Métodos de comunicación en la empresa y cómo mejorar sus habilidades

La comunicación eficaz está en el corazón de cualquier empresa. Ayuda al personal a entablar relaciones con clientes y compañeros. Pero la comunicación es algo más que "Hola" y "Adiós". Requiere habilidad e influye en todos los aspectos, desde la resolución de problemas hasta la fidelización de los clientes. Practicar distintos métodos de comunicación mejora sus habilidades y, por tanto, su negocio.

Estos son los cinco principales métodos de comunicación que debes conocer. 

¿Qué es la comunicación?

La comunicación es una habilidad humana fundamental que permite a las personas entenderse y trabajar juntas. Por eso no es de extrañar que la comunicación sea importante en el mundo empresarial. Las interacciones claras y concisas hacen que las cosas vayan sobre ruedas, tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si trabajas como autónomo. 

5 tipos principales de comunicación

La comunicación empresarial se divide en cinco grandes categorías, cada una con sus pros y sus contras.

He aquí una guía de los distintos métodos de comunicación y cómo conducen al éxito:

• La comunicación oral es cualquier forma de comunicación hablada. Puede ser en persona o en reuniones virtuales. Permite recibir comentarios y aclaraciones de inmediato, por lo que es ideal para reuniones y debates en grupo.
• La comunicación escrita es cualquier mensaje escrito o mecanografiado. Puede tratarse de correos electrónicos, declaraciones de trabajo y facturas, y dejan constancia de las interacciones.
• La comunicación visual se basa en imágenes, gráficos y otras ayudas visuales. Facilita la comprensión de la información, sobre todo para los alumnos visuales.
• La comunicación no verbal se produce sin palabras. Incluye las expresiones faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal. Pueden cambiar el significado de una frase.
• La comunicación contextual tiene que ver con la relación entre usted y su público. Incluye todos los factores externos que influyen en la conversación, como anteriores colaboraciones exitosas. Pueden influir en el significado de tus palabras y en cómo las reciben los demás.

ENLACE CONEXO - Cómo enviar una factura

Métodos de comunicación en el lugar de trabajo

Veamos las principales formas de comunicación. Los métodos de comunicación en el lugar de trabajo incluyen:

• Cara a cara. Las interacciones en persona utilizan señales no verbales y la comunicación oral para compartir sentimientos e ideas. Algunos ejemplos son las conversaciones y las presentaciones.
• Correo electrónico. El correo electrónico permite escribir con detenimiento y llegar a muchas personas a la vez. Por eso es ideal para compartir actualizaciones largas. Es una buena opción para documentar decisiones o conversaciones importantes.
• Teléfono y vídeo. Las llamadas de voz permiten conocer mejor el tono y los sentimientos de las personas. Las videollamadas añaden un elemento visual con la pantalla compartida y la colaboración en directo, lo que las hace mejores para reuniones más largas y sesiones informativas. 
• Mensajería instantánea. Muchos negocios se hacen por Internet. Y la mensajería instantánea es uno de los métodos de comunicación más comunes en el lugar de trabajo. Plataformas como Slack son perfectas para preguntas y actualizaciones rápidas. Funcionan bien tanto para individuos como para grupos.
• Plataformas de colaboración. Estas herramientas ofrecen un lugar central para los debates. También son útiles para compartir archivos y actualizar tareas. Esto hace que sea más fácil para todos estar en la misma página. Algunas plataformas de colaboración populares son Asana, Trello y Jira.

ENLACE CONEXO - ¿Cuándo utilizar la facturación progresiva?

5 formas de mejorar su capacidad de comunicación

Con una sólida comprensión de los tipos de comunicación en la empresa, aprenda a utilizarlos. Utiliza estas estrategias para llevar tus habilidades de comunicación al siguiente nivel:

1. Atraiga a su público

Una conversación activa es mejor que una conferencia unilateral. Si vas a exponer una idea, pide a los asistentes que participen. Pueden hacer preguntas y aportaciones, lo que les ayuda a comprender y recordar lo que dices.

2. Practicar la escucha activa

Presta mucha atención cuando hablen los demás. Evita interrumpir y haz preguntas para asegurarte de que entiendes su punto de vista. Así demostrarás a tu interlocutor que te interesa lo que dice. También reduce las interpretaciones erróneas.

3. Mantener el contacto visual

En las interacciones cara a cara, mantenga el contacto visual. Esto genera confianza y conexión. También te ayuda a ver si alguien te sigue o parece confuso.

4. Interpretar las señales no verbales

Preste atención a las caras, el lenguaje corporal y el tono. Así sabrás cómo recibe la gente tus palabras.

5. Elija el canal adecuado

Elige la mejor forma de comunicarte en función de tu mensaje. Ten en cuenta también qué prefieren tus interlocutores. Por ejemplo, no envíes comentarios delicados en un mensaje instantáneo. Puede parecer impersonal y no transmitir los matices. Una reunión es mejor opción.

ENLACE RELACIONADO - Cómo ofrecer condiciones de 30 netos (para pequeñas empresas y contratistas)

4 consejos adicionales para reforzar sus habilidades de comunicación en línea

Los trabajos autónomos, las reuniones con inversores y las colaboraciones pueden tener lugar en línea. Así que, seas quien seas, dominar la comunicación en línea es imprescindible. Los consejos anteriores se aplican a cualquier interacción comercial. Pero los siguientes son especialmente útiles para transmitir tu punto de vista en Internet:

1. Responder con prontitud

Para mantener un flujo constante de información, procura responder rápido a los mensajes y correos electrónicos. Basta con una breve respuesta para informar al remitente de que has recibido su mensaje, si no puedes darle una respuesta más detallada de inmediato. Así demostrarás que respetas su tiempo.

2. Imponer un límite de tiempo

En las reuniones virtuales, las distracciones y las dificultades técnicas pueden desbaratar los debates. La falta de señales visuales también puede entorpecer la fluidez de la conversación. Esto hace que las reuniones se alarguen más de lo necesario. 

Para mantener las reuniones centradas y productivas, establece y respeta un límite de tiempo. Esto fomenta una comunicación concisa y eficaz. Siga por otros canales las conversaciones menos urgentes o más profundas.

3. Siga el protocolo de las reuniones virtuales

Establece unas normas básicas de etiqueta para las reuniones virtuales, que ayuden a que se desarrollen sin problemas y con profesionalidad. Esto incluye estar presente y silenciarse. También podría incluir mantener la cámara encendida.

4. Recapitular detalles importantes

Para asegurarte de que tu audiencia capta tus ideas, resume los puntos principales. Hazlo en reuniones o al final de correos electrónicos largos. Ayuda a reforzar la comprensión y proporciona una referencia para más adelante.

Las 5 C de la comunicación eficaz en la empresa

Los expertos en comunicación alaban las 5 C. Son la claridad, la concisión, la concreción, la exhaustividad y la cortesía.

Muchos de los consejos anteriores incluyen estos rasgos. Pero recordar las 5 C es una de las mejores formas de mejorar rápidamente tus habilidades comunicativas:

1. Claridad

La comunicación clara es importante. Asegúrate de que tu público entiende lo que dices. 

Utilice un lenguaje sencillo. Descomponga las ideas complejas en puntos clave. Así se evitan confusiones y malas interpretaciones.

2. Concisión

Ser conciso demuestra respeto por el tiempo de los demás y te ayuda a mantener su atención. Vaya al grano rápidamente. Concéntrate en transmitir tu mensaje sin detalles ni digresiones innecesarias.

3. Concreción

Los mensajes concretos son más memorables y persuasivos. Utilice ejemplos, datos y hechos concretos para ilustrar sus argumentos. Así los demás los captarán más fácilmente.

4. Integridad

Incluya todo el contexto necesario. Esto ayudará a su público a comprender y actuar. Omitir detalles cruciales puede llevar a confusión.

5. Cortesía

La cortesía es respeto. Fomenta las relaciones positivas y crea un entorno más agradable, tanto si trabajas con clientes como con compañeros. Sé profesional y amable todos los días. Esto genera confianza y fomenta una comunicación abierta porque la gente se siente más a gusto.

Mantenga su marca y su imagen profesional con Invoice Simple

Invoice Simple le ayuda a comunicarse mejor. Utiliza plantillas de marca para destacar ante los clientes y mostrar profesionalidad en todo momento.