Qu'est-ce qu'une facture commerciale ? 

Si vous expédiez des marchandises vers un autre pays, vous devez établir une facture commerciale. Ce document est indispensable pour les expéditions internationales. Il contient des informations essentielles que les douaniers vérifieront avant d'autoriser vos produits à sortir d'un pays et à entrer dans un autre. 

Considérez votre facture commerciale comme un billet d'or pour vos exportations. Sans elle, vos marchandises ne peuvent pas quitter le pays. Mais avec des factures commerciales exactes, vous pouvez envoyer des produits à des acheteurs partout dans le monde. Et, idéalement, développer votre entreprise dans le même temps. 

Dans ce guide, nous abordons tout ce qu'il faut savoir sur les factures commerciales. Vous découvrirez quand en émettre une, comment la remplir et des conseils pour générer des factures précises qui vous permettront de vous lancer dans le commerce international en toute sérénité. 

Quelle est la différence entre une facture commerciale et une facture ? 

Une facture est un document demandant le paiement de biens ou de services. 

Une facture commerciale est plus que cela. Elle couvre les éléments de base d'une facture standard, y compris les éléments suivants :

• Informations sur les acheteurs et les vendeurs 
• Numéro de facture 
• Date d'échéance du paiement 
• Coût des produits achetés 

Toutefois, une facture commerciale contient également des informations relatives au commerce international, telles que le pays d'origine et le code du système harmonisé (SH). 

Une facture de base est similaire à une facture. Une facture commerciale fait office de facture, mais c'est aussi un document d'exportation qui garantit qu'une expédition de marchandises peut être échangée au niveau international sans poser de problèmes juridiques au vendeur ou à l'acheteur. 

Plus important encore, tout le monde souhaite que les douanes approuvent leurs envois. Les douanes sont habilitées à contrôler les flux de marchandises entrant et sortant d'un pays. Et elles ont besoin d'une facture commerciale pour l'approuver. 

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES : Comment faire une facture pour des travaux d'aménagement paysager (avec modèle gratuit)

Quand une facture commerciale est-elle émise ? 

Chaque fois que vous envoyez vos produits à l'étranger, vous (en tant qu'exportateur) devez établir une facture commerciale. En fait, vous en avez besoin de trois. Un exemplaire est destiné au pays à partir duquel vous exportez. Le deuxième est destiné au pays destinataire. Et le troisième est destiné à l'acheteur. 

Vous n'avez pas besoin de ce document si vous expédiez à l'intérieur des États-Unis. Il n'est pas non plus nécessaire pour les envois entre pays de l'UE. Toutefois, si vous envoyez des marchandises de l'Alabama vers l'Algérie ou de la France vers le Pérou, prévoyez de produire une facture commerciale. 

Les fonctionnaires des douanes utilisent ce document pour 

• Déterminer les tarifs à payer 
• Vérifier la vente - la facture est considérée comme une preuve de vente 
• Effacer l'échange pour que les articles puissent être expédiés 

Lorsque vous établissez une facture commerciale précise et que vous y indiquez correctement tous les détails, votre colis est expédié immédiatement. En revanche, les problèmes liés à votre facture entraîneront des retards d'expédition. 

C'est pourquoi il est essentiel de comprendre ce qu'est une facture commerciale et ce qu'elle doit contenir.
 

ARTICLE CONNEXE : Conseils en matière de facturation : Pouvez-vous radier les factures impayées ? 

Que doit contenir une facture commerciale ? 

Il n'existe pas de format standard pour les factures commerciales. Cependant, vous devez inclure certains détails. Voici une liste des éléments essentiels d'une facture commerciale : 

Informations sur l'acheteur et le vendeur 

Tout d'abord, donnez des informations de base sur l'exportateur (votre entreprise) et l'importateur (votre client). 

• Noms d'entreprise 
• Adresses, y compris l'adresse de la rue, la ville, le code postal et le pays 
• Numéro d'identification fiscale (vous le communiquerez à votre acheteur si vous vendez à une autre entreprise) 

Détails de la transaction 

Chaque facture a un numéro de facture. Il s'agit toujours du numéro qui suit séquentiellement votre dernière facture. Par exemple, votre première facture porte le numéro 001. La suivante porte le numéro 002. 

Ce numéro identifie le document et vous aide, ainsi que l'acheteur, à suivre le montant de la transaction à des fins fiscales et comptables. 

Vous devez également indiquer d'autres détails de la transaction. Les autorités douanières utilisent ces informations pour déterminer les droits et taxes dus. 

Voici ce dont vous avez besoin : 

• Numéro de commande ou d'achat 
• Montant total de la vente 
• Devise de paiement 
• Date d'échéance du paiement 
• Conditions de paiement 

ARTICLE CONNEXE : Comment assurer le suivi des factures et des paiements ? 

Incoterms et conditions de paiement 

Les conditions de vente constituent un élément clé de différenciation sur une facture commerciale. C'est ce qui aide les vendeurs à négocier avec les acheteurs. Ces derniers voudront donc signer la facture commerciale que vous leur enverrez ! Négocier les conditions de paiement et les détails de qui paiera quoi peut faire ou défaire le flux de trésorerie de l'entreprise. 

Pour le commerce international, ces détails sont connus sous le nom d'Incoterms. Ils définissent : 

• Qui paie les frais d'expédition, d'assurance et de douane ? 
• Qui organise le transport ? 
• Qui est responsable des marchandises ? 

Pour en savoir plus sur la manière de détailler les Incoterms sur votre facture, consultez l'International Trade Administration. 

Numéro de classification pour le contrôle des exportations (ECCN) 

Vous expédiez du matériel électronique ou aérospatial ? Vous pourriez avoir besoin d'une licence et d'un code ECCN. 

Certaines catégories de produits figurent sur la Commerce Control List (liste de contrôle du commerce). Si vos marchandises figurent sur cette liste, vous devrez obtenir une licence avant de pouvoir expédier un colis hors des États-Unis. Vous devrez également indiquer le bon code ECCN sur votre facture commerciale. 

Vous pouvez consulter la page du ministère américain du commerce pour savoir si vous avez besoin d'un code ECCN. Tous les produits qui n'entrent pas dans l'une des catégories de la Commerce Control List sont désignés comme EAR99. 

Code du système harmonisé (SH) 

Le code SH identifie le type de marchandise. Il s'agit d'un code à six chiffres que les autorités douanières utilisent pour évaluer les droits de douane. Elles l'utilisent également pour recueillir des données sur les exportations et les importations. 

Vous ne savez pas quel est votre code HS ? 

Si vous exportez à partir des États-Unis, commencez par trouver le numéro de la Schedule B. Vous pouvez trouver ce numéro en utilisant le moteur de recherche du Census Bureau. Vous pouvez trouver ce numéro en utilisant le moteur de recherche Schedule B du Census Bureau. 

La nomenclature B est un code à 10 chiffres que les États-Unis utilisent pour classer les produits exportés. Les six premiers chiffres correspondent au code SH. 

Par exemple, le numéro de la nomenclature B pour les chaussures de sport est 6404.11.0000. Le numéro SH est donc 6404.11. 

Informations sur le produit 

Le code SH sert d'identifiant universel. Mais vous devrez également inclure une description plus détaillée des marchandises que vous souhaitez expédier. Votre facture commerciale doit comporter les éléments suivants 

• Nom et description du produit 
• Code de l'article (numéro SKU) 
• Poids net et poids brut
• Prix unitaire 
• Prix total pour chaque type de produit 
• le sous-total, qui correspond à l'addition de tous les totaux 

Dans l'ensemble, vous aurez besoin de beaucoup plus d'informations dans votre facture commerciale que dans une facture standard. L'exactitude est également plus importante. S'il y a une erreur sur une facture que vous envoyez à un client local, il vous suffit de corriger l'erreur et de renvoyer la facture. Dans le cas du commerce international, les enjeux sont plus importants. 

L'utilisation d'un générateur de factures en ligne tel que Invoice Simple peut rationaliser le processus, vous faire gagner du temps et éviter des erreurs coûteuses. 

Avec cet outil, vous pouvez utiliser un modèle de facture préétabli ou créer un modèle personnalisé pour vos factures commerciales. Il vous suffit ensuite de compléter les informations et d'envoyer votre document. Vous pouvez également imprimer les copies dont vous avez besoin pour les douanes. 

Risques liés au fait de ne pas remplir correctement une facture commerciale 

Que se passe-t-il si vous ne remplissez pas correctement votre facture ? 

Les problèmes liés aux factures commerciales peuvent se transformer en véritables maux de tête, surtout si vous êtes un propriétaire de petite entreprise très occupé. Si vous ne remplissez pas correctement ce document, vous risquez d'être confronté à.. : 

• Amendes ou pénalités 
• Retard dans l'expédition de vos produits 
• Saisie de vos articles par les autorités douanières 

4 conseils pour produire des factures commerciales professionnelles et précises 

Votre objectif est de créer rapidement des factures précises et de qualité professionnelle. Lorsque vous maîtriserez les factures commerciales, vous passerez moins de temps à la paperasserie et à la résolution de problèmes. Et vous aurez plus de temps pour vendre. 

Utilisez ces quatre conseils pour facturer comme un pro : 

1. Stocker les données en un seul endroit. Conservez les données des clients, les codes HS et d'autres informations dans un système unique pour un accès facile. 
2. Personnalisez votre facture commerciale. Commencez par un bon modèle. Ensuite, adaptez-le à vos besoins. Cela vous aidera à créer des factures précises plus rapidement.  
3. Envoyez d'abord une facture pro forma. Cette facture est similaire à un devis. Utilisez-la pour vous assurer que vous et votre acheteur êtes sur la même longueur d'onde en termes de coûts et de quantité de produits. 
4. Utilisez un générateur de factures. Gagnez du temps avec un outil en ligne tel que Invoice Simple. Cette application mobile et web vous permet de créer, d'envoyer et de gérer vos factures en déplacement.