Cómo organizar los recibos de la empresa y acabar con el estrés de la temporada de impuestos

Una de las épocas más estresantes del año para los propietarios de pequeñas empresas es la temporada de la declaración de la renta. Mantener la organización fiscal de una pequeña empresa puede resultar complicado cuando se está siempre trabajando. Esto es especialmente cierto si se tiene un negocio itinerante sin una oficina tradicional.

Esta guía ofrece ayuda para aliviar el estrés fiscal de los propietarios de empresas unipersonales y pequeñas empresas. Descubre cómo:

• Gestionar los recibos de la empresa 
• Utiliza herramientas de escaneo digital y seguimiento en línea
• Clasificar los gastos  
• Mantén el orden dedicándole solo 5 minutos a la semana
• Crear informes profesionales 

Estas habilidades te serán de gran ayuda a la hora de tratar con contables y con la Agencia Tributaria. Despídete del estrés de la temporada de la declaración de la renta y no vuelvas a perderte ninguna deducción. 

El coste oculto del «método de la caja de zapatos»

El «método de la caja de zapatos» es una forma anticuada de guardar los recibos. Sin embargo, es la que utilizan muchos propietarios de negocios móviles. Conlleva muchos riesgos y ningún beneficio. Podrías perder tu única copia de documentos importantes. Además, podrías olvidarte de incluir deducciones en tu declaración de la renta, lo que te obligaría a pagar más.

Si eres como muchos propietarios de pequeñas empresas, querrás dedicar todo el tiempo posible a las tareas facturables. Al fin y al cabo, ahí es donde está el dinero. Sin embargo, esta necesidad de estar sobre el terreno hace que las tareas contables a menudo se queden en el tintero. 

Una de las tareas más habituales que suele quedar en segundo plano es la recopilación de recibos para la empresa. Esto no solo puede dificultar el cierre de cuentas, sino que también puede resultar perjudicial a la hora de presentar la declaración de la renta en abril.

¿Eres un emprendedor autónomo o el propietario de una pequeña empresa que guarda los recibos en una caja de zapatos o en algún «sistema de archivo» similar, como una lata de galletas, en tu oficina en casa? 

Parece una buena solución hasta que se da alguna de estas situaciones:

• Muchos recibos no llegan a la papelera y se pierden en el coche o acaban tirados a la basura sin querer.
• Tus empleados no prestan tanta atención a los recibos de gastos como la gasolina y los suministros como tú.
• Los recibos que guardas acaban descolorándose con el sol o manchándose, lo que los hace ilegibles.
• Guardas un recibo, pero no recuerdas para qué era ni cómo relacionarlo con tus deducciones fiscales.

Y lo que es peor, podrías perder toda tu colección de recibos. ¡Puf! Ahí se va la única copia que tienes de todo lo que necesitas para presentar y respaldar tu declaración de la renta.

No tener los recibos perfectamente ordenados genera una serie de problemas en cadena para los empresarios:

1. Estás dejando de aprovechar deducciones en tu declaración de la renta. Si no recuerdas el gasto, corres el riesgo de olvidarte de incluirlo.
2. Esto te deja en una situación vulnerable en caso de que el IRS llegue a inspeccionar tu empresa. Disponer de recibos sirve para justificar los gastos que declaras en tu declaración de la renta.
3. ¿Y si necesitas un recibo para que un cliente te reembolse el dinero? Es difícil facturar artículos sin los documentos justificativos necesarios.
4. Un enfoque descuidado en lo que respecta a los documentos empresariales y la preparación fiscal repercute en la percepción que tienes de ti mismo como empresario competente. Y eso, en última instancia, puede influir en la imagen que los demás —incluidos los clientes y los clientes potenciales— tienen de ti como profesional.

Si nos fijamos en los empresarios de éxito, vemos que no solo destacan en su ámbito profesional, sino que también dominan los aspectos administrativos de la gestión de una empresa, incluida la contabilidad.

Recopilación de datos sobre el terreno: sin necesidad de un escritorio

Hay una alternativa mejor que el método de la caja de zapatos. Se trata de escanear los recibos al instante, sobre el terreno, con tu dispositivo móvil. Así se crea un registro digital, por lo que no se te olvidará ninguna deducción importante. Además, dispones de una copia de seguridad para la presentación de informes de gastos e incluso para las inspecciones de Hacienda. Los empleados pueden enviar los recibos a la misma plataforma.

Trabajar sobre el terreno es maravilloso para los profesionales a los que les gusta la variedad y les repugna el aburrimiento del trabajo rutinario de oficina. Cada día hay algo nuevo y se conoce a gente y lugares diferentes. Sin embargo, llevar un negocio móvil no es lo ideal para estar al día con el papeleo.

Sin un archivador a mano, es fácil que los recibos se caigan al fondo del bolso o acaben metidos en la guantera. Es posible que los empleados ni siquiera sepan que deben guardar esos recibos y los tiren a la basura.

Confiesa. ¿Cuántas veces te has detenido de camino a ver a un cliente y, al poco rato, has perdido el recibo de los materiales que habías comprado?

Por suerte, hay una solución sencilla: haz una foto del recibo inmediatamente con tu teléfono móvil o tableta. Debes acostumbrarte a pensar: «Si no lo escaneo ahora, lo perderé más tarde». Y debes enseñar a todos tus empleados a seguir el mismo consejo en lo que respecta al escaneo móvil.

Esto resuelve varios problemas a la vez. Ya no tendrás que preocuparte por los recibos perdidos, ya sea en tu furgoneta o en un sistema de archivo poco fiable en casa.

Y ahora ya tienes un registro digital de tu recibo. Esto te abre un nuevo abanico de posibilidades a la hora de vincular los recibos con tu plan de negocio o tu declaración de la renta. Además, te ahorra tiempo cuando necesitas los recibos para presentar la declaración de la renta, reunirte con un contable o, en el peor de los casos, hacer frente a una inspección de Hacienda.

Las ventajas de registrar datos sobre el terreno

De hecho, si eliges la plataforma adecuada para ayudarte a organizar tus recibos digitales de negocios, obtendrás un montón de ventajas adicionales, como:

• Plantillas de facturas profesionales
• Generación de facturas en línea desde cualquier dispositivo
• Plantillas para presupuestar nuevos trabajos
• Emisión de recibos para tus clientes
• Opciones de pago para clientes en línea

Además, una de las ventajas más importantes de utilizar un sistema como este es la facilidad para llevar un control de los gastos. Se recopila la información esencial.

Así, podrás exportar los datos de tus gastos a un informe resumido siempre que lo necesites, por ejemplo, cuando estés preparando tu declaración de la renta. Los informes de gastos también resultan útiles a la hora de solicitar un préstamo o una subvención.

Invoice Simple facilita configurar un sistema de gastos digital. 

¿Qué sistema es mejor para tu negocio? Descubre las ventajas de escanear los recibos

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Categorías de gastos básicas que todo propietario debería conocer

Hay categorías de gastos empresariales que utilizarás constantemente como propietario de una pequeña empresa. Estas sirven tanto para tus informes internos como para tus declaraciones de impuestos. Conocer estas categorías te facilitará mucho las cosas si contratas a un contable. Además, te garantiza que declaras los gastos correctamente cuando presentas la declaración ante la Agencia Tributaria.

Si acabas de empezar o estás tremendamente ocupado con el trabajo, es posible que ni siquiera sepas cómo clasificar los gastos de tu empresa. ¡No te preocupes, no eres el único!

En realidad, clasificar los gastos en diferentes categorías es muy sencillo. A continuación, te explicamos las categorías de gastos empresariales más habituales que debes conocer. 

Pero, ¿por qué es tan importante?

• Esto te permite tener una visión más precisa de la salud financiera de tu empresa para poder realizar los ajustes necesarios.
• Es importante que clasifiques tus gastos en la categoría correcta para maximizar las deducciones y reducir los errores en tu anexo C.
• Si clasifica correctamente sus gastos, le facilitará el trabajo a su contable. 
• Es posible que tengas que amortizar gastos, como el equipo, de forma gradual para ahorrar dinero a largo plazo.
• Un informe de gastos bien elaborado puede utilizarse para otros fines, como solicitar un préstamo.

¿Cómo sabes qué entra en cada categoría? Pregunta a tu contable o consulta la página web del IRS. Estas son las seis principales categorías de gastos que sin duda debes conocer.

Viajes

En lo que respecta a los impuestos, los gastos de viaje son los costes que se incurren al desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo (no el trayecto diario al trabajo). Un ejemplo sería reunirse con un cliente potencial en otro estado o asistir a un congreso relacionado con tu sector.

Los gastos de viaje deben corresponder a un periodo de más de un día y, por lo general, implicar una pernoctación. Además, deben considerarse «habituales» y «necesarios» a ojos del IRS. Por ejemplo, no puedes deducir las vacaciones familiares a un parque temático si tu profesión es la de diseñador de interiores.

¿Qué ocurre si se combinan viajes de negocios y viajes personales en un mismo viaje? Solo son deducibles los gastos correspondientes a la parte del viaje relacionada con el negocio. Además, los gastos de los familiares solo son deducibles si estos también son empleados de la empresa.

¿De qué gastos del viaje necesitas los recibos?

• Transporte: avión, tren, autobús o coche
• Uso del vehículo particular: gastos reales o tarifa por kilómetro para el ejercicio fiscal
• Alquiler de coches – con combustible incluido
• Taxis y servicios de transporte compartido
• Alojamiento: hoteles, posadas o estancias en Airbnb
• Envíos: si necesitas enviar expositores o mercancía por adelantado
• Comidas: el 50 % del importe de la comida y la bebida, incluidas las propinas
• Gastos varios: lavandería, propinas, uso de Internet, etc.

Equipamiento

El equipo es un bien adquirido para tu negocio con la intención de que dure más de un año. Esto lo diferencia de los consumibles (véase más abajo).

Otra diferencia es que el equipo se considera un activo fijo y debe amortizarse a lo largo de varios años. Debe «ponerse en servicio» en el momento de declararlo en la declaración de la renta.

¿Qué se considera equipo empresarial?

• Vehículos utilizados al menos en un 50 % para fines profesionales
• Mobiliario de oficina
• Maquinaria
• Equipamiento especializado para tu profesión
• Tecnología e informática

Algunos ejemplos para una pequeña empresa podrían ser un ordenador portátil o un router que hayas comprado para el trabajo, o una cámara que utilices como fotógrafo profesional de bodas. Si eres contratista, es posible que hayas comprado una sierra de mesa o una escalera extensible.

Hay tres formas de deducir el equipo empresarial en tu declaración de la renta. Te recomendamos que consultes con el IRS o con tu asesor fiscal para determinar cuál es la más adecuada para tu situación.

Material

Los gastos de material deben utilizarse en el plazo de un año. Deben estar relacionados con el ejercicio de tu profesión o con la gestión de la misma.

Los artículos de oficina y los materiales de envío o embalaje son dos ejemplos de material de oficina. Las herramientas pequeñas y económicas también pueden considerarse material de oficina, al igual que los productos de limpieza.

Además, algunos artículos que utilizas para crear tu inventario pueden considerarse material de trabajo. Por ejemplo, si vendes tus propias obras de arte por Internet y en ferias, puedes deducir el coste de los pinceles.

Es importante tener en cuenta que los materiales no deben confundirse con el stock destinado a la venta. Como artista, los pinceles son materiales que puedes deducir; los marcos que vendes junto con tus obras de arte, en cambio, no lo son.

Marketing

Los gastos de marketing y publicidad constituyen una categoría habitual en la declaración de la renta. Esto incluye tanto el marketing digital como el impreso, así como los anuncios de radio y televisión.

¿Qué suelen incluir los propietarios de pequeñas empresas en sus estrategias de marketing y publicidad?

• Diseño, alojamiento y mantenimiento de sitios web
• Anuncios en Internet y en las redes sociales
• Folletos, catálogos y postales impresos
• Anuncios en periódicos, revistas, radio y televisión
• Honorarios de agencias de relaciones públicas y consultores de marketing
• Honorarios abonados a fotógrafos, diseñadores gráficos, etc.
• Artículos promocionales para sorteos
• Patrocinio de eventos (ferias comerciales, actos benéficos, etc.)
• Software de marketing y herramientas de análisis

Remuneración de los empleados

Esta categoría incluye tanto la remuneración directa como la indirecta que se paga a los empleados fijos que trabajan para usted. El importe debe ser considerado «razonable» por el IRS.

En esta categoría se incluyen:

• Salarios
• Salarios por hora
• Bonificaciones
• Comisión
• Consejos
• Pago de horas extras
• PTO (paga por vacaciones y baja por enfermedad)
• Aportaciones a planes de jubilación
• Seguro de enfermedad
• Ayuda para el pago de la matrícula
• Seguro de accidentes de trabajo
• Beneficios complementarios (por ejemplo, el uso de un coche de empresa)
• Impuestos sobre las nóminas
• Reembolso de gastos de empresa a los empleados

Gastos de vehículos

Como se ha mencionado anteriormente en el apartado «Desplazamientos», hay dos formas de deducir los gastos de tu vehículo en la declaración de la renta:

• Tarifa estándar por kilómetro: 0,70 dólares por kilómetro en 2025
• Método de gastos reales: gasolina, reparaciones, peajes, matriculación, etc.

Debes elegir una de las dos opciones y utilizarla durante todo el año. No puedes cambiar de una a otra.

Si utilizas el método de gastos reales, es recomendable que consultes con un contable cómo deducir la amortización del precio de compra del vehículo.

¿Qué tipo de desplazamientos en coche son deducibles? Se incluyen los desplazamientos a una obra o para reunirse con clientes, así como las entregas relacionadas con la actividad empresarial. Sin embargo, no se pueden deducir los desplazamientos entre tu domicilio y una oficina física o un centro de actividad principal fijo, como un almacén.

Esas seis categorías son un buen punto de partida para empezar a organizar tus recibos. ¿Qué otras categorías podrías necesitar como empresario?

• Alquileres y contratos de arrendamiento de oficinas, quioscos, almacenes o instalaciones de almacenamiento
• Oficina en casa, si utilizas la oficina exclusivamente para fines profesionales
• Servicios públicos relacionados con los espacios de trabajo mencionados (electricidad, Internet, etc.)
• Contratos de trabajo para trabajadores autónomos (trabajadores 1099 o autónomos)
• Seguros para empresas, como los de responsabilidad civil, de bienes o de vehículos
• Servicios profesionales y honorarios (abogados, contables, etc.)
• Formación continua, como cursos y formación para ti o para los trabajadores
• Impuestos y licencias (permisos o impuestos sobre nóminas e inmuebles)
• Intereses de préstamos comerciales, tarjetas de crédito o líneas de crédito
• Suscripciones a software, como tu CRM o tu programa de facturación

Cómo las microtareas semanales ayudan a combatir la ansiedad de abril

No esperes hasta abril para poner en orden tus gastos, incluso aunque ya hayas empezado a registrarlos sobre la marcha. En su lugar, reserva un rato cada semana para mantenerte al día. Agradecerás estar más organizado cuando llegue la temporada de la declaración de la renta. Además, podrás controlar tus gastos sobre la marcha.

Además de fotografiar tus recibos, ¿de qué otra forma puedes mantenerte al día con ellos para no verte desbordado a la hora de hacer la declaración?

Te sentirás más en control y no tendrás que pasar horas a última hora si estableces una rutina semanal de cinco minutos. Por ejemplo, podrías revisar y clasificar todos tus recibos digitales al final de la semana, el viernes por la tarde. Todo lo que no se haya clasificado automáticamente se puede colocar en el lugar adecuado.

Es mucho más fácil abordar estas tareas administrativas como pequeñas tareas que esperar hasta el último momento. Así podrás entregarle todo en orden a tu asesor fiscal cuando llegue el momento de proteger tus ingresos principales de sanciones evitables o de una inspección fiscal.

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Cómo dar una imagen profesional durante una auditoría o una presentación de documentos

¿Qué pasaría si te sometieran a una inspección fiscal del IRS o tuvieras una reunión con un posible prestamista? Quieres dar una imagen profesional y organizada. Utilizar un sistema digital de gestión de gastos elimina el caos y te da confianza. Así es como operan los propietarios de pequeñas empresas de éxito, y te encantarán los resultados.

De acuerdo, a veces, incluso cuando somos cuidadosos a la hora de documentar los gastos, el IRS puede ordenar una auditoría de tu negocio. O quizá te encuentres en la situación de tener que solicitar un préstamo o una subvención. Tener todo en perfecto orden es fundamental.

Recuerda que los empresarios más exitosos son personas emprendedoras que tienen el control de la contabilidad de su negocio. Cuando utilices un sistema digital para registrar y clasificar tus recibos, te sentirás más seguro, sea cual sea la situación.

Dará una imagen de persona organizada y profesional ante terceros. Además, su seguridad en sí mismo será evidente para cualquiera que se reúna con usted.

Eso incluye a tu contable. Si valoras la relación, querrás que él o ella también vea que tienes toda la documentación de tu negocio en orden. Los contables están muy ocupados en abril, y no querrás arriesgarte a perder a uno bueno porque le parezcas demasiado desorganizado y caótico como para trabajar contigo.