vous permettra de réduire le temps consacré aux tâches administratives et d'augmenter votre productivité, tout en allégeant vos frais généraux.
De plus, cela vous donne une image plus professionnelle aux yeux de vos clients.
Les critères à prendre en compte pour choisir un prestataire de services de paiement
Il existe une multitude d'options sur le marché. Stripe et PayPal comptent parmi les plus populaires :
- Stripe est une bonne solution si vous recherchez une configuration rapide et simple.
- PayPal est un excellent choix si vous le connaissez bien et que vos clients lui font déjà confiance.
Lorsque vous évaluez les différentes options, prêtez attention aux caractéristiques suivantes :
| Fonctionnalité | Pourquoi est-ce important ? |
| Intégration avec la facturation mobile | Vous devez pouvoir envoyer des factures depuis n'importe où et à tout moment. |
| Installation rapide | Une configuration fastidieuse vous ralentit. |
| Liens de paiement des factures | Les clients souhaitent disposer d'options de paiement rapides et pratiques qui améliorent leur expérience. |
| Versements bancaires | Vous avez besoin que des fonds vous soient versés automatiquement. |
| Frais de transaction transparents | Les frais ont une incidence sur votre bénéfice. Ils sont généralement calculés sous la forme d'un faible pourcentage (généralement inférieur à 2 %) majoré d'un montant forfaitaire (environ 0,30 $). |
| Assistance à la mise en conformité PCI | Vous ne devez pas conserver les données des cartes bancaires. Cela expose votre entreprise et vos clients à des risques. |
| Historique des paiements | Vous avez besoin d'un justificatif de paiement pour vos dossiers. |
| Intégration d'applications | Le travail manuel est source d'erreurs. L'automatisation améliore la précision et vous fait gagner énormément de temps. |
Réfléchissez également à la manière dont ce processeur s'intégrera à votre flux de travail quotidien.
Pouvez-vous utiliser une solution de paiement hébergée pour alléger vos tâches liées à la conformité PCI? Quel sera l'impact des frais de traitement des paiements sur votre marge commerciale par rapport à votre marge bénéficiaire ?
N'oubliez pas que les frais sont déduits de votre marge, sauf si vous les répercutez sur le client. Il peut être d'autant plus important de réduire ces frais si vos coûts de main-d'œuvre sont déjà élevés.
ARTICLE CONNEXE — Frais de traitement des cartes bancaires : tout ce que vous devez savoir
Vérification de votre identité et association de votre compte bancaire
Avant de pouvoir percevoir vos paiements, vous devrez confirmer votre identité et associer votre compte bancaire. Cette étape est essentielle pour des raisons de sécurité et permet de garantir que vos paiements soient versés sur le bon compte. Il s'agit d'une opération ponctuelle qui protège vos paiements et facilite leur suivi.
Cette étape peut sembler un peu technique, mais elle est en réalité très simple. Mieux encore, vous n'avez à la faire qu'une seule fois.
Comment vérifier votre identité
La sécurité est primordiale en matière de paiements, et le processus de vérification protège vos revenus et vos clients.
Les paiements par carte sont traités par des systèmes dotés de mécanismes de contrôle et de vérification. Les prestataires de services de paiement ont recours à des procédures de vérification ainsi qu'à des technologies telles que le chiffrement afin de réduire le risque de fraude.
Les cartes de crédit sont donc plus sûres que les chèques. Selon une étude, 63 % des entreprises sont victimes de fraudes par chèque.
Pour vérifier votre identité, vous devrez fournir quelques informations de base :
- Votre nom et la raison sociale de votre entreprise
- Vos coordonnées bancaires et votre numéro d'identification bancaire
- Une pièce d'identité permettant de confirmer votre identité
- Type d'activité et coordonnées
Cela ne devrait pas prendre plus de quelques minutes.
Comment associer votre compte bancaire
Ensuite, associez votre compte bancaire à Stripe, PayPal ou un autre prestataire de paiement.
Ce processus est généralement simple :
- Accédez aux paramètres du processeur. Recherchez l'option « Compte bancaire ».
- Cliquez sur « Ajouter un compte bancaire » ou une option similaire. N'oubliez pas que si vous acceptez plusieurs devises, vous devrez peut-être associer un compte bancaire distinct à chacune d'entre elles.
- Il se peut que vous soyez invité à vérifier vos identifiants de connexion. Suivez les instructions à l'écran.
- Une fois votre identité vérifiée, vous pourrez saisir les informations relatives à votre compte bancaire. Lorsque vous saisissez ces informations, vérifiez bien que le nom du titulaire du compte et le numéro de compte correspondent exactement à ceux figurant sur votre relevé bancaire.
- Enregistrez ces informations.
À moins que vos coordonnées bancaires ne changent, vous n'aurez plus à refaire cette opération. À partir de maintenant, vos versements se feront automatiquement.
Activer les paiements par carte sur vos factures numériques
Une fois votre prestataire de paiement et votre compte bancaire connectés, vous pouvez activer les paiements par carte dans votre logiciel de facturation. Cela relie vos factures à une passerelle de paiement sécurisée, permettant ainsi à vos clients de payer directement depuis la facture. Vous pouvez ensuite envoyer des devis ou des factures depuis votre téléphone et encaisser les paiements partout où vous disposez d'un réseau.
Il est désormais temps de faire des paiements un atout stratégique.
Cette étape vise à permettre à vos clients de payer directement à partir des factures que vous leur envoyez, grâce à une passerelle de paiement.
Une passerelle de paiement est un outil de paiement sécurisé et extrêmement pratique. Elle transmet les informations de la carte en toute sécurité à votre prestataire de services de paiement et renvoie une confirmation de paiement.
Votre client voit un bouton de paiement, et vous voyez une facture réglée.
Comment activer les paiements par carte
Vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois. Ouvrez votre application de facturation et suivez les étapes suivantes :
- Accédez à la rubrique « Paiements ».
- Choisissez Stripe ou PayPal comme moyen de paiement.
- Connectez-vous et validez la connexion à votre prestataire de paiement.
- Activez le paiement par carte pour les futures factures et devis.
Une fois cette étape terminée, vos factures pourront comporter un lien vers la page de paiement ou un bouton de paiement.
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Comment cela fonctionne dans la pratique
Si vous gérez votre entreprise en déplacement, cette solution mobile va changer la donne.
Vous pouvez établir un devis, le faire valider et envoyer une facture à régler, le tout depuis votre téléphone. Le résultat est élégant et professionnel.
Vous et vos clients en tirez tous deux avantage :
- Vous êtes payé plus rapidement. Votre trésorerie est plus stable et vous passez moins de temps à relancer les clients pour les factures en souffrance.
- Vos clients peuvent payer plus facilement. C'est aussi rapide et simple que de cliquer sur un lien de paiement.
Gestion des paiements et des enregistrements de transactions
Maintenant que vos paiements sont activés, il est temps de définir votre calendrier de versements et de consulter l'historique de vos transactions dans l'application. Une bonne solution de paiement mobile pour les propriétaires de petites entreprises repose sur l'automatisation pour suivre les paiements, réduire les erreurs et limiter les tâches administratives manuelles.
À ce stade, vous pouvez accepter les paiements par carte bancaire. Il est temps de décider comment et quand l'argent sera versé sur votre compte.
C'est ce qu'on appelle votre calendrier de versements. Certains prestataires effectuent des versements quotidiens ; d'autres regroupent les paiements et les versent tous les quelques jours. Dans la plupart des cas, vous pouvez choisir entre ces deux options.
Réfléchissez à la manière dont vous réglez vos dépenses. Par exemple, si vous achetez du matériel presque tous les jours, il est préférable d'opter pour des paiements plus rapides. Si vous acceptez des missions plus importantes et plus longues, vous préférerez peut-être un calendrier de paiements groupés.
Comment définir votre calendrier de versement
Accédez aux paramètres de votre prestataire de paiement et choisissez la fréquence de versement :
- Les versements quotidiens sont très pratiques pour la trésorerie, mais ils entraînent également un grand nombre de dépôts à suivre.
- Les versements hebdomadaires impliquent moins de dépôts et peuvent tout de même être suffisamment fréquents pour couvrir les dépenses.
- Les paiements immédiats sont indispensables pour faire face à des dépenses urgentes, mais ils s'accompagnent généralement de frais de traitement plus élevés.
- Les versements standard sont assortis de frais moins élevés.
Comment classer automatiquement vos documents
Le système que vous utilisez doit enregistrer chaque paiement et chaque versement.
Ce processus s'appelle le rapprochement automatisé. Cela signifie que vos factures et vos paiements sont automatiquement mis en correspondance (sans aucune intervention manuelle de votre part).
Voici comment cela fonctionne :
- Chaque facture payée est automatiquement marquée comme telle.
- Chaque paiement est enregistré avec la date et le montant versé.
- Les frais sont pris en compte afin que vous puissiez calculer vos revenus réels.
- Vous pouvez générer des rapports quand vous en avez besoin.
ARTICLE CONNEXE — Qu'est-ce que la budgétisation et la prévision ? Simplifier la planification d'entreprise
Effectuer votre premier paiement test
Effectuez un paiement test avant d'envoyer une véritable facture. Vous devez vous assurer que votre configuration fonctionne correctement du début à la fin. Vous verrez ainsi comment la passerelle de paiement, le calendrier de versement et les enregistrements s'articulent entre eux. Un test rapide dissipe tout doute et vous permet de savoir exactement ce que votre client vivra au moment du paiement.
Un paiement test vous permet de vérifier :
- La facture s'envoie correctement et semble correcte.
- Le bouton de paiement fonctionne.
- La passerelle de paiement traite la carte.
- Le virement est crédité sur votre compte bancaire.
Si un problème survient en cours de route, vous le repérez et vous le résolvez. Ainsi, lorsque vous commencerez à utiliser votre nouvelle configuration avec de vrais clients, vous aurez la certitude que leur expérience se déroulera sans accroc.
Voici comment effectuer votre test :
- Créez une nouvelle facture d'un montant modeste, par exemple 5 ou 10 dollars.
- Envoyez la facture à votre adresse e-mail ou à votre numéro de téléphone.
- Ouvrez-le et effectuez le paiement avec votre carte.
- Attendez que le paiement apparaisse comme « payé » dans votre application.
- Vérifiez la transaction sur le tableau de bord de votre prestataire de paiement.
- Vérifiez que le versement est bien programmé ou qu'il a bien été crédité.
FAQ
Répondons aux questions courantes que vous pourriez vous poser lors de la mise en place des paiements par carte bancaire pour votre petite entreprise.
