Cómo indicar las condiciones de pago de una factura (con ejemplos)

Hay muchas cosas que un empresario puede posponer, pero la facturación no es una de ellas. Facturar a tiempo ayuda a mantener un buen flujo de caja para que la empresa siga funcionando. Sin embargo, no basta con decir a los clientes cuánto se les debe. Necesita una factura que incluya:

• la fecha de la factura
• un número de factura
• el importe total adeudado
• condiciones de pago

Este artículo se centra en el último punto de la lista: las condiciones de pago.

Condiciones de pago de las facturas

Las condiciones de pago se utilizan para que los clientes sepan cuándo y cómo pagar. Por ejemplo neto 30 significa que el total de la factura vence en 30 días. En algunos casos, condiciones de pago incentivan los pagos rápidos ofreciendo a descuentont. Tomemos a más de cerca.

¿Cuáles son las mejores o típicas condiciones de pago?

Las condiciones de pago típicas especifican cuánto hay que pagar, cuándo hay que hacerlo, si se aplican descuentos y qué métodos pueden utilizar los clientes para pagar. Las mejores condiciones son las que son claras y fáciles de entender (más adelante tratamos en detalle esta cuestión).

La forma de estructurar las condiciones de pago puede verse influida por el sector en el que trabajes. Por ejemplomuchos proveedores de alimentos y bebidas exigen el pago inmediato, mientras que los proveedores del sector de la construcción son conocidos por conceder 90 días para el pago. Si no sabes cuál es la norma en tu sector, pregunta en un foro del sector, como r/subreddit.

¿Necesita ¿Necesita condiciones de pago en una factura?

En teoría, podría omitir las condiciones de pago en sus facturas, pero entonces ¿cómo sabrán sus clientes cuáles son sus expectativas de pago? Uno de los mayores retos de las empresas es la tesorería. Para mantener un buen flujo de caja, incluya siempre condiciones de pago en sus facturas.

Además, incluir las condiciones de pago le ayuda a mantener el control del proceso de facturación. Si sabe cuándo vencen las facturas, también sabrá cuándo se retrasan los pagos. Haga siempre un seguimiento de los pagos atrasados: la salud financiera de su empresa depende de ello.

Ejemplo de condiciones de pago de una factura

Añadir condiciones de pago a las facturas es tan sencillo como añadir una nota. Basta con una o dos frases breves para que los clientes sepan cuándo y cómo deben pagar. No dude en copiar la redacción de cualquiera de los siguientes ejemplos y pegarla en sus facturas.

• Cuándo hay que pagar por adelantado:
  Pague por adelantado.

• Cuando espera que los clientes paguen inmediatamente:
  El pago debe efectuarse en el momento de la recepción.

• Cuando concede crédito a los clientes y especifica cuántos días tienen para pagar:
  Plazos: Neto 30.El pago vence a los 30 días de la fecha de facturación.
  
  El neto 30 es una práctica habitual en muchos sectores. Si necesitas un pago más rápido, cambia "neto 30" por "neto 15" o incluso "neto 10".

• Para incentivar los pagos más rápidos, los plazos netos se combinan con un descuento. Por ejemplo:
  Plazos: 5% 10 neto 30. Si paga en un plazo de 10 días, le descontaremos un 5% de esta factura, o puede pagar el importe total en un plazo de 30 días.

• Cuando se amplía una línea de crédito y el cliente paga las facturas mensual o trimestralmente:
  Línea de crédito.
• Informar a los clientes de lo que ocurre en caso de retraso en el pago:
  Se cobrará una tasa mensual por demora del 1% del importe total adeudado en los pagos atrasados.

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Consejos para que sus condiciones de pago de facturas sean más eficacesás eficaces

Las condiciones efectivas de facturación son claras, como se ha descrito anteriormente. También aparecen en todas las facturas que envías. Aquí tienes más consejos para gestionar tus facturas y aceptar pagos.

Utilizar un sistema de gestión de facturas

Un sistema de gestión de facturas le permite facturar, enviar correos electrónicos, realizar un seguimiento de los pagos y hacer un seguimiento de los pagos atrasados, todo en un mismo lugar, sin tener la sensación de que necesita ser contable para gestionar su empresa.

Un sistema sólido permite ver cuándo se entregan y leen las facturas, encontrar facturas por cliente, facilita la exportación de datos y está siempre al día de las facturas que vencen o se retrasan.

Utilice una pasarela de pago muy sencilla

Cuantas más opciones existan para recibir el pago pagos (a menudo denominadas pasarelas de pago) más fácil será cobrar. Al aceptar varias formas de pago también más cómoda para los clientes.

¿Necesita una forma mejor de cobrar?

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Controle la facturación y los pagos atrasados como si la vida de su empresa dependiera de ello, ¡porque así es!

Todas las empresas de éxito tienen un plan para enviar facturas por correo electrónico y hacer un seguimiento de los clientes que no pagan a tiempo.

Siempre que una factura se retrase aunque sea un día, inicie la comunicación con el cliente. Normalmente, esto significa enviar un correo electrónico. Es una buena idea iniciar la conversación con un recordatorio de que el pago estaba previsto para la fecha de vencimiento. Si el cliente no paga o no responde, envíe un segundo correo electrónico. Si sigue sin pagar, no se dé por vencido. Según MYOB que el 59% de las facturas vencidas requieren tres o más seguimientos antes de ser pagadas.

Y si no sabes qué decir en tus correos electrónicos copie nuestras plantillas gratuitas.

Además de por correo electrónico, puede llamar por teléfono a los clientes que se retrasan en los pagos. Sea cortés. Agradézcales su confianza. A continuación, hágales saber con firmeza que el pago se ha retrasado y pídales que paguen a través de una de sus pasarelas de pago.

Oferta discounts (& potencialmente late fees)

Basta con añadir una nota en una o dos líneas para convertir una factura estándar en una que 

A nadie le gusta evaluar o pagar recargos por demora. Una alternativa a castigar a los clientes por pagar tarde es recompensarles con un descuento por pagar rápido. Recuerde el término 5% neto 10 que ofrece un descuento del 5% por pagar en un plazo de diez días naturales? Una zanahoria como ésta suele ser mejor que el palo de los recargos por demora.

Sin embargo, para las cuentas vencidas puede cobrar un recargo por demora. Normalmente, las comisiones por demora son un porcentaje del total de la factura, como el 1,5%. Sin embargo, la normativa sobre recargos e intereses de demora varía de un estado a otro, así que infórmese de lo que es legal en su país.

Si las facturas siguen impagadas tras varios intentos de cobro, es posible que tenga que tomar medidas más drásticas. Las opciones incluyen contratar a un abogado o a una agencia de cobros o presentar una demanda ante un tribunal de reclamaciones de menor cuantía. Y si, al final, se da cuenta de que ha agotado todas sus opciones, puede que sea posible cancelar esa factura impagada (consulte "¿Se pueden condonar las facturas impagadas?"para más información).

Claves para indicar las condiciones de pago en una factura

Si es la primera vez que utiliza condiciones de pago, todo esto puede parecerle mucho. Sin embargo, una vez que comprenda las condiciones y empiece a utilizarlas en las facturas, mejorará su flujo de caja. Estos son los puntos clave de las condiciones de pago:

• Unas condiciones de pago claras en la factura permiten a los clientes saber cuándo y cómo pagar.
  
  
• Basta con una o dos frases breves para describir sus condiciones de pago. Puede personalizar los ejemplos que aparecen en cursiva más arriba.
  
  
• Múltiples pasarelas de pago permiten a los clientes pagar de una forma cómoda y le ayudan a cobrar a tiempo.
  
  
• Un sistema de gestión de facturas simplificará su proceso de facturación, facilitará la inclusión de las condiciones de pago y mantendrá su flujo de caja saneado.
  
  
• Disponga de un plan para el envío de correos electrónicos de facturación y el seguimiento de las facturas impagadas. facturas impagadas tan pronto como venzan.
  
  
• Los descuentos por pronto pago son una alternativa a castigar a los clientes por retrasarse en el pago con recargos por demora.

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