Tanto si ya ha enviado muchas facturas como si está redactando la primera, es importante saber cómo redactar una factura correctamente. Hay muchas secciones diferentes a la hora de redactar una factura, y saltarse una puede dar una imagen poco profesional. 
Tenga en cuenta que hemos utilizado Invoice Simple como nuestro guía sobre cómo facturar, pero los pasos deberían ser bastante coherentes independientemente del software de facturación que utilice.
Si lo primero que necesita es una aclaración sobre qué es una factura, lea esto. Si prefieres trabajar con un archivo de plantilla en lugar de nuestro generador de facturas online, visita nuestra página de plantillas gratuitas.
Aunque redactar una factura es una buena señal para su empresa, puede resultar un poco tedioso. Al cabo de un tiempo, puede que tengas la sensación de que pasas más tiempo rellenando facturas que haciendo el trabajo por el que te pagan.
Por eso es tan importante contar con un programa de facturación súper sencillo como Invoice Simple -- que te permita dedicar menos tiempo a ser contable y más a hacer el trabajo que te gusta. A continuación te explicamos cómo redactar una factura de la forma más sencilla posible: con un programa de facturación online.
Cómo redactar una factura
Estos son los cinco pasos para redactar una factura con eficacia y profesionalidad.
1. Personalice y haga profesional su factura
Para empezar, elija el color que mejor represente a su marca y cargue el logotipo de su marca. Esto dará a tu factura un aire profesional y personalizado. Por último, quizá quieras modificar lo que aparece en el recuadro "factura". Si llamas a tus facturas de otra manera (por ejemplo: factura, proforma, recibo), de lo contrario déjalo como está.
2. Rellene la información de contacto correspondiente en su factura
Este paso es bastante sencillo, pero a menudo se pasa por alto al redactar una factura. Incluya la información de contacto de quién recibe la factura y de quién la emite. Esto incluye el nombre, el correo electrónico, la dirección y el teléfono. Si tienes un número de empresa, inclúyelo también. Esta es otra forma de redactar facturas con un aspecto profesional.
3. Seleccione una fecha de vencimiento en su factura
Invoice Simple se enorgullece de facilitarle el proceso de facturación. Así, en esta sección, todo lo que tienes que hacer es pulsar la casilla junto a "Vencimiento". A continuación, seleccione la fecha en la que desea que se pague la factura. A partir de ahí, los plazos se rellenarán automáticamente. Además, el "Número" y la "Fecha" de la factura también se rellenan automáticamente.
Si ya ha enviado facturas anteriormente (por ejemplo, utilizando una de nuestras plantillas de facturas), ajuste aquí el número de factura para que coincida con su secuencia actual.
¿Qué es un número de factura?
Un número de factura es una forma sencilla de hacer un seguimiento de sus facturas y de que sus clientes hagan un seguimiento de usted. Al asignar un número único a cada factura que envías, te facilitas el seguimiento del estado de los pagos. Si el número es secuencial, los clientes pueden ver más fácilmente cómo y cuándo tienen que pagar.
4. Rellene los proyectos/tareas por los que factura al cliente
Aunque ya casi hemos terminado de mostrarle cómo redactar una facturaasegúrate de prestar más atención a esta sección porque es posiblemente la más importante. A los clientes les gusta saber exactamente lo que les estás facturando... así que más detalles aquí es mejor que menos. Haz una descripción clara y nítida del servicio o tarea. Por ejemplo: "Gestión de marketing en redes sociales para julio". A partir de ahí, escribe una descripción de 1 a 3 frases que recuerde al cliente en qué consistió tu trabajo.
A continuación, introduzca el precio y la cantidad -- la cantidad variará en función de si cobra por hora o por proyecto.. También deberás marcar o desmarcar la casilla de "impuestos", dependiendo de si los vas a incluir o no.
Y, por último, puede rellenar algunos comentarios adicionales en la parte inferior para más detalles -- Este es un buen lugar para agradecer al cliente la oportunidad de trabajar con él..
5. Añadir información de pago
Para que el pago sea fluido, añada los datos de pago en la factura (incluidas las condiciones y métodos de pago ). Si decide añadir impuestos o descuentos a los servicios, puede hacerlo en esta sección. Aunque, por supuesto, esto es opcional. Desde aquí, elija compartir la factura. Puede compartir la URL, descargarla como PDF, imprimirla o simplemente enviarla por correo electrónico a su cliente.
¿Tiene más preguntas sobre cómo redactar una factura o cómo facturar a los clientes? Si es así, no dude en enviarnos un correo electrónico a [email protected]. Si no es así empiece a crear su factura aquí.
Qué incluir en una factura
Además de seguir los cinco pasos descritos anteriormente, tendrás que asegurarte de que incluyes la información más importante en la factura. La mayoría de estos elementos se tratan en los cinco pasos para redactar una factura: condiciones de pago, número de factura, etc.
Pero también es posible que desee una lista más definitiva de las cosas que debe incluir en una factura. Comprueba dos veces que incluyes cada uno de estos elementos en cada factura que envías:
- La palabra " factura ", para que destaque sobre los presupuestos.
- Un número de factura único
- Sus datos completos: nombre, dirección y número de teléfono
- Datos completos del cliente: nombre, dirección y número de teléfono
- Fecha de facturación
- Lista de productos o servicios prestados, incluido el coste
- Importe total facturado
- Impuestos
- Información y condiciones de pago
- Instrucciones de pago
