Cómo redactar una factura de trabajo autónomo 

Dominar el arte de crear facturas te ayudará a ser un autónomo con más éxito. Impresionarás a tus clientes con tu profesionalidad. Y cobrarás más rápido.

Hay distintas formas de redactar una factura para un trabajo autónomo. También hay algunos elementos clave que tendrás que incluir cada vez que generes una.

En esta guía cubrimos todo lo que necesitas saber sobre la facturación como autónomo. Sigue leyendo para saber cómo redactar una factura como un autónomo experimentado. También compartimos consejos para asegurarnos de que tus facturas te ayudan a generar unos ingresos fiables.

Por qué debe saber cómo redactar una factura de trabajo autónomo

Tienes que saber cómo redactar una factura para que te paguen a tiempo.

Su factura es esencialmente su billete para generar ingresos. Este documento es una solicitud formal de pago por productos o servicios prestados. Como autónomo, te darás cuenta de que cuanto mejor factures, más fácil te resultará obtener un flujo de caja fiable.

La realidad es que no es probable que sus clientes le paguen de inmediato. Lo más probable es que estén tan ocupados como usted. Eso significa que, si pagarte requiere tiempo y energía, es posible que lo dejen para dentro de unos días o semanas.

Y si la factura no contiene los datos correctos, o si no tiene el formato adecuado, con condiciones de pago razonables e información clara, es posible que tenga que esperar aún más.

Según una encuesta reciente, el 74% de los autónomos no cobran a tiempo con regularidad. Cerca del 60% debe 50.000 dólares o más por trabajos ya realizados.

Por desgracia, las facturas retrasadas e impagadas pueden provocar problemas de tesorería. También es posible que tengas que dedicar tiempo a perseguir a los clientes por los retrasos en los pagos. Pero cuando sabes cómo redactar una factura correctamente, puedes minimizar la morosidad y centrarte más en hacer crecer tu negocio como autónomo.

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Cómo crear una factura de trabajo autónomo

Tradicionalmente, los autónomos utilizaban facturas en papel para solicitar pagos y hacer un seguimiento de sus ingresos. Hoy en día, casi toda la facturación de los autónomos se hace electrónicamente.

Las facturas digitales son un 70% más baratas para las pequeñas empresas. También son más fáciles de gestionar porque se pueden almacenar digitalmente.

Puedes seguir imprimiendo tus facturas y enviar a tu cliente una copia en papel. Pero para crear una factura, empezarás en tu portátil u otro dispositivo digital. A partir de ahí, puedes elegir entre crearla tú mismo con una herramienta de creación de documentos, utilizar una plantilla o ir por el camino fácil y utilizar un software.

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Cree una factura usted mismo

Puedes utilizar herramientas de creación de documentos tan conocidas como Google Docs o Microsoft Word para redactar tu factura. Puedes añadir texto, tu logotipo u otros detalles, aunque puede que te cueste un poco conseguir el formato deseado.

Esta puede ser una buena opción si desea una factura básica y no necesita un proceso repetible. En resumen, si quieres crear algo sencillo y rápido, y no te importa su aspecto, esta opción funciona bien.

Sin embargo, es posible que su factura no parezca profesional. También es fácil olvidar detalles clave al crear una factura desde cero.

Empiece con una plantilla de factura para autónomos

Segunda opción: plantillas.

Una plantilla de factura ya tiene un marco establecido. Todo lo que necesitas es rellenar los datos y luego enviarla por correo electrónico, por correo postal o por cualquier otro canal que elijas.

Las plantillas de facturas para autónomos son estupendas porque contienen todos los elementos básicos. Puedes guardarlas digitalmente para acceder a ellas más tarde cuando necesites crear una nueva factura. 

Pero puedes encontrarte con problemas. Si sólo utilizas plantillas, no dispones de un sistema centralizado para almacenarlas fácilmente. Tienes que crear un sistema manual para controlar cuándo se pagan tus facturas y cuándo debes hacer un seguimiento con los clientes. Si eres autónomo a tiempo completo o trabajas con muchos clientes, necesitarás una solución más eficaz, como un software de facturación.

Utilizar software de facturación

Utilizar un programa informático es probablemente la forma más rápida y eficaz de hacer una factura para un trabajo autónomo.

Un software de facturación dedicado como Invoice Simple le permite:

• Rellenar facturas prefabricadas
• Personalice según sus necesidades, incluida la posibilidad de añadir su marca
• Establecer las condiciones de pago deseadas
• Envíe su factura electrónicamente
• Almacene todas sus facturas en un sistema seguro basado en la nube
• Envíe facturas sobre la marcha desde un dispositivo móvil
• Añada enlaces de pago seguros para que sus clientes puedan pagarle con mayor rapidez.

También te beneficiarás de las funciones de automatización.

• Los clientes reciben recordatorios automáticos para que le paguen.
• Recibirás notificaciones cuando tus facturas sean vistas o pagadas.

El software de facturación requiere una ligera curva de aprendizaje. Pero a la larga es la mejor opción para los autónomos profesionales. Hay menos trabajo y mucha más tranquilidad. 

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Cosas que debe incluir su factura de autónomo

Independientemente del método que utilice, su factura debe contener la información correcta para ayudarle a cobrar. Las facturas también se utilizan para auditorías, seguimiento y análisis financiero y preparación de impuestos.

En resumen, se trata de documentos importantes que tu empresa debe tener en orden. Así que, tanto si trabajas como autónomo como si estás construyendo una carrera profesional de seis cifras, debes saber que los pequeños detalles importan.

He aquí nueve cosas que toda factura de autónomo debería tener:

1. Información de la empresa

Incluya la información de su empresa en la cabecera. Esta información suele ir en la esquina superior izquierda.

Escribirá el nombre de su empresa. Si no ha registrado una razón social, puede utilizar su propio nombre. En este caso, se le considera empresario individual. Puede seguir utilizando el nombre de la empresa con fines comerciales. Pero en la factura deberás incluir tu nombre (el que utilizas al presentar la declaración de la renta).

Si tiene un nombre comercial, indique ambos.

También incluirá su:

• Dirección postal
• Página web
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono

2. Logotipo

Si tiene un logotipo, póngalo en su factura cerca de su información de contacto. También puedes personalizar tu factura utilizando los colores de tu marca.

Si no tiene logotipo, no se preocupe. No es necesario para crear una factura de autónomo. Sin embargo, añade un toque de profesionalidad y ayuda a crear marca.

3. Información al cliente

Los datos del cliente van en la esquina superior derecha. Incluya los mismos datos que incluyó para su empresa:

• Nombre de la empresa
• Nombre de contacto
• Dirección
• Número de teléfono
• Correo electrónico

Necesitará esta información para sus registros internos.

4. Número de factura

Cada factura tiene un número. Este número os ayuda tanto a ti como a tu cliente a hacer un seguimiento de los pagos.

El número de factura debe figurar en la parte superior del documento, normalmente justo debajo de los datos de contacto. También debe ser cronológico. Así, si su última factura fue la 022, la siguiente será la 023.

5. 5. Fecha de la factura

La fecha de la factura -la fecha en que se envió- es otro dato importante para llevar un registro. Puede utilizar la fecha de la factura para mantener sus facturas organizadas. Si surge alguna discrepancia con el cliente, puedes hacer referencia a la factura utilizando la fecha y el número de factura.

6. Fecha de vencimiento del pago

Incluya también la fecha de vencimiento del pago. Puede establecerla en la fecha que desee, pero es práctica común elegir 15, 30 o 60 días después del envío.

Normalmente, los autónomos solicitan su pago en 30 días o menos. Las fechas de vencimiento más largas son una buena opción para los pagos grandes, y las fechas de vencimiento más cortas están bien para los pagos más pequeños.

7. Detalles del trabajo

Esta sección es la parte esencial de la factura. Incluye:

• El servicio prestado
• Descripción del servicio
• Coste por unidad
• Cantidad
• Subtotal

Aquí tienes un ejemplo de los datos de trabajo de un diseñador gráfico autónomo para que te hagas una idea de cómo debe ser esta sección:

Servicio	Descripción	Coste	Cantidad	Subtotal
Creación de logotipos	Diseñado 3 nuevas opciones de logotipo	50 $/hora	3	$150
Diseño de ilustraciones	Creación de gráficos exclusivos para 2 publicaciones sociales	50 $/hora	2	$100

Dedique tiempo a revisar cada partida antes de enviar la factura. Asegúrese de que no hay errores. Los errores son una forma segura de crear retrasos en los pagos y dolores de cabeza tanto para ti como para tu cliente.

8. Coste total

Una vez que hayas enumerado todas tus partidas en la sección que detalla tu trabajo como autónomo, sumarás todos los subtotales para generar el coste total de tu factura.

Con el software de facturación, las cuentas se hacen por ti. Si utilizas una plantilla de factura para autónomos o creas la tuya propia, asegúrate de hacer las cuentas dos veces.

9. Forma y condiciones de pago

Las condiciones de pago indican a su cliente cómo pagarle.

Si envías una factura digital con un programa de facturación, puedes darles la opción de pagarte electrónicamente. Así, solo tendrán que hacer clic en un enlace, introducir sus datos y pagar con uno de los métodos que usted permita, como transferencia bancaria o tarjeta de crédito.

También puede perfilar otras opciones, como el pago con cheque, en efectivo o mediante un servicio de pago como PayPal o Venmo.

Eso es todo. Ahora puedes enviar tu factura y esperar el pago. Una vez que redactes una factura por tu trabajo como autónomo, puedes utilizar el mismo proceso para todas tus facturas futuras.

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4 consejos para redactar una factura de trabajo autónomo

¿Por qué sigue sin cobrar a tiempo? Los retrasos en los pagos ocurren. Pero puedes minimizar los impagos y retrasos en las facturas con estos consejos.

• Añade descuentos por pronto pago o recargos por demora. Esto motivará a los clientes a pagarle a tiempo.
• Personalice sus facturas. Una simple nota de agradecimiento o un mensaje personal a tu cliente pueden contribuir a estrechar vuestras relaciones.
• Sea coherente. No cambie el formato cada vez que facture. Un aspecto, una sensación y un proceso coherentes te facilitarán las cosas a ti y a tus clientes.
• Ofrezca a los clientes formas sencillas de pagar. Cuanto menos tarden en pagar tu factura, antes cobrarás.