Como emprendedor, probablemente ya cuentes con un presupuesto bien definido. Pero, ¿cuadran siempre las cuentas al final del día? ¿Tu ritmo de gasto es mucho mayor de lo que debería ser?
Si ese es el caso, probablemente estés perdiendo dinero debido a gastos empresariales imprevistos.
En este artículo se ofrecen consejos esenciales y buenas prácticas para el control de gastos y la contabilidad de las pequeñas empresas. Comenzaremos identificando las posibles causas del aumento progresivo de los gastos, tales como:
- Retiradas de la caja chica
- Suscripciones a software o servicios no utilizadas
- Gastos de viaje
- Contratos de arrendamiento infrautilizados
- Reparaciones de maquinaria
- Gastos y cargos adicionales
Sigue leyendo y descubre cómo llevar un control de los gastos de la empresa y proteger sus beneficios.
Cómo los gastos no contabilizados reducen tus ingresos
Los gastos no contabilizados son una sangría silenciosa que merma los beneficios de tu negocio. Al igual que una gota que gotea de una tubería, estos gastos son pequeños (casi insignificantes) y pasan desapercibidos. Pero, con el tiempo, esas gotas insignificantes pueden suponer miles de litros de agua desperdiciada.
Los gastos de las pequeñas empresas de los que nunca te preocupas pueden mermar considerablemente tus ingresos. Veamos cómo podrías estar perdiendo miles de dólares al mes, aunque sea solo unos céntimos cada vez.
Las pequeñas fugas en tu flujo de caja
Los costes directamente relacionados con la producción suelen ser fáciles de controlar. Se trata de los costes de mano de obra, materiales, alquileres y servicios públicos. La mayoría de las empresas tienen estos gastos bien calculados y documentados; rara vez surgen sorpresas en este ámbito.
Sin embargo, hay algunos gastos que se pasan por alto o se ignoran. Son los gastos que nunca llegan a reflejarse en la contabilidad. Esos que te hacen preguntarte por qué tu negocio está perdiendo dinero.
Hemos recopilado algunos gastos generales habituales que muchas pequeñas empresas rara vez controlan o de los que ni siquiera son conscientes. Cualquiera de ellos podría estar mermando tus beneficios:
- Retiradas de la caja chica
No es raro ni está mal, en sí mismo, sacar dinero de vez en cuando de la caja chica. Está ahí para cubrir pequeños gastos, como material básico de oficina, café y aperitivos para las reuniones.
Sin embargo, las retiradas de efectivo para gastos menores pueden descontrolarse. Esto ocurre cuando dichas retiradas no se regulan ni se documentan adecuadamente. Sin una supervisión adecuada, los pequeños pagos ocasionales pueden acumularse rápidamente con el tiempo.
- Reparaciones de maquinaria
Las reparaciones importantes de maquinaria suelen ser difíciles de pasar por alto. Sin embargo, las reparaciones menores pueden parecer demasiado «baratas» como para que merezca la pena prestarles atención. Por ejemplo, puede resultar tentador pasar por alto una reparación de una impresora que cuesta 20 dólares y lleva cinco minutos. Y sí, es probable que 20 dólares no sea mucho. Pero si se hace eso una y otra vez, de repente te encontrarás con cientos de dólares en reparaciones sin contabilizar.
- Suscripciones de software no utilizadas
¿Sabías que una pequeña empresa gastade media 4.500 dólares al añoen suscripciones? Y eso solo en productos de software como servicio (SaaS). No tiene por qué ser algo malo, pero solo si las suscripciones merecen la pena. Y no siempre es así.
Las suscripciones pueden descontrolarse y resultar innecesariamente caras. Incluso hay un término para ello: «proliferación de suscripciones». Es posible que estés pagando por servicios y productos que realmente no necesitas o de los que ni siquiera tienes constancia. Quizás tú o un empleado probasteis un servicio, no os gustó, pero luego os olvidasteis de cancelarlo.
- Contratos de alquiler innecesarios
Al igual que ocurre con las suscripciones no deseadas, es posible que estés pagando por alquileres de inmuebles que en realidad no necesitas. Podría tratarse de un espacio de oficinas infrautilizado, un almacén, una plaza de aparcamiento o un equipo. Es posible que ni siquiera sepas que alguien, en algún lugar, te está cobrando por activos que nunca utilizas.
- Recargos por demora y recargos por tramitación urgente
Los gastos imprevistos, como las multas de aparcamiento, los recargos, las comisiones por retirada de efectivo y las penalizaciones por demora en el pago, probablemente no se produzcan con mucha frecuencia. Sin embargo, no hay mucha gente que los anote cuando se producen. Y eso puede suponer otra fuga más en tu flujo de caja.
- Gastos de viaje
Los gastos de desplazamiento son otro gasto oculto en muchas pequeñas empresas. Es muy fácil pasar por alto u olvidarse de tener en cuenta los gastos de desplazamiento cuando hay que desplazarse por motivos de trabajo. Incluso los desplazamientos cortos para ir a comer pueden resultar muy costosos.
Y viajar no es solo cuestión de kilómetros. Se necesita tiempo para desplazarse de un lugar a otro. Por lo tanto, cada minuto que pasas en la carretera es tiempo valioso por el que, en realidad, estás pagando.
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Cómo se acumulan los gastos no contabilizados
Sin duda, una multa de aparcamiento ocasional o un viaje por carretera probablemente no afectarán a tus resultados mensuales. Pero, ¿qué ocurre cuando tu empresa incurre en un montón de estos «pequeños» gastos de forma habitual? Así es como una gota se convierte en un hilo de agua y, con el tiempo, en un torrente.
Te planteo una situación.
Imagina que eres peluquero a domicilio y vas de cliente en cliente. Ese día en concreto, recorres 64 kilómetros para hacer un lavado y un alisado rápido, y te pagan 150 dólares.
El viaje de ida y vuelta de 64 km te cuesta 30 dólares en gasolina. Además, pagas otros 15 dólares por aparcar el coche. Eso supone un gasto total de 45 dólares.
Pero, al volver a casa, te das cuenta de que te has dejado parte del material en casa del cliente. Así que vuelves en coche y gastas otros 45 dólares en el viaje. Ahora bien, como esos 45 dólares no están directamente relacionados con el trabajo de lavado y alisado, no se te ocurre añadirlos a los gastos.
Al llevar la contabilidad, no registras ese gasto diverso de 45 $. En otras palabras, has perdido 45 $ en gastos no contabilizados. Un trabajo que debería haberte reportado 105 $ te reporta, en cambio, 60 $. Sin embargo, la contabilidad indica erróneamente que has ganado 105 $.
Ahora imagina que algo así ocurre un par de veces al mes. Quizás hayas comprado algunos botes de champú de más que nunca llegas a usar. O te hayan retirado el coche por aparcar indebidamente. Esos gastos se acumularán rápidamente.
El secreto para tapar esas fugas es llevar un control minucioso de todos y cada uno de los gastos. Por muy pequeño o insignificante que sea, anota cada gasto en tus libros. Esa es la única forma de tener una visión clara de los resultados financieros de tu negocio.
Cómo registrar los gastos en el punto de venta
Los gastos imprevistos o no planificados pueden resultar difíciles de registrar con los métodos contables tradicionales.El enfoque de «ya me ocuparé de eso más tarde» simplemente no funciona. Por eso, suele ser más fácil anotar esos gastos en cuanto se producen. Ya sea en la gasolinera, en un restaurante o en la caja, ese es el mejor momento para anotar los gastos inesperados.
La mayoría de los gastos que se pasan por alto se producen fuera del entorno laboral habitual. Y, en muchos casos, no encajan claramente en ninguna de las categorías de gastos predefinidas.
Sin embargo, aún hay formas de registrar de manera fiable los gastos empresariales imprevistos.
Toma notas detalladas
En cuanto pagues cualquier gasto relacionado con el negocio, anótalo en un papel. Algunos gastos quedan sin documentar simplemente porque no hay ningún comprobante. Por ejemplo, es posible que no te den un recibo en la cafetería o en el quiosco.
Tómate la molestia de anotar estas transacciones esporádicas. Lleva una especie de diario de gastos, ya sea en papel o en formato digital. En él, anota los gastos de tu negocio con tus propias palabras a lo largo del día. Esto te resultará especialmente útil si eres un profesional que viaja con frecuencia.
Haz fotos de los recibos
Es cierto que algunos gastos imprevistos vienen acompañados de recibos en papel. Pero eso no hace que sean más fáciles de controlar. De hecho, se podría decir que los recibos son incluso más difíciles de controlar. Seamos sinceros: los recibos en papel suelen acabar arrugados en el fondo de la guantera o de un cajón del escritorio, para no volver a verlos nunca más.
Por suerte, hay una forma sencilla de solucionar este problema. Cada vez que recibas un recibo (en papel o digital), hazle una foto con el móvil. A continuación, guarda la foto en una carpeta específica para poder encontrarla fácilmente.
Incluso puedes llevar este método de contabilidad móvil un paso más allá. Algunas aplicaciones móviles permiten registrar gastos a partir de fotos de los recibos. Invoice Simple, por ejemplo, cuenta con una función que escanea imágenes de recibos y captura los detalles de los gastos. Solo tienes que apuntar con tu smartphone al recibo y listo.
Prueba Invoice Simple y descubre lo fácil que es llevar un control de los gastos de tu negocio desde el móvil.
Crea una cuenta específica para gastos varios
Anotar los gastos en un cuaderno o en el móvil solo es la mitad del camino. También debes averiguar cómo incorporar los gastos imprevistos a tu sistema de contabilidad.
La forma más sencilla de hacerlo es anotar los gastos en una cuenta específica. La mayoría de los sistemas de contabilidad permiten registrar gastos varios.
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Conoce tus gastos generales reales: ¿eres realmente rentable?
La cifra que aparece en el resultado final no siempre representa el beneficio neto. Si no sabes cuánto gasta realmente tu empresa, tampoco puedes estar seguro de cuáles son los beneficios. Es posible que tengas un buen margen de beneficio neto en productos y servicios, pero lo que realmente te debe preocupar son los gastos generales.
Si no llevas un control de todostus gastos, nunca sabrás cuál es tu verdadero margen de beneficio. Como empresario, debes saber exactamente cuánto te cuesta abrir tu negocio o ponerte al volante cada mañana. De lo contrario, te estarás engañando a ti mismo sobre cuánto dinero ganas.
Y eso también es una mentira peligrosa.
Las cifras falsas darán una imagen errónea de la salud financiera de tu empresa. Podrías acabar tomando decisiones empresariales poco acertadas que luego te pasen factura.
La siguiente tabla resume todos los gastos que deberías controlar constantemente.
| Tipo de gasto | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Gastos de explotación | Los gastos corrientes necesarios para el funcionamiento diario de la empresa | Suministros, materiales, alquiler, reparaciones de maquinaria y servicios públicos |
| Nómina | Representa los costes laborales totales, incluido tu propio salario | Sueldos, salarios, propinas, honorarios de subcontratación y pagos por cuenta propia |
| Gastos de viaje | El coste total de los desplazamientos por motivos de trabajo | Combustible, billetes, alojamiento, mantenimiento del vehículo, alquiler de coches, comidas durante el viaje y tiempo de desplazamiento |
| Seguros | El coste de asegurar los distintos activos de la empresa | Seguro de accidentes laborales, seguro de responsabilidad civil, póliza para propietarios de empresas (BOP) y seguro de responsabilidad civil profesional |
| Suscripciones a servicios y software | Las cuotas periódicas por el uso de software o servicios profesionales específicos | Microsoft 365, Slack, servicios de Internet, alojamiento web y servicio de atención telefónica |
| Gastos de capital | Compras puntuales de activos empresariales. | Herramientas, vehículos, maquinaria, mobiliario de oficina y ordenadores. |
| Intereses y comisiones bancarias | Los gastos relacionados con el pago de un préstamo bancario o la realización de operaciones bancarias | Comisiones por procesamiento de pagos, comisiones por retirada de efectivo, intereses de préstamos comerciales y cuotas mensuales de servicio |
| Impuestos | Impuesto obligatorio recaudado por el Gobierno | Impuesto sobre la renta, impuesto sobre el trabajo por cuenta propia e impuesto sobre bienes inmuebles |
| Licencias y permisos comerciales | El coste de la obtención de los permisos y licencias comerciales necesarios | Licencia de contratista, permisos de construcción y licencia comercial general |
| Gastos de marketing | El importe destinado a la promoción de la marca y a la publicidad | Anuncios en Facebook, anuncios de pago por clic, carteles, folletos, vallas publicitarias y señalización |
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Clasifica los gastos para tener una visión clara, no solo por motivos fiscales
Hay empresarios que solo se preocupan por los gastos cuando llega la época de la declaración de la renta. Sin embargo, registrar y clasificar los gastos de la empresa únicamente con fines fiscales es una idea errónea. Claro, si calculas bien las cifras de tus gastos deducibles de impuestos, es posible que consigas algunas desgravaciones fiscales muy necesarias. Pero llevar un seguimiento continuo de los gastos aporta mucho más en términos de organización y productividad.
Además del cumplimiento de las normas del IRS, aquí tienes cinco razones para llevar un control riguroso de los gastos de la empresa.
Descubre los hábitos de gasto de tu empresa
Anotar y clasificar los gastos te ayuda a llevar un control de tus salidas de dinero. Así obtienes una visión más clara de dónde y cómo gasta dinero tu empresa. Esta visibilidad de tu flujo de caja te permite saber si estás gastando demasiado en relación con tus ingresos.
Descubre cómo reducir gastos
¿Tu empresa está gastando demasiado?
Si es así, puedes encontrar formas de recortar gastos analizando tus hábitos de gasto. Si tienes un registro detallado de tus gastos, podrás detectar fácilmente los gastos que se han ido acumulando sin que te dieras cuenta o aquellas cosas de las que podrías prescindir.
Y tampoco se trata solo de reducir gastos. Poner en orden tu flujo de caja hace que tu negocio sea más eficiente, ágil y resistente.
El dinero siempre escasea cuando se gestiona una pequeña empresa. Según un informe reciente, alrededor del 75 % de las pequeñas empresas disponen de liquidez para menos de tres meses. Por lo tanto, cuantos menos gastos tengas, más tiempo podrás mantenerte a flote, incluso cuando los ingresos disminuyan.
Mejorar la planificación financiera y la elaboración de presupuestos
Saber cómo y en qué gastas el dinero te permite tomar decisiones financieras acertadas. Para empezar, elaborar un presupuesto resulta más fácil, predecible y preciso. Incluso puedes hacer previsiones de las finanzas de tu empresa con meses de antelación. A esto se le llama inteligencia financiera.
Prevenir el fraude
El seguimiento de los gastos es una solución eficaz contra el fraude y la mala gestión. Un control riguroso de los gastos puede sacar a la luz transacciones no autorizadas o fraudulentas. Podría detectar el despilfarro de fondos de la empresa por parte de un empleado o algo aún más grave.
Además, llevar un control de los gastos fomenta el sentido de la responsabilidad en el lugar de trabajo. Tanto tus empleados como tú mismo os volvéis más conscientes de cómo se gasta cada céntimo. Esa conciencia financiera se traduce en un ahorro de costes y en una mayor eficiencia empresarial.
Separa las finanzas de la empresa de las personales
Es bastante habitual que los contratistas, los autónomos y los empresarios individuales mezclen sus finanzas personales con las de su negocio. Esto es un error por varias razones. En primer lugar, dificulta la visión clara del rendimiento del negocio. En segundo lugar, complica el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Y, en tercer lugar, mezclar los fondos elimina la barrera protectora entre tus activos personales y las deudas de la empresa.
Llevar un control de los gastos de la empresa te ayuda a evitar esta mezcla. Así resulta más fácil distinguir entre los gastos de la empresa y los personales, y gestionar cada cuenta de forma adecuada.
Cómo convertir los datos de gastos en una estrategia de precios más inteligente
El seguimiento de los gastos puede ofrecerte información valiosa para tu estrategia de precios. Comparar tus costes reales con los ingresos puede revelar si estás vendiendo tus productos o servicios por debajo de su valor. A partir de ahí, podrás determinar el margen de beneficio ideal para obtener unos ingresos satisfactorios.
Esto no significa necesariamente subir el precio. Dependiendo de lo que ofrezcas, puede haber otras formas ingeniosas de ganar más sin subir los precios. Se trata de idear una estrategia de precios inteligente que te permita ganar más dinero. Puedes hacerlo de las siguientes maneras:
- Combina servicios para aumentar el valor total del pedido.
- Crea precios por niveles y paquetes.
- Añade recargos para cubrir los gastos y las solicitudes especiales.
- Defina los conceptos de los gastos reembolsables, como los gastos de viaje y los costes de los permisos.
- Aplicar sanciones a los clientes por cancelaciones tardías.
- Establezca cantidades mínimas de pedido para mejorar la rentabilidad.
- Reevalúa y adapta tu propuesta de valor.
- Realiza ventas adicionales y ventas cruzadas a clientes nuevos y actuales.
- Reconsidera la forma en que ofreces descuentos y gestionas las negociaciones de precios.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué se considera un «gasto empresarial» para un proveedor de servicios de telefonía móvil?
¿Con qué frecuencia debería revisar los informes de gastos de mi empresa?
A diario: Comprueba los saldos y los gastos a lo largo del día.
Semanalmente: Asegúrate de que todos los gastos estén correctamente registrados y clasificados.
Mensualmente: Concilia todos los informes de gastos para obtener una visión clara de los resultados mensuales, el flujo de caja y el presupuesto. Las revisiones mensuales pueden ayudarte a identificar cualquier gasto innecesario.
Trimestralmente: Obtén una visión general de los gastos de tu negocio. Analiza los patrones de gasto y compara los costes con los ingresos.
Anualmente: Realiza un análisis financiero exhaustivo. La revisión anual te ayuda a prepararte para la declaración de impuestos y a establecer objetivos financieros a largo plazo.
