Avez-vous déjà souhaité disposer d'un moyen simple de gérer toutes les transactions de vos clients en un seul endroit ? Si c'est le cas, un relevé de comptes est peut-être la solution que vous recherchez. 

Un SOA est un document qui présente toutes les transactions financières entre votre entreprise et un client. Il vous permet de savoir quelles factures ont été payées et ce qui reste à payer. Nous vous expliquons comment l'utilisation des SOA peut simplifier vos finances, améliorer votre trésorerie et renforcer vos relations avec vos clients.

Qu'est-ce qu'un état des comptes ?

Il s'agit d'un relevé bancaire détaillé. Tout comme un relevé bancaire indique tous les dépôts et les retraits, un SOA indique toutes les transactions entre une entreprise et un client. Il aide le client et l'entreprise à suivre les paiements effectués et les montants dus. 

Un SOA est différent d'une facture. Une facture est le décompte d'une seule transaction. Un SOA détaille toutes les transactions financières entre une entreprise et un client au cours d'une période donnée. 

Quel est l'objectif d'un relevé de compte ?

Un SOA vise à documenter l'historique complet des transactions entre une entreprise et son client. Il contient les informations suivantes : 

• Achats
• Paiements effectués
• Solde restant dû

En outre, il peut indiquer les dates des transactions, les numéros de référence et les crédits ou ajustements appliqués. Cette vue d'ensemble détaillée permet de minimiser les erreurs et de lever toute incertitude sur les transactions financières.

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Utilisation de l'état des comptes

Les AOS sont des outils précieux pour les entreprises et les clients. Voici à quoi elles servent généralement :

• Planification financière. Les relevés offrent des informations précieuses sur la santé financière et les habitudes de dépenses. Cela permet d'améliorer la planification financière et la prise de décision.
• Vérification de l'exactitude. Ces relevés permettent aux clients de repérer les doubles paiements ou les erreurs. Cela permet d'éviter les trop-perçus et de s'assurer que leurs dossiers financiers sont corrects.
• Rappels de paiement. Les vendeurs utilisent les relevés pour rappeler aux clients les soldes impayés. Ils informent les clients de leurs dettes impayées.
• Budgétisation. Un SOA montre les habitudes de dépenses et aide à prévoir les dépenses futures. Vous pouvez l'utiliser pour établir un budget et une planification financière. 
• Améliorer la trésorerie. Le paiement des clients dans les délais impartis augmente la trésorerie des entreprises. L'amélioration du flux de trésorerie donne au propriétaire les ressources nécessaires pour que l'entreprise fonctionne comme une horloge.
• Éviter les frais de retard. Les clients peuvent éviter les pénalités de retard en restant à jour dans leurs paiements. 

Quand publier une déclaration de comptes ?

Les OSS sont délivrés pour plusieurs raisons, chacune d'entre elles ayant un objectif spécifique. Voici une liste des cas les plus courants dans lesquels les entreprises peuvent émettre des OSS :

• Achats à crédit. Les entreprises fournissent régulièrement des relevés indiquant les soldes impayés des achats à crédit.
• Sur demande. Lorsqu'un client le demande, un SOA fournit une vue détaillée des transactions et des soldes.
• Rappel des soldes impayés. Un relevé de compte rappelle aux clients qu'ils doivent payer les soldes en souffrance. Cela permet d'accélérer les paiements et d'améliorer la trésorerie.
• Suivi interne. Les entreprises utilisent les AOS en interne pour suivre l'activité des clients et leur situation financière. Ces relevés peuvent même ne pas être envoyés aux clients.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES -Une meilleure comptabilité pour les entreprises de services à domicile

Exemples de relevés de compte

Comprendre les différents types d'extraits de compte peut vous aider à suivre votre santé financière. Voici quelques exemples de SOA, chacun d'entre eux ayant une fonction spécifique dans la gestion financière :

• Tableau des flux de trésorerie. Le tableau des flux de trésorerie indique les entrées et les sorties d'argent sur une période donnée. Il vous aide à comprendre comment vous gérez votre trésorerie.
• Bilan. Un bilan présente la situation financière d'une entreprise à un moment donné. Il énumère ce que l'entreprise possède (actif), ce qu'elle doit (passif) et sa valeur (capitaux propres).
• Compte de résultat. Le compte de résultat indique l'argent gagné (recettes) et l'argent dépensé (dépenses) par l'entreprise au cours d'une période donnée. Il indique le bénéfice ou la perte.
• SOA mensuel. Un relevé mensuel résume toutes les transactions financières entre une entreprise et un client au cours d'un mois. Il aide les deux parties à suivre les ventes, les paiements et les soldes impayés.

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5 conseils pour l'établissement d'une déclaration de comptes

La création d'une déclaration d'intention nécessite un travail minutieux. Voici cinq conseils pour vous aider à créer et à diffuser des déclarations efficaces :

1. Rassembler toutes les informations financières importantes

Recueillir toutes les données financières pertinentes, y compris

• Factures de vente 
• Recettes
• Relevés bancaires
• Rapports financiers 
• Notes de crédit

Vous pouvez également utiliser des outils logiciels pour scanner et automatiser la saisie des détails de la transaction afin de réduire les erreurs manuelles.

2. Classer et organiser les données

Trier et classer les données dans des catégories de revenus, de dépenses, d'actifs et de passifs. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut aider à catégoriser les données financières. Cela permet de s'assurer que rien n'est perdu ou mal déclaré. En restant organisé, il sera plus facile de suivre et d'analyser les performances financières.

3. Créer un premier projet d'états financiers

Préparer des états financiers, y compris des états des revenus, des soldes et des flux de trésorerie. Dressez la liste de toutes les transactions avec les dates correspondantes et les montants mensuels, y compris les ventes, les paiements et les remboursements. Indiquez les numéros de référence pour faciliter le suivi et la vérification. 

4. Examiner et réconcilier les données

Vérifier l'exactitude de chaque entrée. Rapprochez les données avec les relevés bancaires et autres documents externes pour vous assurer que toutes les transactions ont été comptabilisées. Revérifier les calculs de la marge brute, des revenus enregistrés et des dettes pour s'assurer que tous les chiffres concordent.

5. Compléter et préparer le rapport

Finaliser les déclarations pour le rapport. Assurez-vous qu'ils sont conformes aux normes et réglementations en vigueur. Envisagez de faire réviser les états par des comptables ou des professionnels de la finance pour en vérifier l'exactitude. Préparez le rapport dans un format clair et organisé, afin qu'il soit facile à comprendre pour les clients. 

ARTICLE CONNEXE - Conseils pour le suivi des factures et des paiements

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