Cómo crear una factura con solicitud de pago parcial 

Los pagos parciales son una cobertura habitual frente a diversos riesgos. Es habitual en sectores como la construcción, donde cobrar todo por adelantado no es una práctica habitual. Según Barclays, en 2022 el 58% de las pequeñas y medianas empresas del Reino Unido esperaban dinero inmovilizado en facturas pendientes. 

Pedir un pago parcial antes de empezar un proyecto puede ayudarle a equilibrar su flujo de caja. Además, establece un vínculo de confianza entre usted y el cliente. Los pagos parciales también pueden ayudar a pagar los materiales asociados al inicio de un proyecto.   

¿Le parece que los pagos parciales pueden ser una buena solución para su empresa? ¿Necesita orientación práctica para crear una factura con una solicitud de pago parcial? Siga leyendo para obtener un desglose completo de la facturación con pagos parciales. 

Vea la diferencia entre la facturación de pago parcial y la de pago total. Conozca las ventajas de los pagos parciales, los componentes de una factura de pago parcial y cómo elegir el software de facturación adecuado para adaptarse a ellos. 

Facturación de pagos parciales 

Suele decirse que un buen compromiso es aquel en el que ambas partes están insatisfechas. Aunque esto pueda sonar cínico, refleja una verdad fundamental sobre los tratos comerciales. 

Cuando dos partes no han trabajado nunca juntas o no han establecido una relación de confianza, al menos una de ellas siempre correrá un riesgo. Algunos empresarios pueden estar dispuestos a apostar por un nuevo cliente. Sin embargo, la mayoría no puede permitirse empezar a trabajar sin un pago por adelantado.  

Los pagos parciales pueden ser un compromiso eficaz. Como muestra de buena fe, ambas partes aceptan renunciar a algo en aras de una relación comercial mutuamente productiva. Ninguna de las partes asume toda la carga. De este modo, se mitigan las posibles pérdidas para cualquiera de las partes derivadas del impago o de la paralización del trabajo.  

Los pagos parciales pueden considerarse para cualquier tamaño o tipo de proyecto. Sin embargo, son más habituales en proyectos grandes y pedidos personalizados. 

Los proveedores de servicios que trabajan en grandes proyectos suelen necesitar pagos a plazos para mantener un flujo de caja saneado. Son necesarios para cubrir el coste de los materiales y los miembros del equipo asociados a un trabajo. Estas empresas recurrirán a la facturación de pagos parciales con regularidad.   

Los importes de los pagos parciales suelen oscilar entre el 10% en el extremo inferior y hasta el 50% en el extremo superior. Entre los factores que influyen en el importe que cobrará un proveedor de servicios por un pago parcial se incluyen: 

• El sector 
• La región en la que opera la empresa 
• Tamaño del proyecto 
• Leyes pertinentes que limitan el importe que una empresa puede solicitar como anticipo (si procede) 

En todos los casos, el contrato con un cliente debe incluir el importe del pago parcial y el calendario.   

Ventajas de ofrecer pagos parciales 

Como ya se ha mencionado, una gran ventaja de cobrar pagos parciales a intervalos fijos es la mejora del flujo de caja para el proveedor de servicios. Las cuotas periódicas en las arcas le permiten pagar los gastos habituales de la empresa. 

Puede cubrir gastos como nóminas y alquileres sin tener que recurrir a la tesorería de su empresa o a préstamos. Del mismo modo, un pago parcial por adelantado puede ayudarte a cubrir los materiales necesarios para completar el proyecto de un cliente.   

Un plan de pago parcial también puede mejorar la satisfacción del cliente gracias a una mayor flexibilidad financiera. No todos los clientes potenciales están dispuestos o son capaces de desembolsar todo el dinero necesario para pagar un proyecto inmediatamente. Si su empresa necesita o desea el negocio de estos clientes, tiene sentido trabajar con ellos permitiendo pagos a plazos.  

Una ventaja menos obvia de los pagos parciales es que fomentan relaciones más sólidas con los clientes. Exigir un pago parcial por adelantado garantiza que los clientes inviertan en el proyecto. 

Es mucho menos probable que un cliente que ya ha pagado una cantidad considerable por un proyecto se eche atrás. También es más probable que siga pagando después de que usted haya invertido tiempo y recursos en un proyecto. El pago parcial requiere preseleccionar a los mejores clientes. Los que están motivados y tienen una buena situación financiera son buenos candidatos. 

Componentes de una factura de pago parcial 

Así que le convence la idea de los pagos parciales y sus ventajas. Pero la pregunta sigue en el aire: ¿Cómo se crea una factura con pago parcial?   

Una factura de pago parcial adecuada incluirá todos los elementos siguientes:  

• Importe total: Este es el importe total que el cliente pagará después de que completes el proyecto de acuerdo con la declaración de trabajo.  
• Importe del pago parcial: Indica qué parte del importe total se debe pagar según el contrato con el cliente.   
• Fecha de vencimiento: Una factura de pago parcial adecuada hará que la fecha de vencimiento del pago sea prominente.  
• Desglose de los servicios prestados: Si la factura de pago parcial es para un pago por adelantado, esta sección debe incluir todos los servicios que prestará su empresa a condición de que reciba el pago en la fecha de vencimiento. Si se trata de un pago a plazos, la factura debe detallar el trabajo realizado. A continuación, detalla el hito acordado que da lugar a la factura.   

Estos elementos se añaden a los requisitos básicos de la factura. Como siempre, incluya: 

• El número y la fecha de la factura 
• Su dirección profesional 
• Nombre y dirección de su cliente 

Además de estos elementos, muchas facturas de pago parcial también incluyen el lenguaje legal o contractual pertinente. Cierto lenguaje puede ser aconsejable o necesario según el sector o la jurisdicción de trabajo. Consulta siempre el código jurídico de tu jurisdicción. 

Si es necesario, considere la posibilidad de programar algún tiempo con un abogado familiarizado con su sector para asegurarse de que cumple todas las leyes aplicables relativas a su práctica de facturación.  

Ahora, hemos cubierto los conceptos básicos de cómo crear una factura con solicitudes de pagos parciales. Continuemos con cuatro pasos para iniciar un programa de pagos parciales exitoso. 

Paso 1: Establezca su política de pagos parciales 

Si su empresa está empezando a solicitar pagos parciales, es probable que el proceso implique concesiones mutuas. 

Por ejemplo, los clientes habituales, acostumbrados a pagar el importe íntegro a la finalización del proyecto, pueden sorprenderse cuando se les pide un pago por adelantado. Incluso con clientes nuevos, puede que no esté seguro de cuánto pedir. También es posible que te sientas incómodo solicitando un pago parcial si nunca antes has hecho algo así.   

Todo esto es normal. Sepa que cuanto más pregunte, mejor idea tendrá de cuánto pedir por un pago parcial y cómo hacerlo. Para obtener puntos de referencia y orientación adicional, siempre puedes consultar a grupos del sector del que formes parte. También puedes recurrir a publicaciones dirigidas a empresas de tu sector.   

Sea cual sea el acuerdo de pago parcial que elijas, incluye todas las condiciones en los contratos con tus clientes. Tómate el tiempo necesario para revisarlas con tus clientes y asegurarte de que nadie se sorprenda cuando envíes la factura.  

Paso 2: Elegir el software de facturación adecuado 

Elegir el software de facturación adecuado es fundamental. Simplifica la gestión de los pagos parciales, así como la contabilidad y el mantenimiento de registros.  

Un software de facturación que admita facturas parciales y automatice el proceso será un activo importante cuando empiece a aceptar pagos parciales. Si el software se integra totalmente con la solución financiera de tu pequeña empresa, aún mejor.   

A la hora de evaluar un software de facturación automatizada de pagos parciales, deberá tener en cuenta funciones prácticas como:  

• Notificaciones cuando sus facturas son entregadas y leídas  
• Una interfaz fácil de usar que muestra cuándo vencen las facturas y cuáles están pendientes de pago  
• Informes generados automáticamente que desglosan los ingresos mensuales y anuales, sus principales clientes por ingresos y otras tendencias empresariales.  
• La posibilidad de exportar y enviar informes a su contable o a otros miembros de su equipo con un solo clic (lo que ahorra tiempo en contabilidad e impuestos).  
• La posibilidad de solicitar un depósito a sus clientes 

Paso 3: Comuníquese con su cliente 

Cuando se trata de facturas con pagos parciales, la transparencia y la comunicación abierta deben ser los valores que te guíen. Introducir la idea de un pago por adelantado tan pronto como surjan los temas de honorarios y costes ayudará a garantizar que no haya sorpresas cuando empieces a establecer las condiciones de pago.   

Si surge algún problema, la mejor herramienta es la comunicación abierta. Por ejemplo, si eres un profesional de la construcción, explica que antes de que empiece el trabajo tienes que incluir al cliente en tu calendario, formar una cuadrilla y conseguir materiales y equipos. Explique que el pago inicial del cliente permite que el proyecto se ponga en marcha. 

También puede ser útil indicar a su cliente publicaciones autorizadas que incluyan puntos de referencia del sector para la facturación de pagos parciales. Demuestre que su pago por adelantado y/o su plan de pago a plazos se ajustan a las prácticas habituales del sector. 

Paso 4: Gestionar el seguimiento y los recibos 

Después de enviar sus facturas de pago parcial, el siguiente paso es gestionar esas facturas. Usted espera que sus clientes sean proactivos a la hora de enviar los pagos. Por tanto, debes actuar con la diligencia debida y marcar los pagos como completos en cuanto se hayan liquidado. 

El software de facturación adecuado puede agilizar este proceso. Debería enviar automáticamente confirmaciones a los clientes en cuanto los marques.  

Además, acostúmbrese a comprobar el estado de sus facturas. Asegúrese de hacer un seguimiento de los pagos pendientes. Establezca calendarios predefinidos para el seguimiento. 

Intervalos como 10 días, 3 días y 1 día antes del vencimiento del pago pueden proporcionarle a usted y a su equipo una guía para el seguimiento de los pagos. También garantiza que nadie se sienta agobiado. Mejor aún, un buen software de facturación automatizada se encargará de estas acciones. De este modo, dispondrá de más tiempo para centrarse en las cosas importantes. 

Cómo crear una factura con pago parcial: Reflexiones finales  

Muchas transacciones cotidianas implican que una parte pague a otra el importe total de una sola vez. Sin embargo, hay muchos sectores en los que la solicitud de un pago parcial es una práctica habitual. 

Recuerde que el éxito de los programas de pago parcial depende en gran medida de una comunicación clara. Requiere un registro detallado y un cumplimiento coherente de las políticas establecidas. Cuando empieces a solicitar pagos parciales por tus servicios, prepárate siempre para adaptar tu enfoque en función de los comentarios de los clientes y de la evolución de las necesidades de tu empresa.  

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