En tant qu'entrepreneur, vous disposez sans doute déjà d'un budget bien établi. Mais vos comptes s'équilibrent-ils toujours à la fin de la journée ? Votre taux de consommation de trésorerie est-il bien plus élevé qu'il ne devrait l'être ?
Si c'est le cas, vous perdez probablement de l'argent à cause de dépenses professionnelles imprévues.
Cet article présente des conseils essentiels et des bonnes pratiques pour la gestion des dépenses et la comptabilité des petites entreprises. Nous commencerons par identifier les causes possibles de l'augmentation insidieuse des dépenses, telles que :
- Retraits de la petite caisse
- Abonnements à des logiciels ou services non utilisés
- Frais de déplacement
- Contrats de location sous-utilisés
- Réparation de machines
- Frais et charges accessoires
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment suivre les dépenses de votre entreprise et préserver ses bénéfices.
Comment les dépenses non comptabilisées réduisent vos revenus
Les coûts non comptabilisés sont de véritables gouffres financiers qui sapent les bénéfices de votre entreprise. À l'instar d'une fuite minime dans une canalisation, ces dépenses sont modestes (presque négligeables) et passent inaperçues. Mais au fil du temps, ces gouttes insignifiantes peuvent se traduire par des milliers de litres d'eau gaspillés.
Les petites dépenses de votre entreprise, dont vous ne vous souciez jamais, peuvent sérieusement grignoter vos bénéfices. Voyons comment vous pourriez perdre des milliers de dollars chaque mois, quelques centimes à la fois.
Les fuites insidieuses qui grèvent votre trésorerie
Les coûts directement liés à la production sont généralement faciles à suivre. Il s'agit notamment des coûts de main-d'œuvre, de matériaux, de loyers et de services publics. La plupart des entreprises ont une bonne maîtrise de ces dépenses et les documentent soigneusement ; elles réservent donc rarement des surprises.
Cependant, certaines dépenses passent entre les mailles du filet ou sont ignorées. Ce sont ces dépenses-là qui ne figurent jamais dans la comptabilité. Celles qui vous laissent perplexe quant à la raison pour laquelle votre entreprise perd de l'argent.
Nous avons répertorié quelques frais généraux courants que de nombreuses petites entreprises négligent souvent de suivre ou dont elles ne se rendent pas compte. Chacun d’entre eux est susceptible de grignoter vos bénéfices :
- Retraits de la petite caisse
Il n'est ni rare ni répréhensible en soi de puiser de temps à autre dans la petite caisse. Celle-ci est là pour couvrir les petites dépenses, comme les fournitures de bureau de base, l'achat de café et les collations pour les réunions.
Cependant, les prélèvements sur la petite caisse peuvent rapidement devenir incontrôlables. Cela se produit lorsque ces prélèvements ne sont pas correctement encadrés et consignés. En l'absence ou avec très peu de contrôle, les petits paiements ponctuels peuvent rapidement s'accumuler au fil du temps.
- Réparation de machines
Les réparations importantes sur les machines sont généralement difficiles à ignorer. En revanche, les réparations mineures peuvent sembler trop « insignifiantes » pour mériter qu’on s’y attarde. Par exemple, on pourrait être tenté de passer sous silence une réparation d’imprimante qui ne prend que cinq minutes et coûte 20 $. Et oui, 20 $, ce n’est sans doute pas beaucoup. Mais si vous faites cela à maintes reprises, vous vous retrouvez soudainement face à des centaines de dollars de réparations non comptabilisées.
- Abonnements logiciels inutilisés
Saviez-vous qu'une petite entreprise dépenseen moyenne 4 500 dollars par anen abonnements ? Et cela ne concerne que les produits SaaS (Software as a Service). Ce n'est pas forcément une mauvaise chose, mais seulement si ces abonnements en valent la peine. Or, ce n'est pas toujours le cas.
Les abonnements peuvent vite devenir incontrôlables et coûter inutilement cher. Il existe même un terme pour désigner ce phénomène : la « prolifération des abonnements ». Vous payez peut-être pour des services et des produits dont vous n’avez pas vraiment besoin ou dont vous ignorez même l’existence. Peut-être qu’un de vos employés ou vous-même avez essayé un service, ne l’avez pas apprécié, mais avez ensuite oublié de le résilier.
- Baux superflus
Tout comme pour les abonnements indésirables, il se peut que vous payiez pour des baux immobiliers dont vous n’avez pas vraiment besoin. Il peut s’agir d’un espace de bureau sous-utilisé, d’un entrepôt, d’une place de parking ou d’un équipement. Vous ignorez peut-être même que quelqu’un, quelque part, vous facture des actifs que vous n’utilisez jamais.
- Frais de retard et frais d'urgence
Les frais accessoires, comme les amendes de stationnement, les suppléments, les frais de retrait d'espèces et les pénalités de retard, ne surviennent sans doute pas très souvent. Mais rares sont ceux qui les notent lorsqu'ils se présentent. Et cela pourrait bien constituer une nouvelle fuite dans votre trésorerie.
- Frais de déplacement
Les frais de déplacement constituent un autre poste de dépenses souvent négligé dans de nombreuses petites entreprises. Il est très facile d'oublier ou de ne pas tenir compte des frais de déplacement lorsqu'on se déplace pour le travail. Même les petits allers-retours pour aller déjeuner peuvent s'avérer très coûteux.
Et voyager, ce n'est pas seulement une question de kilomètres. Se déplacer d'un endroit à l'autre prend du temps. Ainsi, chaque minute passée sur la route est un temps précieux que vous payez.
ARTICLE CONNEXE — 8 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un outil de suivi des dépenses pour votre petite entreprise
Comment les coûts non comptabilisés s'accumulent
Certes, une contravention de temps en temps ou un déplacement en voiture ne va sans doute pas entamer votre résultat mensuel. Mais que se passe-t-il lorsque votre entreprise accumule régulièrement ce genre de « petites » dépenses ? C'est ainsi qu'une goutte finit par devenir un filet, puis un véritable déluge.
Voici un scénario pour vous.
Imaginons que vous soyez coiffeur à domicile et que vous vous déplaciez en voiture d'un client à l'autre. Ce jour-là, vous parcourez 65 kilomètres pour un shampoing et un lissage rapides, et vous touchez 150 dollars.
Ce trajet aller-retour de 65 km vous coûte 30 $ en essence. Vous devez également débourser 15 $ supplémentaires pour le stationnement. Cela représente une dépense totale de 45 $.
Mais une fois rentré chez toi, tu te rends compte que tu as laissé une partie de ton matériel chez le client. Tu refais donc le trajet en voiture, ce qui te coûte 45 $ supplémentaires. Or, comme ces 45 $ ne sont pas directement liés à la prestation de lavage et de lissage, tu ne penses pas à les ajouter à tes dépenses.
Lorsque vous tenez votre comptabilité, vous omettez d'enregistrer cette dépense diverse de 45 $. En d'autres termes, vous avez perdu 45 $ à cause de dépenses non comptabilisées. Un travail qui aurait dû vous rapporter 105 $ ne vous rapporte en réalité que 60 $. Mais votre comptabilité indique à tort que vous avez gagné 105 $.
Imaginez maintenant que ce genre de situation se produise plusieurs fois par mois. Peut-être avez-vous acheté quelques bouteilles de shampoing en plus que vous n'utilisez jamais. Ou bien votre voiture a été mise en fourrière pour stationnement interdit. Ces dépenses s'accumulent rapidement.
Le secret pour colmater ces fuites consiste à suivre chaque dépense, quelle qu'elle soit. Même si elle semble insignifiante ou obscure, notez chaque dépense dans vos comptes. C'est la seule façon d'avoir une vision claire des résultats financiers de votre entreprise.
Comment enregistrer les coûts au moment de l'achat
Les dépenses imprévues ou ponctuelles peuvent être difficiles à comptabiliser avec les méthodes de comptabilité traditionnelles.L'approche consistant à se dire « je m'en occuperai plus tard » ne fonctionne tout simplement pas. Il est donc souvent plus simple d'enregistrer ces dépenses dès qu'elles surviennent. Que ce soit à la pompe à essence, au restaurant ou à la caisse, c'est le moment idéal pour noter ces dépenses imprévues.
La plupart des dépenses qui passent inaperçues sont engagées en dehors du lieu de travail habituel. Et bien souvent, elles ne correspondent à aucune de vos catégories de dépenses prédéfinies.
Il existe toutefois des moyens de recenser de manière fiable les dépenses professionnelles imprévues.
Prenez des notes détaillées
Dès que vous avez réglé une dépense liée à votre activité professionnelle, notez-la sur papier. Certaines dépenses ne sont pas comptabilisées simplement parce qu’il n’y a pas de justificatif. Par exemple, il arrive que l’on ne vous remette pas de ticket de caisse au café ou au kiosque à journaux.
Prenez l'initiative de noter ces transactions ponctuelles. Tenez un journal de dépenses, sous forme de carnet papier ou de fichier numérique. Notez-y, dans vos propres mots, les dépenses professionnelles au fur et à mesure de la journée. Cela peut s'avérer particulièrement utile si vous êtes un artisan itinérant.
Prenez des photos de vos tickets de caisse
Certaines dépenses imprévues s'accompagnent effectivement de reçus papier. Mais cela ne facilite pas pour autant leur suivi. En réalité, on pourrait même dire que les reçus sont encore plus difficiles à retrouver. Soyons honnêtes, les reçus papier finissent généralement froissés au fond d'une boîte à gants ou d'un tiroir de bureau, pour ne plus jamais réapparaître.
Heureusement, il existe une solution simple à ce problème. Chaque fois que vous recevez un ticket de caisse (papier ou numérique), prenez-le en photo avec votre téléphone. Enregistrez ensuite la photo dans une galerie dédiée pour pouvoir la retrouver facilement.
Vous pouvez même aller encore plus loin dans cette approche de gestion des dépenses sur mobile. Certaines applications mobiles permettent de saisir des dépenses à partir de photos de reçus. Invoice Simple, par exemple, dispose d'une fonctionnalité qui numérise les images des reçus et extrait les détails des dépenses. Il suffit de pointer votre smartphone vers un reçu, et le tour est joué.
Essayez Invoice Simple et découvrez un outil simple pour suivre les dépenses de votre entreprise depuis votre mobile.
Créer un compte dédié aux dépenses diverses
Noter ses dépenses sur un carnet ou un smartphone ne suffit pas. Il faut également trouver comment intégrer les dépenses imprévues dans son système de comptabilité.
Le moyen le plus simple consiste à enregistrer ces dépenses dans un compte spécifique. La plupart des logiciels de comptabilité permettent d'enregistrer des dépenses diverses.
ARTICLE CONNEXE - Comment tenir à jour les reçus de votre entreprise : 8 meilleurs moyens
Connaître vos véritables frais généraux : êtes-vous réellement rentable ?
Le chiffre qui apparaît dans votre résultat net ne correspond pas toujours au bénéfice net. Si vous ne savez pas combien votre entreprise dépense réellement, vous ne pouvez pas non plus être sûr de vos bénéfices. Vous pouvez afficher une bonne marge bénéficiaire nette sur vos produits et services. Mais ce sont les frais généraux qui doivent vous préoccuper.
Si vous ne suivez pas toutesvos dépenses, vous ne pourrez jamais connaître votre véritable marge bénéficiaire. En tant que chef d'entreprise, vous devez savoir exactement combien il vous en coûte chaque matin pour ouvrir votre boutique ou prendre le volant. Sinon, vous vous mentirez à vous-même quant à vos véritables revenus.
Et c'est un mensonge dangereux, lui aussi.
Des chiffres erronés donneront une image faussée de la santé financière de votre entreprise. Vous risquez alors de prendre des décisions commerciales malavisées qui finiront par vous porter préjudice.
Le tableau ci-dessous récapitule toutes les dépenses que vous devriez suivre au quotidien.
| Type de dépense | Description | Exemples |
|---|---|---|
| Charges d'exploitation | Les frais courants liés à l'exploitation quotidienne de l'entreprise | Fournitures, matériel, loyer, réparations des machines et charges |
| Paiements | Correspond au coût total de la main-d'œuvre, y compris votre propre salaire | Salaires, rémunérations, pourboires, honoraires de sous-traitance et paiements à la charge du patient |
| Frais de déplacement | Le coût total des déplacements professionnels | Carburant, frais de transport, hébergement, entretien du véhicule, location de voiture, repas pendant le déplacement et temps de trajet |
| Assurance | Le coût de l'assurance des différents actifs de l'entreprise | Assurance accidents du travail, assurance responsabilité civile, police d'assurance pour les chefs d'entreprise (BOP) et assurance responsabilité civile professionnelle |
| Abonnements aux services et aux logiciels | Les frais récurrents liés à certains logiciels ou services professionnels | Microsoft 365, Slack, services Internet, hébergement Web et service de réponse téléphonique |
| Dépenses d'investissement | Achats ponctuels d'actifs d'entreprise. | Outils, véhicules, machines, mobilier de bureau et ordinateurs. |
| Intérêts et frais bancaires | Les frais liés au remboursement d'un prêt bancaire ou à la réalisation d'opérations bancaires | Frais de traitement des paiements, frais de retrait d'espèces, intérêts sur les prêts aux entreprises et frais de service mensuels |
| Impôts | Prélèvement obligatoire perçu par l'État | Impôt sur le revenu, cotisations sociales des travailleurs indépendants et impôt foncier |
| Licences et permis d'exploitation | Le coût d'obtention des autorisations et des licences professionnelles requises | Licence d'entrepreneur, permis de construire et licence commerciale générale |
| Frais de marketing | Le montant alloué à la promotion de la marque et à la publicité | Publicités Facebook, publicités au coût par clic, affiches, brochures, panneaux d'affichage et signalétique |
ARTICLE CONNEXE — Coûts d'exploitation : définition, formule et exemples
Classez vos dépenses par catégorie pour plus de clarté, et pas seulement pour les impôts
Certains entrepreneurs ne s'intéressent à leurs dépenses que lorsque vient le moment de remplir leur déclaration d'impôts. Or, enregistrer et classer ses dépenses professionnelles uniquement à des fins des raisons fiscales est une erreur. Certes, si vous calculez correctement le montant de vos dépenses déductibles, vous pourrez peut-être bénéficier d’allègements fiscaux bienvenus. Mais le suivi continu des dépenses apporte bien plus en termes d’organisation et de productivité.
Outre la conformité fiscale, voici cinq raisons de garder le contrôle sur les dépenses de votre entreprise.
Découvrez les habitudes de dépenses de votre entreprise
Le fait de consigner et de classer vos dépenses vous aide à suivre vos sorties d'argent. Vous obtenez ainsi une vision plus claire de la manière dont votre entreprise dépense son argent. Cette visibilité sur votre trésorerie vous permet de déterminer si vos dépenses sont trop élevées par rapport à vos revenus.
Découvrez comment réduire vos coûts
Votre entreprise dépense-t-elle trop ?
Si c'est le cas, vous pouvez trouver des moyens de réduire vos dépenses en analysant vos habitudes de consommation. En consignant soigneusement vos dépenses, vous pourrez facilement repérer les dépenses qui s'accumulent sans que vous vous en rendiez compte ou celles dont vous pourriez vous passer.
Et il ne s'agit pas seulement de réduire les coûts. L'assainissement de votre trésorerie rend votre entreprise plus efficace, plus agile et plus résiliente.
Les petites entreprises ont toujours du mal à joindre les deux bouts. Selon un rapport récent, environ 75 % d'entre elles disposent de liquidités suffisantes pour tenir moins de trois mois. Ainsi, moins vous avez de dépenses à assumer, plus longtemps vous pourrez tenir le coup, même en cas de baisse du chiffre d'affaires.
Améliorer la planification financière et la gestion budgétaire
Savoir comment et où vous dépensez votre argent vous permet de prendre des décisions financières éclairées. Pour commencer, l'établissement d'un budget devient plus facile, plus prévisible et plus précis. Vous pouvez même établir des prévisions financières pour votre entreprise plusieurs mois à l'avance. C'est ce qu'on appelle l'intelligence financière.
Prévenir la fraude
Le suivi des dépenses constitue un moyen efficace de lutter contre la fraude et la mauvaise gestion. Une surveillance attentive des dépenses permet de détecter les transactions non autorisées ou frauduleuses. Elle peut permettre de mettre au jour le détournement de fonds par un employé, voire des faits plus graves.
De plus, le suivi des dépenses favorise un sentiment de responsabilité au travail. Vos employés, et vous-même, devenez plus attentifs à la manière dont chaque centime est dépensé. Cette prise de conscience financière se traduit par des économies et une meilleure efficacité opérationnelle.
Séparer les finances professionnelles des finances personnelles
Il est assez courant que les entrepreneurs, les travailleurs indépendants et les exploitants individuels mélangent leurs finances professionnelles et personnelles. Cette pratique est à proscrire pour plusieurs raisons. Premièrement, elle brouille la vision que vous avez des résultats de votre entreprise. Deuxièmement, elle complique considérablement la gestion de vos obligations fiscales. Et troisièmement, le fait de mélanger les fonds supprime le bouclier protecteur qui sépare votre patrimoine personnel des dettes de votre entreprise.
Le suivi des dépenses professionnelles vous aide à éviter ce mélange. Il devient ainsi plus facile de faire la distinction entre les dépenses professionnelles et personnelles, et de gérer chaque compte comme il se doit.
Transformer les données sur les dépenses en une tarification plus intelligente
Le suivi des dépenses peut vous fournir des informations précieuses pour votre stratégie tarifaire. En comparant vos coûts réels à vos recettes, vous pourrez déterminer si vous vendez vos produits ou services à un prix trop bas. Vous pourrez ainsi calculer la majoration et la marge idéales pour dégager un revenu satisfaisant.
Cela ne signifie pas forcément qu'il faille augmenter les prix. Selon ce que vous proposez, il existe peut-être d'autres moyens astucieux de gagner plus sans augmenter vos tarifs. Il s'agit d'élaborer une stratégie tarifaire intelligente pour augmenter vos revenus. Vous pouvez y parvenir de différentes manières :
- Regroupez les services pour augmenter le montant total de la commande.
- Créez des tarifs et des formules à plusieurs niveaux.
- Ajouter des suppléments pour couvrir les frais et les demandes spéciales.
- Définir les conditions relatives aux frais remboursables, tels que les frais de déplacement et les frais de permis.
- Imposer des pénalités aux clients en cas d'annulation tardive.
- Définissez des quantités minimales de commande afin d'optimiser la rentabilité.
- Réévaluez et réorientez votre proposition de valeur.
- Proposer des ventes incitatives et des ventes croisées aux clients nouveaux et existants.
- Repensez la manière dont vous proposez des réductions et gérez les négociations de prix.
FAQ
Qu'est-ce qui est considéré comme une « dépense professionnelle » pour un opérateur de téléphonie mobile ?
À quelle fréquence dois-je consulter mes relevés de dépenses professionnelles ?
Au quotidien : vérifiez vos soldes et vos dépenses tout au long de la journée.
Chaque semaine : assurez-vous que toutes les dépenses sont correctement enregistrées et classées.
Chaque mois : rapprochez tous les rapports de dépenses pour obtenir une vision claire du résultat mensuel, de la trésorerie et du budget. Les revues mensuelles peuvent vous aider à identifier toute dépense inutile.
Chaque trimestre : obtenez une vue d’ensemble de vos dépenses professionnelles. Analysez vos habitudes de dépenses et comparez les coûts aux recettes.
Chaque année : effectuez une analyse financière approfondie. La revue annuelle vous aide à vous préparer pour la déclaration fiscale et à définir des objectifs financiers à long terme.
