Cómo redactar un buen correo electrónico de facturación - 3 ejemplos/plantillas

Cómo redactar un buen correo electrónico de facturación - 3 ejemplos y plantillas

Como autónomo o contratista, necesitas enviar facturas por tu trabajo. Es importante redactar estos correos electrónicos de facturas de forma que se paguen lo antes posible.

En este artículo te explicamos qué debes incluir para redactar un buen correo electrónico de facturación. También te proporcionaremos tres plantillas sencillas de correo electrónico de factura que puedes utilizar para que los pagos fluyan.

¿Qué es una factura por correo electrónico?

Un correo electrónico de factura es un correo electrónico que contiene una factura por bienes o servicios. El propósito de un correo electrónico de factura es solicitar el pago por el trabajo realizado.

Los correos electrónicos con facturas deben ser claros, concisos y fáciles de entender para el cliente. También deben incluir toda la información relevante sobre el trabajo que has hecho y cómo y cuándo esperas que te paguen.

Al redactar una factura por correo electrónico, asegúrese de incluir la siguiente información:

• Su nombre e información de contacto.
• El nombre y los datos de contacto del cliente.
• Una descripción detallada del trabajo realizado.
• El importe total adeudado.
• El importe total adeudado.
• Fecha de vencimiento de la factura.
• El número de factura (si procede).
• Sus condiciones y métodos de pago.
• Un enlace a la factura en línea o a un archivo PDF adjunto.

SEGUIR LEYENDO: Factura frente a recibo: ¿es lo mismo una factura que un recibo?

Cómo redactar un buen correo electrónico de facturación

Cuando envíes una factura por correo electrónico, debes seguir una serie de pasos para asegurarte de que tu cliente sabe exactamente lo que está pagando y cómo pagarte.

Personalízalo

El correo electrónico con la factura debe dirigirse al cliente por su nombre. Es una forma sencilla de diferenciarlo de otros mensajes automáticos que pueda recibir. Aquí tienes algunas formas de personalizar tu factura por correo electrónico:

• Incluya el nombre y breves detalles del proyecto.
• Proporcione un enlace a una carpeta con facturas anteriores o historial de pagos.
• Añada una nota personal agradeciéndoles su confianza.

Utilice una línea de asunto clara

El asunto debe ser claro y conciso. Debe informar al cliente de que tiene una factura que pagar. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo escribir un asunto claro para tu factura por correo electrónico.

• FACTURA: [Su nombre] - [Fecha]
• Factura nº [123456]: [Su nombre] - [Nombre del proyecto]
• Pago solicitado: [Su nombre] - [Nombre del proyecto]
• [Su nombre]: Factura de [Fecha]

Incluya el importe adeudado y la fecha de vencimiento

Deje claro cuánto le debe el cliente y cuándo vence el pago. Esto evitará cualquier confusión por su parte y hará más probable que recibas el pago a tiempo. Puedes incluir esta información en el cuerpo del correo electrónico o como archivo adjunto.

Utilice un lenguaje sencillo y claro

Su factura por correo electrónico debe ser fácil de entender para el cliente. Utilice un lenguaje sencillo y evite la jerga del sector. Si necesitas utilizar abreviaturas, asegúrate de explicar su significado.

También es importante corregir el correo electrónico con la factura antes de enviarlo. Comprueba si hay errores gramaticales u ortográficos. Pueden dar una imagen poco profesional y confundir al cliente.

Adjunte su factura de más de una forma

Cuando envíe su factura, asegúrese de incluirla como archivo adjunto. De este modo, el cliente puede descargarla y guardarla para sus archivos. También debes incluir un enlace a la factura en línea para que puedan acceder a ella más tarde.

Al incluir un archivo adjunto y un enlace, le das al cliente la opción de ver y guardar la factura. Esto puede ser útil si tienen poco tiempo o si prefieren acceder a sus facturas en línea.

SIGA LEYENDO: ¿Qué es un número de apartado de correos en una factura?

Facilite el pago a los clientes

El objetivo de enviar una factura por correo electrónico es cobrar. Para ponérselo lo más fácil posible a tu cliente, incluye en el correo toda la información pertinente sobre el pago, así como la forma en que aceptas los pagos y los plazos o recargos por demora que puedan aplicarse.

También puede añadir un enlace a su portal de pago en línea o un botón que puedan utilizar para pagar la factura con tarjeta de crédito. Si les facilitas el pago, es más probable que recibas el pago a tiempo.

¿Necesita una plantilla de factura profesional? Echa un vistazo a nuestra Galería de plantillas de factura.

Utilice una plantilla de factura profesional

Una plantilla de factura profesional puede ahorrarle tiempo y ayudarle a cobrar más rápido. Al utilizar una plantilla, puedes estar seguro de que no se te escapa ninguna información importante en tu factura.

Una plantilla de factura profesional también hará que su correo electrónico parezca más pulido y profesional. Esto puede ayudar a generar confianza con tu cliente y hacer que sea más probable que pague a tiempo.

Otros consejos para enviar una factura por correo electrónico

• Incluya una nota de agradecimiento. Un simple agradecimiento puede ayudar mucho a establecer una relación con el cliente.
• No tengas miedo de hacer un seguimiento. Si no has recibido el pago a los pocos días de la fecha de vencimiento, ponte en contacto con tu cliente y pregúntale si necesita ayuda con la factura.
• Compruebe que todos los datos de sus facturas son correctos. El 61% de los impagos se deben a facturas incorrectas, por lo que la precisión es clave para cobrar a tiempo.
• Considera la posibilidad de utilizar un servicio. Si estás cansado de perseguir los pagos, puede que merezca la pena utilizar un servicio de facturación y pagos. Estos servicios pueden automatizar el proceso de envío y seguimiento de facturas.

Ejemplos de facturas por correo electrónico

Para que tenga una idea más clara de cómo redactar un correo electrónico de factura, hemos incluido a continuación tres ejemplos de correos electrónicos de factura. Estos ejemplos pueden utilizarse como plantillas para sus propias facturas.

Ejemplo nº 1 - Factura genérica con correo electrónico adjunto

Este ejemplo puede servir de pauta general para cualquier correo electrónico de facturación.

Hola [Nombre del cliente],

Gracias por su confianza. Adjuntamos la factura correspondiente a [servicio prestado/producto adquirido]. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Gracias, señor,

[Su nombre]

Nº de factura: ____________

Importe adeudado: $___________

Fecha de vencimiento: __/__/__

[Su nombre]

[Nombre de su empresa]

[Su dirección de correo electrónico]

Ejemplo nº 2 - Correo electrónico a un cliente nuevo

Si envías una factura por correo electrónico a un cliente nuevo, es buena idea incluir información adicional sobre tu empresa. Esto puede ayudar a generar confianza y establecer credibilidad.

Hola [Nombre del cliente],

Gracias por elegir [Su empresa] para su [servicio/producto]. Apreciamos su negocio y esperamos poder servirle en el futuro.

Adjuntamos la factura correspondiente a [servicio prestado/producto adquirido]. Le recordamos que nuestras condiciones de pago son [neto __ días]. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Gracias, señor,

[Su nombre]

Nº de factura: ____________

Importe adeudado: $___________

Fecha de vencimiento: __/__/__

Plazos netos: __ días

[Su nombre]

[Nombre de su empresa]

[Su dirección de correo electrónico]

Ejemplo nº 3 - Correo electrónico de cliente recurrente

Puede utilizar un tono más familiar si envía un correo electrónico de facturación a un cliente habitual. Esto puede ayudar a crear una buena relación y a fortalecer tu relación con el cliente.

Hola [Nombre del cliente],

Gracias por su interés. He adjuntado a este correo electrónico la factura de [servicio prestado/producto adquirido]. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta.

Gracias,

[Su nombre]

Nº de factura: ____________

Importe adeudado: $___________

Fecha de vencimiento: __/__/__

[Su nombre]

[Nombre de su empresa]

[Su dirección de correo electrónico]

Gestión de seguimientos y facturas impagadas

No siempre es fácil cobrar a tiempo, pero hay algunas cosas que puedes hacer para que el proceso sea más fluido.

Si no has recibido el pago a los pocos días de la fecha de vencimiento, ponte en contacto con tu cliente y pregúntale si necesita ayuda con la factura. Si no recibe respuesta, considere la posibilidad de enviarle un correo electrónico de seguimiento o llamarle por teléfono. Si una factura sigue impagada, es posible que tengas que tomar medidas adicionales para recibir el pago. Esto podría implicar contratar a una agencia de cobros o llevar a tu cliente a los tribunales.

SEGUIR LEYENDO: Cómo escribir un email de factura vencida y facturas impagadas: Una guía sencilla para autónomos y pymes

Etiqueta del correo electrónico de seguimiento

Cuando envíes un correo electrónico a un cliente por una factura impagada, es importante que mantengas un tono profesional y cortés. Así evitarás malentendidos y rencores.

Aquí tienes algunos consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento:

• Sea breve y directo.
• Evite parecer exigente o amenazador.
• Mencione los recargos por demora o los intereses que puedan devengarse.
• Ofrezca opciones de pago o un plan de pagos.
• Incluya un enlace a la factura en línea.

Plantilla de correo electrónico de seguimiento de facturas

Si necesitas ayuda para empezar, aquí tienes una plantilla para redactar un correo electrónico de seguimiento de la factura.

Hola [Nombre del cliente],

Espero que le vaya bien. Quería hacerle un seguimiento de la factura de [servicio prestado/producto adquirido]. Han pasado unos días desde la fecha de vencimiento y aún no he recibido el pago.

Por favor, hágamelo saber si necesita ayuda con la factura o tiene alguna pregunta.

Gracias,

[Su nombre]

Nº de factura: ____________

Importe adeudado: $___________

Fecha de vencimiento: __/__/__

[Su nombre]

[Nombre de su empresa]

[Su dirección de correo electrónico]

Navegar por los correos electrónicos de facturación

Enviar y recibir facturas por correo electrónico puede ser un proceso un poco complicado. Pero con un poco de práctica, se convertirá en algo natural. Recuerda ser siempre profesional, cortés y paciente.

Si quieres saber más sobre cómo agilizar tu proceso de facturación, consulta nuestro blog sobre cómo crear una factura de ventas.