Factura frente a recibo: ¿Cuál es la diferencia?

La vida como contratista independiente o empresario autónomo puede ser enormemente gratificante. Eres tu propio jefe, estableces tu propio horario de trabajo y tienes la flexibilidad de pasar más tiempo con las personas que más te importan. Sin embargo, no está exenta de una serie de retos a los que los asalariados nunca tienen que enfrentarse.

Uno de estos retos es gestionar el pago de sus productos o servicios. Normalmente, los contratistas independientes y los autónomos envían un documento llamado factura a sus clientes para solicitar el pago. Pero a veces, las facturas se denominan recibos. La pregunta es: ¿es una factura un recibo? Y si no, ¿cuál es la diferencia entre una factura y un recibo? Averigüémoslo.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento comercial fechado que registra los detalles de una transacción entre un comprador y un vendedor. El comprador y el vendedor pueden ser particulares o empresas. Las facturas son elementos esenciales de la contabilidad empresarial, y todas las partes implicadas en la transacción suelen conservar copias de cada factura, a veces con fines fiscales.

En primer lugar, debe indicar que se trata de una factura: debe llevar la palabra "factura" claramente marcada. Por lo general, las facturas tienen un número de factura, que es una cadena única de letras y/o números utilizados para la organización y la identificación.

Además, las facturas incluyen información de contacto y condiciones de pago. Por ejemplo, la factura puede exigir al comprador que efectúe el pago en un plazo de 30 días a partir de la recepción, y puede especificar un recargo por demora.

Las facturas indican lo que se ha comprado (la unidad), cuántas unidades de cada producto o servicio se han adquirido, el coste de cada unidad y otros gastos, como los de envío y manipulación y los impuestos correspondientes. Por último, se indica el importe total adeudado por el comprador.

Las empresas, los contratistas independientes y los propietarios de negocios pueden optar por enviar una factura cuando se adquiere o entrega el producto o servicio, o como extracto de fin de mes. El extracto de fin de mes detalla todas las transacciones pendientes y el importe total adeudado.

Este sistema suele ser el preferido por autónomos y contratistas con clientes fijos o proyectos a largo plazo. Por ejemplo, si un redactor freelance trabaja con un cliente en seis artículos a lo largo del mes, la factura de final de mes incluiría:

• Los detalles de los seis artículos
• Coste por artículo
• Cualquier tasa adicional

El importe total adeudado para ese periodo de facturación de un mes

En el pasado, las facturas se creaban a mano en papel. Sin embargo, a medida que las empresas se digitalizan cada vez más, se prefiere la facturaciónelectrónica. Un vendedor puede enviar facturas electrónicas por correo electrónico o a través de su sistema contable.

¿Qué incluye una factura?

Las facturas deben incluir datos diferentes en función del país en el que opere y de dónde se encuentre su cliente. Por ejemplo, Estados Unidos no tiene un impuesto nacional sobre las ventas como el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Así que, si haces negocios en EE.UU., consulta las leyes estatales y federales.

A pesar de algunas variaciones en los impuestos y otros requisitos, las facturas suelen incluir siempre la siguiente información:

• Datos del vendedor o de la empresa, incluidos nombre, dirección e información de contacto (correo electrónico y número de teléfono)
• Datos del comprador, incluido su nombre (o razón social) y dirección
• Fecha de facturación
• Número de factura
• Detalles de los productos o servicios adquiridos, incluido el número de unidades (podría medirse en número de horas trabajadas, por ejemplo) y el coste por unidad.
• Condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento y los recargos por demora
• Método y datos de pago, como tarjeta de crédito o transferencia bancaria
• Impuestos aplicables
• Importe total adeudado

¿Qué es una factura?

Los términos factura y recibo se utilizan a menudo indistintamente, pero hay algunas diferencias de matiz entre ambos. Así que, para llegar al fondo del debate entre factura y recibo, tenemos que aclarar qué es realmente un recibo.

Similar a una factura, una factura es un documento comercial enviado por un vendedor a un comprador en el que se detalla la cantidad que el comprador debe por los productos o servicios que ha recibido. La factura se emite antes de enviar el pago, deja constancia de la transacción y sirve de recordatorio al comprador para que efectúe el pago. Por lo general, se espera el pago inmediatamente después de la recepción o poco después.

Hasta aquí, todo correcto. Ahora, introduzcamos un tercer elemento en la mezcla: factura y conocimiento de embarque. Ya hemos establecido que una factura y un efecto no son siempre lo mismo (más adelante analizaremos las principales diferencias), pero ¿qué ocurre con un efecto y un contrato de compraventa? Al fin y al cabo, ambos utilizan la palabra "factura".

Mientras que una factura se centra en cobrar el pago de un comprador, una factura de venta es un documento legal que proporciona pruebas de la transferencia de bienes o propiedades de una persona (o empresa) a otra. Confirma que el vendedor ha cedido la propiedad y los derechos de un bien al comprador.

¿Dónde entra en juego el recibo? Analicemos brevemente los conceptos de factura y recibo. Una factura y un recibo son solicitudes de pago. En cambio, un recibo es una prueba de pago. Las facturas y los recibos suelen emitirse antes de recibir el pago, mientras que los recibos se emiten después de recibir el pago.

SEGUIR LEYENDO: Factura vs Recibo - ¿Es lo mismo una factura que un recibo?

¿Qué incluye una factura?

Una factura suele incluir la misma información que una factura, como los datos del comprador y el vendedor, la fecha de emisión, los detalles de los productos adquiridos o los servicios prestados, los impuestos aplicables, la información de pago y el importe total adeudado.

Diferencias entre recibos y facturas

Las diferencias entre recibos y facturas pueden clasificarse en tres características principales: percepción, plazo de pago y detalles incluidos.

• En algunos casos, la diferencia entre una factura y un recibo se reduce a la percepción. Como contratista o autónomo, puedes enviar una factura a un cliente a final de mes. Tu cliente, en cambio, puede llamar factura al documento que ha recibido. Se le exige que realice un pago, lo que significa, a todos los efectos, que el resultado es el mismo que si recibiera la cuenta de un restaurante o la factura del teléfono.
• Generalmente, una factura tiene un plazo más corto para efectuar el pago. Por eso los proveedores de servicios (por ejemplo, los de electricidad) suelen enviar facturas y no recibos.
• Por último, los detalles incluidos en una factura están más orientados al mantenimiento de registros y al seguimiento del inventario. Por eso las empresas utilizan números de factura únicos y, en algunos casos, incluyen códigos de producto.

El siguiente cuadro resume las diferencias entre facturas y recibos.

Factura frente a recibo

CalendarioSe envía una vez recibidos los productos o servicios. Normalmente se envía después de recibir los productos o servicios, pero puede emitirse en cualquier momento del proceso.

Ejemplos de facturas

¿Cuándo hay que enviar una factura? La respuesta depende.

Si dirige una empresa que requiere un pago rápido, como un proveedor de servicios de Internet, una peluquería o una cafetería, las facturas pueden ser una mejor opción. Por el contrario, una factura puede ser el camino a seguir si usted suministra servicios o productos que requieren fabricación o creación, como muebles a medida o desarrollo web.

Supongamos que regenta un restaurante italiano. Sus clientes no pueden salir del restaurante antes de pagar su comida. Usted exige el pago inmediato y sólo acepta dos opciones de pago: en efectivo o con tarjeta. Una factura es la mejor opción. Una factura incluiría más información de la necesaria.

Supongamos que el propietario de un restaurante italiano le contrata para rediseñar el interior. Este servicio implica un proceso de un mes de duración con muchas partes móviles: búsqueda de muebles, contratación y gestión de subcontratistas, etcétera. Es un compromiso de tiempo importante por su parte, así que puede emitir una factura con un depósito del 50% antes de que empiecen las obras. Una vez terminadas, emitirá una segunda factura detallada con todos los servicios prestados y las condiciones de pago.

Cómo preparar una factura o un recibo

Alcanzar el éxito como contratista o autónomo exige una atención al cliente excepcional antes, durante y después de la venta de un producto o servicio. Tu compromiso con la experiencia del cliente debe extenderse también a la facturación.

Etiqueta de facturación

Antes de preparar y enviar una factura, asegúrese de que el cliente la espera. Si la factura le sorprende, puede que esté menos dispuesto a pagar a tiempo. En la práctica, esto puede funcionar así:

• Antes de firmar un acuerdo con un nuevo cliente, fije sus expectativas de facturación. Dígales que factura en el momento de la entrega, que factura a final de mes o que exige un depósito.
• Cumpla sus promesas de facturación. Si dices que facturarás a final de mes, no envíes la factura el día 15.
• Si no ha establecido y comunicado sus prácticas de facturación a un cliente, puede enviarle un breve correo electrónico informándole de que pronto recibirá una factura. Si se trata de un cliente habitual, puedes aprovechar esta oportunidad para establecer tus prácticas de facturación de cara al futuro.

Preparación de facturas

Las facturas requieren mucha información específica, y esa información debe ser exacta. Para evitar errores de facturación, pregúntate lo siguiente:

¿Quién paga?

A veces, la persona con la que tratas directamente no es la que paga la factura. En algunos casos, la persona con la que tratas revisará y aprobará tu factura antes de remitirla a la persona o departamento correspondiente (como el departamento de contabilidad o teneduría de libros). En otros casos, enviará la factura directamente a la persona responsable de pagarte. Asegúrate de saber de antemano a quién enviar la factura.

¿Qué formas de pago acepta?

Algunos tipos de pago serán fáciles para el cliente, pero un quebradero de cabeza para usted. Otros simplifican su vida pero complican las cosas para el cliente. ¿La mejor solución? Acepte varias opciones de pago, como tarjeta de crédito, depósito directo, cheque y servicios de pago en línea como PayPal.

¿Cuáles son sus condiciones de pago?

Las condiciones de pago indican al cliente cuándo debe efectuar el pago. Algunos sectores suelen utilizar condiciones de pago específicas, como 30 días a partir de la recepción (a veces se escribe 30 neto). No obstante, puedes modificar las condiciones de pago para adaptarlas a tus necesidades. También puede ofrecer incentivos (como descuentos) por pronto pago y cobrar recargos por demora.

A continuación, debe crear un número de factura único. Por lo general, las facturas se numeran sistemáticamente, por ejemplo:

• Secuencialmente, por ejemplo, 000023, 000024
• Con un código de cliente, por ejemplo, SMI0023, JON0024
• Con la fecha, por ejemplo, 0522-0023, 1022-0024

Seleccione un sistema que tenga sentido para usted y aténgase a él.

A continuación, recopile los detalles de la transacción. Puede utilizar como punto de partida las características enumeradas en la sección "¿Qué incluye una factura?".

Por último, llega el momento de ponerlo todo junto. Muchos contratistas y autónomos utilizan una plantilla de factura en la que pueden introducir la información pertinente. Puedes encontrar muchas plantillas de factura en Internet o ya guardadas en tu programa de tratamiento de textos preferido.

Cómo presentar facturas a los clientes

Por lo general, las facturas se envían por correo electrónico a los clientes una vez finalizado el trabajo. Sin embargo, puedes facturar los proyectos más largos o los encargos en curso a final de mes.

Las facturas suelen guardarse en formato PDF y adjuntarse a un correo electrónico breve y educado. No presente su factura como un documento de Word u otro formato de archivo editable.

Si no sabes qué escribir, aquí tienes un sencillo modelo de factura por correo electrónico:

Asunto: Factura para [detalles del proyecto]

Hola [nombre del cliente],

Adjunto a este correo electrónico encontrará mi factura por [proyecto]. Según lo acordado, el importe total asciende a [importe total adeudado], pagadero mediante [su método de pago preferido] antes de [fecha de vencimiento].

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto conmigo. Gracias y espero volver a trabajar con usted.

[Firma, por ejemplo: Saludos cordiales, Saludos cordiales, etc.]

[Su nombre]

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