Comment classer ses reçus professionnels et éviter le stress de la période des impôts

La période des déclarations fiscales est l'une des plus stressantes de l'année pour les propriétaires de petites entreprises. Il peut être difficile de bien gérer ses impôts lorsqu'on est constamment occupé. C'est particulièrement vrai si vous exercez une activité itinérante sans bureau fixe.

Ce guide aide les propriétaires d'entreprises individuelles et de petites entreprises à gérer leur stress lié aux impôts. Découvrez comment :

• Gérer les reçus professionnels 
• Utilisez la numérisation et les outils de suivi en ligne
• Classer les dépenses par catégorie  
• Restez organisé en y consacrant 5 minutes par semaine
• Créer des rapports professionnels 

Ces compétences sont très utiles pour traiter avec les comptables et le fisc. Dites adieu au stress de la période des déclarations d'impôts et ne passez plus jamais à côté d'une déduction. 

Le coût caché de la « méthode de la boîte à chaussures »

La « méthode de la boîte à chaussures » est une façon dépassée de conserver ses reçus. Pourtant, de nombreux entrepreneurs indépendants y ont encore recours. Elle comporte de nombreux risques et ne présente aucun avantage. Vous pourriez perdre votre seul exemplaire de documents essentiels. Et vous risqueriez d'oublier de faire valoir certaines déductions dans votre déclaration d'impôts, ce qui vous ferait payer plus.

Si vous êtes comme beaucoup de chefs de petites entreprises, vous souhaitez consacrer autant de temps que possible aux tâches facturables. Après tout, c’est là que se trouve l’argent. Cependant, cette nécessité d’être sur le terrain fait que les tâches comptables sont souvent négligées. 

L'une des tâches les plus courantes qui passe souvent au second plan est la collecte des reçus pour l'entreprise. Non seulement cela peut compliquer la clôture de vos comptes, mais cela peut aussi vous causer des problèmes au moment de la déclaration d'impôts en avril.

Êtes-vous un entrepreneur indépendant ou le propriétaire d'une petite entreprise qui conserve ses reçus dans une boîte à chaussures ou un autre « système de classement » similaire, comme une boîte à biscuits, dans votre bureau à domicile ? 

Tout semble bien se passer jusqu'à ce que l'un de ces scénarios se produise :

• Il arrive souvent que certains tickets ne finissent pas dans le compartiment prévu à cet effet et se perdent dans votre voiture ou soient jetés par inadvertance à la poubelle.
• Vos employés ne font pas autant attention aux reçus pour des dépenses telles que l'essence et les fournitures que vous.
• Les reçus que vous conservez finissent par se décolorer au soleil ou par être tachés, ce qui les rend illisibles.
• Vous conservez un ticket de caisse, mais vous ne vous souvenez plus de quoi il s'agissait ni comment le faire correspondre à vos déductions fiscales.

Pire encore, toute votre collection de reçus pourrait disparaître. Pouf… voilà la seule copie que vous aviez de tout ce dont vous avez besoin pour remplir et sauvegarder votre déclaration d'impôts.

Le fait de ne pas classer méticuleusement ses reçus entraîne une série de problèmes en cascade pour les chefs d'entreprise :

1. Vous passez à côté d'économies d'impôt en ne faisant pas valoir toutes les déductions possibles dans votre déclaration d'impôts. Si vous ne vous souvenez pas d'une dépense, vous risquez d'oublier de la mentionner.
2. Cela vous rend vulnérable si votre entreprise venait à faire l'objet d'un contrôle fiscal. Les reçus permettent de justifier les dépenses que vous déclarez dans votre déclaration d'impôts.
3. Et si vous aviez besoin d'un reçu pour vous faire rembourser par un client ? Il est difficile de facturer des articles sans les pièces justificatives requises.
4. Une gestion désorganisée des documents commerciaux et des formalités fiscales rejaillit sur la façon dont vous vous percevez en tant que chef d'entreprise compétent. Et cela peut, en fin de compte, influencer la manière dont les autres — notamment vos clients et vos clients potentiels — vous perçoivent en tant que professionnel.

Si l'on observe les chefs d'entreprise qui réussissent, on constate qu'ils ne se contentent pas d'exceller dans leur métier. Ils maîtrisent également les aspects administratifs de la gestion d'une entreprise, notamment la tenue des comptes.

Saisie de données sur le terrain : pas besoin de bureau

Il existe une meilleure alternative à la méthode de la boîte à chaussures. Il s'agit de numériser vos reçus directement sur le terrain à l'aide de votre appareil mobile. Cela permet de créer un enregistrement numérique, afin que vous n'oubliiez aucune déduction importante. Vous disposez ainsi d'une sauvegarde pour vos notes de frais et même en cas de contrôle fiscal. Les employés peuvent envoyer leurs reçus sur la même plateforme.

Travailler sur le terrain est idéal pour les professionnels qui aiment la diversité et qui ont du mal à supporter l'ennui du travail de bureau routinier. Chaque jour apporte son lot de nouveautés, et vous avez l'occasion de rencontrer des personnes et de découvrir des lieux différents. Cependant, gérer une entreprise mobile n'est pas idéal pour rester à jour dans la paperasse.

Sans votre classeur à portée de main, les reçus risquent facilement de finir au fond de votre sac ou d'être fourrés dans la boîte à gants. Les employés ne savent peut-être même pas qu'ils doivent les conserver et finissent par les jeter.

Avouez-le. Combien de fois vous est-il arrivé de faire un arrêt en vous rendant chez un client, pour ensuite perdre le ticket de caisse des fournitures que vous aviez achetées quelques heures plus tard ?

Heureusement, il existe une solution simple : prenez immédiatement une photo du ticket de caisse avec votre téléphone portable ou votre tablette. Prenez l'habitude de vous dire : « Si je ne le scanne pas tout de suite, je vais le perdre plus tard. » Et vous devez inculquer ce même principe à tous vos collaborateurs en matière de numérisation mobile.

Cela résout plusieurs problèmes d'un seul coup. Vous n'avez plus à vous soucier des reçus égarés, qu'ils se trouvent dans votre fourgon ou dans un système de classement peu fiable chez vous.

Vous disposez désormais d'une copie numérique de votre reçu. Cela ouvre de toutes nouvelles perspectives pour relier vos reçus à votre plan d'affaires ou à votre déclaration d'impôts. Cela vous fait également gagner du temps lorsque vous avez besoin de vos reçus pour remplir votre déclaration d'impôts, rencontrer un comptable ou, dans le pire des cas, faire face à un contrôle fiscal.

Les avantages de la saisie des données sur le terrain

En fait, si vous choisissez la bonne plateforme pour vous aider à organiser vos reçus professionnels numériques, vous bénéficierez d'une multitude d'autres avantages, tels que :

• Modèles de factures professionnels
• Création de factures en ligne depuis n'importe quel appareil
• Modèles pour l'estimation de nouveaux chantiers
• Émission de reçus pour vos clients
• Modes de paiement en ligne pour les clients

De plus, l'un des principaux avantages d'un tel système réside dans la facilité avec laquelle il permet de suivre les dépenses. Les informations essentielles sont enregistrées.

Vous pouvez ensuite exporter vos données de dépenses vers un rapport récapitulatif dès que vous en avez besoin, par exemple lorsque vous préparez votre déclaration d'impôts. Les relevés de dépenses sont également utiles lorsque vous faites une demande de prêt ou de subvention.

Invoice Simple vous permet de mettre en place un système de gestion des dépenses en ligne. 

Quel système convient le mieux à votre entreprise ? Découvrez les avantages de la numérisation des reçus

ARTICLE CONNEXE — 8 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un outil de suivi des dépenses pour votre petite entreprise

Les principales catégories de dépenses que tout propriétaire devrait connaître

En tant que chef de petite entreprise, vous utiliserez sans cesse certaines catégories de dépenses professionnelles. Celles-ci servent aussi bien pour vos rapports internes que pour vos déclarations fiscales. Connaître ces catégories vous facilitera grandement la tâche si vous faites appel à un comptable. Et cela vous garantit de déclarer correctement vos dépenses lorsque vous effectuez votre déclaration auprès de l'IRS.

Si vous venez de lancer votre entreprise ou si vous êtes tout simplement débordé par votre travail, vous ne savez peut-être même pas comment classer vos dépenses professionnelles. Pas d'inquiétude, vous n'êtes pas le seul !

En réalité, il est très simple de classer vos dépenses par catégories. Nous vous présentons ci-dessous les principales catégories de dépenses professionnelles que vous devez connaître. 

Mais pourquoi est-ce si important ?

• Cela vous permet d'avoir une vision plus précise de la santé financière de votre entreprise afin d'apporter les ajustements nécessaires le cas échéant.
• Vous devez classer vos dépenses dans la bonne catégorie afin de maximiser vos déductions et de réduire les erreurs dans votre annexe C.
• Si vous classez correctement vos dépenses, cela facilitera la tâche de votre comptable. 
• Vous devrez peut-être amortir certaines dépenses, comme celles liées au matériel, selon un plan d'amortissement afin de réaliser des économies à long terme.
• Une note de frais bien établie peut servir à d'autres fins, comme par exemple pour demander un prêt.

Comment savoir ce qui relève de chaque catégorie ? Demandez conseil à votre comptable ou consultez le site web de l'IRS. Voici les six principales catégories de dépenses que vous devez absolument connaître.

Voyages

En matière fiscale, les frais de déplacement correspondent aux dépenses que vous engagez pour vous rendre hors de votre lieu de travail habituel (à l'exception des trajets domicile-travail). Il peut s'agir, par exemple, d'une rencontre avec un client potentiel dans un autre État ou de la participation à un congrès dans votre domaine d'activité.

Les frais de déplacement doivent s'étaler sur plusieurs jours et impliquer généralement une nuitée. Ils doivent en outre être considérés comme « courants » et « nécessaires » aux yeux de l'IRS. Vous ne pouvez pas, par exemple, déduire vos vacances en famille dans un parc d'attractions si vous exercez le métier d'architecte d'intérieur.

Et si vous combinez un voyage d'affaires et un voyage privé au cours d'un même déplacement ? Seules les dépenses liées à la partie professionnelle du voyage sont déductibles. Quant aux frais engagés pour les membres de votre famille, ils ne sont déductibles que s'ils sont également salariés de l'entreprise.

Pour quelles dépenses liées à ce voyage avez-vous besoin de reçus ?

• Transports – avion, train, bus ou voiture
• Utilisation d'un véhicule personnel – frais réels ou barème kilométrique pour l'année d'imposition
• Location de voitures – essence comprise
• Taxis et covoiturage
• Hébergement – hôtels, auberges ou séjours Airbnb
• Expédition – si vous devez envoyer des présentoirs ou des articles à l'avance
• Repas – 50 % du montant de vos repas et boissons, pourboires compris
• Frais accessoires – blanchisserie, pourboires, accès à Internet, etc.

Equipement

Les équipements sont des biens acquis pour votre entreprise et destinés à être utilisés pendant plus d'un an. Cela les distingue des fournitures (voir ci-dessous).

Une autre différence réside dans le fait que le matériel est considéré comme un actif immobilisé et doit être amorti sur plusieurs années. Il doit être « mis en service » au moment où vous le déclarez dans votre déclaration d'impôt.

Qu'entend-on par « matériel professionnel » ?

• Véhicules utilisés à au moins 50 % à des fins professionnelles
• Mobilier de bureau
• Machines
• Matériel spécialisé pour votre métier
• Technologie et informatique

Pour une petite entreprise, cela peut par exemple s'agir d'un ordinateur portable ou d'un routeur acheté à des fins professionnelles, ou encore d'un appareil photo utilisé dans le cadre de votre activité de photographe de mariage professionnel. Si vous êtes entrepreneur, vous avez peut-être acheté une scie circulaire à table ou une échelle télescopique.

Il existe trois façons de déduire le matériel professionnel dans votre déclaration d'impôts. Nous vous recommandons de consulter l'IRS ou votre expert-comptable afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre situation.

Fournitures

Les fournitures doivent être utilisées dans un délai d'un an. Elles doivent être liées à l'exercice de votre profession ou à sa gestion.

Les fournitures de bureau et les matériaux d'expédition ou d'emballage sont deux exemples de fournitures professionnelles. Les petits outils peu coûteux peuvent également être considérés comme des fournitures, tout comme les produits d'entretien.

Par ailleurs, certains articles que vous utilisez pour constituer votre stock peuvent être considérés comme des fournitures. Par exemple, si vous vendez vos propres œuvres d'art en ligne et lors de salons, vous pouvez déduire le coût de vos pinceaux.

Il est important de noter que vos fournitures ne doivent pas être confondues avec le stock destiné à la vente. En tant qu'artiste, les pinceaux font partie des fournitures que vous pouvez déduire ; en revanche, les cadres vendus avec vos œuvres ne le sont pas.

Marketing

Les frais de marketing et de publicité constituent une catégorie courante dans les déclarations fiscales. Cela comprend aussi bien le marketing numérique et imprimé que les spots radio et télévisés.

Quelles sont les activités que les propriétaires de petites entreprises intègrent généralement dans leur stratégie de marketing et de publicité ?

• Conception, hébergement et maintenance de sites web
• Publicités en ligne et sur les réseaux sociaux
• Dépliants, brochures et cartes postales imprimés
• Publicités dans les journaux, les magazines, à la radio et à la télévision
• Honoraires des agences de relations publiques et des consultants en marketing
• Honoraires versés aux photographes, graphistes, etc.
• Articles promotionnels à distribuer
• Parrainage d'événements (salons professionnels, œuvres caritatives, etc.)
• Logiciels de marketing et outils d'analyse

Rémunération des employés

Cette catégorie comprend à la fois la rémunération directe et indirecte versée aux salariés permanents qui travaillent pour vous. Le montant doit être jugé « raisonnable » par l'IRS.

Cette catégorie comprend :

• Salaires
• Salaires horaires
• Bonus
• Commission
• Conseils
• Rémunération des heures supplémentaires
• Congés payés (congés annuels et indemnités de maladie)
• Cotisations au régime de retraite
• Assurance maladie
• Aide aux frais de scolarité
• Assurance accidents du travail
• Avantages en nature (par exemple, l'utilisation d'une voiture de fonction)
• Charges sociales
• Frais professionnels remboursés aux employés

Frais liés au véhicule

Comme indiqué ci-dessus dans la rubrique « Déplacements », il existe deux façons de déclarer vos frais de déplacement dans votre déclaration d'impôts :

• Taux forfaitaire de kilométrage – 0,70 $ par mile en 2025
• Méthode des dépenses réelles – essence, réparations, péages, immatriculation, etc.

Vous devez choisir une méthode et vous y tenir toute l'année. Vous ne pouvez pas passer de l'une à l'autre.

Si vous utilisez la méthode de la dépense réelle, il est judicieux de consulter un comptable pour savoir comment déduire l'amortissement du prix d'achat du véhicule.

Quels types de déplacements sont déductibles ? Les trajets vers un chantier ou pour rencontrer des clients sont inclus, tout comme les livraisons professionnelles. En revanche, vous ne pouvez pas déduire les trajets entre votre domicile et un bureau physique ou un lieu d'activité principal fixe, comme un entrepôt.

Ces six catégories constituent un excellent point de départ pour mettre de l'ordre dans vos reçus. Quelles autres catégories pourriez-vous avoir besoin en tant que chef d'entreprise ?

• Baux et contrats de location pour des bureaux, des kiosques, des entrepôts ou des locaux de stockage
• Bureau à domicile, si vous utilisez ce bureau exclusivement à des fins professionnelles
• Services liés aux espaces de travail susmentionnés (électricité, Internet, etc.)
• Recours à la main-d'œuvre contractuelle pour les travailleurs non salariés (travailleurs 1099 ou indépendants)
• Assurances professionnelles, telles que l'assurance responsabilité civile, l'assurance des biens ou l'assurance automobile
• Services professionnels et honoraires (avocat, comptable, etc.)
• La formation continue, comme les cours et les formations destinés à vous-même ou à vos employés
• Impôts et licences (autorisations, charges sociales et taxes foncières)
• Intérêts sur les prêts aux entreprises, les cartes de crédit ou les lignes de crédit
• Les abonnements logiciels, tels que votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou votre logiciel de facturation

Comment de petites tâches hebdomadaires permettent d'éviter le stress du mois d'avril

N'attendez pas le mois d'avril pour faire le tri dans vos dépenses, même si vous commencez à les enregistrer dès que vous les effectuez. Prévoyez plutôt une séance hebdomadaire pour garder le contrôle. Vous apprécierez d'être mieux organisé lorsque la période des impôts arrivera. Et vous pourrez ainsi surveiller vos dépenses au fur et à mesure.

Outre la prise de photos de vos reçus, comment pouvez-vous faire pour garder le contrôle et ne pas vous retrouver débordé au moment de remplir votre déclaration d'impôts ?

Vous vous sentirez plus en maîtrise de la situation et n'aurez pas à passer des heures à la dernière minute si vous mettez en place une routine hebdomadaire de cinq minutes. Par exemple, vous pourriez passer en revue et trier tous vos reçus numériques à la fin de la semaine, le vendredi après-midi. Tout ce qui n'est pas classé automatiquement pourra être rangé à sa place.

Il est bien plus facile de s'attaquer à ces tâches administratives en les répartissant en petites étapes plutôt que d'attendre la dernière minute. Vous pourrez ainsi tout confier en toute sérénité à votre conseiller fiscal le moment venu, afin de protéger vos revenus principaux contre des pénalités évitables ou un contrôle fiscal.

ARTICLE CONNEXE — Comment gérer les reçus de votre entreprise : les 8 meilleures méthodes

Adopter une attitude professionnelle lors d'un audit ou d'un dépôt de documents

Et si vous deviez faire face à un contrôle fiscal de l'IRS ou à un rendez-vous avec un prêteur potentiel ? Vous voulez donner une image professionnelle et organisée. L'utilisation d'un système de gestion numérique des dépenses met fin au chaos et vous apporte de l'assurance. C'est ainsi que fonctionnent les chefs de petites entreprises qui réussissent, et vous allez adorer les résultats.

Bon, parfois, même lorsque l'on prend soin de bien documenter ses dépenses, l'IRS peut ordonner un contrôle fiscal de votre entreprise. Ou bien vous pourriez vous retrouver dans une situation où vous devez demander un prêt ou une subvention. Il est essentiel que tout soit en parfait état.

N'oubliez pas que les chefs d'entreprise qui réussissent le mieux sont ceux qui ont l'initiative et maîtrisent la comptabilité de leur entreprise. En utilisant un système numérique pour enregistrer et classer vos reçus, vous vous sentirez plus en confiance, quelle que soit la situation.

Vous donnerez une image organisée et professionnelle aux yeux des interlocuteurs extérieurs. Et votre assurance sera évidente pour tous ceux qui vous rencontreront.

Cela vaut aussi pour votre comptable. Si vous tenez à cette relation, vous avez tout intérêt à ce qu’il voie que vous maîtrisez parfaitement vos documents professionnels. Les comptables sont très occupés en avril, et vous ne voulez pas risquer de perdre un bon professionnel parce qu’il vous trouverait trop désorganisé et chaotique pour travailler avec vous.