Comment ne plus donner l'impression d'être désorganisé et commencer à être payé à temps

Il existe un lien entre l'image que vous renvoyez à vos clients et les pratiques de facturation de votre petite entreprise. Le respect des normes de facturation professionnelles peut mettre fin aux retards de paiement et améliorer l'image que vos clients ont de vous.

Ce guide vous apprendra comment éviter de donner l'impression d'être un amateur désorganisé aux yeux de vos clients, ce qui entraîne des excuses pour ne pas payer et des litiges concernant les factures. Cela ralentit votre trésorerie et épuise votre fonds de roulement. Vous pourriez finir par dépendre excessivement de crédits à taux d'intérêt élevé, voire faire faillite. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir : 

• Quel est le lien entre votre image de marque et votre compte bancaire ?
• Pourquoi il est essentiel de détailler les factures pour être payé plus rapidement
• Comment utiliser la facturation mobile et les modèles de facture
• Pourquoi l'adoption de conditions de paiement standard améliore la trésorerie

Grâce à ces compétences, vous n'aurez plus à vous soucier des factures mal remplies. Vous n'aurez plus à vous demander si vous allez être payé. Et vous renforcerez la confiance de vos clients. 

Donnez à votre entreprise l'image professionnelle que vous souhaitez. Pour cela, commencez par remettre à chaque client une facture claire et bien présentée, qui montre que vous maîtrisez parfaitement la gestion de votre petite entreprise.

Le lien insoupçonné entre votre image de marque et votre compte en banque

Vous ne réalisez peut-être pas qu'il existe un lien direct entre votre image de marque et votre compte bancaire. Votre travail est peut-être excellent, mais il ne suffit pas à lui seul à représenter votre entreprise. Des factures mal présentées donnent une mauvaise impression aux clients, ce qui a un effet domino sur votre chiffre d'affaires et votre rentabilité.

Lorsque vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, en particulier un entrepreneur individuel mobile, vous incarnez l'identité de votre marque. Il est donc facile de tomber dans le piège de croire que votre travail est la seule chose qui représente votre entreprise.

Mais de nos jours, il ne suffit plus de proposer à un client une belle coupe de cheveux ou un climatiseur réparé. Que se passe-t-il lorsque le client reçoit votre facture ? C'est peut-être la dernière impression qu'il gardera de votre entreprise.

Si votre facture est mal présentée ou comporte des erreurs, le client aura davantage tendance à la considérer comme peu importante. Après tout, si vous ne prenez pas le paiement au sérieux, pourquoi le ferait-il ?

Qu'est-ce qui donne l'impression qu'une facture client est confuse ?

• contenant des informations erronées sur le client
• Omission d'indiquer les coordonnées de votre entreprise
• Absence de données relatives à la garantie, le cas échéant
• Erreur de calcul dans le total des frais
• Pas de facturation détaillée des prestations individuelles
• Des gribouillis manuscrits sur une feuille de papier
• Il manque des informations sur les modalités ou les délais de paiement
• Facturation longtemps après la prestation d'un service

Non seulement cela risque d'entraîner un retard de paiement, mais une facturation négligée peut avoir d'autres conséquences négatives.

Imaginons que vous souhaitiez relancer un client pour lui demander un avis, un témoignage ou de vous recommander. Cette facture mal gérée est la dernière impression que le client garde de votre entreprise. Voulez-vous prendre le risque de perdre une étoile ou de passer à côté de la publicité gratuite par le bouche-à-oreille que vous méritez vraiment ?

Au final, tous ces inconvénients liés à une gestion désordonnée des factures ont des répercussions sur votre compte bancaire. Une mauvaise gestion des factures peut entraîner des problèmes de trésorerie qui compromettent votre capacité à régler vos factures. Et cela peut, à terme, vous empêcher de développer votre entreprise et d'atteindre vos objectifs de rentabilité.

Détailler vos prestations pour éviter les questions des clients

Une façon de remédier aux factures imprécises consiste à détailler vos prestations ou les achats effectués par le client. Plutôt que de remettre à votre client une facture vague, proposez-lui une facture plus détaillée. Cela donne une image plus professionnelle et vous évite les allers-retours incessants au sujet des coûts. Au final, vous êtes payé plus rapidement et avec moins de tracas.

Nous avons mentionné plus haut que les factures vagues contribuent à rendre la facture d'un client imprécise. Pour un toiletteur animalier à domicile, par exemple, cela pourrait signifier simplement facturer 250 $ pour des « services ».

Mais votre facture doit comporter des informations précises, telles que :

• Shampoing pour chien [nom et race du chien]
• Soin revitalisant pour le pelage
• Séchage au sèche-cheveux et brossage
• Une coupe « puppy » pour l'été
• Coupe des griffes et examen des pattes

Le prix doit être indiqué à côté de chaque prestation. Les réductions ou bons de réduction doivent être mentionnés lorsqu'ils sont déduits du montant total final.

Vous n'avez pas besoin de mentionner vos frais généraux, vos coûts de main-d'œuvre ou vos frais de traitement. Ceux-ci doivent être intégrés à votre tarification en interne. 

Qu'en est-il de la marge commerciale par rapport à la marge bénéficiaire ? Si vous vendez un produit, vous devez le vendre à un prix supérieur à celui que vous avez payé. C'est ce qu'on appelle la marge commerciale. La marge bénéficiaire correspond au pourcentage du prix de vente qui représente le bénéfice. 

En étant précis dans vos factures, vous évitez les interminables échanges d'e-mails. C'est souvent lorsque le client ne sait pas exactement ce qu'il paie que cela se produit. Cela entraîne fréquemment des retards de paiement et vous fait perdre un temps de travail précieux. Ces deux désagréments ont un impact négatif sur vos résultats financiers.

Si le client paie sur place, il n'y a ni questions ni malentendus concernant vos services. Vous ne voulez pas terminer sur une note conflictuelle, qui vous ferait arriver en retard à votre prochain rendez-vous.

Une facture détaillée avec soin présente d'autres avantages. Lorsqu'un client souhaite faire à nouveau appel à vos services, il connaît le prix de chaque prestation. De plus, il peut utiliser ces informations pour vous recommander à ses amis et à sa famille.

Vous pouvez également utiliser vos propres factures détaillées pour établir des devis destinés à de futurs clients. Lorsqu'un client vous contacte pour un besoin similaire, vous disposez immédiatement de toutes les informations nécessaires.

Envoyer les factures dès que le travail est terminé

Facturer vos clients immédiatement, plutôt que d'attendre, présente plusieurs avantages. Cela vous donne une image plus professionnelle. De plus, les factures risquent moins d'être oubliées, ce qui vous permet d'être payé plus rapidement. Il est également plus facile de demander au client de laisser un avis positif en ligne lorsque tout est réglé sans délai.

Lorsque vous travaillez dans un bureau classique, il est beaucoup plus facile d'envoyer une facture dès que la prestation est effectuée. Tout ce dont vous avez besoin est à portée de main, et vous n'êtes pas pressé de passer au client suivant.

Mais lorsque vous exercez une activité itinérante et que vous travaillez à votre compte, l'envoi des factures devient un véritable casse-tête. Vous devez attendre d'être rentré chez vous pour envoyer vos factures à vos clients. Or, il est facile de se laisser accaparer par les obligations familiales et d'autres engagements. Du coup, ces factures sont repoussées, et certaines peuvent même passer à la trappe.

Si vous ne facturez vos clients que lorsque vous en trouvez le temps, vous finissez par être payé plus tard que vous ne le souhaiteriez. De plus, cela présente d'autres inconvénients :

• Il peut arriver que vous oubliez d'envoyer une facture ou d'y inclure certains services.
• Le client ne prend pas la facture au sérieux et paie en retard.
• Vous risquez de devoir faire des allers-retours si le client a des questions.
• Le client pourrait avoir l'impression qu'il n'est qu'une considération secondaire pour vous.
• Vous passez à côté d'occasions de demander immédiatement un avis à un client.
• Votre entreprise donne une image moins efficace et moins professionnelle.

L'idéal, c'est de facturer sur place, juste après avoir nettoyé une voiture ou rendu des services de manucure à domicile. Rien ne montre mieux que vous maîtrisez votre activité que le fait que le client reçoive un SMS ou un e-mail pendant que vous êtes encore à ses côtés !

Ils peuvent régler tout problème immédiatement. Oups, ils ont oublié de vous remettre un bon de réduction. Pas de souci : vous pouvez corriger cela tout de suite. Vous créez la facture à l'aide d'une application sur votre téléphone portable ou votre tablette. Votre bureau tient dans la paume de votre main.

En remettant une facture à votre client dès que les services ont été fournis, vous pouvez également lui demander de laisser un avis en ligne ou un témoignage sur votre site web. Il est important de saisir ses impressions positives à votre égard et à l'égard de votre entreprise tant qu'elles sont encore fraîches.

« Merci d'avoir réglé ces frais sans tarder ! Je suis ravie que vous ayez apprécié mon service. Puis-je vous envoyer un lien pour que vous puissiez laisser un avis en ligne sur mon entreprise ? »

La facturation mobile sur place incite davantage le client à payer immédiatement, car cela lui permet de conclure la transaction plus rapidement. On s'attend généralement à ce que vous demandiez le paiement des services rendus. Cela exerce une légère pression psychologique sur le client.

Il n'y a rien de mal à cela ! De nombreux prestataires de services sont payés au moment où ils interviennent, qu'il s'agisse de vétérinaires ou de plombiers. Vous payez probablement beaucoup de gens de cette manière, comme votre électricien ou la personne qui nettoie vos gouttières chaque automne.

Bien sûr, certaines entreprises n'ont pas besoin d'être payées immédiatement. Votre paysagiste, par exemple, peut vous facturer à la fin de chaque mois. Mais vous connaissez tous les deux les modalités de facturation, ce qui est essentiel. La section suivante aborde ce sujet plus en détail.

ARTICLE CONNEXE — Glisser, taper, c'est fait : comment accepter les paiements par carte bancaire en tant que petite entreprise

Comment des conditions de paiement professionnelles peuvent vous aider dans vos tâches administratives

Le fait d'ajouter des conditions de paiement standard à chaque facture permet d'éviter toute confusion quant aux dates d'échéance. Tout le monde est sur la même longueur d'onde, et vous n'avez pas à courir après les paiements, ce qui peut s'avérer gênant. De plus, le fait de savoir quand vous allez être payé vous permet de mieux gérer votre trésorerie pour le bon fonctionnement de votre entreprise.

Les grandes entreprises disposent généralement d'une équipe chargée des comptes clients pour gérer la facturation. Et même les petites entreprises dotées d'un personnel administratif ont quelqu'un pour s'occuper des tâches administratives.

Cependant, les entrepreneurs indépendants et les propriétaires d'entreprises mobiles doivent s'occuper eux-mêmes de la facturation. Les chefs de petites entreprises avisés savent qu'ils peuvent faire en sorte que leurs factures leur facilitent la tâche.

Quels sont les termes comptables courants utilisés pour les factures ?

Pour ce faire, ils utilisent des mentions comptables standard sur chaque facture. Voici quelques exemples de ces mentions :

• Payable à réception (payable dès réception de la facture)
• Paiement net à 15 jours (le client dispose de 15 jours pour payer)
• Paiement à 30 jours nets (le client dispose d'un délai de 30 jours pour payer)
• Le paiement doit être effectué au plus tard le dernier jour du mois (le calendrier peut varier)

Les paiements nets s'étendent sur toute la semaine civile, y compris les week-ends. Ainsi, si vous facturez un client le 1er octobre avec un délai de paiement de 30 jours nets (ou n/30), la facture est due au plus tard le 31 octobre.

Le fait d'indiquer ces conditions de paiement sur vos factures permet de définir automatiquement les attentes. Vous pouvez les utiliser avec la facturation mobile, que vous soyez payé immédiatement ou que le client règle plus tard dans le mois.

Les clients ne se demandent pas s'ils doivent vous payer immédiatement ou s'ils disposent d'un certain délai. Et vous saurez à quoi ressemblera votre trésorerie chaque mois. Cela vous permet de planifier vos propres dépenses, mais aussi de prévoir votre développement ou simplement de prendre des vacances.

Récupérer les acomptes, c'est stressant

Trouvez-vous stressant de demander de l'argent à vos clients ? Vous n'êtes pas le seul. Malheureusement, les retards de paiement constituent un énorme problème pour les propriétaires de petites entreprises aux États-Unis.

Vous avez peut-être vu certaines des vidéos très partagées sur les réseaux sociaux à ce sujet, publiées par des professionnels exaspérés. Ils y évoquent leur frustration face aux retards de paiement et aux clients qui ignorent leurs factures. Cela entraîne une instabilité financière et des difficultés à atteindre leurs objectifs professionnels.

Les chiffres parlent d'eux-mêmes :

• Un cinquième des nouvelles entreprises font faillite au cours de leur première année. Plus d'un tiers de ces faillites sont dues à un manque de liquidités. Vous n'êtes pas payé ? Vous n'avez pas d'argent pour faire tourner l'entreprise.
• En 2024, parmi les entreprises du secteur B2B, la moitié des factures à crédit étaient en souffrance. Cette situation a des répercussions sur les petits fournisseurs et prestataires, qui se retrouvent eux aussi à payer en retard ou à épuiser leurs fonds de roulement. Cela pourrait vous concerner si, par exemple, vous êtes traiteur pour une entreprise locale à qui une grande société doit de l'argent.
• Les retards de paiement chez les petites entreprises sont davantage liés au recours à des cartes de crédit à taux d'intérêt élevé, à des prêts et à des lignes de crédit. Le paiement des intérêts grignote les bénéfices.

C'est pour cette raison que le fait de préciser clairement les conditions de paiement sur votre facture permet d'éliminer une grande partie du stress lié à la facturation. Cela indique sans ambiguïté quand vous devez être payé.

Il est utile que les modalités de paiement soient clairement indiquées dès que le client réserve vos services ou passe une commande de marchandises. Vous pouvez mentionner ces informations sur votre site web. Une bannière indiquant « le paiement est dû à la prestation du service » permet d'avertir les clients dès qu'ils choisissent votre entreprise.

Vous pouvez également rappeler les conditions de paiement figurant sur votre facture lorsque vous confirmez une commande ou un rendez-vous. Dans votre SMS ou votre e-mail adressé au client, précisez la date à laquelle vous comptez recevoir le paiement.

C'est le moment idéal pour préciser également comment vous préférez être payé. Vous pouvez proposer différentes options, comme un chèque, des espèces, Zelle, PayPal, Venmo, etc.

Vous pouvez également avoir configuré votre propre passerelle de paiement via une plateforme de facturation en ligne. Cela facilite grandement l'intégration de la facturation et des paiements aux autres fonctions comptables.

Utilisation des conditions de paiement avec les clients sous contrat

Si vous avez conclu un contrat avec un client pour des prestations régulières, veillez à y inclure les conditions de paiement. Vous pouvez également mentionner les frais de retard et les intérêts qui s'appliqueront en cas de retard de paiement. Et vous pouvez indiquer poliment que les factures impayées entraîneront la suspension de toute prestation future jusqu'à ce que le client se mette à jour.

Si un client régulier prend l'habitude de toujours payer en retard, plusieurs options s'offrent à vous à long terme :

• Modifier les conditions de paiement et prévoir un paiement différé.
• Cesser de fournir des services et remplacer le client par un nouveau.
• Optez pour un paiement anticipé, avant la prestation des services.

Tout dépend de votre situation financière et de l'importance que revêt ce client pour vous. Vous pourriez peut-être vous accorder une certaine marge de manœuvre en proposant une facture avec des délais de paiement plus longs. En contrepartie, le client pourrait vous mentionner sur sa page Facebook ou vous recommander à d'autres personnes.

Demander à un client qui ne paie pas régulièrement de régler d'abord la totalité de la somme ou de verser un acompte ne vous fait pas passer pour quelqu'un de peu sérieux. Au contraire, cela vous donne une image professionnelle et montre que vous maîtrisez parfaitement votre sujet.

Donnez facilement une image professionnelle grâce à l'application de facturation mobile n° 1. Essayez Invoice Simplevotre petite entreprise afin de faire bonne impression auprès de vos clients et d'être payé plus rapidement !

ARTICLE CONNEXE — Comment ajouter les conditions générales sur une facture

Harmoniser vos modèles pour assurer la cohérence du ton de votre marque

L'utilisation de modèles de factures est un autre moyen de donner une image plus professionnelle auprès de vos clients. Les modèles de factures à remplir facilitent et accélèrent la facturation. Ils contribuent également à renforcer l'identité de votre marque en offrant à vos clients une facture dont la présentation reste toujours la même. Vous donnez une image de fiabilité et de sérieux, car vous utilisez des outils fiables.

L'utilisation de modèles de factures professionnels simplifie l'ensemble du processus pour les petites entreprises. C'est un autre moyen d'améliorer l'impression que vous donnez à vos clients.

Un modèle est un cadre dans lequel il suffit d'indiquer vos informations de facturation. C'est un peu comme utiliser un kit de peinture par numéros plutôt que de créer une œuvre d'art entière à partir de zéro à chaque fois.

Les modèles présentent de nombreux avantages par rapport aux autres types de factures :

• Vous pouvez les personnaliser afin qu'elles répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise.
• Vous risquez moins d'oublier un élément essentiel sur votre facture.
• Toutes les factures ont le même aspect, ce qui renforce l'identité visuelle et la reconnaissance de la marque.
• Les clients percevront votre entreprise comme plus crédible et plus professionnelle.

Un autre avantage des modèles est qu'ils vous permettent d'envoyer vos factures beaucoup plus rapidement. Associez ces modèles à la facturation mobile, et vous n'aurez plus jamais à vous soucier de la facturation à la fin d'une longue journée. Allez à la salle de sport ou profitez d'un dîner tranquille, en sachant que toutes vos tâches de facturation ont été prises en charge.

N'oubliez pas que votre facture fait partie intégrante de votre image de marque et constitue souvent la dernière impression que le client garde de votre entreprise. En utilisant systématiquement le même modèle de facture, vous donnez l'image d'un prestataire fiable et organisé. Le fait d'utiliser des outils fiables montre que vous êtes vous-même une personne de confiance.

Choisissez la plateforme adaptée à la facturation mobile de votre entreprise, et vous découvrirez d'autres avantages en plus des modèles :

• Modèles de devis pouvant être convertis en factures client
• Outils de calcul de la marge bénéficiaire pour vous assurer que vos tarifs sont suffisamment élevés
• Création de reçus en ligne à remettre aux clients comme confirmation de paiement
• Suivi des dépenses professionnelles en vue de la déclaration fiscale et de l'établissement des rapports comptables
• Des solutions de paiement rapides et flexibles qui vous satisfont, vous et vos clients

Vos factures sont-elles à la hauteur ? Utilisez ce tableau pour les comparer :

ARTICLE CONNEXE — Qu'est-ce que le délai de paiement « Net 180 » ?